Socios

La página Socios es el padrón de tu club. Desde aquí apruebas a las personas que solicitaron asociarse, llevas el control de quién pagó su cuota y ves quién completó una inscripción paga para la temporada actual.

La encuentras en la barra lateral de administración, en Gestión de usuarios → Socios.

Quién puede usar esto

Los administradores y moderadores del club pueden abrir la página Socios. Los administradores pueden hacer todo; los moderadores pueden hacer todo lo que se muestra aquí, salvo que un administrador haya restringido sus permisos.

Cada acción de esta página afecta solo a tu propia organización: nunca puedes ver ni cambiar los socios de otro club.

Qué hay en la página

La página está dividida en cinco partes, de arriba abajo:

1. Encabezado: el título de la página y un botón Exportar CSV (arriba a la derecha) que descarga toda tu lista de socios como hoja de cálculo.
2. Solicitudes pendientes: todas las personas que solicitaron asociarse y esperan una decisión. El número del encabezado te dice cuántas están esperando.
3. Socios activos: tus socios aprobados, en una tabla con búsqueda.
4. Campos de socio: define tus propios campos personalizados (por ejemplo, la talla de camiseta o la fecha de la verificación de antecedentes para trabajar con menores) que aparecen en la página de detalle de cada socio.
5. Directorio de socios: la configuración de un directorio opcional y voluntario de tus socios en tu sitio público. Está desactivado por defecto.

Al abrir un socio desde la tabla, llegas a su página de detalle, que suma tres tarjetas más: Notas (notas privadas de la administración), Campos personalizados (los valores que tiene este socio en tus campos personalizados) y un Historial de su trayectoria en tu club.

Las inscripciones en el organismo rector están en su propia pantalla, un nivel más abajo: Socios → Inscripciones en el organismo rector. Ahí está la segunda mitad de la membresía de la mayoría de los clubes: la inscripción que tiene tu federación estatal o nacional, que es la que te piden demostrar al momento de la afiliación y cada vez que se rinde cuentas de un subsidio.

Paso a paso

Aprueba o rechaza una solicitud

Cuando alguien solicita asociarse a tu club, aparece en la tarjeta Solicitudes pendientes con la fecha en que lo solicitó.

1. Busca a la persona en la lista Solicitudes pendientes.
2. Haz clic en Aprobar para aceptarla: pasa de inmediato a ser socio activo y baja a la tabla Socios activos.
3. Haz clic en Rechazar si no quieres aceptar la solicitud.

Consejo: si la lista dice "No hay solicitudes pendientes", estás al día.

¿Llegaste a tu límite de socios? Los planes con costo tienen precios por tramos de socios activos, y el plan gratuito tiene su propio límite pequeño. Cuando tu cantidad de socios activos llega a tu tope, las aprobaciones se pausan hasta que un administrador suba de tramo en la página Suscripción. En un tramo con costo, normalmente habrás visto avisos a partir del 90% del tramo, y tu precio nunca cambia sin esa confirmación.

Busca a un socio

Usa el cuadro de búsqueda que está sobre la tabla Socios activos. La búsqueda encuentra el nombre y el correo de un socio, y también los nombres de los dependientes cuya inscripción pagó (por ejemplo, un padre que inscribió a dos hijos aparecerá cuando busques el nombre de cualquiera de ellos).

Registra o actualiza la cuota de un socio

Cada fila de la tabla Socios activos muestra hasta cuándo un socio tiene la cuota pagada hasta. Para cambiarla:

1. Busca la fila del socio.
2. Define su fecha de pagado hasta. ClubHelix usa esta fecha para decidir si un socio cuenta como socio al día.
3. Para deshacer un pago manual, usa Borrar pago en la fila.

Normalmente no tienes que definirla a mano: cuando un socio paga mediante una inscripción en línea, ClubHelix actualiza su fecha de pagado hasta por ti. Se usa la fecha de fin de la temporada cuando se conoce; si no, la fecha se extiende un año. Un pago nuevo nunca acorta una fecha de pagado hasta existente.

Actualiza varios socios a la vez

Marca la casilla al principio de una fila para seleccionar a ese socio, o la casilla del encabezado de la tabla para seleccionar a todas las personas de la página que estás viendo. Aparece una barra oscura desde la parte inferior de la pantalla que muestra cuántos seleccionaste y qué puedes hacer con ellos:

• Marcar pagado +1 mes / +3 meses / +6 meses / +1 año fija la fecha de pagado hasta de cada socio seleccionado a esa distancia desde hoy. Es la misma fecha para todos, no una extensión del vencimiento propio de cada socio.
• Borrar pago quita la fecha de pagado hasta registrada de cada socio seleccionado, y los devuelve a sin pagar.

