Reservas

A página Reservas é a sua visão ao vivo de tudo o que foi reservado nos seus espaços — quem está em qual quadra e quando, o que já pagou e o que ainda deve —, além das ferramentas para bloquear horários para manutenção ou aulas, registrar o dinheiro recebido no local e cancelar reservas quando os planos mudam. Você a encontra em Espaços e programas → Reservas; as reservas em si são feitas por sócios e visitantes em /book no site do seu clube.

Quem pode usar

A reserva de espaços é um recurso do plano Pro. Os administradores do clube sempre têm acesso; os moderadores precisam da permissão Gerenciar instalações e reservas (facilities.manage), concedida em Funções e cargos. Na página pública /book, os sócios que entraram na conta reservam pelo preço de sócio, os visitantes avulsos pagam o preço avulso e os convidados podem reservar sem conta, deixando nome e e-mail. Se uma reserva paga é quitada com cartão no momento da reserva ou no local é algo definido por recurso na página Espaços.

O que há na página

• Quatro blocos: reservas nesta semana, pago nesta semana, próximas reservas e A receber no local — o total de todas as reservas confirmadas com pagamento no local para as quais você ainda não registrou um pagamento. O bloco de valores a receber não se limita a esta semana: dinheiro devido não expira. Se os seus recursos têm preços em mais de uma moeda, os blocos de valores mostram um número para cada moeda lado a lado, em vez de somá-los.
• Reservas próximas e anteriores: uma lista com pesquisa e filtros — por local, recurso, data, status e se quem reservou diz que já pagou — mostrando quem reservou e o código da reserva, os horários ocupados, quantos cavalos, jogadores ou raias foram reservados, qualquer comentário deixado, o que foi pago ou está a receber, e um selo Diz que pagou em qualquer reserva cuja pessoa avisou que o dinheiro está a caminho.
• Bloqueios do painel: reserve horário em um recurso para manutenção ou aulas. Os bloqueios ignoram o horário de funcionamento público, então você pode reservar uma quadra antes do amanhecer se precisar. Em um recurso compartilhado, você pode reservar algumas das vagas ou todas.
• Fechamentos são gerenciados na página Espaços, não aqui — um fechamento esconde os horários da grade pública, e qualquer reserva que já estava dentro de um período fechado continua nesta lista para você entrar em contato e cancelá-la.
• Alertas de reembolso: reservas marcadas como paga, mas liberada — reembolso necessário, quando um pagamento chegou depois que a retenção do horário já tinha sido liberada.
• Baixar CSV: exporta o que a lista estiver mostrando no momento, com os filtros, trazendo nas colunas o código da reserva, as unidades, o comentário, o valor a receber e a forma de pagamento.

Passo a passo

Encontrar uma reserva

1. Pesquise pelo nome ou e-mail de quem reservou, pelo recurso, por uma palavra do comentário ("quem falou do ferrador?") ou pelo código da reserva copiado de uma linha do extrato bancário.
2. Refine por local, recurso, data ou Status — Qualquer status, Confirmada, Pagamento pendente, Cancelada, Reembolso necessário, Reembolsada, ou A receber no local para tudo o que ainda falta receber.
3. Diz que pagou é um filtro próprio ao lado de Status, não uma opção dentro dele — uma reserva pode estar a receber no local e com pagamento informado, e uma coisa não deve esconder a outra. Mude de Todas as reservas para Pagamento informado e você tem a lista curta para conferir com o extrato bancário.
4. As linhas de um recurso compartilhado trazem um pequeno selo "2 de 4" na coluna Quando, para que dois cavaleiros reservados na mesma hora apareçam como duas vagas numa mesma pista, e não como uma reserva duplicada.

Registrar um pagamento recebido no local

1. Encontre a reserva — a coluna Valor mostra A receber no local, e o filtro A receber no local lista todas elas.
2. Olhe a linha antes de registrar qualquer coisa. Se ela mostrar Pagamento com cartão iniciado, aparece um aviso acima do botão: quem reservou está no meio de um pagamento com cartão pela página de pagamento, e quando esse pagamento for concluído ele vai substituir o valor que você registrar aqui. Fale com a pessoa primeiro — o dinheiro pode já estar a caminho.
3. Escolha Marcar como paga. A janela Registrar um pagamento abre com o valor já preenchido com o que está a receber; altere se você recebeu um valor diferente.
4. Escolha a forma — Dinheiro, Cartão no local, Transferência bancária ou Outra — e adicione uma referência, se tiver (um número de recibo, a descrição de uma transferência). Essa é uma anotação sua sobre o dinheiro e fica com o pagamento no seu livro-caixa; não é o código da reserva mostrado para quem reservou, que nunca muda.
5. Marque Enviar um recibo por e-mail para quem reservou se a pessoa quiser um e salve. A reserva passa a Paga, o bloco A receber no local diminui esse valor, o pagamento aparece no livro-caixa de Pagamentos de sócios e nos relatórios financeiros com a data do dia em que você o registrou, e o registro de auditoria guarda quem marcou como paga.

