Seletivas, taxas e viagens — um só sistema para a temporada inteira de cheer.

O que é um sistema para clube de cheerleading?

Um sistema para clube de cheerleading é a secretaria de um ginásio de cheer: inscrições para a seletiva, montagem das equipes, taxas de treinamento mensais, termos de responsabilidade, agenda de treinos, inscrições em campeonatos e a comunicação com as famílias que segura a temporada — num só sistema, em vez de seis. No ClubHelix isso significa inscrição online que recebe o sinal da vaga e monta o parcelamento no mesmo fluxo (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), matrícula por equipe com limite de vagas e lista de espera por nível, termos de responsabilidade digitais assinados uma vez e guardados no cadastro do atleta, frequência nos treinos registrada onde a sua política de frequência consegue enxergá-la de verdade e comunicados que chegam a todas as famílias de uma equipe, e não só às que lembraram de olhar o grupo de mensagens.

Os programas de cheer vão atrás de um sistema porque um ginásio é um negócio com clientes, e não uma diretoria com sócios. As taxas de treinamento são cobradas por mês durante dez ou onze meses, os atletas estão em duas ou três equipes, os uniformes são pedidos sob medida feitos em nome da família, e todo o compromisso é assumido antes de a temporada começar, para uma temporada que dura quase um ano. Muito pouco disso sobrevive a uma planilha, uma maquininha no balcão e um quadro branco na recepção.

Seletivas, montagem das equipes e o problema de quem está em várias equipes

As seletivas são a semana mais corrida do seu ano e aquela em que a recepção menos consegue atender o telefone. Faça o registro de interesse e a inscrição para a seletiva num formulário pago que registra a idade na data de corte, as habilidades atuais de acrobacia e stunts, a preferência de posição — flyer, base, backspot —, os tamanhos e os dados médicos e de emergência de que você precisa antes de alguém pisar no tablado. As notas da avaliação ficam com a equipe técnica; o cadastro do atleta guarda o que a administração precisa.

A montagem das equipes é onde o sistema se paga. Cada equipe funciona como um programa próprio, com nível, divisão etária e limite rígido de vagas, então uma equipe junior de nível 2 que lota com dezesseis atletas e duas reservas para de aceitar inscrições, em vez de chegar a vinte sem ninguém perceber. As trilhas prep e elite ficam lado a lado, com estruturas de taxas diferentes. Quando uma família aceita a vaga, o sinal é compensado e o atleta entra no elenco na mesma noite — sem conferir um e-mail de aceite contra um extrato bancário duas semanas depois.

Atletas em mais de uma equipe são o caso que os sistemas genéricos para clubes erram. Um atleta numa equipe junior e numa equipe senior open está em dois elencos, em dois grupos de stunt, em duas agendas de treino e — o mais importante — gera uma segunda taxa de equipe e uma segunda taxa de inscrição por evento. Matricule-o nas duas equipes e o dinheiro e a agenda acompanham automaticamente. Os seus valores para várias equipes e para irmãos funcionam como códigos de desconto que você entrega à família, e o código digitado no pagamento reduz o total além dos preços que ela já tinha conquistado, em vez de um técnico fazendo contas de cabeça no balcão.

Taxas de treinamento, saldos e a planilha de custos da temporada

O dinheiro do cheer não é uma taxa só. É o treinamento, depois a coreografia e a música, depois o uniforme de competição, depois o tênis, o laço e o agasalho, depois uma taxa de inscrição por atleta em cada evento, depois a viagem, depois a entrada dos espectadores — e as famílias perdoam o total com muito mais facilidade do que as cobranças a conta-gotas. Publique a planilha de custos completa antes das seletivas e cobre tudo de um só lugar.

Nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, a inscrição recebe o sinal logo de início e divide o saldo em parcelas — semanais, quinzenais ou mensais ao longo da temporada —, com valor proporcional para o atleta que entra no meio da temporada em vez de no começo. Tamanho do uniforme, número do tênis, quantidade de laços e o pedido do agasalho chegam por um formulário estruturado ligado ao cadastro de cada atleta, então a lista para o fornecedor é exportada em um minuto, em vez de ser redigitada de uma prancheta que foi parar na bolsa de alguém. Roupas da torcida, regatas de treino e camisetas para a família são vendidas pela loja do clube, e não por uma folha de pedidos no balcão.

Nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, cada centavo cai direto na conta Stripe do próprio ginásio — o ClubHelix nunca fica com o seu dinheiro, e a taxa de plataforma nunca é repassada às suas famílias. A pergunta que realmente importa no meio da temporada, que é quem ainda deve o quê, está numa tela: os relatórios mostram taxas em aberto, o envelhecimento dos saldos devedores e as parcelas atrasadas por equipe, para você cobrar onze famílias em vez de mandar e-mail para as duzentas.

