Governança

A página Governança reúne a papelada da sua diretoria em um só lugar: reuniões com pauta e ata, moções que você consegue pesquisar anos depois, tarefas que passam sozinhas para os novos ocupantes quando os cargos mudam e uma biblioteca de documentos com acesso por função para o estatuto, as políticas e os certificados de seguro. Você a encontra em Operações do clube → Governança.

Quem pode usar

Governança é um recurso do plano Pro. Ela exige a permissão Gerenciar reuniões e documentos — os administradores do clube a têm automaticamente; o cargo de Secretário é quem naturalmente a recebe, em Gestão de usuários → Funções. Quem ocupa um cargo na diretoria pode ler as reuniões e os documentos da diretoria sem a permissão de gerenciar; os sócios veem os documentos compartilhados com eles em /documents no seu site público.

O que há na página

• Reuniões: reuniões agendadas, realizadas e canceladas, cada uma com pauta, presentes, ata e moções.
• Tarefas: tarefas em aberto atribuídas a cargos ou pessoas, com prazos.
• Ata pública (por reunião): publique a ata e as moções de uma reunião realizada na página /minutes do seu site público.
• Biblioteca de documentos: arquivos enviados com um nível de visibilidade (administradores / diretoria / sócios).
• Pesquisa de moções: encontre qualquer resolução já aprovada, por palavra-chave.

Passo a passo

Conduzir uma reunião

1. Crie a reunião (título, tipo — diretoria, assembleia geral, assembleia geral ordinária —, data e local) e escreva a pauta.
2. Depois da reunião, marque-a como Realizada, registre os presentes e digite ou cole a ata.
3. Adicione cada moção com o texto, quem propôs e quem apoiou (nomes digitados — essas pessoas não precisam ter conta), o resultado e a contagem de votos, se vocês a registram.
4. Bloqueie a ata. O bloqueio congela a ata e as moções como registro permanente — a versão que resiste a qualquer assembleia. É possível desbloquear, mas isso fica no registro de auditoria.

Acompanhar as tarefas

1. Adicione tarefas a partir da reunião (ou avulsas) e, sempre que puder, atribua-as a um cargo em vez de a uma pessoa — quando o Secretário muda na assembleia geral ordinária, as tarefas em aberto passam automaticamente para o novo Secretário. Você também pode atribuí-las diretamente a qualquer sócio que tenha conta.
2. Os responsáveis recebem uma notificação que fica no sino até a tarefa ser concluída e leva direto a ela. Eles veem suas tarefas no cartão Minhas tarefas da página da conta e podem marcá-las como concluídas ali.
3. As tarefas com prazo são enviadas por e-mail ao responsável quando o prazo chega e de novo se ficarem atrasadas — um resumo por clube, não um e-mail por tarefa.

Publicar a ata

1. Marque a reunião como Realizada e registre a ata (bloqueie-a se já quiser congelar o registro).
2. Use Publicar ata no site público na página da reunião. A ata, os presentes e as moções aparecem em /minutes no seu site público; as tarefas sempre continuam privadas.
3. Use Remover ata do site público a qualquer momento para retirá-la.

Compartilhar documentos

1. Envie o arquivo (PDF, Word, Excel, imagens) com um título e uma categoria.
2. Escolha quem pode vê-lo: Só administradores, Diretoria (qualquer pessoa que ocupe um cargo na diretoria) ou Todos os sócios (visível em /documents no seu site).

Referência de campos

• Tipo de reunião — diretoria, assembleia geral, assembleia geral ordinária, subcomissão ou outra.
• Bloqueio da ata — de mão única no uso do dia a dia: a ata bloqueada e suas moções não podem ser editadas nem excluídas. Uma reunião realizada nunca pode ser excluída.
• Ata pública — chave por reunião, disponível só depois que a reunião foi realizada e tem ata registrada. A publicação também funciona em reuniões bloqueadas (ela muda a visibilidade, não o conteúdo).
• Visibilidade do documento — administradores / diretoria / sócios. Arquivar oculta um documento em todos os lugares sem destruí-lo.

Dicas e perguntas frequentes

• Por que não consigo excluir uma reunião antiga? As reuniões realizadas são o registro oficial de uma associação sem fins lucrativos — são permanentes de propósito. Reuniões canceladas ou que nunca aconteceram e não têm ata ainda podem ser removidas.
• Época de transição: como as tarefas ficam ligadas aos cargos, sua transição se resume a atualizar os ocupantes dos cargos em Funções e cargos. A lista de tarefas em aberto acompanha os cargos automaticamente.
• Pesquisar moções — use a caixa de pesquisa de moções com qualquer palavra-chave ("taxas", "uniforme") para trazer todas as resoluções correspondentes, com a reunião e o resultado de cada uma.