Reservas

La página Reservas es tu vista en vivo de todo lo reservado en tus instalaciones: quién está en qué cancha y cuándo, qué pagó y qué sigue debiendo, además de las herramientas para reservar horario para mantenimiento o entrenamientos, registrar el dinero cobrado en la sede y cancelar reservas cuando cambian los planes. La encuentras en Instalaciones y programas → Reservas; las reservas en sí las hacen los socios y visitantes en /book, en el sitio de tu club.

Quién puede usar esto

La reserva de instalaciones es una función del plan Pro. Los administradores del club siempre tienen acceso; los moderadores necesitan el permiso Gestionar instalaciones y reservas (facilities.manage), que se otorga en Roles y cargos. En la página pública /book, los socios con sesión iniciada reservan con la tarifa de socio, los visitantes ocasionales pagan la tarifa ocasional y los invitados pueden reservar sin cuenta dejando un nombre y un correo. Si una reserva con costo se paga con tarjeta al momento de reservar o en la sede se define por recurso en la página Instalaciones.

Qué hay en la página

• Cuatro recuadros: reservas de esta semana, pagado esta semana, próximas reservas y Se adeuda en la sede, que es el total de todas las reservas confirmadas que se pagan en la sede y de las que todavía no registraste el pago. El recuadro de lo adeudado no se limita a esta semana: el dinero adeudado no vence. Si tus recursos tienen precios en más de una moneda, los recuadros de dinero muestran una cifra por cada moneda, una al lado de la otra, en lugar de sumarlas.
• Reservas próximas y pasadas: una lista con búsqueda y filtros (por sede, recurso, fecha, estado y si quien reservó dice que ya pagó) que muestra quién reservó y su referencia de la reserva, los espacios tomados, cuántos caballos, jugadores o carriles reservó, cualquier comentario que haya dejado, lo que se pagó o se adeuda, y una etiqueta Dice que pagó en cualquier reserva cuya persona te avisó que el dinero está en camino.
• Bloqueos de administración: reserva horario en un recurso para mantenimiento o entrenamientos. Los bloqueos ignoran el horario público de apertura, así que puedes reservar una cancha antes del amanecer si lo necesitas. En un recurso compartido puedes reservar algunos de los lugares o todos.
• Los cierres se gestionan en la página Instalaciones, no aquí: un cierre oculta sus espacios de la grilla pública, y cualquier reserva que ya esté dentro de un período cerrado sigue en esta lista para que puedas contactar a la persona y cancelarla.
• Avisos de reembolso: reservas marcadas como pagada pero liberada: requiere reembolso, cuando un pago llegó después de que ya se había liberado la retención de su espacio.
• Descargar CSV: exporta lo que la lista muestra en ese momento, filtros incluidos, con la referencia de la reserva, las unidades, el comentario, el monto adeudado y el método de pago en las columnas.

Paso a paso

Encuentra una reserva

1. Busca por el nombre o el correo de quien reservó, el recurso, una palabra de su comentario ("¿quién mencionó un herrador?") o la referencia de la reserva copiada de una línea del estado de cuenta bancario.
2. Acota por sede, recurso, fecha o Estado: Cualquiera, Confirmada, Pago pendiente, Cancelada, Requiere reembolso, Reembolsada, o Se adeuda en la sede para todo lo que falta cobrar.
3. Dice que pagó es un filtro propio junto a Estado, no una opción dentro de él: una reserva puede adeudarse en la sede y estar declarada como pagada, y una cosa no debería ocultar la otra. Cámbialo de Todas las reservas a Declarado y tendrás la lista corta para comparar con tu estado de cuenta bancario.
4. Las filas de un recurso compartido llevan una pequeña etiqueta "2 de 4" en la columna Cuándo, así dos jinetes reservados en la misma hora se leen como dos lugares en una misma pista, no como una reserva doble.

Registra un pago cobrado en la sede

1. Busca la reserva: la columna Monto dice Se paga en la sede, y el filtro Se adeuda en la sede las lista todas.
2. Mira la fila antes de registrar nada. Si muestra Pago con tarjeta iniciado, hay una advertencia encima del botón: quien reservó está a mitad de un pago con tarjeta desde la página de pago, y cuando ese pago llegue va a sobrescribir el monto que registres aquí. Consúltalo primero con esa persona: es posible que el dinero ya esté en camino.
3. Elige Marcar como pagada. Se abre la ventana Registrar un pago con el monto adeudado ya completado; cámbialo si cobraste otro monto.
4. Elige el método (Efectivo, Tarjeta en la sede, Transferencia bancaria u Otro) y agrega una referencia si la tienes (un número de recibo, la descripción de una transferencia). Esta es tu propia nota sobre el dinero y queda con el pago en tu libro de pagos; no es la referencia de la reserva que se le mostró a quien reservó, que nunca cambia.
5. Marca Enviar un recibo por correo a quien reservó si la persona quiere uno y guarda. La reserva queda como Pagada, el recuadro Se adeuda en la sede baja en ese monto, el pago aparece en tu libro de Pagos de socios y en los reportes financieros con la fecha del día en que lo registraste, y el registro de auditoría anota quién la marcó como pagada.

