Acreditaciones

La página Acreditaciones controla las credenciales que deben tener las personas de tu club, como las Working with Children Checks (verificación de antecedentes para trabajar con menores), los certificados de primeros auxilios, las titulaciones de entrenador y las categorías de árbitro, con fechas de vencimiento, verificación y avisos automáticos antes de que algo venza. La encuentras en Operación del club → Acreditaciones. Un número cargado aquí empieza siendo lo que te dijo el socio: se convierte en una verificación cuando alguien registra cómo se verificó, y ClubHelix nunca se comunica con un organismo regulador en tu nombre.

Quién puede usar esto

Acreditaciones es una función del plan Standard. Los números de las credenciales son datos sensibles, así que la página requiere el permiso Gestionar acreditaciones: los administradores del club lo tienen automáticamente; los moderadores y los cargos directivos necesitan que se les otorgue en Gestión de usuarios → Roles.

Qué hay en la página

• Indicadores: el total de registros, los que vencen en los próximos 30 días, los vencidos y cuántos no tienen registro de verificación.
• Tipos de credencial: el catálogo de tu club (WWCC, Primeros auxilios, Entrenador nivel 1, …).
• Registros de socios: quién tiene qué, con números, fechas y una columna Verificación que indica Verificada, Solo marcada o Declarada por el socio.
• Requisitos por cargo: indica qué cargos directivos requieren qué credenciales y ve de un vistazo a quién le falta alguna.

Paso a paso

Configura tus tipos de credencial

1. Agrega un tipo por cada credencial que le importa a tu club. Marca si tiene un número de tarjeta o de referencia y si vence.
2. Si la credencial tiene una validez estándar (por ejemplo, una WWCC de cinco años), define la validez en meses: al registrar una fecha de emisión, se sugerirá el vencimiento automáticamente.
3. Marca Mostrar en los perfiles públicos de entrenadores para las titulaciones que quieres dar a conocer, como una acreditación de entrenador. Su nombre aparecerá entonces junto a cada entrenador que la tenga en una sección Entrenadores de tu sitio web, pero solo mientras esté vigente, se haya marcado como vista y no se haya marcado como retirada. El número, el documento, las fechas y las notas nunca aparecen. Déjala desactivada para verificaciones de antecedentes como una WWCC. Está desactivada en todos los tipos hasta que la actives.

Registra la credencial de un socio

1. En Agregar o actualizar registro, elige al socio y el tipo de credencial.
2. Ingresa el número y las fechas de emisión y vencimiento que figuran en la tarjeta: el vencimiento sugerido es una ayuda, no un reemplazo.
3. Marca la casilla cuando alguien de la comisión directiva haya visto el documento. Por sí sola, esa marca aparece como Solo marcada, porque no dice cuándo, cómo ni contra qué se verificó: eso se registra en la tarjeta Registro de verificación de más abajo, y es lo que convierte la fila en Verificada. Si vuelves a guardar para el mismo socio y el mismo tipo, se actualiza el registro existente: así funcionan las renovaciones.

Exige una credencial para un cargo

1. En Requisitos por cargo, marca la credencial que necesita cada cargo (p. ej., Entrenador → WWCC vigente).
2. El resumen de cumplimiento de abajo muestra a cada persona con un cargo a la que le falta una credencial vigente: esa es tu lista de verificación de pretemporada.

El registro de verificación

Marcar "verificada" nunca decía qué se había verificado realmente. La tarjeta Registro de verificación convierte esa marca en un registro que podrías mostrarle a un auditor: de qué jurisdicción es la autorización, cómo se verificó, contra qué registro o carta y quién lo hizo.

Ningún organismo regulador australiano nos permite verificar una autorización automáticamente, así que nada de esto es una integración. Lo que realmente hace el trabajo es el vínculo entre tu organización y la persona dentro del propio sistema del organismo regulador: en los estados que lo admiten, una vez que están vinculados, el organismo regulador te avisa cuando se retira una autorización.

Registra una verificación

1. Busca el registro en la tabla Registro de verificación y haz clic en Registrar una verificación.
2. Elige la Jurisdicción y ¿Cómo la verificaste?: el registro en línea, un aviso del organismo regulador, un archivo de verificación masiva o una tarjeta o carta que viste.
3. Completa ¿Con qué la verificaste?, por ejemplo, NSW OCG online check. Este es el campo que hace que el registro tenga sentido un año después.
4. Define ¿Está vinculada en el sistema del organismo regulador? y la fecha en que se vinculó.
5. Haz clic en Registrar esta verificación. El nombre de quien verificó se guarda como texto, así que el registro se sigue leyendo bien aunque su cuenta ya no exista.