Borrar pago te pide confirmación primero y muestra a los socios por nombre para que los revises antes de que se guarde nada. No se puede deshacer (tendrías que volver a fijar cada fecha), así que lee la lista.

La selección sigue lo que ves en pantalla. Si cambias la búsqueda, un filtro o el orden, quien ya no coincida sale de la selección, así que nunca puedes actuar sobre filas que no ves. Seleccionar en varias páginas está bien: filtra primero, luego ve marcando página tras página y actúa sobre todo el conjunto de una vez.

Si algunas filas no se pueden actualizar, la barra te dice cuáles y por qué, y deja seleccionadas solo esas filas para que vuelvas a intentarlo sin tener que elegirlas de nuevo. Una fila que no aparece en la lista se actualizó.

Consulta el historial de inscripciones de un socio

La tabla muestra un resumen de inscripciones de cada socio: cuántos pedidos tiene, cuánto pagó y si queda algo pendiente. Abre la fila de un socio para ver su página de detalle completa, donde puedes ver su pedido más reciente y las personas que inscribió.

Deja una nota sobre un socio

Abre la página de detalle de un socio y usa la tarjeta Notas para registrar cualquier cosa que tu comisión directiva deba recordar: una conversación, un acuerdo por dificultades económicas, un ofrecimiento para colaborar como voluntario.

1. Escribe tu nota en el cuadro de la parte superior de la tarjeta Notas y haz clic en Agregar nota.
2. Usa el ícono del alfiler de una nota para mantenerla arriba de la lista; los íconos de editar y eliminar están al lado.
3. Cada nota muestra quién la escribió y cuándo.

Las notas solo las ven los administradores y los moderadores. El socio nunca puede ver las notas sobre sí mismo: ni en la página de su cuenta ni en ningún otro lugar. Son el registro privado de tu club, así que mantenlas objetivas y respetuosas.

Configura campos de socio personalizados

La tarjeta Campos de socio, al final de la página Socios, te permite definir información adicional para llevar de cada socio.

1. Ingresa una etiqueta (por ejemplo, Talla de camiseta), elige un tipo (texto, número, fecha, desplegable o casilla) y haz clic en Agregar campo. Para un desplegable, escribe las opciones separadas por comas.
2. El campo aparece ahora en la tarjeta Campos personalizados de la página de detalle de cada socio, donde completas el valor de cada socio y haces clic en Guardar.
3. Archiva un campo para ocultarlo sin perder sus valores; Restaurar lo recupera (junto con los valores guardados).

Los valores se validan según el tipo del campo: los números deben ser números, las fechas deben ser fechas reales y los valores de un desplegable deben ser una de las opciones que escribiste.

En el plan Free puedes tener hasta 3 campos personalizados activos. Los planes con costo no tienen límite. Los campos archivados no cuentan para el tope.

Lee el historial de un socio

La tarjeta Historial de la página de detalle de un socio muestra su trayectoria en tu club en una sola lista cronológica (lo más reciente primero): cuándo lo solicitó, cuándo se aprobó y pasó a estar activo, cada pago de membresía y de inscripción, los pagos fuera de línea que registraste y cuándo se agregaron notas. Se arma a partir de registros que ya tienes: no hay nada que mantener.

Publica un directorio de socios

La tarjeta Directorio de socios, al final de la página Socios, te permite poner una lista de tus socios con búsqueda en tu sitio público (en /members de tu sitio). Está diseñada con la privacidad primero:

• El directorio está desactivado por defecto: hasta que lo actives, la página simplemente no existe.
• Ningún socio aparece por defecto. Activar el directorio no muestra a nadie: cada socio debe marcar individualmente "Mostrarme en el directorio de socios" en la página de su propia cuenta. Puede dejar de aparecer en cualquier momento y desaparece del directorio de inmediato.
• Solo aparecen los socios activos que aceptaron aparecer: los socios pendientes, suspendidos y retirados nunca se muestran.
• Tú eliges exactamente qué se muestra: cada entrada lleva el nombre visible del socio, y puedes agregar, si quieres, su tipo de membresía, su año de ingreso y cualquiera de tus campos de socio personalizados.

Para configurarlo:

1. Elige quién puede ver el directorio: Desactivado (sin directorio), Solo socios (socios activos de tu organización con sesión iniciada) o Público (cualquier persona en internet).
2. Si quieres, escribe una breve introducción que aparece sobre la lista.
3. Marca los datos que debe mostrar cada entrada. Piénsalo bien antes de mostrar un campo personalizado: todo lo que marques queda visible para todas las personas que pueden ver el directorio, así que nunca incluyas nada sensible.
4. Guarda y luego avísales a tus socios que pueden aceptar aparecer desde la página de su cuenta.

