Integraciones

Conecta las herramientas que tu club ya usa. Cada conexión de esta página funciona en una sola dirección, y la página tiene dos mitades que apuntan en sentidos opuestos. Las conexiones de contabilidad y correo envían tus datos hacia afuera: el envío a Xero pone tus pagos en tu archivo contable, y la sincronización con Mailchimp mantiene una audiencia al día con tus socios que dieron su consentimiento. Las conexiones de Página de Facebook y Google Calendar leen hacia adentro, una sola vez, cuando te mudas desde otro lugar: traen el contenido como borradores y nunca publican nada de vuelta. En los dos casos, las credenciales se guardan cifradas.

Integraciones es una página del plan Pro. Las dos conexiones de importación también forman parte de la migración del sitio, que todavía no está activada para todas las organizaciones: mientras esté desactivada, las verás descritas pero no podrás usarlas, y se habilitan solas cuando se lance la función.

Quién puede usar esto

Solo los administradores de la organización pueden ver la página Integraciones: contiene conexiones con tus sistemas de contabilidad y de correo, así que los permisos otorgados a moderadores y los permisos de cargos directivos, a propósito, no llegan a ella.

Qué hay en la página

• Envío contable a Xero: conecta tu organización de Xero, elige una cuenta bancaria y una cuenta de ingresos, y cada pago cobrado (inscripciones, entradas, tienda, membresías, donaciones) llega a Xero como una transacción bancaria recibida, más o menos una vez al día. Reemplaza la carga manual del "CSV de extracto bancario de Xero" desde la página Pagos de socios.
• Sincronización de audiencia de Mailchimp: pega una clave de API de Mailchimp, elige una audiencia, y los socios que aceptaron recibir correos del club se mantienen en ella como contactos suscritos. El consentimiento retirado, las bajas y las direcciones rebotadas se envían como no suscritos.
• Página de Facebook: inicia sesión en Facebook y elige una página que administres. Sus publicaciones, fotos y el texto de "Información" se traen como borradores, una sola vez.
• Google Calendar: inicia sesión en Google y elige un calendario. Sus eventos se traen como borradores, una sola vez.
• Crea tu propia integración: un enlace a la página API y webhooks para cualquier integración a medida.

Paso a paso

Conecta Xero

1. Selecciona Conectar Xero e inicia sesión en Xero cuando se te pida. Autoriza el acceso a la organización donde llevas las cuentas del club.
2. De vuelta en la página Integraciones, elige la Organización de Xero, la cuenta bancaria a la que debe llegar el envío y la cuenta de ingresos con la que se debe codificar cada línea.
3. Define Enviar pagos desde: solo se envían los pagos cobrados en esa fecha o después, y cada pago se envía una sola vez.
4. Selecciona Guardar configuración del envío. Desde ese momento el envío funciona automáticamente más o menos una vez al día; Sincronizar ahora lo envía de inmediato.

Conecta Mailchimp

1. En Mailchimp, crea una clave de API (Account → Extras → API keys) y pégala en el formulario de conexión. La clave se verifica antes de guardar nada.
2. Elige la audiencia que se va a sincronizar (se elige sola cuando solo tienes una).
3. Selecciona Sincronizar ahora para la primera vez, o espera la sincronización diaria.

Conecta una página de Facebook

1. Selecciona Conectar una página de Facebook e inicia sesión en Facebook. Autoriza el acceso cuando se te pida.
2. Elige entre las páginas que se ofrecen. Solo aparecen las páginas que administras: la lista viene del propio Facebook, no de algo escrito en nuestra pantalla, así que no se puede elegir una página que no gestionas.
3. Tus publicaciones, fotos y el texto de "Información" llegan como borradores. Revísalos en Noticias, Páginas y tus galerías de fotos, y publica lo que quieras.

Conecta Google Calendar

1. Selecciona Conectar Google Calendar e inicia sesión en Google.
2. Elige un calendario. Los calendarios que solo puedes leer se ofrecen junto a los tuyos: nunca escribimos en ninguno.
3. Sus eventos llegan como borradores en Eventos.

Desconecta cualquier integración cuando quieras: no se envía ni se lee nada más, revocamos nuestro acceso del otro lado y eliminamos las claves guardadas. Los contactos que ya están en Mailchimp y las transacciones que ya están en Xero no se tocan, y todo lo que ya se importó se queda: ahora es tu contenido.

