Resumen de reportes

Los reportes convierten todo lo que ya está registrado en ClubHelix en las cifras que tu comisión directiva realmente pide: cuántos socios tienes, quién dejó de pagar, qué entró el último trimestre, si las acreditaciones de todos están vigentes. No hace falta configurar nada: los reportes leen los datos que ya estás cargando.

Quién puede usar esto

Los reportes se dividen en cinco tipos de acceso, para que puedas darle a alguien las cifras que necesita sin entregarle toda la administración.

• Ver reportes generales: reportes de eventos, competencias, instalaciones, programas, voluntariado, comunicación y sitio web. Los moderadores lo tienen por defecto.
• Ver reportes financieros: todo lo que muestre ingresos, comisiones, cuotas o saldos pendientes.
• Ver reportes de socios y datos personales: listas de socios, datos de contacto, familias y datos demográficos.
• Ver reportes de seguridad y cumplimiento: incidentes, acreditaciones, descargos y consentimiento.
• Guardar, compartir y programar reportes: crear vistas guardadas y envíos programados.

Los administradores de la organización tienen los cinco. Esto es lo que hace realmente útil un cargo de Tesorero: dale al tesorero "Ver reportes financieros" y podrá ejecutar toda la sección de finanzas sin convertirse en administrador y sin ver las fichas de los socios ni los reportes de incidentes.

Un reporte que no puedes abrir igual aparece en la lista, atenuado, con una línea breve que dice qué lo habilitaría. Es a propósito: deberías poder ver lo que existe.

Qué hay en la página

• Búsqueda: la forma más rápida de entrar. Escribe lo que quieres saber en lugar del nombre del reporte: "vencidas", "BAS", "trimestral", "quién nos debe dinero". Los reportes tienen sinónimos, así que "P&L" encuentra el estado de resultados y "WWCC" encuentra la vigencia de las acreditaciones.
• Filtros por área: los filtros de la parte superior reducen la lista a Membresía, Finanzas, Cumplimiento, etc.
• Solo los que puedo ejecutar: oculta todo lo que esté bloqueado por tus permisos o por tu plan.
• Tarjetas de reportes: cada una muestra qué pregunta responde el reporte, sobre qué período trabaja y qué formatos de exportación ofrece.

También puedes llegar a cualquier reporte desde cualquier lugar de la administración con Ctrl + K (⌘ K en una Mac) y escribiendo parte de su nombre.

En el plan Pro, el Asistente Helix puede encontrar un reporte por ti y leerte sus cifras principales en lenguaje sencillo: pregúntale "¿quién no pagó su suscripción?" o "¿qué reporte uso para rendir cuentas de un subsidio?" desde el botón ? de cualquier página de administración. Ejecuta el mismo reporte que abrirías tú, con los mismos permisos, así que las cifras coinciden con la pantalla. Responde solo con totales y enlaza el reporte; los nombres de los socios, las filas y las exportaciones se quedan en la página, donde puedes ver de quién se trata.

Paso a paso

1. Abre Reportes desde la barra lateral.
2. Escribe en el cuadro de búsqueda lo que quieres saber, o elige un filtro de área.
3. Abre el reporte.
4. Elige un período en la lista desplegable: Este mes, Último trimestre, Este ejercicio fiscal o un rango personalizado.
5. Si quieres, define una comparación: con el período anterior o con el mismo período del año pasado. Cada cifra principal muestra entonces su variación.
6. Lee las cifras y después usa Descargar CSV si las necesitas en otro lugar.
7. Abre Cómo se calcula al final para ver exactamente qué se contó.

Referencia de campos

Períodos predefinidos. Los trimestres siguen tu ejercicio fiscal, no el calendario. Con el ejercicio estándar australiano, que empieza el 1 de julio, el primer trimestre va de julio a septiembre. Si prefieres usar trimestres calendario, es una opción de tus datos comerciales.

Comparación. "Período anterior" tiene en cuenta el calendario: febrero se compara con enero, no con "los 28 días anteriores a febrero". "Mismo período del año pasado" retrocede exactamente doce meses.

Reportes a una fecha. Algunos reportes (un panorama de socios, los saldos pendientes) describen un momento y no un intervalo. Usan el último día del período que elegiste, o el día de hoy si ese día todavía está en el futuro: un panorama nunca adivina hacia adelante.

Cómo se calcula. Cada reporte indica su base: qué se contó, con qué criterio, en qué zona horaria y qué se dejó afuera. Los reportes financieros usan base de caja, con la fecha en que se recibió cada pago, y excluyen los carritos abandonados y los pagos en curso.

Consejos y preguntas frecuentes

¿Por qué un reporte muestra una cifra que no esperaba? Abre primero "Cómo se calcula". La mayoría de las sorpresas vienen de una definición y no de un error: "al día" significa que la fecha de pago vigente es igual o posterior a la fecha del panorama, y los socios que nunca pagaron se cuentan por separado de los que tienen la cuota vencida.

¿Por qué un reporte aparece atenuado? O requiere un permiso que no tienes, o pertenece a un plan superior, o su módulo está desactivado. La tarjeta dice cuál es el motivo. Algunos reportes necesitan información que ClubHelix todavía no registra, y lo dicen claramente en lugar de mostrar una pantalla vacía.

¿Puedo hacer que la comisión directiva reciba un reporte por correo cada mes? Sí. Abre Reportes → Programados, elige un paquete, la frecuencia y quién lo recibe. Los horarios de envío siguen la zona horaria de tu organización, así que las 8 de la mañana son las 8 de la mañana donde estás. Programar requiere el plan Pro.

¿Puedo simplemente pedir una cifra en lugar de buscar el reporte? En el plan Pro, sí. Pregúntale al Asistente Helix desde el botón ? de cualquier página de administración y elegirá el reporte, lo ejecutará y te dará las cifras con el período que cubren. Solo puede leer: nunca cambia un reporte, no guarda vistas ni crea programaciones, y no lee en voz alta el nombre de un socio ni una lista de personas: para eso te dirige al reporte en sí.

El gráfico está vacío pero la tabla tiene filas. Los gráficos solo se dibujan cuando hay algo para representar. La tabla siempre es la respuesta completa: toma el gráfico como una ayuda.