Programas e inscripciones

La página Programas gestiona los programas de entrenamiento y actividades por ciclo (clínicas juveniles, academias de habilidades, noches sociales) como sesiones semanales recurrentes con inscripción, lista de inscritos, lista de espera y un registro de asistencia por sesión. Una sesión puede ofrecer dos o más tarifas con precio propio (un lugar más barato de "solo clase" junto a la clase principal), y puedes vender pases que las familias pagan por adelantado y usan sesión por sesión. La encontrarás en Instalaciones y programas → Programas, con los pases en su propia página Pases al lado; las familias consultan los programas y se inscriben en /programs en el sitio de tu club, y cada programa tiene su propia página /programs/{slug}.

Quién puede usar esto

Los programas son una función del plan Pro. Los administradores del club siempre tienen acceso; los moderadores necesitan el permiso Gestionar programas (programs.manage), que se otorga en Roles y cargos. Los socios se inscriben a sí mismos o inscriben a las personas a su cargo en las páginas públicas: los tutores pueden inscribir a los chicos de su cuenta, y cada entrada de la lista de inscritos muestra el nombre de quien participa, no solo el de la persona titular de la cuenta.

Qué hay en la página

• Programas: cada programa con las fechas de su ciclo, precio, capacidad, cantidad de inscripciones y estado (borrador o publicado).
• Sesiones: las sesiones semanales generadas para un programa; cada una se puede mover o cancelar por separado.
• Tarifas: en la página de cada programa, las subcategorías con precio dentro de una misma sesión (por ejemplo "Sesión completa" y la más barata "Solo clase"), cada una con su propio precio y límite opcionales.
• Inscritos: quién está inscrito (por ciclo o por sesión suelta), con el nombre de quien participa, la tarifa que reservó y la cuenta que hizo la inscripción.
• Asistencia: un registro por sesión. Marca a cada participante como presente, tarde o ausente, o deja que lo haga la tablet de la entrada o el código QR de la propia persona.
• Lista de espera: la fila cuando el ciclo de un programa está completo, o cuando una sesión está llena, con el sistema de ofertas habitual.
• Pases (en su propia página, Instalaciones y programas → Pases): los tipos de pase que vendes y cada pase que tiene una familia en este momento, con el saldo que le queda.

Paso a paso

Crea y publica un programa

Configurar un programa hace dos preguntas, y el programa empieza como borrador en cualquier caso.

1. ¿De qué se trata el programa?: el nombre, la Dirección web (que se completa sola a partir del título), una descripción, el inicio y el fin del ciclo, el día y la hora de la sesión, y la sede.
2. ¿Quién puede inscribirse y cuánto cuesta?: el precio del ciclo y un precio por sesión suelta opcional para quienes van de vez en cuando (cualquiera de los dos puede ser 0 para que sea gratis), la capacidad, si abrir una lista de espera cuando se complete, quién puede inscribirse (todos o solo socios al día) y el período de inscripción. Los precios se bloquean en cuanto se inscribe la primera persona. La capacidad es el total de toda la sesión: si agregas tarifas más abajo, la capacidad de cada tarifa es un límite menor dentro de ese total, nunca adicional.
3. Guarda: las sesiones se generan cada semana a lo largo del ciclo. Son sesiones reales e independientes: arrastra una a otra fecha para esquivar un feriado, o cancela una sola semana, sin tocar el resto.
4. Publica. El programa aparece en /programs y la inscripción abre cuando empieza el período.

Recibe inscripciones

1. Las familias se inscriben en la página del programa: por el ciclo completo, o por sesión si definiste un precio por sesión suelta. Si la sesión tiene tarifas, eligen una y pagan su precio (o el precio por sesión suelta del programa, cuando la tarifa no tiene uno propio). Las inscripciones con costo pasan por el pago con tarjeta o por un pase que ya tengan, y las gratuitas se confirman al instante.
2. Cuando la sesión entera está llena, el botón de inscripción pasa a ser Anotarme en la lista de espera para esa sesión: la oferta es solo para ese día, nunca para todo el ciclo. Cuando solo están completos los lugares por ciclo pero quedan lugares en las tarifas, o solo está llena la tarifa que eligió una familia, se les indica cuál está completa y pueden probar con otra tarifa. Las ofertas se envían estrictamente por orden de llegada, y cada oferta reserva el lugar durante 48 horas antes de pasar a la siguiente persona de la fila: es el mismo sistema de lista de espera que usan las entradas y las membresías.
3. Mira cómo se llena la lista de inscritos. Cada entrada nombra a quien realmente participa y la tarifa que reservó, así que un padre que inscribe a dos hijos aparece dos veces, una por cada hijo.

