Exportar reportes

Cualquier reporte se puede sacar de ClubHelix. Esta página explica los formatos, qué pasa con las exportaciones grandes y qué queda registrado cuando descargas datos de socios o de incidentes.

Quién puede usar esto

Puedes exportar todo lo que puedes ver. El permiso que controla el reporte también controla su exportación: no hay forma de exportar algo que no puedes ver en pantalla.

Qué hay en la página

Cada reporte ofrece los formatos que le corresponden:

• CSV: disponible en todos los reportes. Se abre en Excel, Numbers y Google Sheets.
• PDF: en los reportes financieros y en los pensados para la comisión directiva. Lleva tu logotipo, el nombre del reporte, el período y quién lo generó. Es la versión que presentas en una reunión.
• Xero y QuickBooks: exportaciones con formato contable en los principales reportes de dinero, para que las cifras entren sin editarlas a mano.

Paso a paso

1. Abre un reporte y define el período que quieres.
2. Revisa primero las cifras en pantalla: la exportación contiene exactamente lo que ves.
3. Elige Descargar CSV arriba de la tabla.
4. Para una reunión de la comisión directiva, usa el PDF: incluye el período y el criterio, así nadie tiene que preguntar qué abarcan los números.

Referencia de campos

Filas de encabezado. Toda exportación empieza con el nombre del reporte, el período exacto con sus límites, la zona horaria y la línea del criterio. Una hoja de cálculo que lleva una semana circulando por correo no sirve sin ellas.

Límites de filas. Las exportaciones grandes se procesan en segundo plano y te envían un enlace por correo en lugar de bloquear la página. Cuando un límite recortó los resultados, el reporte lo indica en pantalla: una exportación recortada nunca se presenta como completa.

Registro de auditoría. Exportar datos de socios, incidentes, descargos, credenciales o pagos agrega una entrada al registro de auditoría con quién exportó qué, de qué período y cuántas filas. No es una restricción para ti: es lo que le permite al club demostrar que los datos personales se manejaron correctamente.

Consejos y preguntas frecuentes

El CSV se abre con todo en una sola columna. Algunos programas de hojas de cálculo necesitan que definas el separador al importar. Elige separado por comas.

¿Puedo programar una exportación? Sí: consulta Reportes → Programados. Una programación envía un paquete completo, con los formatos que elijas adjuntos. Es una función Pro y, a propósito, está limitada a las personas que dirigen el club y no a todos los socios.

Los números no coinciden con un reporte que exporté el mes pasado. Revisa el período en las filas de encabezado. Un período relativo como "Último trimestre" abarca un rango distinto según cuándo se ejecutó, y justamente por eso los límites quedan escritos en cada exportación.