Oficiales

La página Oficiales es tu registro de árbitros y oficiales: quién está acreditado, cuándo está disponible, en qué partidos está designado y cuánto se paga por cada partido. Cuando llega el momento de pagar, un CSV listo para el banco detalla todo lo adeudado. La encontrarás en Operación del club → Oficiales.

Quién puede usar esto

Oficiales es una función del plan Pro pensada para asociaciones y clubes más grandes. Los administradores y moderadores gestionan el registro y las designaciones. Un oficial que tiene cuenta de ClubHelix puede ver sus propias designaciones y gestionar su propia disponibilidad.

Qué hay en la página

• Indicadores: oficiales activos, próximas designaciones y honorarios de partidos completados sin pagar.
• Registro de oficiales: datos de contacto, categoría, notas y fechas de no disponibilidad de cada oficial.
• Designaciones: quién está en cada partido, con qué rol y por qué honorario.
• Pagos por partido: designaciones completadas, el total sin pagar, la exportación de pagos y el control para marcar como pagado.

Paso a paso

Registrar a tus oficiales

1. Haz clic en + Agregar oficial para abrir la página Agregar un oficial: tres preguntas cortas, y solo el nombre es obligatorio.
2. ¿Quién es el oficial?: su nombre completo y, si quieres, la categoría que le da tu asociación (se muestra junto a su nombre en el registro).
3. ¿Es uno de tus socios?: Alguien de fuera del club para una persona designada por la asociación o un oficial visitante, o Sí, está en nuestro padrón y eliges al socio. Al vincularlo también se vinculan su cuenta (vista propia + notificaciones) y sus acreditaciones de la página Acreditaciones.
4. ¿Algo más? (opcional): viene plegado: correo, teléfono y notas internas que solo ven tus administradores.
5. Haz clic en Agregar oficial. Para cambiar los datos de alguien más adelante, haz clic en Editar en su fila: se abren las mismas tres preguntas en su propia página.
6. Registra la no disponibilidad como rangos de fechas ("de viaje del 12 al 19 de septiembre") para que las designaciones te avisen antes de que le asignes un partido durante sus vacaciones.

Designar en partidos

1. En Designar un oficial, elige el partido, el oficial, su rol (árbitro, asistente, juez, anotador, cronometrador) y el honorario por partido.
2. Si el oficial no está disponible ese día o ya está designado en un partido que se superpone, el formulario se detiene y te lo dice: marca Designar de todos modos si realmente es lo que quieres.
3. Los oficiales con cuenta reciben un aviso de sus nuevas designaciones. Haz seguimiento de las respuestas con el control de estado (designado → confirmada / rechazada).

Pagar los honorarios por partido

1. Después de la fecha, pasa las designaciones completadas a Completada: se suman al total pendiente de pago.
2. Descarga la exportación de pagos (una fila por oficial y por partido, con datos de contacto y el honorario) y págala a través de tu banco.
3. Presiona Marcar todas las completadas como pagadas: cada designación completada y sin pagar queda sellada con la fecha y tu nota (p. ej., "Transferencia del 21 de julio"). Las designaciones pagadas no se pueden quitar: son tu historial de pagos.

Honorarios por partido y archivo bancario

En Operación del club → Oficiales → Honorarios y archivo bancario registras cuánto vale cada tarea y configuras el archivo bancario que usa tu tesorería para pagarle a todos de una vez.

Configurar tus tarifas

1. Agrega una tarifa con una Categoría (déjala en blanco para "cualquier categoría"), un Rol (o "Cualquier rol"), un Honorario y Notas opcionales.
2. Gana la tarifa más específica: primero categoría y rol, luego categoría, luego rol y, por último, tu tarifa general por defecto.
3. Una advertencia en la parte superior nombra cualquier categoría de tu registro que no tenga tarifa, porque una designación en una categoría sin precio empieza en cero, y así es como alguien pasa una temporada entera sin cobrar.
4. Para cambiar una tarifa, vuelve a guardar la misma combinación de categoría y rol.

Las tarifas son una referencia para quien hace la designación. El honorario de una designación se sigue escribiendo ahí y siempre se puede cambiar el mismo día.

Configurar el archivo bancario

Solo un administrador de la organización ve esta tarjeta: un moderador ve una nota que le pide buscar a uno. Tu banco te da cada uno de los valores: el Código de la institución financiera, el APCA user ID que te asignó (el identificador de usuario de pagos directos de los bancos australianos), el nombre que muestra en el archivo, el nombre que los oficiales ven en su extracto, tu propio BSB (el código de sucursal bancaria australiano) y número de cuenta, y una Descripción breve. Marca Mi banco pide un archivo balanceado solo si el tuyo lo pide.

Con esos datos guardados puedes descargar un archivo ABA (el formato de ancho fijo para débitos y créditos directos que importan los bancos australianos) con todas las designaciones completadas y sin pagar.

El archivo es a propósito todo o nada. Si un oficial no tiene datos bancarios, si un pago no está clasificado como reembolso, gratificación u honorario, si algo está en una moneda distinta del dólar australiano o si hay más de 2000 pagos, recibes un mensaje que nombra las filas en lugar del archivo. Un archivo bancario incompleto es peor que ninguno: una vez que el banco lo importó, la línea que falta no se ve.

Referencia de campos

• Rol: árbitro, asistente, juez, anotador, cronometrador u otro. Un mismo oficial puede tener roles distintos en partidos distintos (o incluso dos roles en un mismo partido).
• Honorario: por partido, se fija al hacer la designación. No se puede editar después del pago.
• Estado: designado → confirmada / rechazada → completada. Solo las designaciones completadas llegan a la exportación de pagos.

Consejos y preguntas frecuentes

• ¿ClubHelix les paga a los oficiales? No: los pagos reales siguen en manos de tu banco. La exportación y el sello de pagado mantienen las cuentas en orden.
• ¿Asignación automática? Todavía no: las designaciones son manuales, con avisos de conflicto. Las sugerencias según la disponibilidad están en la hoja de ruta.
• Un oficial reclama un pago: la tabla Pagos por partido conserva cada designación completada con su fecha de pago y su nota, así que siempre puedes mostrar exactamente qué se pagó y cuándo.
• ¿Qué significa "clasificar el pago"? Cada pago con honorario tiene que etiquetarse como reembolso (devolver dinero que el oficial gastó), gratificación (una retribución por un servicio voluntario) u honorario (pago por un trabajo realizado). Las dos exportaciones se niegan a generarse mientras haya algún pago sin etiqueta, porque los tres se tratan de forma distinta a la hora de los impuestos y un contador no puede distinguirlos después.
• El archivo bancario dice que faltan datos bancarios. El BSB y el número de cuenta de un oficial tienen que estar en su registro para que pueda aparecer en un archivo bancario. Si te dice que faltan para oficiales que ya configuraste, es que el campo todavía no está en el registro de oficiales: paga con las cifras de la tabla Pagos por partido a través de tu banco como siempre y, después, presiona Marcar todas las completadas como pagadas para mantener las cuentas en orden.
• ¿Las tarifas completan el honorario por mí? Todavía no. La tabla de tarifas es la referencia que lee quien hace la designación; el honorario de la designación se sigue escribiendo a mano.