A liga, o tag chase e o percurso — tudo fora da prancheta.

O que é um sistema de gestão para clube de disc golf?

Um sistema de gestão para clube de disc golf é a secretaria de um clube cujo percurso é gratuito, público e aberto vinte e quatro horas por dia. Ele guarda a lista de sócios, a liga semanal de duplas, o tag chase, o registro de patrimônio do percurso e o único torneio oficial que paga uma temporada de correntes. No ClubHelix isso significa adesão online com pagamento (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), resultados da liga publicados na mesma noite com um feed que os jogadores podem acompanhar, inscrição em eventos para a noite de liga e o campeonato do clube, escalas de voluntários para mutirões e fiscais de buraco, uma loja do clube para discos personalizados e comunicados que colocam os resultados na caixa de entrada de cada jogador antes de ele chegar em casa.

A participação nos Estados Unidos vem crescendo há uma década, e os percursos se multiplicaram mais rápido do que os clubes que cuidam deles. Esse é o impasse: uma prefeitura instala dezoito cestas, quatro grupos esperam no primeiro tee todo sábado, e o clube que instalou as placas dos tees não faz ideia de quem é nenhum deles. Um sistema para clube de disc golf não pode vender acesso a um percurso gratuito — o que ele pode fazer é tornar a competição, o cuidado com o percurso e o sentimento de pertencer algo que vale a taxa de associação, e fazer isso tomar cinco minutos por semana em vez de cinco horas.

Noite de liga: grupos, súmulas e resultados na mesma noite

As duplas semanais são o coração do clube, e também a administração que engole uma terça-feira. Faça de cada semana um evento com inscrição paga: os jogadores se inscrevem com antecedência, a inscrição é paga online em vez de sair de uma sacola de dinheiro na traseira de um carro, e a divisão entre o grupo A e o grupo B sai de uma lista de check-in ao vivo, e não de uma prancheta encharcada.

As súmulas chegam depois da rodada e os resultados da semana entram no site como notícia na mesma noite — que é metade do motivo para as pessoas voltarem. O acumulado do pote do ace, os vencedores do mais perto da cesta (CTP) e o prêmio em discos ou crédito na loja entram na mesma notícia que os placares, então ninguém precisa lembrar quanto estava o pote três semanas atrás. Mantenha um handicap do clube do jeito que você já calcula — as cinco melhores das últimas dez rodadas em relação ao par do percurso, para que um jogador com média de 71 possa realmente vencer a terça à noite — e publique junto.

Chuva, parque fechado, horário de início alterado ou mudança num mando, tudo sai como um único comunicado para quem se inscreveu, ou direto no celular como notificação push para os jogadores que instalaram o aplicativo do clube. Os jogadores avulsos que jogam uma semana ficam registrados como contato no check-in, e não se perdem — e um código de desconto que deixa a inscrição na liga mais barata para os sócios faz o argumento de conversão por você.

Tags, ratings e o campeonato do clube

Um tag chase só funciona se os atuais donos das tags estiverem publicados. As tags numeradas trocam de mão conforme os resultados, e essa lista precisa ficar num lugar que o jogador consiga conferir no celular, no tee, e não no aplicativo de notas de uma pessoa. Faça da rodada de tags um evento próprio e depois atualize a lista de donos numa página montada com o editor de páginas — todo mundo vê a mesma ordem ao mesmo tempo, na mesma noite.

A temporada termina com um campeonato do clube: uma ou duas rodadas individuais com handicap e depois uma final para os oito que se classificarem — publicados como eventos com horários de saída e com os resultados postados à medida que saem. Se o seu clube também tem jogadores no circuito oficial, mantenha os ratings, os números de filiação e a divisão de cada jogador no cadastro do sócio, para que o diretor do torneio não precise correr atrás de números por mensagem privada na noite antes de fechar as inscrições. Qualificações de oficial certificado e certificados de primeiros socorros ficam no mesmo cadastro, como credenciamentos com data de validade, então a diretoria sabe quem pode acompanhar um grupo num evento oficial antes de a temporada começar, e não no meio dela.

Cuidado com o percurso, mutirões e o acordo com o parque

As suas cestas ficam num terreno que não é do clube, e o acordo que as cobre é o documento mais valioso do clube. As duas coisas que mantêm esse acordo sendo renovado são um histórico de incidentes limpo e provas de benefício para a comunidade — e as duas são registros, não opiniões.

