La liga, el tag chase y el campo: todo fuera del portapapeles.

¿Qué es un software de gestión para clubes de disc golf?

Un software de gestión para clubes de disc golf es la oficina de un club cuyo campo es gratuito, público y está abierto las veinticuatro horas. Guarda la lista de socios, la liga semanal de dobles, el tag chase, el registro de equipamiento del campo y el único torneo oficial que paga una temporada de cadenas. En ClubHelix eso significa alta de socios en línea con pago (donde ClubHelix admite pagos en línea), resultados de la liga publicados esa misma noche con un feed que los jugadores pueden seguir, inscripción a eventos para la noche de liga y el campeonato del club, listas de turnos de voluntarios para las jornadas de trabajo y los controladores de hoyo, una tienda del club para los discos con el sello del club y difusiones que dejan los resultados en la bandeja de entrada de cada jugador antes de que llegue a su casa.

En Estados Unidos la participación viene creciendo desde hace una década, y los campos se multiplicaron más rápido que los clubes que los cuidan. Ese es el problema concreto: el municipio instala dieciocho canastas, cada sábado hay cuatro grupos esperando en el primer tee, y el club que puso los carteles de salida no tiene idea de quién es ninguno de ellos. Un software para clubes de disc golf no puede vender el acceso a un campo gratuito; lo que sí puede hacer es que la competencia, el cuidado del campo y el sentido de pertenencia valgan la cuota, y que todo eso lleve cinco minutos por semana en lugar de cinco horas.

Noche de liga: grupos, tarjetas y resultados esa misma noche

Los dobles semanales son el corazón del club, y también la tarea administrativa que se come un martes. Organiza cada semana como un evento con inscripción paga: los jugadores se inscriben con anticipación, la inscripción se paga en línea (donde ClubHelix admite pagos en línea) en lugar de con una bolsa de efectivo en la parte de atrás de una camioneta, y la división entre el grupo A y el grupo B sale de una lista de registro de entrada en tiempo real y no de un portapapeles mojado.

Las tarjetas llegan después de la ronda y los resultados de la semana se suben como una noticia esa misma noche, que es la mitad de la razón por la que la gente vuelve. El pozo de ace acumulado, los ganadores del más cerca del hoyo (CTP) y el premio en discos o en crédito para la tienda van en la misma noticia que los puntajes, así nadie tiene que acordarse de cuánto había en el pozo hace tres semanas. Lleva el hándicap del club como ya lo calculas (las mejores cinco de las últimas diez rondas contra el par del campo, así un jugador con promedio de 71 puede ganar de verdad el martes por la noche) y publícalo al lado.

La lluvia, un parque cerrado, un cambio de horario de salida o un cambio en un mando (tiro obligatorio) salen como una sola difusión a los jugadores inscritos, o directo al celular como notificación push para quienes instalaron la app del club. Los jugadores ocasionales que vienen una semana quedan registrados como contacto en el registro de entrada, no se pierden, y un código de descuento que abarata la inscripción a la liga para los socios hace el argumento de conversión por ti.

Tags, ratings y el campeonato del club

Un tag chase solo funciona si se publican los tenedores actuales. Los tags numerados cambian de mano según los resultados, y esa lista tiene que estar en un lugar que el jugador pueda revisar desde el celular en el tee, no en las notas del celular de una sola persona. Organiza la ronda de tags como su propio evento y después actualiza la lista de tenedores en una página armada con el editor de páginas: todos ven el mismo orden a la vez, esa misma noche.

La temporada cierra con un campeonato del club: una o dos rondas individuales con hándicap y después una final para los ocho que clasifican, publicadas como eventos con horarios de salida y con los resultados subidos a medida que llegan. Si tu club también tiene jugadores en el circuito oficial, guarda en la ficha de cada socio su rating, su número de afiliado y su división, así el director del torneo no persigue números por mensaje directo la noche antes de que cierren las inscripciones. Las habilitaciones de oficial certificado y los certificados de primeros auxilios quedan en la misma ficha del socio como acreditaciones con fecha de vencimiento, así la comisión directiva sabe quién puede llevar una tarjeta en un evento oficial antes de que empiece la temporada y no en medio de ella.

Cuidado del campo, jornadas de trabajo y el convenio con el parque

Tus canastas están en un terreno que no es del club, y el convenio que las ampara es el documento más valioso del club. Las dos cosas que hacen que se renueve son un registro de incidentes limpio y pruebas de beneficio para la comunidad, y las dos son registros, no opiniones.

