Operación del club

Conflictos de intereses

El registro de intereses declarados de la comisión directiva: quién declaró qué, con qué reunión o decisión se relacionaba y cómo se gestionó (declarado, se abstuvo, salió de la sala). Lo ven los administradores, quienes tienen el permiso de Gobernanza, quienes ocupan cargos directivos y la persona nombrada; nunca los socios, el público ni una organización superior.

Traducción automática. Esta página de ayuda se tradujo automáticamente del inglés, así que parte del texto puede no ser exacto.

La página Conflictos de intereses es el registro de intereses declarados de tu comisión directiva: quién declaró qué, cuándo, con qué reunión o decisión se relacionaba y qué hizo la comisión al respecto. Se espera que las asociaciones civiles lleven uno y puedan presentarlo, así que esta es la página que convierte "lo mencionamos en su momento" en un registro. La encuentras en Operación del club → Conflictos de intereses, junto a Gobernanza.

Si tu comisión directiva todavía no redactó una política, empieza por la guía de política de conflictos de intereses: tiene una política que puedes adoptar en tu próxima reunión, las palabras para usar cuando surge un conflicto en la sala y cómo manejar las compras a personas vinculadas con el club. La guía del registro cubre los hábitos que mantienen fiel un registro: la actualización anual, cómo se corresponde con las actas y cuánto tiempo conservarlo.

Quién puede usar esto

El registro es una función del plan Pro y comparte el requisito de plan del módulo de gobernanza. Para registrar y editar entradas se necesita el permiso Gestionar reuniones y documentos: los administradores del club lo tienen automáticamente, y un cargo de Secretaría es el candidato natural para recibirlo en Gestión de usuarios → Roles.

Para abrir la página se necesita ese mismo permiso: sin él verás "no encontrada", igual que con cualquier otra página de administración a la que no tengas acceso.

Por debajo, el registro concede un poco más de lectura de la que muestra la página, para que se puedan crear vistas para la comisión directiva sin abrir nada de más:

Cualquier persona que ocupe un cargo en la comisión directiva puede leer el registro, y la persona nombrada en una entrada puede leer su propia entrada cuando la vinculas a su cuenta. Ninguna de las dos llega hoy a esta página de administración: si alguien con un cargo necesita ver el registro antes de una votación, un administrador se lo muestra o comparte las actas.
Los socios comunes, los visitantes y cualquier organización por encima de la tuya en una federación no ven nada. Una declaración nombra a una persona y, por lo general, su dinero, así que nunca es una página para socios ni es pública.
El personal de ClubHelix puede leer recuentos con fines de soporte y nunca puede agregar, cambiar ni quitar una entrada.

Qué hay en la página

Intereses activos: entradas todavía vigentes que la comisión directiva tiene que seguir gestionando.
Activos, sin presentar: la brecha que vale la pena perseguir. Una declaración que nadie asentó en el acta es, oficialmente, una declaración que no existió.
Registros en total: todo lo que hay en el registro, activo o no. Cuando el registro supera las 500 entradas, la página muestra las 500 más recientes y lo indica.
Agregar al registro: el formulario de declaración.
El registro: cada entrada, de la más reciente a la más antigua, con cómo se gestionó, la reunión o decisión con la que se relaciona y una nota cuando el cargo cambió de manos desde entonces.

Paso a paso

Registrar una declaración

Abre Operación del club → Conflictos de intereses y completa Agregar al registro.
Escribe el nombre de la persona. Se escribe en lugar de elegirlo del padrón porque un miembro de la comisión directiva no siempre tiene cuenta en la plataforma, y el nombre tiene que seguir siendo legible si alguna vez se elimina su cuenta.
Si quieres, vincula su cuenta. Vincularla es lo que permite que esa persona vea su propia entrada; nadie más del padrón puede verla.
Elige el cargo que ocupaba. El registro sigue al cargo cuando la comisión directiva se renueva y recuerda cómo se llamaba el cargo en ese momento.
Describe el interés y nombra a la otra parte si la hay: la empresa, el club o la persona con la que tiene vínculo.
Adjunta la reunión o la decisión con la que se relaciona, si se relaciona con alguna. Un interés permanente ("mi familia es dueña de la empresa de catering") no necesita ninguna de las dos.
Elige Cómo se gestionó. Es la pregunta que sigue a "¿se declaró?", así que el registro siempre guarda una respuesta.
Guarda. La entrada queda en el registro de inmediato.

Presentarla en una reunión

Lleva el registro a la reunión y asienta las declaraciones en el acta.
De vuelta en esta página, usa Marcar como presentada en cada entrada que llevaste a la reunión.
Una entrada presentada se convierte en un registro permanente: ya no se puede eliminar, solo marcar como vencida o retirada.