El directorio de socios es una función de Pro. Puedes preparar la configuración en cualquier plan, pero para activar el directorio necesitas una suscripción Pro o Enterprise.

Exporta tus socios

Haz clic en Exportar CSV en la parte superior de la página para descargar a todos los socios como hoja de cálculo: es práctico para combinar correspondencia, rendir cuentas de subsidios o tus propios registros. La exportación incluye una columna por cada campo personalizado activo (con la etiqueta del campo como encabezado) y una columna notes_count que muestra cuántas notas tiene cada socio. Las notas en sí nunca se incluyen en la exportación.

Registra la fecha de nacimiento y el género

La página de cada socio tiene una tarjeta Datos personales con dos campos opcionales.

1. Fecha de nacimiento: se usa para la elegibilidad por categoría de edad y la protección de menores. La tarjeta muestra la edad actual del socio, calculada a partir de la fecha según la zona horaria de tu club; nunca se guarda una edad, así que no puede quedar desactualizada.
2. Género: una lista que sigue el estándar de la Oficina Australiana de Estadística (Australian Bureau of Statistics): Hombre o masculino, Mujer o femenino, No binario, Uso otro término, Prefiero no decirlo. Esta última es una respuesta real, que se mantiene separada a propósito de un campo en blanco, para que puedas distinguir a alguien que prefirió no responder de alguien a quien nunca se le preguntó.
3. Haz clic en Guardar datos.

Ambos campos son opcionales y ambos se tratan como datos sensibles. Nunca los ve un visitante anónimo, nunca aparecen en el registro de auditoría (que solo registra que se definió o se borró un valor, nunca el valor) y se eliminan cuando un socio ejerce su derecho al olvido.

Vincula un tutor a un menor, y lo que ese padre o madre ve después

Un menor de tu padrón no necesita un acceso propio. Agrégalo con Agregar a alguien sin acceso propio en la página Socios y luego vincula a los adultos responsables con la tarjeta Tutores de la página del socio.

1. Abre al socio y busca la tarjeta Tutores.
2. Escribe la dirección de correo del adulto (la que usa para iniciar sesión en ClubHelix) y elige el parentesco: padre o madre, tutor legal, abuelo o abuela, cuidador, hermano o hermana adulto u otro.
3. Marca a una de esas personas como Contacto principal si quieres un solo nombre al que llamar primero.
4. Haz clic en Vincular tutor. El adulto ya debe tener una cuenta de ClubHelix; vincular nunca crea una, así que pídele que se registre primero si la búsqueda no encuentra a nadie.
5. Deja activado Recibe avisos para todas las personas a las que se deba informar de cambios en el calendario de partidos y cancelaciones, y desactívalo para un padre o una madre separado que pidió que no lo contacten.

A alguien que ya no es responsable de un menor se lo revoca, no se lo elimina. La fila queda como historial (quién era responsable de un menor la temporada pasada es justamente el tipo de cosa que después le piden a un club) y volver a vincular más adelante al mismo adulto simplemente reactiva la fila existente.

Lo que ve el padre o la madre. Cada adulto que vinculas tiene una página Mis hijos en su propia cuenta, con todos los menores de los que es responsable en todos los clubes que usan ClubHelix. Así, un padre con una hija en natación en un club y un hijo en netball en otro ve en un solo lugar todos los compromisos de ambas familias de club. Al abrir a un menor, se muestra:

• Próximos partidos: los partidos de todos los equipos en los que está el menor.
• Próximas clases: las sesiones de programas en las que está inscrito.
• Asistencia: lo que marcaron tus entrenadores en la lista. Una sesión en la que nadie tomó lista dice Sin lista tomada en lugar de contar como ausencia, y una clase de la que la familia avisó con anticipación dice Justificado. La línea de resumen solo cuenta las sesiones que realmente marcaste, así que un ciclo con dos listas tomadas nunca se convierte en un porcentaje de asistencia engañoso.
• Progreso: los niveles y las habilidades que aprobaste, ordenados según tu escala de niveles. Un menor al que nadie evaluó todavía dice Sin evaluar todavía, que a propósito no es lo mismo que estar en tu primer nivel.
• Pagos: las cuotas de programas y las facturas que emitiste para ese socio, con lo que queda pendiente.

