Sócios

A página Sócios é o quadro de sócios do seu clube. Daqui você aprova quem pediu para entrar, acompanha quem pagou a taxa de associação e vê quem concluiu uma inscrição paga na temporada atual.

Você a encontra na barra lateral do painel, em Gestão de usuários → Sócios.

Quem pode usar

Os administradores e moderadores do clube podem abrir a página Sócios. Os administradores podem fazer tudo; os moderadores podem fazer tudo o que aparece aqui, a menos que um administrador tenha restringido as permissões deles.

Cada ação nesta página afeta apenas a sua própria organização — você nunca consegue ver nem alterar os sócios de outro clube.

O que há na página

A página é dividida em cinco partes, de cima para baixo:

1. Cabeçalho — o título da página e um botão Exportar CSV (no canto superior direito) que baixa a sua lista completa de sócios como planilha.
2. Pedidos pendentes — todas as pessoas que pediram para entrar e estão aguardando uma decisão. O número no título diz quantas estão esperando.
3. Sócios ativos — os seus sócios aprovados, numa tabela pesquisável.
4. Campos de sócio — defina os seus próprios campos personalizados (por exemplo, tamanho da camisa ou a data da verificação de antecedentes para trabalhar com crianças) que aparecem na página de detalhes de cada sócio.
5. Diretório de sócios — as configurações de um diretório opcional, com adesão voluntária, dos seus sócios no seu site público. Ele vem desativado por padrão.

Abrir um sócio na tabela leva você à página de detalhes dele, que acrescenta mais três cartões: Observações (observações privadas dos administradores), Campos personalizados (os valores que esse sócio tem nos seus campos personalizados) e uma Linha do tempo da história dele com o seu clube.

Os Registros na entidade dirigente ficam numa tela própria, um nível abaixo: Sócios → Registros na entidade dirigente. É ali que fica a segunda metade da associação da maioria dos clubes — o registro que a sua federação estadual ou nacional mantém, que é você quem precisa comprovar na hora da filiação e toda vez que a prestação de contas de um edital é feita.

Passo a passo

Aprove ou recuse um pedido

Quando alguém pede para entrar no seu clube, a pessoa aparece no cartão Pedidos pendentes com a data do pedido.

1. Encontre a pessoa na lista Pedidos pendentes.
2. Clique em Aprovar para aceitá-la — ela vira sócia ativa na hora e desce para a tabela Sócios ativos.
3. Clique em Recusar se não quiser aceitar o pedido.

Dica: se a lista diz "Nenhum pedido pendente.", está tudo em dia.

Chegou ao seu limite de sócios? Os planos pagos têm preço por faixa de sócios ativos, e o plano gratuito tem um limite próprio, pequeno. Quando a sua contagem de sócios ativos chega ao teto, as aprovações ficam suspensas até um administrador subir de faixa na página Assinatura. Numa faixa paga, normalmente você já terá visto faixas de aviso a partir de 90% da faixa, e o seu preço nunca muda sem essa confirmação.

Encontre um sócio

Use a caixa de pesquisa acima da tabela Sócios ativos. A pesquisa procura o nome e o e-mail do sócio — e também os nomes dos dependentes que ele pagou para inscrever (por exemplo, um pai ou mãe que inscreveu dois filhos aparece quando você pesquisa o nome de qualquer um dos dois).

Registre ou atualize a taxa de associação de um sócio

Cada linha da tabela Sócios ativos mostra até quando o sócio está pago. Para mudar isso:

1. Encontre a linha do sócio.
2. Defina a data Pago até. O ClubHelix usa essa data para decidir se um sócio está em dia.
3. Para desfazer um pagamento manual, use Limpar pagamento na linha.

Normalmente você não precisa definir isso à mão: quando um sócio paga por uma inscrição online, o ClubHelix atualiza a data "pago até" para você. A data de término da temporada é usada quando é conhecida; caso contrário, a data é estendida por um ano. Um novo pagamento nunca encurta uma data "pago até" já existente.

Atualize vários sócios de uma vez

Marque a caixa no início de uma linha para selecionar aquele sócio, ou a caixa no cabeçalho da tabela para selecionar todo mundo na página que você está vendo. Uma barra escura sobe da parte de baixo da tela mostrando quantos você selecionou e o que pode fazer com eles:

• Marcar como pago +1 mês / +3 meses / +6 meses / +1 ano define a data "pago até" de cada sócio selecionado para esse prazo a partir de hoje. É a mesma data para todos, não uma extensão do vencimento de cada um.
• Limpar pagamento remove a data "pago até" registrada de cada sócio selecionado, fazendo-os voltar a não pagos.