Adicionar um bloqueio do painel

1. Escolha o recurso, a data e o intervalo de horário e dê um nome a ele ("Manutenção da quadra", "Aulas das categorias de base").
2. Em um recurso compartilhado, defina Vagas a reservar — deixe em branco para ocupar todas as vagas, ou informe um número para deixar o restante aberto para reservas.
3. Salve — o horário some da grade pública na hora (ou as vagas restantes diminuem). Os bloqueios não se limitam ao horário de funcionamento público nem ao prazo de reserva antecipada.

Cancelar uma reserva

1. Encontre a reserva na lista e cancele-a. Os horários (ou as vagas) voltam para a grade pública imediatamente.
2. Se foi paga com cartão, faça o reembolso pelo painel do seu provedor de pagamento — os reembolsos são conciliados automaticamente, então o status de pagamento da reserva se atualiza sozinho. Se foi paga no local, reembolse do mesmo jeito que recebeu o dinheiro; não é preciso registrar nada aqui. Uma reserva com pagamento no local que foi cancelada e nunca foi paga não deve nada, e o e-mail de cancelamento diz isso. Os sócios também podem cancelar as próprias reservas futuras em /book.

Tratar um alerta de "paga, mas liberada"

Este é o caso raro em que o pagamento com cartão de alguém foi concluído depois que a retenção do horário expirou e foi liberada — então o dinheiro chegou, mas os horários podem ter sido pegos por outra pessoa. A reserva recebe um alerta para que ninguém seja cobrado sem perceber por uma quadra que não tem.

1. Confira se os horários ainda estão livres — se estiverem, a reserva vale e você pode simplesmente limpar o alerta.
2. Se outra pessoa pegou o horário, reembolse o pagamento pelo painel do seu provedor de pagamento. O reembolso é conciliado automaticamente e o alerta some.

Exportar a lista

1. Ajuste os filtros e a pesquisa para a lista mostrar o que você quer — as reservas desta semana em uma pista, ou tudo o que está a receber no local.
2. Escolha Baixar CSV. O arquivo traz as linhas da tela, com colunas para o recurso, quando, quem, o código da reserva, as unidades, o comentário, o valor, o que está a receber e a forma de pagamento.

Não comparecimentos

Uma reserva que foi confirmada e já começou pode ser marcada como Não compareceu na tabela de reservas, e desfeita com Compareceu. Não compareceu tem o próprio indicador de status e o próprio filtro, para você ver de relance quem está segurando horários que não usa.

Duas coisas que ela não faz, de propósito: não cobra nenhuma taxa e não devolve ao sócio a cota de reservas. Um cancelamento devolve a cota — o horário voltou à venda —, mas um não comparecimento segurou o horário até o fim, então ainda conta para a cota de uso justo.

Referência de campos

• Status — o indicador na linha: Confirmada, Pagamento pendente, Cancelada, Reembolsada, Paga, reembolso necessário (o caso de paga, mas liberada, acima) e A receber em uma reserva confirmada com pagamento no local que ainda tem dinheiro a receber. O indicador de valor a receber mostra só "A receber" para manter a linha curta — passe o mouse sobre ele para ver o texto completo "A receber no local", que a célula Valor ao lado mostra de qualquer forma. Dois indicadores podem aparecer abaixo dele: Pagamento com cartão iniciado, que significa que quem reservou abriu o pagamento com cartão pela página de pagamento e não terminou — há um pagamento com cartão em andamento, então não receba em dinheiro sem perguntar antes —, e Diz que pagou, a palavra da própria pessoa de que o dinheiro está a caminho (item próprio abaixo). Bloqueios do painel e fechamentos aparecem com estilos próprios, para nunca serem confundidos com reservas de sócios.
• Reservado por — a conta do sócio, ou o nome e o e-mail do convidado no caso de reservas sem conta, com o código da reserva ao lado. Um comentário deixado por quem reservou aparece embaixo, em cinza; passe o mouse para ver o texto completo.
• Código da reserva — um código curto (os primeiros oito caracteres do identificador da própria reserva, em maiúsculas) que identifica uma reserva em todos os lugares em que a pessoa e o seu tesoureiro precisam apontar para ela: na página de pagamento por trás de um cartaz com QR code, em Suas reservas em /book, no e-mail de confirmação, na célula Reservado por aqui e como coluna própria no CSV. A caixa de pesquisa o reconhece, então uma transferência descrita como "3F9A1C0B" no seu extrato bancário encontra a reserva com um único colar. É um rótulo, não um acesso — não abre nada nem desbloqueia nada — e é diferente da referência que você digita em Marcar como paga, que é o seu próprio registro do dinheiro.
• Diz que pagou — um selo em uma reserva cuja pessoa tocou em "Já paguei" na página de pagamento, mostrando a forma que ela disse ter usado e quando disse isso. É a palavra dela, não dinheiro: o valor a receber não muda, nenhum pagamento é registrado e nada nos seus relatórios o conta. Confirme do jeito normal com Marcar como paga quando o dinheiro de fato entrar — isso mantém o selo, então a linha continua mostrando que a pessoa avisou. O filtro de mesmo nome é a razão de tudo isso: em vez de ler um mês de transações bancárias, você confere as três reservas que dizem que pagaram.
• Cavalos / Jogadores / Raias — quantas unidades do recurso a reserva ocupou. A coluna só aparece quando alguma reserva da página ocupou mais de uma, e o título dela usa o plural do próprio recurso.
• Quando — a data e os horários ocupados. Em um recurso compartilhado, um selo "2 de 4" mostra quantas vagas esta reserva ocupa do total.
• Valor — o preço da reserva e a situação dela: Gratuita (nada a pagar), Paga (o valor total entrou), A receber no local (confirmada, a receber e marcar como paga), Não paga (um pagamento online que ainda não foi concluído), Paga em parte (um valor registrado abaixo do preço) ou Reembolsada. Uma reserva com pagamento no local que alguém pagou com cartão pela página de pagamento do QR code aparece como Paga como qualquer outra, indicando o provedor pelo qual passou, com linha própria no seu livro-caixa de Pagamentos de sócios.
• Ações — cancelar e, em uma reserva com pagamento no local que ainda está a receber, Marcar como paga.

