Importación masiva

La importación masiva trae todo tu padrón de socios desde una hoja de cálculo, en lugar de agregar a las personas de a una. La encontrarás en Gestión de usuarios → Importación masiva en la barra lateral de administración. Es la compañera de Migración, que trae tu sitio web anterior: tus socios son un trabajo aparte, porque un padrón está detrás de un inicio de sesión y por más que se lea un sitio público nunca se va a obtener uno.

La importación se hace en tres etapas, y la del medio está en tus manos. Subes el archivo, ClubHelix deduce qué significa cada columna y te muestra su interpretación para que la confirmes o la cambies, y luego una prueba te dice exactamente qué va a pasar antes de escribir una sola fila. Nada toca tu padrón hasta que presionas confirmar.

Una cosa que conviene saber antes de empezar, porque es lo que todo el mundo pregunta: los datos de tarjetas, las autorizaciones de débito automático y las contraseñas nunca se transfieren. Desde ningún sistema, hacia ningún sistema. Más abajo hay una sección sobre esto.

Quién puede usar esto

Los administradores y moderadores. Es el mismo acceso que usa la página Socios: cualquier persona que pueda editar tu padrón a mano puede importar a él, y nadie más. No hay que activar ninguna función ni hace falta un permiso aparte.

Dos cosas que vale la pena comprobar antes de importar el archivo exportado por otra persona: que la gente que figura en él aceptó que tu club guarde sus datos, y que tienes derecho a trasladarlos. Una importación es una decisión de privacidad tanto como de datos.

Qué hay en la página

• Subir un CSV: elige tu archivo y presiona Subir y asignar columnas.
• Revisa las columnas: una fila por cada columna de tu archivo, que muestra qué creemos que completa en Importar como, de dónde salió esa interpretación y un menú para cambiarla. Esta es la pantalla que confirmas, con Confirmar columnas y hacer la prueba al final.
• Reporte de la prueba: todavía no se escribió nada: cuántos socios se agregarían, cuántos se actualizarían, cuántos estaban repetidos en el archivo y cuántas filas no podemos importar.
• Confirmar: el botón indica las cifras que está por aplicar, para que lo leas como una última verificación. Dice Continuar la importación si un archivo grande se detuvo a mitad de camino, y Ya importado cuando terminó.
• Importaciones recientes: tus ejecuciones anteriores con sus cifras y si cada una pasó por la prueba.

Paso a paso

Prepara tu archivo

1. Exporta tus socios desde tu sistema actual como .csv. No ordenes los encabezados antes: déjalos exactamente como salieron, porque eso es lo que nos permite reconocer el sistema del que vienen.
2. Que no supere los 10 MB ni las 20,000 filas. Un archivo más grande se informa como truncado, indicando qué límite alcanzó, en lugar de importarse en parte sin avisar.
3. El punto y coma, las tabulaciones y las barras verticales funcionan igual que las comas, y un archivo guardado por Excel con marca de orden de bytes no da problemas. Se admiten campos entre comillas que contienen comas o saltos de línea.
4. Si tu padrón incluye direcciones, fechas de nacimiento o números de socio, crea primero los campos personalizados correspondientes en la página Socios. Esas columnas necesitan un lugar propio donde guardarse; sin el campo personalizado, la prueba informa que no tienen destino en lugar de descartarlas sin avisar.

Sube el archivo y revisa la asignación

1. En Subir un CSV, elige tu archivo y presiona Subir y asignar columnas. Solo leemos la fila de encabezados y las primeras filas de datos.
2. Revisa las columnas muestra cada columna con un campo propuesto en Importar como, y de dónde salió esa propuesta:
   • Exportación reconocida: reconocimos el formato de exportación de un sistema de clubes conocido y usamos su estructura habitual;
   • Deducido de tu archivo: hicimos coincidir el encabezado y la forma de los valores (una columna de correos parece correos);
   • Sugerido por Helix: nada más la ubicó, así que el asistente propuso un campo. Sigue siendo solo una propuesta;
   • Nunca se importa: ver más abajo;
   • No se importa: no pudimos ubicarla y se va a ignorar.
3. Lee esta pantalla con atención. Cambia desde el menú de al lado cualquier cosa que esté mal: tu elección siempre gana sobre la nuestra, y una vez que asignas una columna a mano, nada vuelve a proponer otra cosa. Elige No importar esta columna para lo que quieras dejar afuera. Una columna destinada a una dirección, fecha de nacimiento o número de socio lo indica, y te avisa que primero tiene que existir el campo personalizado. Una columna rechazada muestra Nunca se importa en lugar de un menú.
4. Una columna de correo electrónico es obligatoria; sin ella no hay nada con qué identificar a una persona. Todo lo demás es opcional.
5. Revisa cómo se interpretaron las fechas. Los archivos australianos escriben 03/04/2024 como 3 de abril, y eso es lo que suponemos salvo que el propio archivo demuestre lo contrario. El reporte indica la suposición por columna para que puedas corregirla.
6. Presiona Confirmar columnas y hacer la prueba. Si algo todavía bloquea la importación (por ejemplo, que no haya columna de correo), el botón queda deshabilitado y la pantalla explica por qué.