Agrega un bloqueo de administración

1. Elige el recurso, la fecha y el rango horario, y ponle una etiqueta ("Mantenimiento de la cancha", "Entrenamiento juvenil").
2. En un recurso compartido, define Lugares a reservar: déjalo vacío para tomar todos los lugares, o escribe un número para dejar el resto disponible para reservas.
3. Guarda: el horario desaparece de inmediato de la grilla pública (o bajan sus lugares restantes). Los bloqueos no se limitan al horario público de apertura ni al período de reserva anticipada.

Cancela una reserva

1. Busca la reserva en la lista y cancélala. Los espacios (o los lugares) vuelven de inmediato a la grilla pública.
2. Si se pagó con tarjeta, haz el reembolso desde el panel de tu proveedor de pagos: los reembolsos se concilian automáticamente, así que el estado de pago de la reserva se actualiza solo. Si se pagó en la sede, reembolsa de la misma forma en que cobraste; no hace falta registrar nada aquí. Una reserva en la sede cancelada que nunca se pagó no adeuda nada, y el correo de cancelación lo dice. Los socios también pueden cancelar por su cuenta sus próximas reservas desde /book.

Resuelve un aviso de "pagada pero liberada"

Es el caso poco común en que el pago con tarjeta de alguien se completó después de que la retención de su espacio había vencido y se había liberado, así que el dinero llegó pero es posible que otra persona haya tomado los espacios. La reserva queda marcada para que a nadie se le cobre en silencio por una cancha que no tiene.

1. Comprueba si los espacios siguen libres: si lo están, la reserva sigue en pie y simplemente puedes quitar el aviso.
2. Si otra persona tomó el horario, reembolsa el pago desde el panel de tu proveedor de pagos. El reembolso se concilia automáticamente y el aviso desaparece.

Exporta la lista

1. Ajusta los filtros y la búsqueda para que la lista muestre lo que quieres: las reservas de esta semana en una pista, o todo lo que se adeuda en la sede.
2. Elige Descargar CSV. El archivo lleva las filas que ves en pantalla, con columnas para el recurso, cuándo, quién, la referencia de la reserva, las unidades, el comentario, el monto, lo adeudado y el método de pago.

Inasistencias

Una reserva confirmada que ya empezó se puede marcar como inasistencia desde la tabla de reservas, y deshacer con Sí asistió: deshacer la inasistencia. No asistió tiene su propia etiqueta de estado y su propio filtro, así ves de un vistazo quién está ocupando espacios que no usa.

Hay dos cosas que, a propósito, no hace: no cobra ninguna multa y no le devuelve al socio su cupo de reservas. Una cancelación sí devuelve el cupo (el espacio volvió a estar disponible), pero una inasistencia ocupó el espacio todo el tiempo, así que sigue contando para un límite de uso razonable.

Referencia de campos

• Estado: la etiqueta de la fila: Confirmada, Pago pendiente, Cancelada, Reembolsada, Pagada: requiere reembolso (el caso de pagada pero liberada de arriba) y Adeudado en una reserva confirmada en la sede a la que todavía le falta cobrar. La etiqueta de lo adeudado dice solo "Adeudado" para que la fila sea corta: pasa el cursor por encima para ver el texto completo "Se adeuda en la sede", que de todos modos detalla la celda Monto de al lado. Debajo de la etiqueta puede haber dos indicadores: Pago con tarjeta iniciado, que significa que quien reservó abrió el pago con tarjeta desde la página de pago y no lo terminó (hay un pago con tarjeta en curso, así que no le cobres en efectivo sin preguntarle primero), y Dice que pagó, su propia palabra de que el dinero está en camino (tiene su entrada más abajo). Los bloqueos de administración y los cierres aparecen con su propio estilo para que nunca se confundan con reservas de socios.
• Reservado por: la cuenta del socio, o el nombre y el correo del invitado en las reservas sin cuenta, con la referencia de la reserva al lado. El comentario que dejó quien reservó aparece debajo en gris; pasa el cursor para ver el texto completo.
• Referencia de la reserva: un código corto (los primeros ocho caracteres del identificador de la reserva, en mayúsculas) que identifica una reserva en todos los lugares donde una persona y tu tesorero necesitan referirse a ella: en la página de pago detrás de un cartel con QR, en Tus reservas en /book, en el correo de confirmación, en la celda Reservado por de aquí y como columna propia en el CSV. El cuadro de búsqueda la reconoce, así que una transferencia con la descripción "3F9A1C0B" en tu estado de cuenta encuentra su reserva con solo pegarla. Es una etiqueta, no un acceso: no abre ni desbloquea nada, y es algo distinto de la referencia que escribes en Marcar como pagada, que es tu propio registro del dinero.
• Dice que pagó: una etiqueta en una reserva cuya persona presionó "Ya pagué: avisar al club" en la página de pago, que muestra el método que dijo haber usado y cuándo lo dijo. Es su palabra, no dinero: el monto adeudado no cambia, no se registra ningún pago y nada en tus reportes lo cuenta. Confírmalo de la forma habitual con Marcar como pagada cuando el dinero realmente esté; eso deja la etiqueta en su lugar, así la fila sigue mostrando que la persona avisó. Para eso existe el filtro con el mismo nombre: en lugar de leer un mes de movimientos bancarios, revisas las tres reservas que dicen que pagaron.
• Caballos / Jugadores / Carriles: cuántas unidades del recurso tomó la reserva. La columna solo aparece cuando alguna reserva de la página tomó más de una, y lleva como título el plural propio del recurso.
• Cuándo: la fecha y los espacios tomados. En un recurso compartido, una etiqueta "2 de 4" muestra cuántos lugares ocupa esta reserva sobre el total.
• Monto: el precio de la reserva y su situación: Gratis (no hay nada que pagar), Pagada (entró el monto completo), Se paga en la sede (confirmada, para cobrar y marcar como pagada), Sin pagar (un pago en línea que no llegó), Pago parcial (un monto registrado menor al precio) o Reembolsada. Una reserva que se paga en la sede y que alguien pagó con tarjeta desde la página de pago con QR se ve como Pagada, igual que cualquier otra, con el nombre del proveedor por el que pasó y su propia fila en tu libro de Pagos de socios.
• Acciones: cancelar y, en una reserva que se paga en la sede y todavía se adeuda, Marcar como pagada.

