Pagamentos e receitas

Faturas e recebíveis

Emita e envie uma fatura do clube para um sócio, inclusive um sócio sem login: numeração e prefixo próprios, várias linhas, pagamentos parciais e créditos lançados contra um saldo, baixa como incobrável ou cancelamento, e uma sequência automática de lembretes que cobra por e-mail uma fatura vencida e pode ser pausada em cada fatura. É a sua fatura para um sócio: não o dinheiro já recebido (Pagamentos de sócios) nem as faturas da sua própria assinatura do ClubHelix (Cobrança).

Traduzido automaticamente. Esta página de ajuda foi traduzida automaticamente do inglês, então algumas palavras podem não ser exatas.

A página Faturas e recebíveis é onde o seu clube cobra um sócio diretamente — uma taxa de temporada, uma contribuição extra, um uniforme de reposição, qualquer coisa que você normalmente cobraria com uma planilha e um e-mail educado. Você emite a fatura, o ClubHelix a numera na sua própria sequência e mantém um saldo atualizado à medida que os pagamentos chegam. Se uma fatura passar do vencimento, uma sequência automática de lembretes faz a cobrança por você. Você a encontra em Receitas → Faturas e recebíveis na barra lateral do painel.

Três coisas compartilham a palavra "fatura" no ClubHelix, então vale deixar claro qual é esta:

Esta página é a sua fatura para um sócio — quem recebe é você.
Pagamentos de sócios é o dinheiro que já chegou.
Assinatura traz as faturas da assinatura do ClubHelix do seu clube — as nossas para você.

Quem pode usar

Só os administradores do clube podem ver e usar esta página. Os moderadores não podem, mesmo com outras permissões concedidas, e ela não aparece na barra lateral deles — as dívidas de um sócio não são algo que um voluntário com uma função mais restrita precise ler.

A equipe de suporte da plataforma também pode abrir a página e fazer correções, e isso é proposital: se algo der errado com uma fatura no meio da temporada, precisamos conseguir corrigir junto com você, em vez de explicar o passo a passo por telefone.

Os sócios nunca veem esta página. Um sócio vê a própria fatura e nada mais — nunca a de outro sócio.

Você pode faturar um sócio que não tem acesso nenhum. Como o quadro de sócios admite sócios sem conta, a fatura usa o nome que está na linha do quadro de sócios, então um clube de categorias de base que guarda os dados dos pais fora do ClubHelix ainda consegue cobrar direitinho.

O que há na página

Emitir uma fatura — o formulário para emitir uma, com quantas linhas você precisar.
A lista de faturas, agrupada para você ver o que está em aberto num relance: o número de cada fatura, o sócio, a que ela se refere, o total, quanto ainda é devido, o status e em que ponto da sequência de lembretes ela está.
Pagamentos e créditos de cada fatura — o registro contínuo que gera o saldo.
Atividade dos lembretes — quais lembretes de fato foram enviados, e quando.
Configurações de faturamento — o seu prefixo, o seu próximo número, o prazo de pagamento padrão e a nota que aparece no rodapé de todas as faturas.

Passo a passo

Primeiro, configure a numeração e o prazo

Faça isso uma vez, antes de emitir a primeira fatura.

Abra o cartão Configurações de faturamento.
Defina um prefixo da fatura — algo que o seu tesoureiro reconheça, como INV- ou WFC-2027-.
Defina o próximo número de fatura. Se você estiver migrando de outro sistema no meio do ano, defina-o para continuar de onde aquele sistema parou, para que a sua contabilidade siga contínua.
Defina o prazo de pagamento padrão em dias. A data de vencimento de uma nova fatura é calculada a partir dele, e você ainda pode alterá-la em qualquer fatura individual.
Adicione uma nota de rodapé se quiser — dados bancários para transferência direta ou uma linha dizendo com quem falar sobre a fatura.
Escolha se os lembretes automáticos ficam ligados. Deixe-os ligados, a menos que prefira cobrar à mão.
Selecione Salvar configurações.

Emita e envie uma fatura

Abra o cartão Emitir uma fatura.
Escolha o sócio a quem ela se destina.
Dê a ela uma descrição — algo que o sócio reconheça no extrato bancário ou num e-mail, como "Taxa de atleta adulto 2027".
Adicione as linhas. Cada linha tem a própria descrição, quantidade e valor unitário, e o total é calculado para você. Use linhas separadas sempre que um sócio puder, com razão, questionar uma parte da cobrança.
Confira a data de emissão e a data de vencimento.
Deixe Emitir agora desmarcado para salvá-la como rascunho — útil se você quiser revisá-la ou esperar uma decisão da diretoria. Um rascunho ainda não tem número e pode ser editado à vontade.
Quando estiver tudo certo, selecione Emitir no rascunho (ou marque Emitir agora ao salvar). A fatura recebe o próximo número da sua sequência, fica Em aberto e começa a contar o prazo até o vencimento.

Registre um pagamento ou um crédito

Encontre a fatura na lista e abra os pagamentos e créditos dela.
Adicione um lançamento com o valor e a data em que foi recebido.
O saldo devedor cai nesse valor na hora. Pagamentos parciais são aceitos — a fatura fica em aberto até o saldo chegar a zero e então passa a paga sozinha.
Errou? Corrija o lançamento. O saldo e o status acompanham a sua correção, porque o saldo é sempre calculado a partir dos lançamentos, e não guardado à parte. Não há nada que possa ficar dessincronizado.

