Taxas de treinadores

Uma aula particular no seu clube são duas transações nos mesmos quarenta minutos: o treinador vende a aula para a família, e o seu clube vende a quadra, a raia, o piso ou o gelo para o treinador. A segunda costuma ser acertada no estacionamento, em dinheiro, de memória — e um clube com vinte treinadores e dezoito horas de aulas por semana perde um dinheiro que nem consegue ver. É igual seja um treinador de tênis nas suas quadras, um treinador de natação nas suas raias ou um treinador de ginástica no seu piso. A página Taxas de treinadores registra tudo isso: cada aula, quem deu, quanto custou e uma fatura por treinador quando você quiser enviá-la. Você a encontra em Espaços e programas → Taxas de treinadores.

Quem pode usar

As taxas de treinadores são um recurso do plano Pro, parte do módulo Programas. Os administradores do clube sempre têm acesso. Um moderador precisa de duas permissões: Gerenciar programas e matrículas (programs.manage) para acessar a área de Programas, e Gerenciar sócios (members.manage) para registrar uma aula ou emitir uma fatura — porque a aula é cobrada de um sócio, e a fatura fica ao lado de todas as outras faturas que esse sócio deve.

Os treinadores não registram as próprias aulas. Alguém do clube faz isso, nesta página.

O que há na página

• Uma linha de resumo: o que está sem faturar agora, em quantas aulas e de quantos treinadores — e, se alguma aula indicar um treinador sem registro de sócio, a quantidade dessas também.
• Devido agora: uma linha por treinador com aulas não faturadas, quem deve mais no topo, com o valor devido e as datas que ele cobre. É aqui que você clica em Faturar….
• Registrar uma aula: o formulário para uma aula que acabou de ser dada.
• Aulas: todas as aulas registradas, da mais recente para a mais antiga, mostrando se ainda estão sem faturar ou já estão em uma fatura. Ordene por data, treinador, duração, taxa ou status pelos títulos das colunas.

Passo a passo

Defina a taxa primeiro

1. Abra o programa em que a aula é dada (Espaços e programas → Programas e depois o programa).
2. Em Taxa de treinador, informe quanto um treinador paga por uma aula no horário desse programa, em centavos — 1200 equivale a 12,00. Deixe em branco se os treinadores não pagam nada nesse programa.
3. Salve. A taxa é por programa de propósito: uma sessão de sábado pode cobrar mais do que uma de dia de semana.

Registrar uma aula

1. Em Taxas de treinadores, escolha o treinador entre os seus sócios. Se um treinador ainda não é sócio, adicione-o primeiro em Sócios — uma fatura só pode ser emitida para um registro de sócio.
2. Informe o nome do participante se quiser que a linha da fatura diga quem teve a aula.
3. Defina a data e quantos minutos a aula durou.
4. Escolha qual sessão foi a da aula, e a taxa vem automaticamente desse programa. Se a aula não foi em uma sessão de programa, deixe em branco e digite a taxa você mesmo.
5. Registrar aula. Ela aparece na hora em Devido agora.

Faturar um treinador

1. Em Devido agora, clique em Faturar… ao lado do treinador.
2. Confira o valor e o número de aulas, defina Incluir aulas até (hoje, por padrão) e, se quiser, uma data de vencimento.
3. Criar rascunho de fatura. Você recebe um único rascunho de fatura, intitulado "Coach levy" com o número de aulas, com uma linha por aula — a data, o participante e a duração — na página Faturas e recebíveis, de onde você o envia como qualquer outra fatura.

Referência de campos

• Treinador — o sócio de quem a taxa é cobrada. Escolhido entre os seus sócios ativos, nunca digitado.
• Participante — opcional, e é o nome que aparece na linha da fatura.
• Data da aula — o dia da aula. É uma data do calendário, não um horário.
• Minutos — quanto tempo a aula durou, entre 5 e 480.
• Qual sessão — a sessão de programa em que a aula foi dada. Escolher uma traz a taxa desse programa. São listadas as sessões dos últimos 90 dias e dos próximos 14.
• Taxa em centavos — deixe em branco para usar a taxa do programa, ou digite um valor para cobrar algo diferente só por esta aula. 1200 equivale a 12,00.
• Taxa por aula (na página do programa) — a taxa fixa das aulas no horário desse programa. Em branco significa que esse programa não tem taxa.
• Incluir aulas até — a data de corte de uma fatura. As aulas dadas depois dela ficam sem faturar para a próxima vez.

Dicas e perguntas frequentes

• Por que uma aula antiga foi cobrada a um preço que não cobramos mais? Porque é o preço que você cobrava quando ela foi dada. A taxa fica fixada em cada aula no momento do registro, então aumentar a taxa em março nunca muda o preço de fevereiro. A página avisa isso na própria aula.
• Cliquei em Faturar e apareceu "Nada a pagar". Não é um erro — esse treinador não tem aulas não faturadas até a data que você escolheu. Nada foi criado.
• Uma aula pode ser faturada duas vezes se duas pessoas clicarem em Faturar ao mesmo tempo? Não. Cada aula é marcada com a sua fatura no momento em que é faturada, então o segundo clique não encontra nada para faturar e avisa você.
• Um treinador aparece como "Não faturável: sem registro de sócio". Essa aula foi registrada com um nome que não corresponde a nenhum sócio, então não há a quem faturar. Adicione o treinador em Sócios e registre as aulas dele nesse registro.
• A fatura é enviada automaticamente? Não. Você recebe um rascunho de fatura e o envia você mesmo pela página Faturas e recebíveis, para poder conferir antes.
• Nós cobramos dos treinadores uma taxa fixa de acesso por temporada. Isso é um tipo de associação com preço e período, em Tipos de associação — você não precisa desta página para isso. Use esta página quando cobrar por aula.
• Posso excluir uma aula que registrei por engano? Ainda não — uma aula registrada permanece. Corrija antes de faturar, porque anular o rascunho de fatura na página Faturas e recebíveis não devolve as aulas: elas continuam marcadas como faturadas.
• Consigo registrar aulas, mas não consigo abrir Faturas e recebíveis. Essa página é só para administradores, então um moderador pode registrar aulas e emitir o rascunho, e um administrador o envia.
• Nossas faturas antigas dizem "Ice levy". As faturas emitidas antes de o recurso mudar de nome mantêm o texto com que foram enviadas. As novas dizem "Coach levy".