Lleva adelante el ciclo

1. Antes de cada sesión, abre su registro de asistencia y marca a cada persona como presente, tarde o ausente. El registro es por sesión, así que es fácil ver los patrones a lo largo del ciclo. Si activaste el control de acceso (ver más abajo), la mayor parte de la lista se marca sola.
2. ¿Necesitas mover una semana? Edita solo esa sesión; las familias inscritas reciben un aviso del cambio.

Pasa al ciclo siguiente

Usa Duplicar para un nuevo ciclo: elige las fechas del nuevo ciclo y obtienes un borrador nuevo con la misma configuración y sesiones recién generadas; la lista de inscritos y la asistencia empiezan vacías. Ajusta los precios si hace falta y publica.

Progresión, créditos de recuperación y clases de prueba

La página de cada programa tiene una fila de pestañas Herramientas del programa: Progresión, Recuperación y Reinscripción. Las tres se activan por programa desde la tarjeta Política del programa de la pestaña Progresión.

Niveles, habilidades y la planilla de evaluación

1. En Progresión, marca Otorgar niveles y habilidades.
2. En Niveles, agrega en orden los escalones de tu propio esquema (Level 1 — Bubbles, Level 2 — Goldfish) con una nota opcional sobre lo que requiere cada uno.
3. En Habilidades, agrega lo que un entrenador va marcando, cada una agrupada opcionalmente bajo un nivel.
4. La Planilla muestra a todas las personas inscritas. Otorga el nivel siguiente con un solo botón, marca las habilidades a medida que el entrenador las ve y usa Deshacer para un nivel otorgado por error.

El nivel de un participante pertenece a esa inscripción, así que el mismo chico puede estar en el nivel 3 de un programa y en el nivel 1 de otro en la misma semana. Nadie empieza en el nivel uno: hasta que otorgues algo, la planilla dice Sin evaluar todavía, y así es también como ubicas a alguien nuevo, porque una evaluación es simplemente un nivel otorgado. Las habilidades agrupadas bajo un nivel solo aparecen cuando el chico ya tiene ese nivel.

Las familias ven el nombre del nivel en la página pública del programa. No ven las habilidades individuales.

Créditos de recuperación

1. Marca Ofrecer clases de recuperación, define el Aviso de ausencia (horas) (con cuánta anticipación te tiene que avisar una familia) y el Vencimiento del crédito (días).
2. Una familia informa una ausencia desde la página del programa en tu sitio público. Si avisó con suficiente anticipación, se emite un crédito en ese mismo momento.
3. Desde la misma página reservan el crédito en otro de tus horarios de clase. Un crédito no se puede usar en la misma clase de la que salió, porque su inscripción por ciclo ya incluye todas las sesiones de esa clase.
4. La pestaña Recuperación muestra el saldo, cada crédito y cada ausencia informada. Dar un crédito emite uno a mano cuando faltó el entrenador o alguien llamó al número equivocado, y Anular retira uno que todavía no se usó.

La fecha de vencimiento queda fijada en cada crédito al emitirlo, así que cambiar la política después nunca cambia la fecha de los créditos que las familias ya tienen. Al reembolsar o cancelar un ciclo, se anula automáticamente cualquier crédito sin usar que haya generado ese ciclo. Un administrador puede registrar una ausencia después de que haya pasado el plazo de aviso (la llamada de las 8 de la mañana) hasta 30 días después de la clase.

