Como administrar um clube de cheerleading

Quase todo esporte comunitário permite que o clube seja flexível na seleção. Divida os times por nível de forma aproximada, troque uma atleta de equipe no meio da temporada, e ninguém perde o ano. O cheerleading não funciona assim. Uma rotina é uma coreografia de dois minutos e meio montada em torno de corpos específicos em posições específicas, aprendida ao longo de meses, e ela não absorve uma mudança no meio da temporada sem desmontar os grupos de acrobacia (os stunts) e a pirâmide. Por isso a equipe é fechada cedo, a seleção é obrigatória e visível, e o dia em que você publica as listas é o dia em que a reputação do clube com as famílias é construída ou abalada.

A outra coisa que torna o cheerleading diferente é o formato do dinheiro. A maioria dos esportes cobra uma taxa de temporada e pronto. Uma temporada de cheer cobra a taxa de treino, depois o uniforme, depois a inscrição na competição, depois a viagem, depois o agasalho de aquecimento, depois os tênis e os laços, e cada um desses valores chega como um pedido separado, feito por uma pessoa diferente. Famílias que teriam pago o total de bom grado logo no início se sentem espremidas pelo conta-gotas, e a reclamação que acaba chegando nunca é sobre o valor: é sobre não terem sido avisadas.

Este guia é para diretorias e coordenações técnicas que administram um clube de cheerleading comunitário ou all-star. Ele mostra como montar um processo de seletiva e de distribuição nas equipes que resista a um pai ou uma mãe insatisfeitos, como publicar o custo real da temporada antes que alguém se comprometa, como organizar os pedidos de uniforme e material sem soterrar o tesoureiro, e o lado da segurança (progressões de stunts, spotting e qualificação dos técnicos), em que acertar a papelada importa tanto quanto acertar o treino.

O formato de um ano de cheerleading

O cheerleading segue uma sequência fixa, e não um calendário de jogos, e todos os prazos dessa sequência dependem da data da primeira competição. Monte o ano do clube de trás para a frente a partir dela, contando em semanas, para que o plano funcione seja qual for a época das suas temporadas.

A época da sua temporada depende de quando o ano letivo começa onde você está. Trabalhe de trás para a frente a partir das principais competições: faça as seletivas cedo o bastante para distribuir as atletas antes do primeiro bloco de treinos e confira se a janela de medidas e pedido de uniforme cai num período de férias longo, quando os fornecedores desaceleram. Se cair, antecipe essa etapa em vez de contar com o prazo de sempre. Muitas vezes as famílias se comprometem com dinheiro meses antes da primeira competição, então escreva sua política de desistência e reembolso antes das inscrições e garanta a reserva do ginásio antes de anunciar as equipes.

Seletivas e distribuição nas equipes que resistem a uma família insatisfeita

As disputas sobre seleção não são, de fato, sobre a decisão. São sobre o processo parecer arbitrário. Um processo escrito, publicado antes das seletivas, aplicado da mesma forma a todos e explicável depois resiste a quase qualquer discordância individual. Um processo que vive na cabeça do técnico principal não resiste, por melhor que seja o julgamento dele.

Publique os critérios antes que alguém faça a seletiva. Uma rubrica que funciona divide a nota entre áreas técnicas e não técnicas, porque uma equipe selecionada só pela capacidade de acrobacia de solo (tumbling) costuma ser uma equipe que não sustenta uma pirâmide nem chega no horário.

Seis cuidados tornam o processo defensável:

• No mínimo duas pessoas avaliando, com notas independentes, e pelo menos uma que não seja mãe, pai ou técnica de alguém que está fazendo a seletiva. Tire a média das notas e guarde as duas fichas.
• Dê a nota pela rubrica no próprio dia, e não de memória depois. As fichas são assinadas e datadas e ficam guardadas durante a temporada.
• As necessidades de posição são declaradas antes. Se você precisa de três flyers e onze bases, diga isso publicamente antes das seletivas. As famílias aceitam a conta da composição da equipe; o que elas não aceitam é descobri-la depois.
• Comunique a distribuição primeiro em particular e depois publique as listas. Uma mensagem curta e particular antes do anúncio público dá à atleta decepcionada um espaço para a primeira reação.
• Ofereça uma conversa de retorno a todos que pedirem, no formato "é nisto que você deve trabalhar", com a rubrica na sua frente.
• Tenha uma etapa de recurso de verdade: restrita, rápida e por escrito.

