Cargos a entrenadores

Una clase particular en tu club son dos transacciones en los mismos cuarenta minutos: el entrenador le vende la clase a la familia, y tu club le vende al entrenador el uso de la cancha, el carril, el piso o la pista de hielo. La segunda suele arreglarse en el estacionamiento, en efectivo y de memoria, y un club con veinte entrenadores y dieciocho horas de clases por semana pierde dinero que ni siquiera ve. Da igual si es un entrenador de tenis en tus canchas, uno de natación en tus carriles o uno de gimnasia en tu piso. La página Cargos a entrenadores lo deja por escrito: cada clase, quién la dio, cuánto costó y una factura por entrenador cuando quieras enviarla. La encontrarás en Instalaciones y programas → Cargos a entrenadores.

Quién puede usar esto

Los cargos a entrenadores son una función del plan Pro y forman parte del módulo Programas. Los administradores del club siempre tienen acceso. Un moderador necesita dos permisos: Gestionar programas (programs.manage) para entrar al área de Programas, y Gestionar socios (members.manage) para registrar una clase o emitir una factura, porque la clase se le cobra a un socio y la factura queda junto a todas las demás facturas que ese socio debe.

Los entrenadores no registran sus propias clases. Lo hace alguien del club, desde esta página.

Qué hay en la página

• Una línea de resumen: lo que está sin facturar en este momento, en cuántas clases y entre cuántos entrenadores; y, si alguna clase nombra a un entrenador sin registro de socio, también cuántas son.
• Adeudado ahora: una fila por cada entrenador con clases sin facturar, con quien más debe arriba, cuánto debe y las fechas que abarca. Aquí es donde presionas Facturar….
• Registrar una clase: el formulario para una clase que se acaba de dar.
• Clases: todas las clases registradas, las más recientes primero, con la indicación de si siguen sin facturar o ya están en una factura. Ordénalas por fecha, entrenador, duración, cargo o estado desde los encabezados de columna.

Paso a paso

Define primero la tarifa

1. Abre el programa en el que se da la clase (Instalaciones y programas → Programas y luego el programa).
2. En Cargo al entrenador, ingresa lo que paga un entrenador por una clase en el horario de ese programa, en centavos: 1200 son 12.00. Déjalo vacío si a los entrenadores no se les cobra por ese programa.
3. Guarda. La tarifa es por programa a propósito: una sesión del sábado puede tener un cargo mayor que una de entre semana.

Registrar una clase

1. En Cargos a entrenadores, elige al entrenador entre tus socios. Si un entrenador todavía no es socio, agrégalo primero en Socios: una factura solo se puede emitir a un registro de socio.
2. Agrega el nombre del participante si quieres que la línea de la factura diga a quién se le dio la clase.
3. Define la fecha y cuántos minutos duró la clase.
4. Elige en qué sesión se dio, y la tarifa se toma automáticamente de ese programa. Si la clase no fue en una sesión de un programa, déjalo en blanco y escribe tú el cargo.
5. Registrar clase. Aparece enseguida en Adeudado ahora.

Facturar a un entrenador

1. En Adeudado ahora, presiona Facturar… junto al entrenador.
2. Revisa el monto y la cantidad de clases, define Incluir clases hasta el (hoy, por defecto) y, si quieres, una fecha de vencimiento.
3. Crear factura en borrador. Obtienes una factura en borrador, titulada "Cargo al entrenador" con la cantidad de clases, con una línea por clase (la fecha, el participante y la duración), en Facturas y cobros, desde donde la envías como cualquier otra.

Referencia de campos

• Entrenador: el socio al que se le cobra el cargo. Se elige entre tus socios activos, nunca se escribe.
• Participante: opcional; es lo que nombra la línea de la factura.
• Día de la clase: el día en que se dio la clase. Es una fecha del calendario, no una hora.
• Minutos: cuánto duró la clase, entre 5 y 480.
• Qué sesión: la sesión del programa en la que se dio la clase. Al elegir una, se toma la tarifa de ese programa. Se muestran las sesiones de los últimos 90 días y de los próximos 14.
• Cargo en centavos: déjalo vacío para usar la tarifa del programa, o escribe un monto para cobrar algo distinto en esta clase en particular. 1200 son 12.00.
• Cargo por clase (en la página del programa): la tarifa fija para las clases en el horario de ese programa. Vacío significa que ese programa no tiene cargo.
• Incluir clases hasta el: la fecha de corte de una factura. Las clases dadas después quedan sin facturar para la próxima vez.

Consejos y preguntas frecuentes

• ¿Por qué una clase vieja se cobra a un precio que ya no usamos? Porque es el precio que cobrabas cuando se dio. La tarifa queda fijada en cada clase al registrarla, así que subir la tarifa en marzo nunca cambia el precio de febrero. La página lo indica en la clase.
• Presioné Facturar y dijo "Nada pendiente". No es un error: ese entrenador no tiene clases sin facturar hasta la fecha que elegiste. No se creó nada.
• ¿Se puede facturar dos veces una clase si dos personas presionamos Facturar al mismo tiempo? No. Cada clase queda marcada con su factura al facturarse, así que el segundo intento no encuentra nada pendiente y te lo avisa.
• Un entrenador aparece como "No facturable: sin registro de socio". Esa clase se registró con un nombre que no corresponde a ningún socio, así que no hay a quién facturar. Agrega al entrenador en Socios y luego registra sus clases con ese registro.
• ¿La factura se envía automáticamente? No. Obtienes una factura en borrador y la envías tú desde Facturas y cobros, para que puedas revisarla antes.
• Nosotros les cobramos a los entrenadores una cuota fija por temporada. Eso es un tipo de membresía con un precio y un período, en Tipos de membresía: no necesitas esta página para eso. Usa esta página cuando cobras por clase.
• ¿Puedo eliminar una clase que registré por error? Todavía no: una clase registrada se queda. Detéctala antes de facturar, porque anular la factura en borrador en la página Facturas y cobros no libera las clases: siguen marcadas como facturadas.
• Puedo registrar clases, pero no puedo abrir Facturas y cobros. La página Facturas y cobros es solo para administradores, así que un moderador puede registrar clases y emitir el borrador, y un administrador lo envía.
• Nuestras facturas viejas dicen "Ice levy". Las facturas emitidas antes de que se cambiara el nombre de la función conservan el texto con el que se enviaron. Las nuevas dicen "Cargo al entrenador".