Lo que un tutor nunca ve. Las notas médicas, los contactos de emergencia, tus notas privadas sobre el socio, la nota que dejó un entrenador en un reconocimiento, la nota que dejó un administrador en una factura y quién pagó. Esto último importa en una familia separada: ambos padres pueden ser tutores del mismo menor, y ninguno puede ver con qué pagó el otro. Un tutor tampoco puede acceder al menor de otra familia: la comprobación se hace en la base de datos en cada solicitud, no solo en la página, así que si cambia un identificador en la barra de direcciones recibe una negativa en lugar del registro de otra persona.

Cuando alguien deja de ser socio

Cambia el estado de un socio a Retirado, o rechaza una solicitud, y ClubHelix registra la fecha en que ocurrió en su registro. Si más adelante lo vuelves a pasar a activo, esa fecha se borra sola, así que alguien que vuelve a asociarse nunca parece un exsocio.

No se elimina nada. La fila queda en tu padrón con su nombre, la fecha en que se asoció, lo que había pagado y la fecha en que dejó de ser socio, que es lo que le permite a una comisión directiva responder "¿era socio en 2024?" años después, y lo que varios estados esperan que una asociación todavía pueda demostrar.

Eliminar los demás datos de un exsocio (su dirección, sus números de contacto, su contacto de emergencia) es una obligación aparte, y qué tan rápido se aplica depende de dónde esté constituida tu organización. ClubHelix puede hacer esa eliminación por ti durante la noche, y a propósito todavía no está activada: el requisito cambia de un estado a otro, estamos confirmando la redacción con cada organismo regulador antes de aplicarlo, y borrar los registros de un club por una interpretación equivocada no es algo que nadie pueda deshacer. Hay dos cosas que vale la pena hacer ahora:

1. Registra tu estado en Datos comerciales, en Dirección y país. La regla se calcula a partir de tu propio registro y nunca se ejecutará para una organización cuyo estado no podamos determinar: está hecha para que no pueda adivinar.
2. Lee Cómo eliminar los datos de un exsocio, que explica qué exige la obligación, qué registros deben conservarse y una lista de verificación para las bajas que tu secretaría puede completar en una tarde.

Cuando la regla se ejecute, borrará el contacto de emergencia, las notas médicas, las notas privadas, la fecha de nacimiento y el género de la fila del exsocio, registrará en tu registro de auditoría qué campos borró (nunca sus valores) y dejará en su lugar su nombre, sus fechas y su historial de pagos. Nunca toca un descargo de responsabilidad, un reporte de incidente, un registro de reclamo ni el acta de una reunión que se realizó: son registros históricos, y nombrar a las personas es justamente su razón de ser.

Lleva el control de las inscripciones en tu asociación

Abre Socios → Inscripciones en el organismo rector.

1. Agrega el organismo una sola vez. Ponle el nombre que reconocerían tus socios ("Federación Regional de Básquetbol") y, si quieres, cómo llama ese organismo a su número ("ID nacional"): ese encabezado aparece luego en la tabla y en el archivo que envías. Marca "Esta es nuestra organización superior en ClubHelix" si tu asociación también usa ClubHelix: así ve tus totales, nunca los registros de tus socios.
2. Envíales tu padrón. Descargar CSV te da una fila por cada socio activo, cada una con una columna member_ref. Pídele al organismo que no toque esa columna en lo que te devuelva: es lo que hace que su respuesta sea un ida y vuelta en lugar de un ejercicio de emparejar nombres.
3. Carga lo que te devuelven. Elige el archivo en "Cargar el archivo que devolvió …". Sirve cualquier hoja de cálculo siempre que una columna tenga un estado; leemos los encabezados habituales ("Registration Status", "National ID", "Expiry") sin que tengas que asignar nada.
4. Lee el resultado. Cada socio muestra ahora Inscrita, Vence en los próximos 60 días, Vencida, Caducada, En espera del organismo, Rechazada, Enviada o Sin enviar, con el número y la fecha de vencimiento que dio el organismo.

Lo que la carga no hace es adivinar. Una fila que no podemos vincular exactamente a un solo socio se informa en lugar de aplicarse, incluida una dirección de correo que comparten dos socios, algo totalmente habitual en una familia. Una palabra de estado que no reconocemos se registra como "No reconocida", nunca se redondea a inscrita o vencida. Y cada intercambio aparece abajo con sus cantidades, así que "enviamos 214 socios el 12 de septiembre" es algo que puedes mostrar.