Uma política de recurso não significa refazer a seletiva. Significa um caminho definido para a família que acredita que o processo não foi seguido. Deixe claro que o recurso só pode ser feito por questões de processo, e não por discordar de uma nota; defina um prazo curto, como cinco dias úteis; exija o recurso por escrito; faça com que ele seja analisado por dois membros da diretoria sem ligação com a atleta ou com o técnico; e limite o resultado a "o processo foi seguido, a decisão está mantida" ou "o processo não foi seguido, a atleta será reavaliada". Publique isso junto com os critérios. Nosso modelo de política de seleção de equipes traz o texto para você adaptar.

Publicando o custo real da temporada

O documento mais valioso que um clube de cheerleading produz é uma planilha de custos da temporada em uma página, publicada antes das seletivas, com cada cobrança previsível e a data de vencimento. Ela transforma uma série de surpresas desagradáveis em uma decisão informada e reduz muito as desistências no meio da temporada, que deixam você remontando um grupo de stunt na nona semana.

Liste todas as linhas, inclusive as que você não cobra, marcadas como incluídas:

Três práticas transformam a planilha em um sistema justo, e não em uma conta maior:

• Cobre um sinal na distribuição e ofereça parcelas para o restante. Uma temporada paga por semana ou a cada quinze dias em débito automático pesa muito menos no orçamento da casa do que três valores grandes, e também é melhor para o seu fluxo de caixa. O guia débito automático ou pagamento antecipado da associação analisa os prós e contras.
• Publique um caminho para quem tem dificuldade financeira. Uma linha ("se o custo for um obstáculo, fale com o clube de forma confidencial"), mais uma pessoa responsável e um processo discreto e documentado. Clubes que fazem isso mantêm atletas que, de outro modo, perderiam, sem nunca tratar do assunto em público.
• Nunca cobre algo que não estava na planilha. Se um custo realmente surgir no meio da temporada, apresente-o às famílias como opcional, e não como uma fatura.

Em um programa all-star comunitário, o uniforme de competição costuma ser o maior item isolado, com as inscrições cobradas por atleta e por evento em cima disso e a viagem somada para qualquer competição fora da sua região. As taxas de treino são cobradas, na maioria das vezes, por período. Informe todos os valores já com os impostos sobre vendas, para que o número da planilha seja o número que as famílias pagam.

Pedidos de uniforme e material sem soterrar o tesoureiro

O uniforme é onde a administração de um clube de cheerleading mais desmorona, porque junta o risco das medidas, um prazo longo do fornecedor, a personalização por atleta e um prazo final que é de outra pessoa. Conduza isso como um projeto com datas, e não como uma arrecadação contínua.

Faça um único dia de medidas, com um conjunto de peças de amostra e duas pessoas medindo, e registre as medidas no cadastro de cada atleta, e não em uma prancheta que vai para casa na bolsa de alguém. Defina um prazo único para o pedido e cumpra-o. Avise desde o início que medida atrasada significa uniforme atrasado, e leve isso a sério, porque uma única atleta atrasada pode segurar o envio da equipe inteira. Receba o pagamento no momento do pedido, e não na entrega: você está fazendo uma encomenda personalizada e sem devolução em nome das famílias e não deveria carregar esse risco na conta do clube.

Mais dois hábitos se pagam sozinhos. Encomende uma pequena reserva dos tamanhos mais comuns, se o fornecedor permitir, porque os estirões de crescimento entre o dia das medidas e a competição são garantidos em uma equipe juvenil. E organize uma troca de usados para roupa de treino, agasalhos e tênis: uma lista fixada simples, com tamanhos e preços, renovada a cada temporada, economiza dinheiro de verdade para as famílias e diminui a quantidade de material quase sem uso parado nos armários. O seu modelo de política de uniforme do clube é um bom lugar para registrar o que é obrigatório, o que é opcional e o que pertence a quem.

Receba os pedidos por um formulário online ligado ao cadastro de cada atleta, com tamanhos, pagamento (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) e autorização em um único envio. É a diferença entre um tesoureiro que passa o fim de semana conferindo uma planilha contra o extrato do banco e um tesoureiro que exporta em um minuto uma lista pronta para o fornecedor.