Clases de prueba

Marca Ofrecer una clase de prueba y define un Precio de prueba, o déjalo en blanco para que sea gratis. La página pública del programa ofrece entonces la clase de prueba a quienes no están inscritos, incluidas las personas que no iniciaron sesión, porque quien prueba una clase por definición todavía no es socio. Una sola clase de prueba por chico y por programa, para siempre, contada según el nombre y el correo que se ingresen.

Reinscripción

En la pestaña Reinscripción, elige el Ciclo anterior y haz clic en Armar lista. Se agrega a todas las personas con una inscripción por ciclo confirmada en ese programa, con una invitación por chico, y se deja fuera a quien canceló o recibió un reembolso. Enviar el siguiente lote envía hasta 100 a la vez, así que un programa grande sale en varios clics. Las familias que se dieron de baja se omiten y se muestran aparte como dadas de baja, en lugar de contarse como fallas: las invitaciones de reinscripción son comunicaciones de marketing, así que llevan el mismo enlace para darse de baja que tus boletines y respetan la misma baja. Al armar la lista también se copian tus niveles y habilidades al nuevo programa, si todavía no tiene los suyos.

Tarifas, listas de espera por sesión, pases, baja por cuenta propia y control de acceso

Cinco cosas más que puede hacer la página de un programa, todas activadas por programa y no para todo el club.

Tarifas dentro de una misma sesión

Una sede suele usar una hora de cancha, pileta o piso con dos ofertas distintas: un lugar para la sesión completa y un lugar más barato de "solo clase" para quienes no pueden aprovechar toda la sesión. Las tarifas son la forma de vender las dos desde un mismo programa.

1. En la página de un programa, agrega una tarifa con un nombre, un precio opcional (déjalo en blanco para cobrar el precio por sesión suelta del programa) y una capacidad opcional.
2. La capacidad de una tarifa es un límite dentro de la capacidad del programa, nunca adicional. Si quieres "5 lugares de solo clase de un total de 20", define la capacidad del programa en 20 y la de la tarifa en 5; si quieres "5 lugares de solo clase además de 20 lugares de sesión completa", define la capacidad del programa en 25 y limita la tarifa de sesión completa a 20.
3. Un programa sin tarifas funciona exactamente como siempre: las tarifas son totalmente opcionales.
4. Cuando un programa tiene tarifas, la familia tiene que elegir una para inscribirse; la sesión rechaza el lugar cuando está llena esa tarifa o cuando está lleno el total de la sesión, e indica cuál de las dos.

Lista de espera por sesión

La lista de espera del programa (arriba) es para un lugar por ciclo. Un club que vende sesiones sueltas necesita, en cambio, una fila para una sesión agotada: "la sesión del martes a las 6 de la mañana está llena, avísame cuando se libere un lugar", sin que eso signifique todo el ciclo. Actívala con el interruptor Ofrecer una lista de espera del propio programa: una vez activo, una sesión agotada ofrece Anotarme en la lista de espera de esta sesión además de la lista de espera del ciclo, y la oferta por un lugar liberado de una sola sesión es exactamente eso: una sesión, no una inscripción por ciclo.

Pases

Un club también puede vender pases que las familias pagan por adelantado y usan sesión por sesión: un bono de sesiones o un pase ilimitado por período. Los pases tienen su propia página (Instalaciones y programas → Pases), separada de cualquier programa, porque un pase puede usarse en todos los programas de tu organización. Al pagar una sesión suelta o de prueba, una familia que tenga un pase utilizable puede pagar con él en lugar de con tarjeta. Consulta la página de ayuda de Pases para ver el recorrido completo.

Deja que los socios se den de baja por su cuenta

Hoy en día, una inscripción gratuita siempre se puede cancelar por cuenta propia y una con costo necesita que intervengas tú. Eso sigue así, salvo que actives la baja por cuenta propia en un programa. Con la opción activada, una familia puede liberar su propio lugar pagado desde su cuenta, sujeto a un plazo de aviso que tú defines (cuántas horas antes de la sesión deben hacerlo) y a un resultado que eliges:

• Crédito (el valor predeterminado): reciben un crédito del programa por el valor, que pueden usar en otra sesión del mismo programa.
• Pérdida del pago: el lugar se libera y el club se queda con el dinero.

