Reportes financieros

Los reportes financieros le dan a quien ejerce la tesorería las cifras que, de otro modo, tendría que rehacer en una hoja de cálculo cada trimestre: qué entró, de dónde, qué se adeuda y qué entregarle a quien lleva la contabilidad.

Quién puede usar esto

Todos requieren el permiso Ver reportes financieros. Si lo otorgas a un cargo directivo de Tesorero, esa persona puede ejecutar todos los reportes financieros sin ser administradora de la organización y sin ver los registros de socios ni los reportes de incidentes.

Qué hay en la página

• Resumen de ingresos por origen: cuotas de socio, inscripciones, tienda, entradas, donaciones y reservas, con el bruto, los reembolsos y el neto.
• Finanzas trimestrales y Resumen financiero de fin de año: los mismos cálculos sobre períodos del ejercicio fiscal, con el detalle por mes.
• Registro de transacciones: cada movimiento de dinero en una línea. Es la base que agregan los demás reportes.
• Pendientes y vencidos: cuotas de socio, cuotas de planes de pago atrasadas y facturas de patrocinadores sin pagar en una sola lista de cobro.
• Resumen de GST / BAS: el impuesto recaudado por tasa, con la tasa que se guardó en cada pedido en el momento de la venta. (El GST es el impuesto australiano sobre bienes y servicios, y el BAS es la declaración periódica que se presenta ante la oficina tributaria australiana).
• Reembolsos, Reembolsos parciales, Comisiones y cargos, Medios de pago utilizados, Pagos fallidos y abandonados.
• Ingresos diferidos, Ingresos por socio, Valor de vida del socio, Concentración de ingresos.
• Lo que te cuesta ClubHelix: las facturas de tu propia suscripción, para los libros del club.

Paso a paso

1. Abre Reportes y elige el filtro Finanzas e ingresos.
2. Abre Finanzas trimestrales.
3. Elige Este trimestre o Último trimestre: siguen tu ejercicio fiscal, así que el primer trimestre es de julio a septiembre en el ejercicio estándar australiano.
4. Define la comparación como frente al mismo período del año pasado para que se vea la estacionalidad.
5. Usa Descargar CSV para quien lleva la contabilidad.
6. Compara con Pagos de socios en la administración para las mismas fechas: ambos deberían coincidir al centavo.

Referencia de campos

Base de caja: cada cifra tiene la fecha en que se recibió el pago, no la fecha en que se emitió el cobro. Es la base con la que reportan los clubes comunitarios australianos.

Bruto: el monto cobrado. Reembolsos: lo que se devolvió. Neto: el bruto menos los reembolsos.

Excluido de los ingresos: los pedidos en estado "iniciado" (un carrito abandonado) y "pago pendiente" (todavía en manos del proveedor). Solo aparecen en Pagos fallidos y abandonados.

Comisiones: solo se cuentan las comisiones que realmente quedaron registradas. Cuando no se registró la comisión de un proveedor, el pago se deja fuera en lugar de contarse como cero, así que el total de comisiones es un mínimo y no el costo completo.

Pendiente estimado: las cuotas de socio valoradas a precio de lista. Es orientativo, no está facturado.

Consejos y preguntas frecuentes

¿El reporte de GST alcanza para presentar un BAS? No. Resume el impuesto recaudado solo dentro de ClubHelix: los pedidos de la tienda, donde la tasa se guarda en el momento de la venta. No incluye ingresos ni gastos registrados en ningún otro lugar, y no es asesoramiento fiscal. Compáralo con tus propios registros antes de presentar cualquier cosa.

¿Dónde está el estado de resultados? ClubHelix registra los ingresos de forma completa y los gastos no los registra en absoluto, así que todavía no es posible un verdadero estado de ingresos y gastos. Usa la exportación contable y prepara el estado en tu software de contabilidad.

Una cifra no coincide con la página Pagos de socios. Revisa los límites del período y la línea de zona horaria debajo de "Cómo se calcula". Un pago hecho a las 11 p. m. del último día de un trimestre pertenece a ese trimestre en tu zona horaria local, lo que puede no coincidir con una comparación basada en UTC.