Dicas e perguntas frequentes

• Duas pessoas podem reservar o mesmo horário ao mesmo tempo? Em um recurso reservado por uma pessoa de cada vez, não — os conflitos são rejeitados no nível do banco de dados, então nem dois pagamentos simultâneos conseguem reservar a mesma quadra duas vezes; quem perde vê o horário como ocupado e escolhe outro. Em um recurso compartilhado, duas pessoas na mesma hora é justamente a ideia — cada reserva ocupa algumas das vagas, e só a reserva que passaria do limite é recusada ("Alguém pegou as últimas vagas enquanto você escolhia — agora restam 2").

• Por que não consigo reembolsar por esta página? Um pagamento com cartão é reembolsado pelo painel do seu provedor de pagamento, onde o dinheiro de fato está — o ClubHelix acompanha o reembolso e concilia a reserva automaticamente. Um pagamento recebido no local é reembolsado do mesmo jeito que foi recebido: devolva o dinheiro, estorne a transação na maquininha ou faça uma transferência. Nunca tente reembolsar um pagamento feito no local pelo painel do provedor; ele nunca passou por lá.

• Uma reserva com pagamento no local não aparece no meu relatório de receita. Ela só aparece depois que você a marca como paga. Os valores a receber no local só entram nos relatórios depois de registrados, com a data do dia em que você fez isso — é o que mantém "Valor reservado" e "Recebido" corretos no relatório Receita de reservas.

• Os convidados recebem uma confirmação? Sim — as reservas de convidados enviam uma confirmação para o e-mail informado, e os cancelamentos também. Em uma reserva com pagamento no local, a confirmação mostra o valor a receber, repete as suas instruções de pagamento e traz o código da reserva, e os mesmos dados ficam na lista de reservas da própria pessoa em /book. O e-mail também leva direto à página de pagamento, então quem reservou pelo notebook ainda consegue chegar à reserva pelo celular que tem na mão.

• Um pagamento com cartão pelo cartaz com QR code custa alguma coisa para nós? Sim — é um pagamento online comum, e é para ser assim. Ele passa pelo seu provedor conectado e cai na sua própria conta, gera uma linha no seu livro-caixa de Pagamentos de sócios e tem a taxa de cartão do seu provedor mais a taxa de plataforma do ClubHelix, exatamente como uma reserva paga com cartão no momento da reserva. O dinheiro que você mesmo registra com Marcar como paga nunca passa por um provedor, então não tem nenhuma das duas.

• Por que não há botão de cartão em uma reserva paga em parte? Porque você já registrou dinheiro nela, e um pagamento com cartão substituiria esse valor em vez de somar a ele. Assim que qualquer valor entra, a página de pagamento deixa de oferecer a cobrança no cartão e mostra os dados de pagamento do próprio clube e o código da reserva. Receba o restante do mesmo jeito que recebeu a primeira parte e registre com Marcar como paga.

• Bloquear um dia inteiro toda semana? Para uma reserva fixa (por exemplo, treino na terça à noite), um bloqueio do painel por semana funciona, mas pense se o horário de funcionamento do recurso não deveria simplesmente excluir esse período.

• Um não comparecimento devolve ao sócio a cota de reservas? Não. Um cancelamento devolve, porque o horário voltou à venda; um não comparecimento o segurou até o fim. Nenhum dos dois cobra taxa.