Un lugar pagado con un pase siempre recupera su uso, elijas el resultado que elijas: un uso del pase es un derecho ya pagado, no dinero que el club cobró por esa sesión. Esto nunca ofrece un reembolso a la tarjeta desde el lado del socio; un reembolso a la tarjeta original sigue siendo algo que haces desde el panel de tu proveedor de pagos.

Control de acceso

Dale a una sesión su propio control de acceso con un token de terminal en la tarjeta de política del programa, y luego abre /programs/{id}/door/{token} en una tablet en la entrada de tu sede. El control de acceso muestra a quienes tienen reserva en la sesión que se está dando en ese momento (desde 30 minutos antes de que empiece) y permite que una persona encargada toque cada nombre para registrar la entrada; o bien cada participante puede escanear el código QR de su reserva, que recibe por correo con la confirmación, para registrar su propia entrada. En los dos casos se escribe en el mismo registro de asistencia que marcarías a mano. El control de acceso rechaza a quien no tiene reserva para esta sesión, y de eso se trata: una lista impresa no puede impedir que alguien de otro día entre a una sesión llena, y el control de acceso sí.

Cuántas sesiones puede tomar un participante

Un programa puede limitar cuántas sesiones reserva un mismo participante en un período: "tres sesiones abiertas por semana". Configúralo en la página del programa: el número, el período (día, semana o mes) y si el límite cuenta las sesiones de ese programa o las de todos los programas del club.

La base de datos aplica el límite en el momento de la reserva, así que se respeta sin importar cómo se tome el lugar. Cada participante ve la regla antes de reservar, y su propio conteo cuando elige una sesión y un nombre. Cancelar un lugar devuelve el cupo de inmediato: no hay que llevar ninguna cuenta.

Dos cosas que conviene saber. Una inscripción por ciclo completo está exenta en ambos sentidos: no se cuenta y nunca se rechaza, porque una sola compra cubre todas las sesiones y no corresponde a ninguna semana en particular. Y a cada participante se lo identifica por el correo de la reserva más su nombre, así que una familia puede reservar para dos chicos sin que uno consuma el cupo del otro.

Referencia de campos

• Estado: borrador (invisible para el público) → publicado. Despublicar oculta un programa de /programs pero conserva su lista de inscritos.
• Precio del ciclo / precio por sesión suelta: el precio del ciclo cubre todas las sesiones; el precio por sesión suelta (opcional) permite inscribirse a sesiones sueltas, salvo que una tarifa tenga su propio precio. 0 = gratis.
• Capacidad: el TOTAL de una sesión, sumando inscripciones por ciclo y sesiones sueltas. La capacidad propia de una tarifa es un límite menor dentro de ese total, nunca adicional.
• Lista de espera: la lista de espera del programa es para un ciclo completo; al activar el interruptor de lista de espera del programa también se ofrece una lista de espera por sesión en cualquier sesión agotada. Las dos envían ofertas por orden de llegada con plazos de 48 horas.
• Quién puede inscribirse: todos, o solo socios al día. Los socios con la membresía vencida cuentan como no habilitados hasta que paguen su membresía.
• Período de inscripción: cuándo abre y cierra la inscripción por cuenta propia. Los administradores pueden agregar personas a la lista fuera de ese período.
• Baja por cuenta propia: desactivada de forma predeterminada. Cuando está activada, una familia puede liberar su propio lugar pagado dentro del plazo de aviso que definas, a cambio de un crédito (predeterminado) o con pérdida del pago.
• Control de acceso: desactivado hasta que definas un token de terminal en el programa. Quien no tiene reserva en la sesión que se muestra es rechazado, a propósito.
• Cupo de sesiones: desactivado de forma predeterminada. Cuando se define, un participante puede tomar esa cantidad de sesiones por día, semana o mes, contadas en este programa o en todos los programas del club. Las inscripciones por ciclo están exentas. Una cancelación devuelve el cupo de inmediato.

