Integrações

Conecte as ferramentas que o seu clube já usa. Cada conexão aqui funciona em um único sentido, e a página tem duas metades que apontam para lados opostos. As conexões de contabilidade e e-mail enviam os seus dados para fora — o envio para o Xero coloca os seus pagamentos no seu arquivo contábil, e a sincronização com o Mailchimp mantém um público alinhado com os sócios que deram consentimento. As conexões de Página do Facebook e Google Calendar trazem dados para dentro, uma única vez, quando você está vindo de outro lugar: elas trazem o conteúdo como rascunho e nunca publicam nada de volta. Em ambos os casos, as credenciais são guardadas com criptografia.

Integrações é uma página do plano Pro. As duas conexões de importação também fazem parte da migração do site, que ainda não está ativada para todas as organizações — enquanto estiver desativada, você as verá descritas, mas não poderá usá-las, e elas são liberadas sozinhas quando o recurso for lançado.

Quem pode usar

Só os administradores da organização podem ver a página Integrações — ela guarda conexões com os seus sistemas de contabilidade e de e-mail, então as permissões concedidas a moderadores e as permissões de cargos da diretoria, de propósito, não chegam até ela.

O que há na página

• Envio contábil para o Xero — conecte a sua organização no Xero, escolha uma conta bancária e uma conta de receita, e cada pagamento recebido (inscrições, ingressos, loja, associações, doações) chega ao Xero como uma transação bancária de entrada, mais ou menos uma vez por dia. Ele substitui o envio manual do "CSV de extrato bancário para Xero" da página Pagamentos de sócios.
• Sincronização de público do Mailchimp — cole uma chave de API do Mailchimp, escolha um público, e os sócios que aceitaram receber e-mails do clube são mantidos nele como contatos inscritos. Consentimentos retirados, cancelamentos de inscrição e endereços com devolução são enviados como não inscritos.
• Página do Facebook — entre no Facebook e escolha uma Página que você administra. As publicações, as fotos e o texto Sobre dela são trazidos como rascunho, uma única vez.
• Google Calendar — entre no Google e escolha uma agenda. Os eventos dela são trazidos como rascunho, uma única vez.
• Crie a sua — um atalho para a página da API REST e webhooks, para qualquer coisa sob medida.

Passo a passo

Conectar o Xero

1. Selecione Conectar o Xero e entre no Xero quando for solicitado. Aprove o acesso à organização em que você mantém a contabilidade do clube.
2. De volta à página Integrações, escolha a Organização no Xero, a conta bancária em que o envio deve cair e a conta de receita em que cada lançamento deve ser classificado.
3. Defina Enviar pagamentos a partir de — só são enviados os pagamentos recebidos nessa data ou depois, e cada pagamento é enviado uma única vez.
4. Selecione Salvar configurações de envio. A partir daí, o envio roda automaticamente mais ou menos uma vez por dia; Sincronizar agora envia na hora.

Conectar o Mailchimp

1. No Mailchimp, crie uma chave de API (Account → Extras → API keys) e cole-a no formulário de conexão. A chave é verificada antes de qualquer coisa ser salva.
2. Escolha o público a sincronizar (escolhido automaticamente quando você tem só um).
3. Selecione Sincronizar agora para a primeira execução, ou espere a sincronização diária.

Conectar uma Página do Facebook

1. Selecione Conectar uma Página do Facebook e entre no Facebook. Aprove o acesso quando for solicitado.
2. Escolha entre as Páginas oferecidas. Só aparecem as Páginas que você administra — a lista vem do próprio Facebook, não de algo digitado na nossa tela, então não é possível escolher uma Página que você não gerencia.
3. As suas publicações, fotos e o texto Sobre chegam como rascunho. Leia-os em Notícias, Páginas e nas suas galerias de fotos e publique o que quiser.

Conectar o Google Calendar

1. Selecione Conectar o Google Calendar e entre no Google.
2. Escolha uma agenda. As agendas que você só pode ler aparecem junto com as suas — nunca escrevemos em nenhuma delas.
3. Os eventos dela chegam como rascunho em Eventos.

Desconecte qualquer integração quando quiser — nada mais é enviado nem lido, revogamos o nosso acesso do outro lado e excluímos as chaves guardadas. Os contatos que já estão no Mailchimp e as transações que já estão no Xero continuam intactos, e tudo o que já foi importado fica: agora o conteúdo é seu.