Limpar pagamento pede confirmação primeiro e lista os sócios pelo nome, para você conferir antes que qualquer coisa seja gravada. Não há como desfazer — você teria de definir cada data de novo —, então leia a lista.

A seleção acompanha o que está na tela. Mude a pesquisa, um filtro ou a ordenação, e quem deixar de corresponder sai da seleção, para que você nunca aja sobre linhas que não consegue ver. Selecionar em várias páginas é permitido: filtre primeiro, depois vá marcando página após página e aja sobre todo o conjunto de uma vez.

Se algumas linhas não puderem ser atualizadas, a barra diz quais e por quê, e mantém só essas linhas selecionadas para você tentar novamente sem escolhê-las outra vez. Uma linha que não aparece na lista foi atualizada.

Veja o histórico de inscrições de um sócio

A tabela mostra um resumo das inscrições de cada sócio — quantos pedidos ele tem, quanto pagou e se ainda há algo pendente. Abra a linha de um sócio para ver a página de detalhes completa, onde aparecem o pedido mais recente e as pessoas que ele inscreveu.

Deixe uma observação sobre um sócio

Abra a página de detalhes de um sócio e use o cartão Observações para registrar qualquer coisa de que a sua diretoria deva se lembrar — uma conversa, um acordo por dificuldade financeira, uma oferta para ser voluntário.

1. Digite a observação na caixa no topo do cartão Observações e clique em Adicionar observação.
2. Use o ícone de alfinete numa observação para mantê-la no topo da lista; os ícones de editar e excluir ficam ao lado.
3. Cada observação mostra quem a escreveu e quando.

As observações só ficam visíveis para administradores e moderadores. O sócio nunca vê observações sobre si mesmo — nem na página da conta, nem em lugar nenhum. Elas são o registro privado do seu clube, então mantenha-as objetivas e respeitosas.

Configure campos de sócio personalizados

O cartão Campos de sócio, no fim da página Sócios, permite definir informações extras a acompanhar para cada sócio.

1. Informe um rótulo (por exemplo, Tamanho da camisa), escolha um tipo — texto, número, data, lista suspensa ou caixa de seleção — e clique em Adicionar campo. Para uma lista suspensa, informe as opções separadas por vírgulas.
2. O campo passa a aparecer no cartão Campos personalizados da página de detalhes de cada sócio, onde você preenche o valor de cada um e clica em Salvar.
3. Arquive um campo para escondê-lo sem perder os valores; Restaurar traz o campo (e os valores salvos) de volta.

Os valores são conferidos com o tipo do campo — números precisam ser números, datas precisam ser datas reais, e os valores de uma lista suspensa precisam ser uma das opções que você informou.

No plano Free, você pode ter até 3 campos personalizados ativos. Os planos pagos não têm limite. Os campos arquivados não contam para o limite.

Leia a linha do tempo de um sócio

O cartão Linha do tempo, na página de detalhes de um sócio, mostra a história dele com o seu clube numa única lista cronológica (do mais recente para o mais antigo): quando fez o pedido, foi aprovado e ficou ativo, cada pagamento de associação e de inscrição, os pagamentos presenciais que você registrou e quando as observações foram adicionadas. Ela é montada a partir de registros que você já tem — não há nada a manter.

Publique um diretório de sócios

O cartão Diretório de sócios, no fim da página Sócios, permite colocar uma lista pesquisável dos seus sócios no seu site público (em /members no seu site). Ele foi pensado com a privacidade em primeiro lugar:

• O diretório vem desativado por padrão — até você ativá-lo, a página simplesmente não existe.
• Todo sócio fica fora da lista por padrão. Ativar o diretório não lista ninguém: cada sócio precisa marcar individualmente "Mostrar meu nome no diretório de sócios" na página da própria conta. Ele pode sair de novo a qualquer momento e desaparece do diretório na hora.
• Só aparecem sócios ativos que aderiram — sócios pendentes, suspensos e que desistiram nunca são mostrados.
• Você escolhe exatamente o que aparece: toda entrada traz o nome de exibição do sócio, e você pode acrescentar, se quiser, o tipo de associação, o ano de entrada e qualquer um dos seus campos de sócio personalizados.