Publica las jornadas de trabajo como eventos con listas de turnos de voluntarios: tareas con nombre (cambio de cadenas, bordes de los tees, despeje de líneas de tiro, recolección de basura, revisión de carteles), una hora de inicio, un cierre a las dos horas y una cantidad de personas que el equipo del campo puede ver el miércoles. Los casi accidentes en hoyos que cruzan un sendero peatonal se cargan en los reportes de incidentes con visibilidad restringida, así cuando el área de parques pregunta qué pasó, la respuesta existe y tiene fecha. Usa formularios para la revisión mensual de las canastas (ajuste de tornillos, daños en las bandas, firmeza de los tubos) y el resultado es un historial de inspecciones que puedes adjuntar a una solicitud de subvención para canastas nuevas. Los reportes convierten después la temporada en los números que necesita tu contacto en el área de parques: rondas jugadas, noches de liga realizadas, horas de voluntariado aportadas, socios por código postal.

Inscripción a torneos que se concilia sola

Un evento oficial bien organizado por año puede financiar una temporada de mantenimiento, y también es donde más se desarma la administración de un club de disc golf. Recibe las inscripciones con un formulario de inscripción pago (donde ClubHelix admite pagos en línea) que registra en el mismo paso la división, el número de jugador, el rating y la talla del pack de discos. Un formulario no se cierra solo cuando el campo está completo, así que si Open y Advanced se llenan el primer día, vende esas divisiones como entradas de evento: un tipo de entrada admite un límite fijo y puede poner en lista de espera a quienes se inscriben después.

El dinero es la parte en la que los clubes se queman. Donde ClubHelix admite pagos en línea, las inscripciones, la venta de discos y los extras del pack del jugador se depositan directamente en la cuenta de Stripe del propio club (el club es el comerciante registrado, no un intermediario), y el tesorero ve inscripciones, reembolsos y premios en un solo libro de movimientos en lugar de un extracto bancario personal y una planilla. El patrocinio de hoyos y canastas es el producto natural para vender junto con eso: una placa en una canasta dura años, y los logotipos de los patrocinadores pueden ir en la página del torneo y en el pie de página de tu sitio. Los discos con el sello del club, las toallas y las camisetas se venden en la tienda, en la noche de liga y en línea.

Una página web del club de disc golf a la que pueden apuntar tus carteles de salida

El campo es tu vitrina, y sin un sitio es completamente anónimo. Arma uno con el editor de páginas: el recorrido hoyo por hoyo con distancias y pares, dónde estacionar, qué hoyos cruzan un sendero, los horarios de la noche de liga y cuánto cuesta, y un botón para asociarse. Después pon un código escaneable en el cartel del hoyo uno que lo abra: ese cartel ya está haciendo tu reclutamiento. Empieza desde la galería de plantillas o abre la demo en vivo para ver lo que encuentra alguien que juega por primera vez. Ponlo en el dominio propio del club, así la dirección impresa en el cartel de salida nunca tiene que cambiar.

Software gratis para empezar con tu club de disc golf

Todos los clubes de ClubHelix empiezan en el plan Free, sin límite de tiempo ni vencimiento, así puedes tener una lista de socios, la inscripción a la liga y un tag chase funcionando para la próxima noche de dobles. Cuando quieras las funciones con costo, como las cuotas en línea, la inscripción paga a torneos o la tienda, los planes con costo incluyen una prueba gratis de 14 días, se facturan en ciclos de 28 días y se pueden cancelar cuando quieras; los niveles actuales están en la página de precios. Donde ClubHelix admite pagos en línea, el dinero se deposita directamente en la cuenta de Stripe del propio club: ClubHelix nunca retiene tus fondos, y la comisión de la plataforma nunca se les traslada a tus jugadores.

ClubHelix funciona para clubes de disc golf en Estados Unidos, Canadá, Australia, Nueva Zelanda, el Reino Unido, Irlanda y Sudáfrica: en cualquier lugar donde un club haya atornillado canastas en un parque público y esperado lo mejor.

Adiós al portapapeles en el primer tee

La mayoría de los clubes de disc golf llega con las cuotas cobradas por una app de pagos, los puntajes de la liga en una foto de la tarjeta tomada con el celular y una lista de tags que solo una persona puede actualizar. Importa los socios que tienes, abre la inscripción a la liga y deja que el primer martes funcione solo. Si quieres ayuda para configurarlo, escríbenos, y para el panorama completo, desde el convenio con el dueño del terreno hasta los hándicaps y las subvenciones, lee la guía completa para dirigir un club de disc golf.