Baixe como perda ou cancele uma fatura

São duas respostas diferentes, e a escolha importa.

Baixada como perda — a dívida era real e você desistiu dela. Use isto para um sócio que saiu devendo. Ela sai das suas contas a receber e continua no registro.
Anulada — a fatura nem deveria ter sido emitida. Use isto para um erro de verdade. O número não é reaproveitado, então a sua sequência continua sem lacunas e auditável.

Nenhuma das duas exclui nada. Uma fatura que você emitiu é um registro financeiro, então você sempre consegue mostrar o que aconteceu.

Deixe os lembretes fazerem a cobrança

Com os lembretes automáticos ligados, uma fatura não paga é cobrada por e-mail no próprio calendário: um lembrete antes do vencimento, um aviso no dia, dois acompanhamentos depois e um aviso final. Cada etapa é enviada uma vez, e só uma.

Para pausar a cobrança de uma única fatura — um sócio ligou para dizer que paga na próxima sexta-feira, ou há uma conversa sobre dificuldade financeira em andamento —, selecione Pausar lembretes nessa fatura. Todo o resto continua. Ao retomar, ela segue de onde parou, em vez de recomeçar do início.

Referência de campos

Campo	O que faz
Prefixo da fatura	Vai na frente de todos os números, por exemplo `INV-`. A escolha é sua; ele aparece na fatura que o sócio recebe.
Próximo número de fatura	O número que a próxima fatura emitida vai receber. Defina-o uma vez para continuar de um sistema antigo; depois disso ele avança de um em um sozinho.
Prazo de pagamento	Quantos dias depois da emissão uma fatura vence, a menos que você altere isso na própria fatura.
Nota de rodapé	Uma nota curta no rodapé de todas as faturas — dados bancários ou com quem falar em caso de dúvida.
Lembretes automáticos	Se a sequência de lembretes funciona no seu clube. Desligados, você cobra à mão.
Sócio	Para quem é a fatura. Funciona para um sócio sem acesso — é usado o nome do quadro de sócios.
Descrição	A que se refere a fatura inteira, em palavras que o sócio reconheça.
Linha	Um item da fatura: descrição, quantidade e valor unitário. O total da linha e o total da fatura são calculados para você.
Data de emissão	A data que consta na fatura. A data de vencimento é calculada a partir dela.
Data de vencimento	Quando o pagamento é esperado. É a partir dela que a sequência de lembretes conta.
Status	Rascunho (não emitida, ainda editável), Em aberto (emitida, devida), Paga (quitada), Anulada (emitida por engano), Baixada como perda (uma dívida da qual você desistiu).
Saldo devedor	O total menos cada pagamento e crédito registrado nela. Sempre calculado na hora, nunca guardado.
Pausar lembretes	Para a cobrança desta fatura sem mexer em nenhuma outra.

Dicas e perguntas frequentes

Isto é o mesmo que Pagamentos de sócios? Não. Pagamentos de sócios mostra o dinheiro que já chegou e a conexão bancária por onde ele chegou. Esta página mostra o que ainda devem a você e as cobranças que você enviou para pedi-lo. Um pagamento registrado numa fatura aqui também aparece nos seus registros de pagamento, então a exportação do seu tesoureiro fica completa.

Posso faturar alguém que não tem acesso ao ClubHelix? Sim. A fatura usa o nome do quadro de sócios, então sócios sem conta — das categorias de base, ou qualquer pessoa cujo responsável cuida da parte administrativa — podem ser cobrados exatamente como todo mundo.

Por que não consigo editar uma fatura depois de emiti-la? Porque o sócio já está com ela. Depois que uma fatura numerada foi enviada, alterá-la discretamente deixaria vocês dois olhando para documentos diferentes. Registre um crédito para reduzir o que é devido, ou anule-a e emita uma corrigida.

Anular uma fatura vai deixar uma lacuna na minha numeração? Não. O número continua usado, que é o que um auditor ou um contador espera — uma sequência sem lacunas é justamente o motivo de ter uma. A fatura simplesmente aparece como anulada.

Um sócio diz que nunca foi cobrado, mas a página diz que foi. As duas coisas deveriam coincidir. A página só conta um lembrete como enviado depois que uma mensagem realmente saiu, então um lembrete que falhou no envio não é registrado como cobrança. Se as duas coisas algum dia divergirem, avise a gente — é um erro que vale a pena conhecer, não uma peculiaridade.

Posso parar os lembretes de um sócio sem desligá-los para todo mundo? Sim — é para isso que serve Pausar lembretes na fatura individual. Desligar os lembretes automáticos nas configurações desliga a sequência para o clube inteiro.

Uma fatura paga continua sendo cobrada? Não. No momento em que o saldo chega a zero, a fatura passa a paga e sai da sequência de lembretes.

Um moderador pode me ajudar com o faturamento? Não nesta página — ela é só para administradores. Se alguém precisa cuidar do faturamento, torne essa pessoa administradora.

Quem pode ver a fatura de um sócio? O sócio a quem ela pertence, os administradores do seu clube e a equipe de suporte do ClubHelix, se você nos pedir ajuda. Não outros sócios, não o público e não uma entidade dirigente acima do seu clube.