Pagos de socios

La página Pagos de socios es donde conectas la cuenta bancaria de tu club y configuras cómo cobras: cuotas de inscripción, entradas para eventos y ventas de la tienda. El dinero va directo a tu propia cuenta a través de Stripe (o Square); ClubHelix nunca retiene tu dinero. La encuentras en Ingresos → Pagos de socios, en la barra lateral de administración.

Quién puede usar esto

Los pagos de socios en línea forman parte del plan Standard: en el plan Free, esta página muestra un panel para mejorar el plan, aunque siempre puedes registrar pagos en efectivo, con cheque o por transferencia bancaria desde la página de un socio. Solo los administradores del club pueden configurar o cambiar los pagos. Si un moderador o un socio abre la página, ve un aviso amable ("Solo los administradores del club pueden configurar los pagos") en lugar de la configuración. También necesitas tener Stripe (o Square) configurado en tu sitio antes de conectar un proveedor; si no lo está, la página muestra un aviso que explica qué falta.

Qué hay en la página

• Una pestaña de proveedor para Stripe Connect y otra para Square, con una etiqueta "activo" en el que tengas conectado.
• Un panel de estado que muestra si el alta está completa y si los cobros y las transferencias están habilitados.
• Un panel de Stripe integrado en la misma página: mientras haces la configuración, te guía por el alta sin salir de ClubHelix, y una vez conectado muestra tres pestañas (Pagos, con cada cobro, reembolsos y gestión de disputas; Transferencias; y Ajustes de la cuenta), además de un aviso que aparece solo cuando Stripe necesita algo de ti.
• Una vez conectado Stripe, un panel Las transferencias van a que muestra la cuenta bancaria (o tarjeta de débito) en la que Stripe le pagará a tu club: el nombre del banco y los últimos cuatro dígitos, leídos directamente de Stripe. ClubHelix nunca guarda tus datos bancarios.
• Una tarjeta Comisión de plataforma de ClubHelix que muestra la comisión que paga tu organización por los pagos en línea: consulta las preguntas frecuentes de abajo para ver cómo funciona.
• Una tarjeta Configuración de pagos y una tabla Pagos recientes con un enlace Ver todos los pedidos →.
• Una tarjeta Exportación contable para descargar en CSV todos los pagos de un período: para tu tesorero o para cargarlos directamente en Xero.

Paso a paso

Conecta Stripe y empieza a cobrar

Define tu país antes de empezar. Stripe fija el país de una cuenta en el momento en que se crea y nunca puede cambiarlo después, así que ClubHelix crea tu cuenta de Stripe a partir del país que figura en tu página Datos comerciales, y de su moneda. Si eso está bien desde el principio, lo demás viene solo; si está mal, la única solución es una cuenta totalmente nueva. Si tu país está en blanco, la página te lo indica e Iniciar alta no funciona hasta que lo agregues.

Los pagos con tarjeta están disponibles para clubes de Australia, Nueva Zelanda, Estados Unidos, Canadá, el Reino Unido y la zona euro. Si tu club está en otro lugar, la página te lo dice con claridad en lugar de ofrecerte los botones de alta: los eventos gratuitos, los programas gratuitos y los pagos que registras a mano siguen funcionando, y vamos a ir agregando más países.

1. Abre Datos comerciales y comprueba que tu país sea el correcto. Si no lo es, corrígelo ahí.
2. De vuelta en Pagos de socios, quédate en la pestaña Stripe Connect (es la predeterminada).
3. Lee la nota sobre el acuerdo de Stripe y selecciona Iniciar alta. Tu cuenta se crea para tu país, en la moneda de tu país.
4. El formulario de alta de Stripe aparece en la misma página: ingresa los datos de tu club, la identificación y la cuenta bancaria. Completa cada punto; solo tienes que ingresar cada dato una vez. (Si el formulario integrado no carga, el botón Usar el flujo alojado en Stripe te lleva al mismo formulario en el sitio de Stripe).
5. Cuando terminas, la página se actualiza con un aviso de confirmación. Si el estado todavía no cambió, selecciona Actualizar estado.
6. Cuando Cobros habilitados diga Sí, ya puedes cobrar.

Si Stripe todavía necesita más información, la página lista exactamente lo que falta (agrupado bajo títulos como "Tus datos" y "Transferencias"), y aparece un aviso de Stripe encima del panel integrado con la forma más rápida de resolver cada punto.

Gestiona tu cuenta de Stripe

Una vez conectado, el panel integrado te da tres pestañas sin salir de ClubHelix:

• Pagos: cada cobro de tu cuenta, con búsqueda, reembolsos y respuestas a disputas incluidos.
• Transferencias: las transferencias próximas y pasadas a tu banco.
• Ajustes de la cuenta: actualiza tu cuenta bancaria, la información de tu organización y tus datos de contacto.

¿Prefieres el propio sitio de Stripe? Abrir panel de Stripe → (arriba a la derecha) sigue abriendo tu panel Express de Stripe, y Actualizar datos en Stripe abre el flujo de actualización alojado.

Usa Square en su lugar

1. Abre la pestaña Square.
2. Marca la casilla para aceptar los términos y las divulgaciones de Square para Australia.
3. Selecciona Conectar Square y autoriza la conexión.

Square solo maneja pagos únicos (tienda, entradas, inscripciones). Las membresías recurrentes y los pagos en cuotas siguen necesitando Stripe. Para volver, selecciona Desconectar Square.

Edita tu configuración de pagos

1. En la tarjeta Configuración de pagos, elige tu Moneda predeterminada e ingresa una Descripción en el estado de cuenta (lo que ven los socios en su estado de cuenta bancario).
2. Completa el Pie del recibo (se agrega a cada correo de recibo; útil para tu ABN, el número de registro comercial australiano, o tus datos de contacto) y tu Política de reembolsos (se muestra al pagar).
3. Selecciona Guardar configuración.