Publique os mutirões como eventos com escala de voluntários: tarefas com nome (troca de correntes, acabamento das bases dos tees, limpeza das linhas de visão, recolhimento de lixo, revisão das placas), um horário de início, término em duas horas e um número de participantes que a equipe do percurso consegue ver na quarta-feira. Os quase acidentes em buracos que cruzam uma trilha de caminhada vão para os relatórios de incidente com visibilidade restrita, então quando o órgão dos parques pergunta o que aconteceu, a resposta existe e tem data. Use formulários para a vistoria mensal das cestas — aperto dos parafusos, danos nas faixas, firmeza das luvas — e o resultado é um histórico de inspeções que você pode anexar a um pedido de apoio para novas cestas. Os relatórios então transformam a temporada nos números de que o seu contato no parque precisa: rodadas jogadas, noites de liga realizadas, horas de voluntariado e sócios por CEP.

Inscrições em torneios que se conciliam sozinhas

Um único evento oficial bem organizado por ano pode pagar uma temporada de manutenção, e é também onde a administração de um clube de disc golf mais costuma desandar. Receba as inscrições por um formulário de inscrição pago, com divisão, número do jogador, rating e tamanho do kit de discos registrados no mesmo passo. Um formulário não se fecha sozinho quando o percurso lota, então, se as divisões Open e Advanced lotarem no primeiro dia, venda essas divisões como ingressos de evento: um tipo de ingresso aceita um limite fixo e pode colocar numa lista de espera quem se inscrever depois.

O dinheiro é a parte em que os clubes se queimam. Inscrições, venda de discos e adicionais do kit do jogador caem direto na conta Stripe do próprio clube (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) — o clube é o vendedor, e não um intermediário —, e o tesoureiro vê inscrições, reembolsos e prêmios num único livro-caixa, em vez de num extrato bancário pessoal e numa planilha. O patrocínio de buracos e de cestas é o produto natural para vender junto: uma placa numa cesta dura anos, e os logos dos patrocinadores podem aparecer na página do torneio e no rodapé do seu site. Discos personalizados do clube, toalhas e camisetas passam pela loja, vendidos na noite de liga e online.

Um site de clube de disc golf para onde as placas dos tees podem apontar

O percurso é a sua vitrine, e ele é totalmente anônimo sem um site. Monte um com o editor de páginas: o traçado buraco a buraco com distâncias e pares, onde estacionar, quais buracos cruzam uma trilha, os horários da noite de liga e quanto custa, e um botão para se associar. Depois coloque um código escaneável na placa do buraco um que abra o site — essa placa já está fazendo o seu recrutamento. Comece pela galeria de modelos ou abra a demonstração ao vivo para ver o que um jogador de primeira viagem encontra. Coloque o site no domínio próprio do clube para que o endereço impresso na placa do tee nunca precise mudar.

Sistema para clube de disc golf grátis para começar

Todo clube no ClubHelix começa no plano Free — sem limite de tempo e sem data de validade —, então você pode ter lista de sócios, inscrições na liga e um tag chase funcionando até a próxima noite de duplas. Quando quiser as funcionalidades pagas, como taxas de associação online, inscrições pagas em torneios ou a loja, os planos pagos têm um teste grátis de 14 dias, são cobrados em ciclos de 28 dias e podem ser cancelados a qualquer momento; os planos atuais estão na página de preços. O dinheiro cai direto na conta Stripe do próprio clube (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) — o ClubHelix nunca retém os seus valores, e a taxa da plataforma nunca é repassada aos seus jogadores.

O ClubHelix atende clubes de disc golf nos Estados Unidos, no Canadá, na Austrália, na Nova Zelândia, no Reino Unido, na Irlanda e na África do Sul — onde quer que um clube tenha aparafusado cestas num parque público e torcido pelo melhor.

Aposentando a prancheta do primeiro tee

A maioria dos clubes de disc golf chega com as taxas de associação recebidas por aplicativo de pagamento, os placares da liga numa foto de súmula no celular e uma lista de tags que só uma pessoa consegue atualizar. Importe os sócios que você já tem, abra as inscrições da liga e deixe a primeira terça-feira andar sozinha. Se quiser ajuda para configurar, fale com a gente — e, para o quadro completo, do acordo com o dono do terreno aos handicaps e à captação de recursos, leia o guia completo sobre como administrar um clube de disc golf.