Pagamentos de sócios

A página Pagamentos de sócios é onde você conecta a conta bancária do seu clube e define como recebe o dinheiro — taxas de inscrição, ingressos de eventos e vendas da loja. O dinheiro vai direto para a sua própria conta pelo Stripe (ou pelo Square); o ClubHelix nunca fica com o seu dinheiro. Você a encontra em Receitas → Pagamentos de sócios na barra lateral do painel.

Quem pode usar

Os pagamentos online de sócios fazem parte do plano Standard — no plano Free esta página mostra um painel para fazer upgrade, mas você sempre pode registrar pagamentos em dinheiro, cheque e transferência bancária pela página de um sócio. Só os administradores do clube podem configurar ou alterar os pagamentos. Se um moderador ou sócio abrir a página, verá um aviso ("Somente administradores do clube podem configurar pagamentos") em vez das configurações. Você também precisa ter o Stripe (ou o Square) configurado para o seu site antes de conectar um provedor; se não estiver, a página mostra um aviso explicando o que falta.

O que há na página

• Uma aba de provedor para o Stripe Connect e outra para o Square, com um selo "ativo" naquele ao qual você está conectado.
• Um painel de status mostrando se o cadastro está concluído e se as cobranças e os repasses estão ativados.
• Um painel do Stripe incorporado na própria página: durante a configuração, ele conduz você pelo cadastro sem sair do ClubHelix e, depois de conectado, mostra três abas — Pagamentos (todas as cobranças, com reembolsos e tratamento de contestações), Repasses e Configurações da conta —, além de um aviso que só aparece quando o Stripe precisa de algo de você.
• Depois de conectar o Stripe, um painel Os repasses vão para mostrando a conta bancária (ou o cartão de débito) em que o Stripe vai pagar o seu clube — o nome do banco e os quatro últimos dígitos, lidos diretamente do Stripe. O ClubHelix nunca guarda os seus dados bancários.
• Um cartão Taxa de plataforma do ClubHelix mostrando a taxa que a sua organização paga sobre os pagamentos online — veja nas perguntas frequentes abaixo como ela funciona.
• Um cartão Configurações de pagamento e uma tabela Pagamentos recentes com um link Ver todos os pedidos →.
• Um cartão Exportação contábil para baixar todos os pagamentos de um período em CSV — para o seu tesoureiro ou direto para o Xero.

Passo a passo

Conectar o Stripe e começar a receber pagamentos

Defina o seu país antes de começar. O Stripe fixa o país de uma conta no momento em que ela é criada e nunca mais pode mudá-lo, então o ClubHelix cria a sua conta Stripe a partir do país informado na página Dados da empresa — e da moeda dele. Acerte isso primeiro e o resto segue; se errar, a única solução é uma conta totalmente nova. Se o país estiver em branco, a página avisa e Iniciar cadastro não funciona até você preenchê-lo.

Os pagamentos com cartão estão disponíveis para clubes na Austrália, Nova Zelândia, Estados Unidos, Canadá, Reino Unido e zona do euro. Se o seu clube fica em outro lugar, a página diz isso claramente em vez de oferecer os botões de cadastro — eventos gratuitos, programas gratuitos e pagamentos que você registra à mão continuam funcionando, e vamos adicionar mais países aos poucos.

1. Abra Dados da empresa e confira se o país está certo. Corrija lá se não estiver.
2. De volta a Pagamentos de sócios, fique na aba Stripe Connect (ela é a padrão).
3. Leia a observação sobre o contrato do Stripe e selecione Iniciar cadastro. A sua conta é criada para o seu país, na moeda do seu país.
4. O formulário de cadastro do Stripe aparece na própria página — informe os dados do clube, o documento de identidade e a conta bancária. Conclua cada item; você só precisa informar cada coisa uma vez. (Se o formulário incorporado não carregar, o botão Usar o fluxo hospedado pelo Stripe leva você ao mesmo formulário no site do Stripe.)
5. Quando você terminar, a página é atualizada com um aviso de confirmação. Se o status ainda não tiver mudado, selecione Atualizar status.
6. Quando Cobranças ativadas mostrar Sim, você está pronto para receber pagamentos.

Se o Stripe ainda precisar de mais informações, a página lista exatamente o que está pendente (agrupado em títulos como "Seus dados" e "Repasses"), e um aviso do Stripe aparece acima do painel incorporado com o jeito mais rápido de resolver cada item.

Gerenciar a sua conta Stripe

Depois de conectado, o painel incorporado oferece três abas sem sair do ClubHelix:

• Pagamentos — todas as cobranças da sua conta, com pesquisa, reembolsos e respostas a contestações.
• Repasses — os repasses futuros e anteriores para o seu banco.
• Configurações da conta — atualize a conta bancária, os dados da empresa e os dados de contato.

Prefere o site do próprio Stripe? Abrir painel do Stripe → (no canto superior direito) continua abrindo o seu painel Stripe Express, e Atualizar os dados no Stripe abre o fluxo de atualização hospedado.

Usar o Square

1. Abra a aba Square.
2. Marque a caixa para concordar com os termos e divulgações australianos do Square.
3. Selecione Conectar Square e autorize a conexão.

O Square só processa pagamentos avulsos (loja, ingressos, inscrições). Associações recorrentes e parcelas continuam exigindo o Stripe. Para voltar, selecione Desconectar Square.

Editar as configurações de pagamento

1. No cartão Configurações de pagamento, escolha a Moeda padrão e informe uma Descrição no extrato (o que os sócios veem no extrato bancário).
2. Preencha o Rodapé do recibo (adicionado a todo e-mail de recibo — útil para o seu ABN, o número de registro da empresa na Austrália, ou os dados de contato) e a sua Política de reembolso (exibida no pagamento).
3. Selecione Salvar configurações.