Segurança nos stunts, spotting e qualificação dos técnicos

Esta seção traz informações gerais, e não um livro de regras. As normas de segurança do cheerleading (elementos permitidos por divisão e idade, exigências de spotting, exigências de piso e níveis de qualificação dos técnicos) são definidas pela sua entidade dirigente e pelas regras dos eventos em que você se inscreve, são revisadas com frequência e variam de um mercado para outro. Tome a versão publicada das regras da sua própria entidade como a fonte da verdade e confira-a antes de cada temporada.

O que é sempre responsabilidade sua é o sistema em torno dessas regras:

• Disciplina nas progressões. Os elementos são introduzidos em uma ordem documentada, e a atleta não tenta um elemento novo até que os pré-requisitos estejam consistentemente limpos. Registre a progressão por escrito, para que um técnico substituto não pule uma etapa sem querer.
• Nunca acima do nível em que a equipe está inscrita. Às vezes as equipes treinam um elemento "para o ano que vem". Deixe isso fora do tempo de treino da rotina e de qualquer sessão em que a equipe inteira esteja trabalhando no ritmo real.
• Spotting como função com pessoa designada. Quem faz o spotting (a proteção durante o elemento) ocupa uma posição treinada, e não é o adulto mais próximo. Registre quem está qualificado para fazer spotting e em qual nível.
• Piso e espaço. Os elementos são executados no piso para o qual foram liberados, com espaço livre suficiente em volta do grupo. Uma reserva de ginásio que reduz a área útil muda o que pode ser treinado com segurança naquela noite.
• Um protocolo escrito para lesões e concussões, incluindo quem decide parar, quem avisa a família e que comprovação é necessária antes do retorno. Siga as orientações da sua entidade dirigente e, em qualquer lesão na cabeça, a orientação médica.
• Controle de validade para os técnicos. Credenciamento de técnico, primeiros socorros, RCP e qualquer verificação de antecedentes exigida têm data de vencimento. Mantenha tudo em um único registro com alertas, e não em uma pasta que alguém confere uma vez por ano.

Técnicos e voluntários que trabalham com atletas jovens geralmente precisam da verificação de antecedentes para proteção de crianças exigida onde vocês atuam, além do credenciamento de técnico pela entidade nacional. As exigências e os prazos de renovação variam entre países e regiões e mudam com o tempo, então confirme a situação atual com a sua entidade dirigente e com a autoridade competente antes do início da temporada.

O tempo de tablado é o seu recurso mais escasso

A verdadeira limitação de um clube de cheerleading não são técnicos nem atletas: são metros de piso utilizável, com a superfície adequada, nos horários em que as famílias podem ir. Um tablado completo de competição é maior do que o que a maioria dos ginásios comunitários oferece, e uma equipe que só treinou a rotina dividida em duas metades vai descobrir no dia da competição que o espaçamento está errado.

Descubra cedo quantas sessões em tablado completo a sua rotina realmente exige e contrate essas sessões com planejamento. Um formato que funciona para um clube comunitário é o treino semanal em um ginásio comum para elementos, preparação física e trabalho por partes, mais um pequeno número de sessões reservadas em tablado completo concentradas no último mês, em um centro de ginástica, no ginásio de uma escola com colchões adequados ou em horários compartilhados com outro clube. Reserve essas datas antes de anunciar as equipes, porque são as sessões que não podem ser mudadas.

Organize as equipes como programas com matrícula, com um bloco definido de semanas, um limite de vagas e uma lista de espera, e não como uma noite de treino aberta. Isso deixa a conta do espaço honesta, mostra às famílias exatamente pelo que estão pagando e dá a você uma lista limpa de quem está realmente matriculado em quê. Escolinhas, turmas e matrículas cuida diretamente dessa estrutura, e, se você também tem turmas recreativas como base, como começar um programa juvenil mostra como montar o caminho até as equipes competitivas.

Dia da competição

O dia em si é curto, tem horários apertados definidos pelo organizador do evento e não perdoa o clube que improvisa. Monte um resumo de uma página para atletas e famílias para cada evento e envie três dias antes.

O resumo deve informar o horário de chegada, o ponto de encontro, o padrão de cabelo e maquiagem, o que as atletas devem levar, o que os pais não devem fazer perto do tablado de aquecimento, o horário previsto de término e um contato responsável que possa ser encontrado no dia. Publique-o também no site do clube, além de enviá-lo, para que ninguém fique rolando uma conversa de grupo no estacionamento. Colete informações médicas, autorizações de uso de imagem e contatos de emergência uma única vez, na inscrição, pelos termos digitais, em vez de fazer formulários de papel circularem pelo local da competição.