Define cada cuánto volver a verificar

En un tipo de credencial, define Volver a verificar cada (meses) y marca El organismo regulador nos permite vincular nuestra organización a la persona cuando corresponda. El plazo se cuenta desde la última verificación, no desde la fecha de vencimiento, porque una autorización que se retiró conserva su vencimiento original, así que un aviso de vencimiento nunca se enviaría justo en el caso que más importa.

Cuando se retira una autorización

Usa Marcar como retirada apenas te enteres y registra lo que te dijeron. Nada más en el sistema detecta un retiro por sí solo: la tarjeta conserva su fecha de vencimiento original, así que sin esto el registro sigue pareciendo válido.

Qué significa cada estado

• Verificada: se verificó, está dentro del plazo definido y no se retiró.
• Sin vincular: se verificó, pero tu organización no está vinculada a la persona en el sistema del organismo regulador, así que nadie te avisará si cambia.
• Hay que volver a verificar: pasó el plazo que definiste para este tipo de credencial.
• Sin registro de verificación: está marcada como verificada, pero no se registró nada sobre cómo. Todos los registros verificados antes de que existiera esta función empiezan aquí.
• Vencida / Retirada: necesita atención ahora.

Referencia de campos

• Número: el número de la tarjeta o de referencia. En la tabla aparece enmascarado (solo se ven los últimos caracteres); el número completo se ve al editar.
• Estado de vencimiento: se calcula automáticamente: vigente, vence pronto (en los próximos 30 días) o vencida. No hay que limpiar ni actualizar nada a mano.
• Verificación: qué respalda el número. Declarada por el socio es lo que te dijo el socio y nadie lo revisó. Solo marcada significa que alguien vio el documento pero no registró nada sobre cómo. Verificada significa que hay un registro de verificación que indica cuándo, cómo, contra qué registro y quién lo hizo. Los socios nunca pueden marcar sus propios registros.

Consejos y preguntas frecuentes

• ¿Quién recibe los avisos de vencimiento? El socio (si tiene una cuenta) y todas las personas con el permiso Gestionar acreditaciones, 30 días y otra vez 7 días antes del vencimiento. Al renovar la credencial, los avisos se vuelven a programar para la nueva fecha.
• ¿Esto es una verificación de antecedentes? No: ClubHelix registra lo que emitió el organismo verificador de tu estado. Verifica siempre la credencial con la herramienta de consulta del propio organismo emisor.
• ¿Y los oficiales? Los oficiales vinculados a tu padrón tienen el mismo seguimiento: la página Oficiales se apoya en los registros que guardas aquí.

¿Por qué todos los registros que ya habíamos verificado aparecen como "Sin registro de verificación"? Porque eso es lo que realmente pasa con ellos: se marcaron antes de que hubiera un lugar para registrar cómo se verificaron. Ve revisándolos a medida que les toque la renovación en lugar de hacerlo todo de una vez: registrar una verificación lleva unos veinte segundos cada una.

¿Qué titulaciones aparecen en nuestro sitio web? Solo los tipos que tienen marcada la opción Mostrar en los perfiles públicos de entrenadores, solo para las personas que aparecen en una sección de página Entrenadores y solo mientras el registro esté vigente, se haya visto y no se haya retirado. Ningún otro dato de una credencial llega nunca al sitio público. Si ocultaste tu comisión directiva con la protección contra la extracción automática de datos, los entrenadores también quedan ocultos.

¿ClubHelix verifica una autorización con el organismo regulador por nosotros? No, y no está previsto. Ninguna jurisdicción australiana ofrece una forma de verificarla de manera automatizada: Queensland se negó por escrito, citando su propia ley. Lo que hace el monitoreo es el vínculo entre tu organización y la persona dentro del sistema del organismo regulador, que configuras con el organismo regulador y registras aquí.

¿Recibiremos un correo cuando toque volver a verificar o cuando se retire una autorización? Todavía no. Los avisos de vencimiento se siguen enviando como siempre; los estados de volver a verificar y de retirada solo se muestran en esta página, así que incluye la tarjeta Registro de verificación en una revisión periódica de la comisión directiva.

Se retiró la autorización de alguien, pero la tarjeta no venció. Ese es justamente el caso para el que existe esto. Márcala como retirada de inmediato y registra lo que te dijeron: nada más en el sistema lo va a notar, porque la tarjeta conserva su fecha de vencimiento original.