Para configurar:

1. Escolha quem pode ver o diretório: Desativado (sem diretório), Só sócios (sócios ativos da sua organização que estejam conectados) ou Público (qualquer pessoa na internet).
2. Se quiser, escreva uma breve introdução mostrada acima da lista.
3. Marque os dados que cada entrada deve mostrar. Pense bem antes de mostrar um campo personalizado — tudo o que você marcar fica visível para todos que podem ver o diretório, então nunca inclua nada sensível.
4. Salve e avise os seus sócios que eles podem aderir pela página da própria conta.

O diretório de sócios é um recurso Pro. Você pode preparar as configurações em qualquer plano, mas ativar o diretório exige uma assinatura Pro ou Enterprise.

Exporte seus sócios

Clique em Exportar CSV no topo da página para baixar todos os sócios como planilha — útil para mala direta, prestação de contas de editais ou os seus próprios registros. A exportação inclui uma coluna para cada campo personalizado ativo (com o rótulo do campo no cabeçalho) e uma coluna notes_count que mostra quantas observações cada sócio tem. As observações em si nunca entram na exportação.

Registre a data de nascimento e o gênero

A página de cada sócio tem um cartão Dados pessoais com dois campos opcionais.

1. Data de nascimento — usada para a elegibilidade por faixa etária e para a proteção de menores. O cartão mostra a idade do sócio hoje, calculada a partir da data e do fuso horário do seu clube; nenhuma idade é guardada, então ela nunca fica desatualizada.
2. Gênero — uma lista que segue o padrão do Australian Bureau of Statistics (o órgão oficial de estatística da Austrália): Homem ou masculino, Mulher ou feminino, Não binário, Uso outro termo, Prefiro não informar. Esta última é uma resposta real, mantida de propósito separada de um campo em branco, para que você saiba distinguir quem preferiu não responder de quem nunca foi perguntado.
3. Clique em Salvar dados.

Os dois campos são opcionais e os dois são tratados como sensíveis. Eles nunca ficam visíveis para um visitante anônimo, nunca aparecem no registro de auditoria — que só registra que um valor foi definido ou apagado, nunca o valor — e são apagados quando um sócio exerce o direito de ser esquecido.

Vincule um responsável a um menor, e o que esse responsável passa a ver

Um menor no seu quadro de sócios não precisa ter acesso próprio. Adicione-o com Adicionar alguém sem acesso na página Sócios e depois vincule os adultos responsáveis por ele usando o cartão Responsáveis na página do sócio.

1. Abra o sócio e encontre o cartão Responsáveis.
2. Digite o endereço de e-mail do adulto — o que ele usa para entrar no ClubHelix — e escolha o parentesco: pai ou mãe, tutor legal, avô ou avó, cuidador, irmão adulto ou outro.
3. Marque um deles como Contato principal se quiser um único nome para ligar primeiro.
4. Clique em Vincular responsável. O adulto já precisa ter uma conta no ClubHelix; o vínculo nunca cria uma, então peça que ele se cadastre primeiro se a busca não encontrar ninguém.
5. Deixe Recebe avisos ligado para todos que devem ser informados sobre mudanças de jogos e cancelamentos, e desligue para um pai ou mãe separado que pediu para não ser contatado.

Quem deixa de ser responsável por uma criança tem o vínculo revogado, não excluído. A linha fica como histórico — quem era responsável por uma criança na temporada passada é exatamente o tipo de coisa que perguntam a um clube depois — e vincular de novo o mesmo adulto mais tarde simplesmente reativa a linha existente.

O que o responsável vê. Todo adulto que você vincula ganha uma página Meus filhos na própria conta, listando todas as crianças pelas quais é responsável em todos os clubes que usam o ClubHelix — assim, um pai ou mãe com um filho na natação de um clube e outro no netball de outro vê os compromissos das duas famílias num só lugar. Abrir uma criança mostra:

• Próximos jogos — os jogos de todas as equipes em que a criança está.
• Próximas aulas — as sessões de programas em que ela tem matrícula.
• Presença — o que os seus treinadores marcaram na lista de chamada. Uma sessão que ninguém marcou mostra Chamada não registrada em vez de contar como falta, e uma aula sobre a qual a família avisou com antecedência mostra Justificado. A linha de resumo só conta as sessões que vocês de fato marcaram, então um período com duas chamadas registradas nunca vira uma porcentagem de presença enganosa.
• Progresso — os níveis e habilidades que você aprovou, em ordem na sua escada de níveis. Uma criança que ninguém avaliou ainda aparece como Ainda não avaliado, o que de propósito não é o mesmo que estar no seu primeiro nível.
• Pagamentos — as taxas de programas e quaisquer faturas que você emitiu para esse sócio, com o que ainda está em aberto.