A temporada inteira em uma página

Tudo o que torna um clube de cheerleading estressante é informação que existe, mas está espalhada: a planilha de custos em um documento que ninguém encontra, as inscrições para a seletiva em uma prancheta, os tamanhos de uniforme em uma conversa de grupo, o vencimento do credenciamento dos técnicos na caixa de entrada de alguém, as fichas médicas em uma pasta dentro de um carro. O ClubHelix reúne tudo em um só site e painel do clube: escolinhas, turmas e matrículas para equipes com limite de vagas, listas de espera e cobrança parcelada (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), inscrição online que registra tamanhos, dados médicos e autorizações no cadastro, termos digitais assinados uma vez e guardados no cadastro da atleta, e credenciamentos, para que a qualificação prestes a vencer de um técnico apareça meses antes de virar um problema.

Como boa parte deste artigo trata de ser transparente com as famílias sobre custos, seria estranho não aplicar o mesmo padrão a nós mesmos: todos os planos e seus preços estão publicados abertamente, para que a sua diretoria faça as contas antes de se comprometer com qualquer coisa, e o plano Free atende um clube que só quer colocar online as equipes, o calendário e as matrículas. A maioria das diretorias coloca no ar uma página das equipes, uma planilha de custos, um formulário de matrícula e um calendário de eventos em uma única noite, então crie o site do seu clube e veja até onde você chega antes de o treino acabar. Se você também tem turmas recreativas como base, a página de sistema de gestão para clubes de ginástica mostra as mesmas ferramentas em um clube organizado por turmas, e a nossa página de sistema de gestão para clubes de cheerleading mostra essas ferramentas organizadas em torno das seletivas, das mensalidades e das inscrições em competições.

Perguntas frequentes

Como um clube de cheerleading deve fazer seletivas justas?

Publique a rubrica de pontuação e a composição de equipe de que você precisa antes das seletivas, dê as notas por ela no próprio dia com pelo menos duas pessoas avaliando de forma independente e guarde as fichas assinadas. Comunique a distribuição em particular antes de publicar as listas, ofereça uma conversa de retorno a quem pedir e tenha uma etapa de recurso restrita e por escrito, limitada a verificar se o processo publicado foi seguido.

O que um clube de cheerleading deve dizer às famílias sobre os custos?

Tudo, antes das seletivas, em uma página. Liste inscrição, taxas de treino, coreografia e música, uniforme, roupa de treino, tênis e acessórios, inscrições em competições, viagem e ingresso para a torcida, cada item com a data de vencimento. Ofereça parcelas e um caminho confidencial para quem tem dificuldade financeira, e nunca fature algo que não estava na planilha publicada.

Quem pode treinar stunts e fazer spotting?

Isso é definido pela sua entidade dirigente e pelas regras dos eventos em que você se inscreve, e muda. Trabalhe sempre com a versão publicada atual, e não com o entendimento da temporada passada. O que todo clube deve administrar por conta própria é o sistema em volta disso: progressões de elementos documentadas, o spotting tratado como função qualificada e um registro de credenciamentos de técnicos, certificados de primeiros socorros e verificações de antecedentes com o controle das datas de vencimento.

Com quanta antecedência os uniformes devem ser encomendados?

Mais cedo do que parece necessário. Uniformes personalizados de cheerleading têm prazos de produção longos, e uma única medida faltando pode atrasar o pedido da equipe inteira. Faça um único dia de medidas com peças de amostra, registre as medidas no cadastro de cada atleta, defina um prazo firme para o pedido e receba o pagamento no momento do pedido, e não na entrega.

Um clube de cheerleading precisa de um site próprio?

Sim. É ali que a planilha de custos, a política de seleção, os resumos de competição e os formulários de matrícula ficam em um formato que as famílias encontram sem precisar perguntar. O site também permite receber inscrições, tamanhos, dados médicos e autorizações em um único envio, o que elimina a maior parte da papelada que, de outro modo, cai no colo de um tesoureiro voluntário e do chefe da equipe.

Continue lendo: como administrar um clube de ginástica, para ver o modelo de turmas e períodos com mais detalhes, e quanto deve custar a associação ao clube, para definir o preço da própria temporada.