Consejos y preguntas frecuentes

• ¿Alguien puede cancelar su propia inscripción? Las inscripciones gratuitas, sí: siempre se pueden cancelar desde la cuenta. Una inscripción con costo necesita que intervengas tú, salvo que hayas activado la baja por cuenta propia en ese programa. Con la opción activada, una familia puede liberar su propio lugar pagado dentro del plazo de aviso, a cambio de un crédito o con pérdida del pago según tu política. En ningún caso se ofrece un reembolso a la tarjeta desde el lado del socio; emítelo desde el panel de tu proveedor de pagos.
• ¿Quienes van a sesiones sueltas aparecen en la lista de inscritos? Sí: las inscripciones por sesión aparecen en el registro de esa sesión junto a quienes están inscritos por ciclo, con la tarifa que reservaron si el programa tiene tarifas.
• ¿Qué pasa con las sesiones si acorto el ciclo? Las sesiones fuera de las nuevas fechas se eliminan si no tienen nada marcado; las sesiones con asistencia se conservan como registro.
• Un participante reserva todas las sesiones abiertas y no deja nada para los demás. Define un cupo de sesiones en el programa, por ejemplo tres por semana. Se aplica al tomar el lugar, así que un pase ilimitado no lo esquiva, y al cancelar se devuelve el cupo de inmediato. Una inscripción por ciclo completo está exenta.
• ¿Nadie responde las ofertas de la lista de espera? Cada oferta vence a las 48 horas y pasa automáticamente a la siguiente persona: nadie tiene que estar pendiente de la fila, ni en la lista de espera del ciclo ni en la de una sesión.

¿El nivel de un chico pasa automáticamente al ciclo siguiente? Todavía no. Un nivel pertenece a la inscripción en la que se otorgó, así que cuando armas el programa del ciclo siguiente la planilla empieza con todas las personas en Sin evaluar todavía y el entrenador las ubica. Al armar una campaña de reinscripción se copian tus niveles y habilidades, así que no hay que volver a escribir la escala.

Si cancelamos una clase, ¿todos reciben un crédito? No: cancelar una sesión no le da crédito a nadie. Usa Dar un crédito en la pestaña Recuperación para las familias afectadas, lo que además te permite indicar el motivo.

¿Una familia puede usar un crédito en la misma clase de la que salió? No. Su inscripción por ciclo ya incluye todas las sesiones de esa clase, así que la recuperación va a otro de tus horarios de clase.

¿Qué pasa con un crédito que nadie usa? Deja de poder usarse en su fecha de vencimiento y aparece como vencido. No se reembolsa nada: un crédito es un lugar reservado en una clase, no dinero.

¿"5 Solo clase" significa 5 de nuestros 20 lugares, o 5 adicionales? Lo que tú configures. Si le das al programa un total de 20 y limitas la tarifa Solo clase a 5, son 5 de los 20; si le das al programa un total de 25 y limitas Sesión completa a 20 y Solo clase a 5, son 5 adicionales. Los dos números los defines tú.

¿Un pase puede pagar un ciclo completo? No: un pase paga solo sesiones individuales (sueltas o de prueba), nunca una inscripción por ciclo. Una inscripción por ciclo ya incluye todas las sesiones de su programa, así que un uso del pase no agregaría nada.

¿Qué pasa con un uso del pase cuando una familia se da de baja? Siempre vuelve al pase, sea cual sea el resultado de baja configurado en tu programa: un uso del pase es un derecho ya pagado, así que quedárselo por un lugar liberado sería cobrar dos veces.

¿La tablet del control de acceso necesita internet en nuestra sede? Sí: es una página web normal (/programs/{id}/door/{token}), así que necesita la misma conexión que cualquier navegador. Renueva el token de terminal desde la tarjeta de política del programa si se pierde o desaparece una tablet; el enlace anterior deja de funcionar de inmediato.

Un participante dice que el control de acceso lo rechazó, ¿por qué? No está en la lista de inscritos de la sesión que muestra el control de acceso en ese momento. Así es como tiene que funcionar: solo deja pasar a quien tiene reserva para esa sesión, no para cualquier sesión del programa.