Horário de tablado, agenda de treinos e frequência

O recurso escasso num programa de cheer são as horas de tablado com molas nos horários em que as famílias conseguem levar os atletas. Os horários de treino são publicados como agenda no seu próprio site, com um feed de agenda pessoal para cada atleta, então uma terça remarcada, uma semana de feriado ou um treino extra de passagem completa atualiza o celular da família em vez de começar uma conversa no grupo. Programas que funcionam também num segundo local, ou que alugam um tablado do tamanho oficial de competição no último mês antes do nacional, podem colocar essas horas reserváveis na reserva de espaços e de tablado — incluindo as aulas particulares de acrobacia, a linha de receita que a maioria dos ginásios pior acompanha.

A frequência é um problema específico do cheer, porque uma coreografia não roda sem as suas bases. Faça a chamada em cada treino a partir do elenco da equipe e o padrão fica visível semanas antes do prazo das habilidades, e não no dia em que um grupo de stunt precisa ser remontado. Mudanças de agenda, fechamentos por causa do tempo e lembretes de horário de chegada saem como comunicados, ou como notificações push para as famílias que instalaram o aplicativo do ginásio.

Inscrições em campeonatos, viagens e credenciais dos técnicos

As inscrições fecham semanas antes do evento e pedem a lista exata de atletas por divisão, com quem está em mais de uma equipe citado nas duas. Recolha as intenções de viagem, as escolhas de quarto no bloco do hotel e o número de espectadores como uma inscrição em evento com pagamento junto, para que o gerente da equipe tenha números reais antes de fechar com um hotel. Três dias antes, o informe para atletas e famílias — horário de chegada, ponto de encontro, padrão de cabelo e maquiagem, horário do aquecimento, o que não fazer na área de aquecimento — é publicado no site e enviado à equipe; no próprio dia, um aquecimento atrasado é um único SMS, porque ninguém num centro de convenções está lendo e-mail.

As credenciais dos técnicos ficam no mesmo lugar. Verificação de antecedentes, primeiros socorros, RCP, certificação de segurança e credenciais de técnico vencem, e cada uma delas é condição para alguém estar no tablado. Acompanhe-as como credenciamentos com data de vencimento e a lacuna aparece com meses de antecedência, e não na semana em que as suas inscrições estão sendo conferidas.

Um site de ginásio de cheer que enche as seletivas

As famílias escolhem um ginásio muito antes de ligar para ele. Monte o site com o editor de páginas: páginas das equipes por nível, a planilha de custos da temporada publicada, as datas das seletivas com um botão de inscrição, a agenda de campeonatos e as suas credenciais de segurança e de treinamento, tudo nas cores do ginásio e atualizável por quem fica na recepção. Comece pela galeria de modelos ou abra a demonstração ao vivo para ver o que uma família encontra quando procura um ginásio de cheer perto de casa.

O ClubHelix atende clubes de cheer e cheerleading nos Estados Unidos, no Canadá, na Austrália, na Nova Zelândia, no Reino Unido, na Irlanda e na África do Sul — ginásios all star, equipes de escolas e universidades e programas comunitários.

Sistema grátis para começar no clube de cheerleading

Todo clube e ginásio começa no plano Free, sem limite de tempo e sem data de vencimento. Quando você quiser a parte paga — parcelamento das taxas de treinamento, inscrições pagas em seletivas e eventos, a loja —, os planos pagos têm teste grátis de 14 dias, são cobrados em ciclos de 28 dias e podem ser cancelados a qualquer momento; os planos atuais estão listados abertamente na página de preços. Em qualquer plano, o dinheiro continua caindo na sua própria conta Stripe (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), e a taxa de plataforma nunca é repassada às suas famílias como acréscimo.

Tirando a temporada da planilha

A maioria dos ginásios chega com as taxas num sistema, os elencos numa planilha, os tamanhos num grupo de mensagens e os termos numa pasta na secretaria. Importe os atletas que você já tem, abra a inscrição para a seletiva com o termo e a planilha de custos junto e deixe a primeira semana de montagem das equipes andar sozinha. Se quiser ajuda para configurar, fale com a gente — e, para o quadro completo, de um processo de seleção que se sustenta aos pedidos de uniforme e à segurança nos stunts, leia o guia sobre como administrar um clube de cheerleading.

O que comparar antes de decidir

Programas de cheer giram em torno de saldos de taxas, horário de tablado e atletas em várias equipes. A administração falha em pontos previsíveis, então teste a plataforma onde ela vai ser realmente exigida.

Perguntas frequentes de diretores de programas de cheer

Dá para cobrar as taxas de treinamento por mês, em vez de por temporada? Sim, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, como um plano recorrente, com o saldo visível para as famílias.

Como fica um atleta que está em duas equipes? Um cadastro, duas participações em equipes, um saldo — sem cobrança em dobro.

Os pais conseguem ver quanto devem? Sim, no próprio cadastro, em vez de mandar e-mail para a secretaria.

Os técnicos precisam de acesso total? Não — funções e permissões permitem que um técnico faça a chamada sem ver as finanças.

E os pedidos de uniforme e de tênis? Pela loja do clube, com os tamanhos como opções, para que os pedidos sejam conferidos com os pagamentos.