Pagos e ingresos

Facturas y cobros

Emite y envía una factura del club a un socio, incluso a un socio sin inicio de sesión: tu propia numeración y prefijo, varias líneas, pagos parciales y créditos registrados contra un saldo, dar por incobrable o anular, y una secuencia automática de recordatorios que reclama por correo una factura vencida y se puede pausar en cada factura. Es tu factura a un socio: no el dinero ya recibido (Pagos de socios) ni las facturas de tu propia suscripción a ClubHelix (Facturación).

Traducción automática. Esta página de ayuda se tradujo automáticamente del inglés, así que parte del texto puede no ser exacto.

La página Facturas y cobros es donde tu club le factura directamente a un socio: una cuota de temporada, un cargo extraordinario, un uniforme de reemplazo, cualquier cosa que normalmente perseguirías con una hoja de cálculo y un correo amable. Tú creas la factura, ClubHelix la numera con tu propia secuencia y lleva un saldo actualizado a medida que llegan los pagos. Si una factura pasa su fecha de vencimiento, una escala automática de recordatorios la reclama por ti. La encuentras en Ingresos → Facturas y cobros, en la barra lateral de administración.

En ClubHelix hay tres cosas que comparten la palabra "factura", así que conviene tener claro de cuál se trata:

Esta página es tu factura a un socio: eres tú quien cobra.
Pagos de socios es el dinero que ya llegó.
Suscripción son las facturas de la suscripción de tu club a ClubHelix: las nuestras a ti.

Quién puede usar esto

Solo los administradores del club pueden ver y usar esta página. Los moderadores no pueden, aunque tengan otros permisos otorgados, y no aparece en su barra lateral: las deudas de un socio no son algo que necesite leer un voluntario con un rol más acotado.

El personal de soporte de la plataforma también puede abrir la página y hacer correcciones, y eso es intencional: si algo sale mal con una factura en plena temporada, necesitamos poder corregirlo contigo en lugar de explicarte cómo hacerlo.

Los socios nunca ven esta página. Un socio ve su propia factura y nada más: nunca la de otro socio.

Puedes facturarle a un socio que no tiene ningún usuario. Como el padrón admite socios sin cuenta, la factura usa el nombre de la fila del padrón, así que un club de categorías juveniles que guarda los datos de los padres fuera de ClubHelix puede facturar igual de bien.

Qué hay en la página

Crear una factura: el formulario para crear una, con todas las líneas que necesites.
La lista de facturas, agrupada para que veas de un vistazo lo que está pendiente: el número de cada factura, el socio, el concepto, el total, cuánto se sigue debiendo, su estado y hasta dónde llegó en la escala de recordatorios.
Pagos y créditos de cada factura: el registro continuo que produce el saldo.
Actividad de recordatorios: qué recordatorios se enviaron realmente y cuándo.
Configuración de facturación: tu prefijo, tu próximo número, el plazo de pago predeterminado y la nota que aparece al pie de cada factura.

Paso a paso

Primero configura tu numeración y tus plazos

Haz esto una sola vez, antes de crear tu primera factura.

Abre la tarjeta Configuración de facturación.
Define un prefijo de factura: algo que quien lleva la tesorería reconozca, como INV- o WFC-2027-.
Define el próximo número de factura. Si te cambias desde otro sistema a mitad de año, configúralo para que continúe donde se detuvo ese sistema, así tus libros siguen siendo continuos.
Define el plazo de pago predeterminado en días. La fecha de vencimiento de una factura nueva se calcula a partir de este valor, y puedes cambiarla en cualquier factura individual.
Agrega una nota al pie si quieres: datos bancarios para transferencias directas o una línea sobre a quién consultar por la factura.
Elige si los recordatorios automáticos están activados. Déjalos activados, salvo que prefieras reclamar a mano.
Selecciona Guardar configuración.

Crea y envía una factura

Abre la tarjeta Crear una factura.
Elige el socio al que va dirigida.
Dale un concepto: lo que un socio reconocería en su resumen bancario o en un correo, como "Cuota de jugador adulto 2027".
Agrega tus líneas. Cada línea tiene su propia descripción, cantidad y precio unitario, y el total se calcula solo. Usa líneas separadas cada vez que un socio pueda razonablemente consultar por una parte de la factura.
Revisa la fecha de emisión y la fecha de vencimiento.
Deja sin marcar Emitirla ahora para guardarla como borrador: es útil si quieres revisarla o esperar una decisión de la comisión directiva. Un borrador todavía no tiene número y se puede seguir editando libremente.
Cuando esté lista, selecciona Emitir en el borrador (o marca Emitirla ahora al guardar). La factura toma el próximo número de tu secuencia, pasa a estar Abierta y empieza a contar hacia su fecha de vencimiento.

Registra un pago o un crédito

Busca la factura en la lista y abre sus pagos y créditos.
Agrega una entrada con el monto y la fecha en que se recibió.
El saldo adeudado baja en ese monto de inmediato. Los pagos parciales están bien: la factura sigue abierta hasta que el saldo llega a cero y luego pasa a pagada por sí sola.
¿Te equivocaste? Corrige la entrada. El saldo y el estado siguen tu corrección, porque el saldo siempre se calcula a partir de las entradas en lugar de guardarse por separado. No hay nada que se pueda desincronizar.