Referencia de campos

• Organización de Xero: qué archivo de Xero recibe el envío, cuando tu inicio de sesión abarca más de uno.
• Cuenta bancaria (destino del envío): la cuenta bancaria de Xero donde se registran las transacciones de dinero recibido. Normalmente es la cuenta donde tu proveedor de pagos deposita el dinero.
• Cuenta de ingresos (codificación de líneas): la cuenta de ingresos con la que se codifica cada línea de transacción (p. ej., 200 — Sales). Tu tesorero puede recodificar transacciones individuales en Xero después.
• Enviar pagos desde: la fecha de pago más antigua que tomará el envío. Por defecto es el día en que conectaste, para que los pagos anteriores no se carguen dos veces sobre una importación manual que ya exista.
• Clave de API de Mailchimp: termina con un sufijo de centro de datos, como -us21. Se guarda cifrada y no se vuelve a mostrar después de guardarla.
• Audiencia: la lista de Mailchimp que recibe a tus socios.
• Página de Facebook: de cuál de las páginas que administras leemos. Una a la vez.
• Calendario de Google: de qué calendario leemos los eventos. Uno a la vez.

Consejos y preguntas frecuentes

• Los montos se envían descontados los reembolsos que haya en ese momento. Un pago reembolsado después de haberse enviado a Xero no se ajusta automáticamente: concilia ese reembolso en Xero. Los pagos reembolsados por completo se omiten.
• El envío usa una sola moneda. Cada ejecución registra los pagos en la moneda del primer pago que encuentra, que es la habitual de tu club. Un pago cobrado en otra moneda se retiene en lugar de registrarse en la cuenta bancaria equivocada, y el resumen de la sincronización lo cuenta, así que un club que cobra en dos monedas debe conciliar la segunda a mano en Xero.
• Fechado según el calendario de tu club. Un pago se registra en la fecha en que se cobró en la zona horaria de tu club, así que el dinero recibido temprano el 1 de julio queda en el nuevo ejercicio financiero.
• ¿El resumen de la sincronización dice que un pago no se pudo registrar? El pago llegó a Xero, pero ClubHelix no pudo anotar que se había enviado, así que la próxima ejecución podría enviarlo otra vez. Revisa en Xero si hay un duplicado de esa transacción antes de la próxima sincronización.
• ¿Quién termina en la audiencia de Mailchimp? Solo los socios con una aceptación activa de correos de tu organización. Los socios que nunca aceptaron no se envían a Mailchimp, y las cuentas que se están eliminando o anonimizando nunca se exportan.
• ¿La sincronización dice "Requiere atención"? Las sesiones de Xero pueden vencer si el envío no puede ejecutarse durante mucho tiempo: vuelve a conectar desde la misma tarjeta; tus elecciones de cuentas se conservan.
• ¿Conectar Facebook publica en nuestra página? No. Lee, una sola vez. Nunca publicamos, comentamos ni reaccionamos en tu nombre, y conectar no mantiene las dos cosas sincronizadas después: si agregas una publicación en Facebook el mes que viene, no aparecerá aquí a menos que vuelvas a importar.
• Facebook no trajo nuestros eventos. Facebook restringe quién puede leer los eventos de una página, y puede que no tengamos permiso. Cuando pasa eso, la importación lo indica y trae igual las publicaciones, las fotos y el texto de "Información", en lugar de fallar por completo. Agrega esos eventos a mano en Eventos.
• ¿Y nuestro grupo de Facebook, o nuestros socios? No se trae ninguno de los dos. Un grupo no es una página y no es público de la misma forma, los álbumes privados no se pueden leer y una página de Facebook no tiene un padrón de socios que traer: tu padrón viene de Importación masiva.
• ¿Se publica algo automáticamente? No. Todo lo que escribe una importación es un borrador hasta que alguien de tu club lo publica, igual que en Migración.
• ¿Qué pasa cuando desconectamos? Revocamos nuestro acceso en Facebook o Google y eliminamos las claves guardadas. Lo que ya importamos se queda contigo.
• ¿Hay algo más que quieras conectar? La API REST de solo lectura y los webhooks firmados de la página API y webhooks sirven para integraciones a medida.