Gobernanza

La página Gobernanza reúne en un solo lugar la documentación de tu comisión directiva: reuniones con orden del día y acta, mociones que puedes buscar años después, tareas que pasan solas a la persona nueva cuando cambian los titulares de los cargos y una biblioteca de documentos con acceso por rol para el estatuto, las políticas y los certificados de seguro. La encontrarás en Operación del club → Gobernanza.

Quién puede usar esto

Gobernanza es una función del plan Pro. Requiere el permiso Gestionar reuniones y documentos: los administradores del club lo tienen automáticamente, y el cargo de Secretaría es el candidato natural para recibirlo en Gestión de usuarios → Roles. Quienes ocupan un cargo directivo pueden leer las reuniones y los documentos de la comisión directiva sin el permiso de gestión; los socios pueden ver los documentos compartidos con ellos en /documents de tu sitio público.

Qué hay en la página

• Reuniones: reuniones programadas, realizadas y canceladas, cada una con su orden del día, asistentes, acta y mociones.
• Tareas: tareas abiertas asignadas a cargos o a personas, con fecha límite.
• Acta pública (por reunión): publica el acta y las mociones de una reunión realizada en la página /minutes de tu sitio público.
• Biblioteca de documentos: archivos subidos con un nivel de visibilidad (administradores / comisión directiva / socios).
• Búsqueda de mociones: encuentra por palabra clave cualquier resolución aprobada.

Paso a paso

Llevar adelante una reunión

1. Crea la reunión (título, tipo —comisión directiva, general, asamblea anual—, fecha y lugar) y redacta el orden del día.
2. Después de la reunión, márcala como Realizada, registra a los asistentes y escribe o pega el acta.
3. Agrega cada moción con su texto, quién la propuso y quién la secundó (nombres escritos: no necesitan cuenta), el resultado y el conteo de votos si lo llevas.
4. Bloquea el acta. Al bloquearla, el acta y las mociones quedan fijadas como registro permanente: la versión que resiste una asamblea anual. Se puede desbloquear, pero queda registrado en la auditoría.

Hacer seguimiento de las tareas

1. Agrega tareas desde la reunión (o por separado) y, siempre que puedas, asígnalas a un cargo en lugar de a una persona: cuando cambia la Secretaría en la asamblea anual, las tareas abiertas pasan automáticamente a la nueva persona a cargo de la Secretaría. También puedes asignarlas directamente a cualquier socio que tenga cuenta.
2. Las personas asignadas reciben una notificación que permanece en su campana hasta que la tarea está hecha y que lleva directamente a ella. Ven sus tareas en la tarjeta Mis tareas de su página de cuenta y pueden marcarlas como hechas desde ahí.
3. Las tareas con fecha límite se envían por correo a la persona asignada cuando vencen y otra vez si quedan atrasadas: un resumen por club, no un correo por tarea.

Publicar el acta en el sitio público

1. Marca la reunión como Realizada y registra el acta (bloquéala si ya quieres fijar el registro).
2. Usa Publicar el acta en el sitio público en la página de la reunión. El acta, los asistentes y las mociones aparecen en /minutes de tu sitio público; las tareas siempre quedan privadas.
3. Usa Quitar el acta del sitio público en cualquier momento para retirarla.

Compartir documentos

1. Sube el archivo (PDF, Word, Excel, imágenes) con un título y una categoría.
2. Elige quién puede verlo: Solo administradores, Comisión directiva (cualquier persona con un cargo directivo) o Todos los socios (visible en /documents de tu sitio).

Referencia de campos

• Tipo de reunión: comisión directiva, general, asamblea anual, subcomisión u otra.
• Bloqueo del acta: en el uso diario funciona en un solo sentido: un acta bloqueada y sus mociones no se pueden editar ni eliminar. Una reunión realizada no se puede eliminar nunca.
• Acta pública: un interruptor por reunión, disponible solo cuando la reunión está realizada y tiene acta registrada. También se puede publicar en reuniones bloqueadas (cambia la visibilidad, no el contenido).
• Visibilidad del documento: administradores / comisión directiva / socios. Archivar oculta un documento en todas partes sin destruirlo.

Consejos y preguntas frecuentes

• ¿Por qué no puedo eliminar una reunión antigua? Las reuniones realizadas son el registro oficial de una asociación civil sin fines de lucro: son permanentes a propósito. Las reuniones canceladas o que nunca se realizaron y no tienen acta sí se pueden quitar.
• Época de traspaso: como las tareas están vinculadas a cargos, tu traspaso consiste en actualizar a los titulares de los cargos en Roles y cargos. La lista de tareas abiertas sigue a los cargos automáticamente.
• Buscar mociones: usa el cuadro de búsqueda de mociones con cualquier palabra clave ("cuotas", "uniforme") para traer todas las resoluciones que coincidan, con su reunión y su resultado.