Da por incobrable o anula una factura

Son dos respuestas distintas, y es importante cuál eliges.

Incobrable: la deuda era real y ya no vas a cobrarla. Úsalo para un socio que se fue debiendo dinero. Sale de tus cuentas por cobrar y queda en el registro.
Anulada: la factura nunca debió emitirse. Úsalo para un error genuino. El número no se reutiliza, así que tu secuencia sigue sin huecos y se puede auditar.

Ninguna de las dos elimina nada. Una factura que emitiste es un registro financiero, así que siempre puedes mostrar lo que pasó.

Deja que los recordatorios reclamen por ti

Con los recordatorios automáticos activados, una factura impaga se reclama por correo según su propio calendario: un recordatorio antes del vencimiento, un aviso el mismo día, dos seguimientos después y un aviso final. Cada etapa se envía una vez y solo una vez.

Para pausar los reclamos de una sola factura (un socio llamó para decir que paga el viernes que viene, o hay una conversación en curso por dificultades económicas), selecciona Pausar recordatorios en esa factura. Todo lo demás sigue su curso. Si la reanudas, retoma donde se había quedado en lugar de empezar de nuevo desde el principio.

Referencia de campos

Campo	Qué hace
Prefijo de factura	Va delante de cada número, p. ej., `INV-`. Lo eliges tú; aparece en la factura que recibe el socio.
Próximo número de factura	El número que tomará la próxima factura emitida. Configúralo una vez para continuar desde un sistema anterior; después avanza de a uno por sí solo.
Plazo de pago	Cuántos días después de la emisión vence una factura, salvo que lo cambies en la propia factura.
Nota al pie	Una nota breve al pie de cada factura: datos bancarios o a quién consultar.
Recordatorios automáticos	Si la escala de recordatorios funciona o no para tu club. Desactivado significa que reclamas a mano.
Socio	A quién va dirigida la factura. Funciona para un socio sin usuario: se usa el nombre del padrón.
Concepto	Para qué es la factura completa, con palabras que un socio va a reconocer.
Línea	Un elemento de la factura: descripción, cantidad y precio unitario. El total de la línea y el total de la factura se calculan solos.
Fecha de emisión	La fecha que lleva la factura. La fecha de vencimiento se calcula a partir de ella.
Fecha de vencimiento	Cuándo se espera el pago. Es la fecha desde la que mide la escala de recordatorios.
Estado	Borrador (sin emitir, todavía editable), Abierta (emitida, adeudada), Pagada (saldada), Anulada (emitida por error), Incobrable (una deuda que ya no vas a cobrar).
Saldo adeudado	El total menos cada pago y crédito registrado en la factura. Siempre se calcula de nuevo, nunca se guarda.
Pausar recordatorios	Detiene los reclamos de esta factura sin afectar a ninguna otra.

Consejos y preguntas frecuentes

¿Esto es lo mismo que Pagos de socios? No. Pagos de socios muestra el dinero que ya llegó y la conexión bancaria por la que llegó. Esta página muestra lo que todavía te deben y las facturas que enviaste para pedirlo. Un pago registrado en una factura aquí también aparece en tus registros de pagos, así que la exportación de tesorería sigue completa.

¿Puedo facturarle a alguien que no tiene usuario de ClubHelix? Sí. La factura usa el nombre del padrón, así que a los socios sin cuenta (juveniles, o cualquier persona cuyo padre o madre se encarga de los trámites) se les puede facturar exactamente igual que a los demás.

¿Por qué no puedo editar una factura después de emitirla? Porque el socio ya la tiene. Una vez que salió una factura numerada, cambiarla sin avisar haría que ustedes dos estuvieran mirando documentos distintos. Registra un crédito para reducir lo adeudado, o anúlala y emite una corregida.

¿Anular una factura deja un hueco en mi numeración? No. El número queda usado, que es lo que espera un auditor o quien lleva la contabilidad: una secuencia sin huecos es justamente el sentido de tener una. La factura simplemente figura como anulada.

Un socio dice que nunca se le reclamó, pero la página dice que sí. Deberían coincidir. La página solo cuenta un recordatorio como enviado cuando un mensaje realmente salió, así que un recordatorio que no se pudo enviar no queda registrado como reclamo. Si alguna vez no coinciden, avísanos: es un error que queremos conocer, no una rareza.

¿Puedo detener los recordatorios para un socio sin desactivarlos para todos? Sí: para eso está Pausar recordatorios en cada factura. Desactivar los recordatorios automáticos en la configuración apaga la escala para todo el club.

¿Se sigue reclamando una factura pagada? No. En cuanto el saldo llega a cero, la factura pasa a pagada y sale de la escala.

¿Un moderador puede ayudarme con la facturación? No en esta página: es solo para administradores. Si alguien necesita encargarse de la facturación, hazlo administrador.

¿Quién puede ver la factura de un socio? El socio al que pertenece, los administradores de tu club y el personal de soporte de ClubHelix si nos pides ayuda. No la ven otros socios, ni el público, ni un organismo rector por encima de tu club.