Exporta los pagos para tu tesorero

1. Baja hasta la tarjeta Exportación contable. El período predeterminado es el ejercicio financiero actual hasta la fecha (que empieza el 1 de julio); cambia Desde y Hasta para otro período.
2. Elige un formato:
   • CSV detallado: una fila por pago con el origen, una descripción, el nombre y el correo de quien pagó, el monto bruto, las comisiones de plataforma cuando están registradas, los reembolsos, el monto neto, la moneda, el proveedor y un enlace al recibo, más una fila de totales al final.
   • CSV de extracto bancario para Xero: columnas Date, Amount, Payee, Description y Reference en el formato de importación de extractos bancarios de Xero. Los pagos reembolsados por completo (con neto cero) quedan fuera.
3. Selecciona Descargar.

La exportación incluye todos los pagos registrados en el período: los pagos en línea por Stripe o Square (inscripciones, membresías, entradas, ventas de la tienda), los pagos en efectivo, con cheque o por transferencia bancaria que registraste manualmente, y las donaciones. Los pagos hechos por alguien sin una cuenta vinculada (por ejemplo, un comprador de entradas invitado) aparecen como "Invitado / desconocido". Los montos incluyen el GST (el impuesto australiano a bienes y servicios) exactamente como se cobraron; no se intenta desglosar el GST: tu contador aplica el tratamiento fiscal correcto en tu software contable. Las fechas usan UTC.

Importar en Xero: ve a Business → Bank accounts, elige la cuenta bancaria a la que llegan tus transferencias, selecciona Import a statement y sube el CSV con formato de Xero. Al conciliar, empareja las líneas importadas con tus transferencias reales.

Referencia de campos

Consejos y preguntas frecuentes

• ¿Cómo funciona la comisión de plataforma de ClubHelix? ClubHelix descuenta un pequeño porcentaje de cada pago en línea antes de que el dinero llegue a tu cuenta: tus socios nunca pagan de más al pagar, y la comisión se te devuelve cada vez que reembolsas un pago. Las tasas dependen de tu plan y de lo que se paga: las inscripciones, las membresías, las ventas de la tienda y las reservas comparten una tasa, mientras que las entradas para eventos y la recaudación (donaciones y rifas) tienen la suya. Todas están publicadas en la página de precios, y la tarjeta Comisión de plataforma de ClubHelix de esta página siempre muestra las tasas exactas que pagas. Nunca hay un monto fijo por transacción encima. La comisión propia de tu proveedor de pagos por procesar tarjetas (que cobran Stripe o Square según sus tarifas publicadas) es aparte.
• ¿Todavía no hay nada en Pagos recientes? Los pagos solo aparecen cuando publicas un formulario de inscripción, vendes entradas o abres tu tienda.
• Ver todos los pedidos → desglosa los pagos en Inscripciones, Entradas y Tienda. Para la gestión diaria de pedidos, consulta Pedidos, Inscripciones y Tienda.
• ¿"Tu cuenta de pagos está configurada para el país equivocado"? El país que Stripe tiene para tu cuenta no coincide con el país de tu página Datos comerciales, normalmente porque la cuenta se creó antes de que definieras tu país. Stripe no puede cambiar el país de una cuenta, así que esa cuenta no puede cobrar con tarjeta para tu club. Si tus datos comerciales están mal, corrígelos en Datos comerciales y el aviso desaparece. Si la cuenta de Stripe está mal y nunca cobró un pago, usa Empezar con una cuenta nueva. Si ya cobró pagos, no cambies nada y contáctanos: buscaremos la forma más segura de hacer el cambio.
• ¿Qué hace "Empezar con una cuenta nueva"? Elimina la cuenta de Stripe que creamos para tu club y borra la conexión, para que puedas volver a hacer el alta con el país correcto. Tus socios, pedidos y registros no se tocan; solo se va la conexión con Stripe. Solo se ofrece cuando la cuenta nunca pudo cobrar con tarjeta y tu club no tiene ningún pago con tarjeta registrado a través de Stripe, porque una cuenta nueva no puede heredar el historial, las transferencias ni los reembolsos de una anterior. Si el botón no aparece, es por eso, y lo que corresponde es contactarnos.
• ¿Qué países pueden cobrar con tarjeta? Australia, Nueva Zelanda, Estados Unidos, Canadá, el Reino Unido y los veinte países de la zona euro. Tu cuenta se crea en la moneda de tu propio país, así que un club irlandés cobra en euros y un club canadiense en dólares canadienses. Todo lo demás de la plataforma funciona desde cualquier lugar, y la página Pagos de socios te dice en qué situación está tu club en lugar de dejarte empezar algo que no se puede terminar. Si estás en las islas del Canal o en la isla de Man, habla con nosotros primero: un club constituido legalmente en el Reino Unido se conecta como Reino Unido, y uno constituido localmente todavía no puede conectarse.
• ¿Stripe dice que está verificando? Es normal y suele ser rápido. Usa Actualizar estado cuando Stripe te confirme por correo. Mantén al día tus Datos comerciales, porque Stripe los revisa durante el alta.
• ¿Te preocupa haber ingresado la cuenta bancaria equivocada? Revisa el panel Las transferencias van a: muestra el nombre del banco y los últimos cuatro dígitos que tiene Stripe registrados. Stripe verifica la cuenta durante el alta, y una cuenta mal escrita simplemente hace que la transferencia se devuelva, sin perder el dinero. Si muestra Acción necesaria, selecciona Actualizar datos de Stripe para corregirlo.