Lee la prueba

1. La prueba lee todo tu archivo según la asignación que confirmaste y no escribe nada.
2. Revisa las cuatro cifras: nuevos (personas que se crearían), actualizaciones (personas que ya están en tu padrón y cuyos datos cambiarían), duplicados (el mismo correo dos veces en tu archivo: se importa una vez, desde su primera aparición) y filas que no podemos usar.
3. Para las filas que no se pueden usar tienes el número de línea tal como lo muestra tu hoja de cálculo y un motivo claro: falta el correo, una dirección que no es válida, un estado que no reconocemos.
4. Interpretaciones que revisar muestra las lecturas que vale la pena mirar dos veces, como el orden de las fechas.
5. Si algo está mal, corrige tu hoja de cálculo y vuelve a empezar, o cambia una columna y presiona Repetir la prueba. Repetirla no cuesta nada.

Confirma

1. Presiona el botón de confirmar. Primero indica las cifras (Confirmar: agregar 214 y actualizar 38) para que tengas una última mirada antes de escribir nada. Después se ejecuta en segundo plano; puedes cerrar la pestaña.
2. Un archivo grande se procesa por partes. Si una ejecución se detiene y quedan filas, el botón pasa a ser Continuar la importación: retoma donde quedó y nunca vuelve a importar a alguien que ya procesó. También continúa sola cada pocos minutos.
3. Cuando termine, abre Socios y confirma que el padrón es lo que esperabas.
4. Vuelve a ejecutar el mismo archivo cuando quieras. Las personas que ya están en el padrón se actualizan en su lugar, nunca se duplican, y eso es lo que hace que sea seguro corregir una columna y volver a pasarlo.

Lo que nunca se transfiere

El importador rechaza estas columnas por nombre y te dice por qué, en lugar de ignorarlas sin avisar:

• Números de tarjeta, fechas de vencimiento y códigos de seguridad. Una tarjeta guardada no puede trasladarse entre sistemas de forma legal ni segura.
• Números de cuenta bancaria y BSB (el código de sucursal bancaria australiano).
• Autorizaciones de débito automático y sus referencias. Una autorización es un permiso que tu socio le dio a la cuenta comercial de tu proveedor anterior. No se puede reasignar a nosotros. No es un vacío que pensemos cubrir: así es como funciona el sistema de pagos.
• Contraseñas, hashes y PIN. Una contraseña es un secreto que no nos corresponde guardar.

El reporte te dice cuántas filas tenían una columna rechazada con algún dato, para que sepas cuántos socios tendrán que volver a configurar el pago. Usa la sección de nueva autorización en la página Socios: encuentra a esos socios, redacta el correo y les da un enlace para configurar su pago aquí. Consulta Pagos de socios para ver cómo funciona desde tu lado.

Referencia de campos

Consejos y preguntas frecuentes

• ¿Se transfieren los datos de tarjetas o los débitos automáticos? No, desde ningún sistema hacia ningún sistema. Los socios que te pagan de forma automática tendrán que volver a configurarlo aquí. Quien te diga lo contrario está describiendo algo que no está permitido.
• ¿Importar a alguien le envía un correo? No. La importación no envía nada. Sí crea una cuenta de ClubHelix para cada dirección de correo, porque un registro de socio la necesita, pero sin contraseña y sin mensaje. Tu socio define su propia contraseña la primera vez que inicia sesión, con "olvidé mi contraseña" o un enlace de inicio de sesión, y ese clic es lo que confirma su dirección, así que nunca se marca nada como verificado en su nombre.
• La prueba es obligatoria. No puedes confirmar un archivo que no haya pasado por la prueba con una asignación que confirmaste. No hay forma de importar algo sin revisar.
• ¿Por qué una fila está marcada como no utilizable? Casi siempre falta la dirección de correo o está mal escrita. El reporte da el número de línea tal como lo muestra tu hoja de cálculo.
• ¿Puedo ejecutar el mismo archivo dos veces? Sí, y deberías hacerlo si tuviste que corregir algo. Los socios existentes se actualizan en su lugar, así que el padrón no se duplica.
• Una columna dice "sin destino". Se asignó a algo que primero hay que configurar: casi siempre un campo personalizado para una dirección o una fecha de nacimiento, o un tipo de membresía escrito aquí de otra forma que en tu archivo. Créalo y vuelve a ejecutar la importación.
• Rechazaron todo mi archivo por una columna. No habrá sido así. Una columna rechazada se omite; el resto de la fila se importa igual. Revisa la pantalla de asignación: el rechazo indica la columna y el motivo.
• ¿Y si llegué a mi límite de socios? Importar socios activos cuenta para la franja de socios que pagas, exactamente igual que aprobar solicitudes. Si el archivo te haría superar tu límite, la importación se detiene en el límite y te avisa, en lugar de pasarte a una franja superior por tu cuenta. Sube de franja en la página Suscripción y vuelve a ejecutarla para el resto.
• La sugerencia de asignación se ve rara. Cámbiala. Una sugerencia siempre es solo una propuesta, y la pantalla existe justamente para que una suposición equivocada te cueste un clic y no un padrón equivocado.
• ¿Y las personas que pidieron asociarse por su cuenta? Esas llegan por Solicitudes, no por aquí.
• ¿Y nuestro sitio web anterior? Eso es Migración: un trabajo distinto, y nunca produce una lista de socios.