Exportar os pagamentos para o seu tesoureiro

1. Role até o cartão Exportação contábil. O período padrão é o ano fiscal atual até hoje (começando em 1º de julho); altere De e Até para outro período.
2. Escolha um formato:
   • CSV detalhado — uma linha por pagamento, com a origem, uma descrição, o nome e o e-mail de quem pagou, o valor bruto, as taxas de plataforma quando registradas, os reembolsos, o valor líquido, a moeda, o provedor e um link para o recibo, além de uma linha de totais no final.
   • CSV de extrato bancário para Xero — colunas Date, Amount, Payee, Description e Reference no formato de importação de extrato bancário do Xero. Pagamentos totalmente reembolsados (que resultam em zero) ficam de fora.
3. Selecione Baixar.

A exportação inclui todos os pagamentos registrados no período — pagamentos online pelo Stripe ou pelo Square (inscrições, associações, ingressos, vendas da loja), pagamentos em dinheiro, cheque e transferência bancária que você registrou manualmente, e doações. Pagamentos feitos por alguém sem conta vinculada (por exemplo, quem comprou um ingresso como convidado) aparecem como "Guest / unknown". Os valores incluem o GST (o imposto sobre bens e serviços australiano) exatamente como foram cobrados; não há discriminação do GST — o seu contador aplica o tratamento tributário correto no software de contabilidade. As datas usam UTC.

Importar no Xero: vá em Business → Bank accounts, escolha a conta bancária em que caem os seus repasses, selecione Import a statement e envie o CSV no formato do Xero. Concilie as linhas importadas com os repasses reais na hora de fazer a conciliação.

Referência de campos

Dicas e perguntas frequentes

• Como funciona a taxa de plataforma do ClubHelix? O ClubHelix desconta um pequeno percentual de cada pagamento online antes de o dinheiro cair na sua conta — os seus sócios nunca pagam nada a mais no pagamento, e a taxa volta para você sempre que você reembolsa um pagamento. As taxas dependem do seu plano e do que está sendo pago — inscrições, associações, vendas da loja e reservas compartilham uma taxa, enquanto ingressos de eventos e captação de recursos (doações e rifas) têm taxas próprias —, todas publicadas na página de preços, e o cartão Taxa de plataforma do ClubHelix nesta página sempre mostra as taxas exatas que você paga. Nunca há um valor fixo por transação além disso. A taxa de processamento de cartão do seu provedor de pagamento (cobrada pelo Stripe ou pelo Square nos valores publicados por eles) é à parte.
• Nada em Pagamentos recentes ainda? Os pagamentos só aparecem depois que você publica um formulário de inscrição, vende ingressos ou abre a sua loja.
• Ver todos os pedidos → separa os pagamentos em Inscrições, Ingressos e Loja. Para gerenciar os pedidos no dia a dia, veja Pedidos, Inscrições e Loja.
• "Sua conta de pagamento está configurada para o país errado"? O país que o Stripe tem para a sua conta não bate com o país da sua página Dados da empresa — geralmente porque a conta foi criada antes de você definir o país. O Stripe não consegue mudar o país de uma conta, então essa conta não pode receber pagamentos com cartão para o seu clube. Se os dados da sua empresa estiverem errados, corrija-os em Dados da empresa e o aviso some. Se a conta Stripe estiver errada e nunca tiver recebido um pagamento, use Recomeçar com uma nova conta. Se ela já recebeu pagamentos, não mude nada e fale com a gente — vamos encontrar o jeito mais seguro de fazer a troca.
• O que "Recomeçar com uma nova conta" faz? Exclui a conta Stripe que criamos para o seu clube e limpa a conexão, para você fazer o cadastro de novo com o país certo. Os seus sócios, pedidos e registros não são afetados; só a conexão com o Stripe sai. A opção só aparece quando a conta nunca conseguiu receber um pagamento com cartão e o seu clube não tem nenhum pagamento com cartão registrado pelo Stripe, porque uma conta nova não herda o histórico, os repasses nem os reembolsos de uma antiga. Se o botão não aparece, é por isso, e falar com a gente é o próximo passo certo.
• Quais países podem receber pagamentos com cartão? Austrália, Nova Zelândia, Estados Unidos, Canadá, Reino Unido e os vinte países da zona do euro. A sua conta é criada na moeda do seu próprio país, então um clube irlandês recebe em euros e um clube canadense em dólares canadenses. Todo o resto da plataforma funciona de qualquer lugar, e a página Pagamentos de sócios mostra a situação do seu clube em vez de deixar você começar algo que não pode ser concluído. Se você está nas Ilhas do Canal ou na Ilha de Man, fale com a gente antes — um clube legalmente constituído no Reino Unido se conecta como Reino Unido, e um constituído localmente ainda não pode se conectar.
• O Stripe diz que está verificando? Isso é normal e costuma ser rápido. Use Atualizar status quando o Stripe mandar o e-mail de confirmação. Mantenha os seus Dados da empresa corretos, porque o Stripe os confere durante o cadastro.
• Com medo de ter informado a conta bancária errada? Confira o painel Os repasses vão para — ele mostra o nome do banco e os quatro últimos dígitos que o Stripe tem registrados. O Stripe verifica a conta durante o cadastro, e uma conta digitada errada simplesmente faz o repasse voltar, sem perder o dinheiro. Se aparecer Ação necessária, selecione Atualizar dados do Stripe para corrigir.