Referência de campos

• Organização no Xero — qual arquivo do Xero recebe o envio, quando o seu login dá acesso a mais de um.
• Conta bancária (destino do envio) — a conta bancária do Xero em que as transações de entrada são lançadas. Geralmente, a conta em que o seu provedor de pagamento deposita o dinheiro.
• Conta de receita (classificação dos lançamentos) — a conta de receita em que cada linha da transação é classificada (por exemplo, 200 — Sales). O seu tesoureiro pode reclassificar transações individuais no Xero depois.
• Enviar pagamentos a partir de — a data de pagamento mais antiga que o envio vai considerar. Por padrão, é o dia em que você conectou, para que pagamentos antigos não sejam lançados em dobro por cima de uma importação manual que já existe.
• Chave de API do Mailchimp — termina com um sufixo de data center, como -us21. Guardada com criptografia; ela nunca é mostrada de novo depois de salva.
• Público — a lista do Mailchimp que recebe os seus sócios.
• Página do Facebook — qual das Páginas que você administra nós lemos. Uma de cada vez.
• Agenda do Google — de qual agenda lemos os eventos. Uma de cada vez.

Dicas e perguntas frequentes

• Os valores são líquidos dos reembolsos no momento do envio. Um pagamento reembolsado depois de ter sido enviado ao Xero não é ajustado automaticamente — concilie esse reembolso no Xero. Pagamentos totalmente reembolsados são ignorados por completo.
• O envio usa uma única moeda. Cada execução lança os pagamentos na moeda do primeiro pagamento que encontra, que é a moeda habitual do seu clube. Um pagamento recebido em outra moeda fica retido em vez de ser lançado na conta bancária errada, e o resumo da sincronização o contabiliza, então um clube que recebe em duas moedas deve conciliar a segunda à mão no Xero.
• Datas pelo calendário do seu clube. Um pagamento é lançado na data em que foi recebido, no fuso horário do seu clube, então um dinheiro recebido logo cedo em 1º de julho cai no novo ano fiscal.
• O resumo da sincronização diz que um pagamento não pôde ser registrado? O pagamento chegou ao Xero, mas o ClubHelix não conseguiu anotar que ele tinha sido enviado, então a próxima execução pode enviá-lo de novo. Procure uma duplicata dessa transação no Xero antes da próxima sincronização.
• Quem entra no público do Mailchimp? Só os sócios com uma autorização de e-mail ativa para a sua organização. Os sócios que nunca deram autorização não são enviados ao Mailchimp, e contas que estão sendo excluídas ou anonimizadas nunca são exportadas.
• A sincronização mostra "Precisa de atenção"? As sessões do Xero podem expirar se o envio ficar muito tempo sem rodar — reconecte pelo mesmo cartão; as contas que você escolheu são mantidas.
• Conectar o Facebook vai publicar na nossa Página? Não. Ele lê, uma única vez. Nunca publicamos, comentamos nem reagimos em seu nome, e conectar não mantém os dois sincronizados depois — se você adicionar uma publicação no Facebook no mês que vem, ela não aparece aqui a menos que você importe de novo.
• O Facebook não trouxe os nossos eventos. O Facebook restringe quem pode ler os eventos de uma Página, e talvez não tenhamos permissão. Quando isso acontece, a importação avisa e traz as publicações, as fotos e o texto Sobre mesmo assim, em vez de falhar por inteiro. Adicione esses eventos à mão em Eventos.
• E o nosso Grupo do Facebook, ou os nossos membros de lá? Nenhum dos dois é trazido. Um Grupo não é uma Página e não é público da mesma forma, álbuns privados não podem ser lidos, e uma Página do Facebook não tem um quadro de sócios para trazer — o seu quadro de sócios vem da Importação em massa.
• Alguma coisa é publicada automaticamente? Não. Tudo o que uma importação grava é um rascunho até alguém do seu clube publicar, igual à Migração.
• O que acontece quando desconectamos? Revogamos o nosso acesso no Facebook ou no Google e excluímos as chaves guardadas. O que já importamos fica com você.
• Quer conectar outra coisa? A API REST somente leitura e os webhooks assinados da página API e webhooks cobrem integrações personalizadas.