Dar por terminado un interés

Busca la entrada y define su Estado.
Vencido significa que el interés terminó: se vendieron las acciones, el contrato finalizó.
Retirado significa que se registró por error. Sigue en el registro con esa indicación.
Una vez presentada, nada se elimina nunca. Esa es la diferencia entre un registro y una lista.

Referencia de campos

Campo	Para qué sirve
¿Quién lo declaró?	El nombre de la persona, tal como se registró en su momento. Nunca se reescribe después.
Vincular a su cuenta	Opcional. Permite que esa persona lea su propia entrada.
Cargo	El cargo que ocupaba. Se resuelve en vivo, así que una renovación pasa la entrada a quien ocupa ahora el cargo, conservando el título anterior para el registro.
¿Qué tipo de interés?	Interés económico, empleo o contrato, proveedor del club, relación familiar o personal cercana, un cargo en otra organización, un regalo o beneficio, u otro.
¿Cuál es el interés?	La declaración en sí, en los términos de quien declara.
Otra parte	La empresa, el club o la persona del otro lado.
Reunión	La reunión con la que se relaciona. Déjala en blanco para un interés permanente.
Decisión	El asunto concreto, cuando no se trata de toda una reunión.
Cómo se gestionó	Lo declaró y participó; lo declaró y se abstuvo; lo declaró y salió de la sala; lo declaró y no votó; pasó el asunto a otra persona; otro.
Notas	Cómo se manejó realmente ese día.
¿Cuándo se declaró?	La fecha de la declaración, no la fecha en que la cargaste.
¿El interés termina?	Opcional. Después de esta fecha, la entrada deja de contar como activa sin que nadie tenga que acordarse.
Estado	Activo, vencido o retirado.

Consejos y preguntas frecuentes

¿Qué cuenta como conflicto? Cualquier situación en la que los intereses propios de un miembro de la comisión directiva podrían, razonablemente, verse como contrarios a los del club: la empresa de un familiar que se presenta a una licitación, un cargo remunerado en un club rival, una relación personal con alguien a quien se está seleccionando o sancionando, un regalo de un proveedor. La prueba es lo que pensaría un socio razonable si se enterara después, no si la persona se siente en conflicto.

¿Estamos obligados a llevar un registro? En Nueva Gales del Sur se exige expresamente un registro de declaraciones, y todos los demás estados australianos imponen una obligación equivalente: los miembros de la comisión directiva deben declarar un interés personal importante y la asociación debe registrarlo. Tu propio estatuto puede ir más allá. Si no tienes claro qué exige tu estado, consulta al organismo regulador de comercio justo o de defensa del consumidor de tu estado: esta página es un lugar para guardar el registro, no asesoramiento legal.

¿Alcanza con registrarlo? No, y por eso Cómo se gestionó es obligatorio. Declarar un interés y después votar igual sobre el asunto suele ser justamente lo que causa el problema. Registra lo que la comisión directiva hizo en realidad: se abstuvo, salió de la sala, pasó el punto a otra persona.

¿Por qué dice "sin presentar"? Porque una declaración hecha en el estacionamiento y nunca asentada en el acta no existe para quien revise las cosas después. Lleva el registro a la reunión, asienta las declaraciones en el acta y después márcalas como presentadas aquí.

Un miembro de la comisión directiva dejó su cargo: ¿elimino sus entradas? No. Sus declaraciones siguen en el registro: eran ciertas en su momento y forman parte del registro de las decisiones que tomó la comisión directiva. Marca el interés como vencido si realmente terminó. Cuando su cargo pasa a otra persona, la entrada muestra quién lo ocupa ahora y te invita a comprobar si esa persona tiene un interés propio para declarar.

¿Los socios pueden verlo? No. Los socios pueden consultar las actas de una asamblea general; las declaraciones de la comisión directiva no son eso, y publicar los asuntos económicos de un voluntario para todas las personas que alguna vez se asociaron no es algo que deba hacer un registro. Un miembro de la comisión directiva que ocupa un cargo pero no tiene el permiso de Gobernanza tampoco puede abrir esta página: pídeselo a un administrador o léelo en las actas. Si tu comisión directiva decide que una declaración en particular debe figurar en actas públicas, ponla en las actas de la página Gobernanza: es una decisión deliberada, tomada una vez, y no una configuración que expone todo.

¿El organismo rector por encima de nosotros lo ve? No. En ClubHelix la herencia es de configuración, no de control: una federación nunca lee el registro de un club. Si necesita una declaración, te la pide.

¿Adónde van las cifras? A ningún lugar que nombre a alguien. El personal de ClubHelix y el Asistente Helix pueden ver recuentos por estado y por cómo se gestionaron los conflictos, y nada más: ni nombres, ni descripciones de intereses, ni otras partes.