O que um responsável nunca vê. Observações médicas, contatos de emergência, as suas observações privadas sobre o sócio, a observação que um treinador deixou numa premiação, a observação que um administrador deixou numa fatura e quem pagou. Este último ponto importa numa família com pais separados: os dois podem ser responsáveis pela mesma criança, e nenhum deles consegue ver com o que o outro pagou. Um responsável também não consegue chegar à criança de outra família — a verificação é feita no banco de dados a cada solicitação, não só na página, então mudar um id na barra de endereço resulta numa recusa, e não no registro de outra pessoa.

Quando alguém deixa de ser sócio

Mude o status de um sócio para Desistiu, ou recuse um pedido, e o ClubHelix registra a data em que isso aconteceu no registro da pessoa. Se você a mover de volta para ativa depois, essa data se apaga sozinha, então quem volta ao clube nunca parece um ex-sócio.

Nada é excluído. A linha continua no seu quadro de sócios com o nome da pessoa, a data em que entrou, o que ela pagou e a data em que deixou de ser sócia — é isso que permite a uma diretoria responder "essa pessoa era sócia em 2024?" anos depois, e o que vários estados australianos esperam que uma associação ainda consiga mostrar.

Remover os outros dados de um ex-sócio — endereço, telefones, contato de emergência — é uma obrigação à parte, e a rapidez com que ela se aplica depende de onde a sua organização está constituída. O ClubHelix pode fazer essa remoção por você durante a noite, e ela ainda não está ativada, de propósito: a exigência muda de estado para estado, estamos confirmando o texto com cada órgão regulador antes de agir, e apagar os registros de um clube com base numa interpretação errada não é algo que alguém consiga desfazer. Vale fazer duas coisas agora:

1. Registre o seu estado em Dados da empresa, em Endereço e país. A regra é calculada a partir do seu próprio registro e nunca vai rodar para uma organização cujo estado não conseguimos determinar — ela foi feita para não conseguir adivinhar.
2. Leia Removendo os dados de um ex-sócio, que explica o que a obrigação exige, os registros que precisam ser preservados e uma checklist de saída que a sua secretaria consegue concluir numa tarde.

Quando a regra rodar, ela vai apagar o contato de emergência, as observações médicas, as observações privadas, a data de nascimento e o gênero da linha do ex-sócio, registrar no seu registro de auditoria quais campos apagou (nunca os valores) e manter o nome, as datas e o histórico de pagamentos. Ela nunca mexe num termo de responsabilidade, num relatório de incidente, num registro de reclamação ou na ata de uma reunião que aconteceu — esses são registros históricos, e identificar pessoas é justamente o objetivo deles.

Acompanhe os registros na sua entidade

Abra Sócios → Registros na entidade dirigente.

1. Adicione a entidade uma vez. Dê a ela o nome que os seus sócios reconheceriam ("Federação Estadual de Netball") e, se quiser, como essa entidade chama o número dela ("ID nacional") — esse título passa a aparecer na tabela e no arquivo que você envia. Marque "Esta é a nossa organização superior no ClubHelix" se a sua entidade também usa o ClubHelix: ela passa a ver os seus totais, nunca os registros dos seus sócios.
2. Envie o seu quadro de sócios. Baixar CSV gera uma linha por sócio ativo, cada uma com uma coluna member_ref. Peça à entidade que não mexa nessa coluna no que ela devolver — é ela que faz a resposta ser uma ida e volta, e não um exercício de comparar nomes.
3. Carregue o que ela devolver. Escolha o arquivo em "Carregar o arquivo que … devolveu". Qualquer planilha serve, desde que uma coluna tenha um status; lemos os títulos habituais ("Registration Status", "National ID", "Expiry") sem que você precise associar nada.
4. Leia o resultado. Cada sócio passa a mostrar Registrado, Vence em até 60 dias, Vencido, Expirado, Retido pela entidade, Recusado, Enviado ou Não enviado, com o número e a data de validade que a entidade informou.

O que o carregamento não faz é adivinhar. Uma linha que não conseguimos ligar a exatamente um sócio é relatada em vez de aplicada — inclusive um endereço de e-mail que dois sócios compartilham, o que é completamente comum numa família. Uma palavra de status que não reconhecemos é registrada como "Não reconhecido", nunca arredondada para registrado ou expirado. E cada troca aparece listada logo abaixo com as contagens, então "enviamos 214 sócios em 12 de setembro" é algo que você consegue mostrar.