Referencia de campos

Consejos y preguntas frecuentes

• ¿La inscripción en nuestra asociación se hace automáticamente? No, y nada aquí pretende lo contrario. Casi todas las asociaciones siguen trabajando con hojas de cálculo, así que esto es un registro fiel de ese intercambio y no una conexión en tiempo real: tú envías un archivo, ellos te devuelven otro, y el estado queda en cada socio hasta el siguiente. Si tu asociación también usa ClubHelix, marca la casilla de organización superior y así verá tus totales sin que tengas que enviar nada.

• Alguien dice que no puede crear una cuenta: "no se acepta ese proveedor de correo". ClubHelix rechaza los registros desde servicios de correo descartables, los que dan una dirección que deja de funcionar después de una hora. Se estaban usando para crear cuentas y organizaciones basura. Los proveedores habituales nunca se ven afectados: Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud, Proton, una dirección del trabajo y la dirección de un proveedor de internet funcionan con normalidad. Si una persona legítima queda atrapada por esto, pídele que se registre con una dirección permanente, o comunícate con nosotros y podemos habilitar su dominio. El bloqueo solo se aplica a cuentas NUEVAS y al cambio de dirección: una cuenta que ya existe sigue funcionando.

• Un socio dice que está inscrito, pero nosotros mostramos "Sin enviar". Solo sabemos lo que decía el último archivo del organismo. Envía un padrón actualizado, carga su respuesta y la fila se corregirá sola: el historial de intercambios muestra cuándo se comunicó cada parte por última vez.

• ¿Tenemos que eliminar los datos de un exsocio? Algo entre "no" y "en un plazo de dos semanas", según el estado en el que esté constituida tu organización, y la respuesta nunca es "eliminar todo sobre esa persona". Conserva la entrada del registro y los registros históricos; son los datos de contacto los que no deberían quedarse. Cómo eliminar los datos de un exsocio tiene la versión completa, y Cuando alguien deja de ser socio, más arriba, explica lo que ClubHelix hace y no hace por ti hoy.

• Aprobar a alguien no cobra su pago. La aprobación otorga la membresía; las cuotas y las inscripciones se llevan por separado, así que puedes tener un club gratuito, uno con costo o uno solo con solicitud.

• Falta un socio en la tabla. Revisa la tarjeta Solicitudes pendientes: puede que todavía esté esperando la aprobación. Las personas cuya solicitud se rechazó no aparecen en ninguna de las dos listas.

• ¿De dónde vienen las solicitudes? Del proceso para asociarse de tu sitio público y, en algunos clubes, de las solicitudes de membresía de clubes. Consulta la guía Solicitudes para ver el proceso de revisión completo.

• Quiero importar muchos socios a la vez. Usa la Importación masiva en lugar de agregarlos de a uno.

• ¿Por qué el directorio de socios está vacío si está activado? Porque nadie aceptó aparecer todavía. Los socios nunca aparecen automáticamente: cada socio debe marcar "Mostrarme en el directorio de socios" en la página de su cuenta. Los correos y los números de teléfono nunca se muestran en el directorio, y las notas de la administración y los campos personalizados sin marcar siguen siendo privados.

• Un socio pidió que lo quitaran del directorio. Puede hacerlo él mismo al instante desde la página de su cuenta, o puedes pedirle que lo haga: la entrada desaparece en cuanto deja de aceptar aparecer. Si vuelves a poner el directorio en Desactivado, se oculta a todos a la vez.

• ¿Los socios pueden ver las notas que escribo sobre ellos? No, nunca. Las notas son exclusivamente para los administradores y moderadores de tu organización. Si quieres decirle algo al socio, envíale un mensaje.

• ¿Por qué no puedo agregar un cuarto campo personalizado? El plan Free incluye hasta 3 campos personalizados activos. Archiva uno que ya no uses o mejora tu plan para tener campos ilimitados.

• Le cambié el nombre a un campo personalizado, ¿perdí los valores? No. Editar la etiqueta o las opciones de un campo conserva todos los valores guardados; solo cambia la etiqueta que se muestra en pantalla (y en el encabezado del CSV).

• Seleccioné algunos socios y la cantidad bajó sola. Es la selección siguiendo a la tabla. Si cambias un filtro, la búsqueda o el orden, se quita a quien ya no coincide, así que una acción masiva solo puede afectar filas que veías cuando la ejecutaste.

• Un socio pagó en efectivo en la sede social. Abre la página del socio y usa Registrar un pago en la tarjeta Cuotas de socio. Ingresa el monto y el medio de pago (efectivo, cheque, transferencia bancaria), elige si paga un tipo de membresía (que extiende su fecha de pagado hasta automáticamente y nunca la acorta) o si fija una fecha directamente y, si quieres, envíale un recibo por correo. El pago queda en el mismo libro contable que los pagos en línea, así que tus reportes de ingresos siguen completos.