Consejos y preguntas frecuentes

• ¿Dos personas pueden reservar el mismo espacio a la vez? En un recurso que se reserva de a una persona, no: los choques se rechazan a nivel de la base de datos, así que ni siquiera dos pagos simultáneos pueden reservar dos veces una cancha; quien pierde ve el espacio como ocupado y elige otro. En un recurso compartido, que haya dos personas en la misma hora es justamente la idea: cada reserva toma algunos de los lugares, y solo se rechaza la reserva que lo sobrepasaría ("Alguien tomó los últimos lugares mientras elegías: ahora quedan 2").

• ¿Por qué no puedo reembolsar desde esta página? Un pago con tarjeta se reembolsa desde el panel de tu proveedor de pagos, que es donde está realmente el dinero: ClubHelix detecta el reembolso y concilia la reserva automáticamente. Un pago cobrado en la sede se reembolsa de la misma forma en que se cobró: devuelve el efectivo, revierte la transacción de EFTPOS (el sistema australiano de pago con tarjeta en el punto de venta) o haz una transferencia. Nunca intentes reembolsar un pago de la sede desde el panel del proveedor: nunca estuvo ahí.

• Una reserva en la sede no aparece en mi reporte de ingresos. No va a aparecer hasta que la marques como pagada. El dinero adeudado en la sede aparece en los reportes solo cuando lo registraste, con la fecha del día en que lo hiciste; eso es lo que mantiene honestos el "Valor reservado" y lo "Cobrado" en el reporte de ingresos por reservas.

• ¿Los invitados reciben una confirmación? Sí: las reservas de invitados envían una confirmación por correo a la dirección que ingresaron, y las cancelaciones hacen lo mismo. En una reserva que se paga en la sede, la confirmación indica el monto adeudado, repite tus instrucciones de pago e incluye la referencia de la reserva, y los mismos datos aparecen en la lista de reservas de esa persona en /book. El correo también enlaza directo a la página de pago, así alguien que reservó desde una laptop igual puede llegar a su reserva desde el celular que tiene en la mano.

• ¿Un pago con tarjeta desde el cartel con QR nos cuesta algo? Sí: es un pago en línea común y está pensado así. Pasa por tu proveedor conectado hacia tu propia cuenta, genera una fila en tu libro de Pagos de socios y lleva la comisión por tarjeta de tu proveedor más la comisión de plataforma de ClubHelix, exactamente igual que una reserva pagada con tarjeta al momento de reservar. El dinero que registras tú con Marcar como pagada nunca pasa por un proveedor, así que no lleva ninguna de las dos.

• ¿Por qué no hay botón de tarjeta en una reserva con pago parcial? Porque ya registraste dinero en ella, y un pago con tarjeta reemplazaría esa cifra en lugar de sumarse. Cuando ya hay algún monto registrado, la página de pago deja de ofrecer el cobro con tarjeta y muestra en su lugar los datos de pago de tu club y la referencia de la reserva. Cobra el resto como cobraste la primera parte y regístralo con Marcar como pagada.

• ¿Bloquear un día entero todas las semanas? Para una reserva fija (p. ej., el entrenamiento de los martes a la noche) funciona un bloqueo por semana, pero piensa si no conviene más que el horario de apertura del recurso simplemente excluya ese período.

• ¿Una inasistencia le devuelve al socio su cupo de reservas? No. Una cancelación sí, porque el espacio volvió a estar disponible; una inasistencia lo ocupó todo el tiempo. Ninguna de las dos cobra una multa.