Referência de campos

Dicas e perguntas frequentes

• O registro na nossa entidade acontece automaticamente? Não, e nada aqui finge o contrário. Quase todas as entidades ainda trabalham com planilhas, então isto é um registro adequado dessa troca, e não uma conexão em tempo real: você envia um arquivo, elas devolvem outro, e o status fica em cada sócio até o próximo. Se a sua entidade também usa o ClubHelix, marque a caixa de organização superior e ela vê os seus totais sem que você precise enviar nada.

• Alguém diz que não consegue criar uma conta: "esse provedor de e-mail não é aceito". O ClubHelix recusa cadastros de serviços de e-mail descartáveis — os que fornecem um endereço que para de funcionar depois de uma hora. Eles estavam sendo usados para criar contas e organizações falsas. Os provedores comuns nunca são afetados: Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud, Proton, um endereço de trabalho e o endereço de um provedor de internet funcionam normalmente. Se alguém legítimo for barrado por isso, peça que se cadastre com um endereço permanente, ou fale com a gente e podemos liberar o domínio. O bloqueio vale só para contas NOVAS e para a troca de endereço — uma conta que já existe continua funcionando.

• Um sócio diz que está registrado, mas nós mostramos "Não enviado". Só sabemos o que o último arquivo da entidade dizia. Envie um quadro de sócios atualizado, carregue a resposta, e a linha se corrige sozinha — o histórico de trocas mostra quando cada lado se comunicou pela última vez.

• Temos de excluir os dados de um ex-sócio? Algo entre "não" e "em até duas semanas", dependendo do estado australiano em que a sua organização está constituída — e a resposta nunca é "excluir tudo sobre a pessoa". Mantenha a entrada no registro e os registros históricos; o que não deve ficar guardado são os dados de contato. Removendo os dados de um ex-sócio tem a versão longa, e Quando alguém deixa de ser sócio, acima, explica o que o ClubHelix faz e não faz por você hoje.

• Aprovar alguém não cobra o pagamento. A aprovação concede a associação; a taxa de associação e as inscrições são acompanhadas à parte, para que você possa ter um clube gratuito, pago ou só por pedido.

• Um sócio não aparece na tabela. Confira o cartão Pedidos pendentes — a pessoa pode ainda estar aguardando aprovação. Quem teve o pedido recusado não aparece em nenhuma das duas listas.

• De onde vêm os pedidos? Do fluxo de adesão do seu site público e, em alguns clubes, de solicitações de associação ao clube. Veja o guia Solicitações para o fluxo completo de análise.

• Quero importar muitos sócios de uma vez. Use a Importação em massa em vez de adicioná-los um por um.

• Por que o diretório de sócios está vazio, mesmo ativado? Porque ninguém aderiu ainda. Os sócios nunca são listados automaticamente — cada um precisa marcar "Mostrar meu nome no diretório de sócios" na página da conta. E-mails e telefones nunca aparecem no diretório, e as observações dos administradores e os campos personalizados não marcados continuam privados.

• Um sócio pediu para sair do diretório. Ele mesmo pode fazer isso na hora, pela página da conta, ou você pode pedir que faça — a entrada desaparece assim que ele sai. Voltar o diretório para Desativado esconde todo mundo de uma vez.

• Os sócios podem ver as observações que escrevo sobre eles? Não — nunca. As observações são estritamente para administradores e moderadores da sua organização. Se quiser dizer algo ao sócio, mande uma mensagem.

• Por que não consigo adicionar um quarto campo personalizado? O plano Free inclui até 3 campos personalizados ativos. Arquive um que você não usa mais ou faça upgrade para ter campos ilimitados.

• Renomeei um campo personalizado — perdi os valores? Não. Editar o rótulo ou as opções de um campo mantém todos os valores salvos; só muda o rótulo mostrado na tela (e no cabeçalho do CSV).

• Selecionei alguns sócios e a contagem diminuiu sozinha. É a seleção acompanhando a tabela. Mudar um filtro, a pesquisa ou a ordenação tira quem deixou de corresponder, então uma ação em massa só consegue mexer em linhas que você via quando clicou.

• Um sócio pagou em dinheiro na sede do clube. Abra a página do sócio e use Registrar um pagamento no cartão Taxa de associação. Informe o valor e a forma (dinheiro, cheque, transferência bancária), escolha se ele paga um tipo de associação (o que estende o "pago até" automaticamente e nunca o encurta) ou define uma data diretamente e, se quiser, envie um recibo por e-mail. O pagamento entra no mesmo livro de lançamentos dos pagamentos online, então os seus relatórios de receita continuam completos.