Software de gestión para clubes de ciclismo: cada salida, carrera y pedido de equipación.

¿Qué es un software de gestión para clubes de ciclismo?

Un software de gestión para clubes de ciclismo (o software para clubes de ciclismo, si prefieres el nombre corto) le da al club un solo sistema para lo que hoy vive en cinco: el calendario de salidas enterrado en un hilo de chat, las inscripciones a carreras que se toman de una forma distinta en cada evento, el pedido de equipación en una planilla, las afiliaciones que se persiguen una por una cada enero y los incidentes que no se registran en ningún lado. En ClubHelix, las salidas en grupo son eventos recurrentes con nivel, punto de partida, recorrido y ritmo; las carreras son formularios de inscripción con pago (donde ClubHelix admite pagos en línea); los resultados del circuito de criterium se suben como noticias esa misma noche; la equipación se vende en la tienda del club; y la renovación de socios es por cuenta propia, respaldada por un padrón que muestra quién está al día antes de que salga con el grupo.

De la salida a los resultados

Publica cada salida en grupo como un evento recurrente y la pregunta "¿desde dónde sale la salida?" desaparece: los socios nuevos se suscriben a un feed de calendario personal para su nivel, así el celular de un ciclista de nivel A muestra solo las salidas de nivel A, y la suspensión por lluvia pasa a ser una difusión y no un mensaje en el chat a las 5:40 de la mañana. Las fechas de criterium, las subidas y la contrarreloj del club funcionan como formularios de inscripción con pago y campos de nivel: las inscripciones cierran a tiempo, el pago llega junto con ellas (donde ClubHelix admite pagos en línea) y la lista de salida se arma sola. Los resultados de cada fecha se suben como una noticia esa misma noche, con un feed que los ciclistas pueden seguir, en lugar de una hoja clavada el jueves en la pared de la sede social, y la tabla de puntos de la temporada sigue donde ya la lleva tu encargado de los hándicaps. Y como la confirmación de asistencia te deja un registro de quién estuvo de verdad en el grupo, cuando pasa algo en la ruta el líder de la salida carga un reporte de incidente estructurado desde su celular (hora, lugar, ciclistas involucrados, qué pasó), guardado con visibilidad restringida y disponible si el club o una aseguradora lo necesitan.

La tienda de equipación y la página web del club de ciclismo

El pedido anual de equipación deja de ser una planilla con las tallas equivocadas y dinero que falta. Los maillots, las calzas y los chalecos se venden en la tienda del club con variantes de talla dentro de un período de pedido, pagados en línea al hacer el pedido (donde ClubHelix admite pagos en línea), y exportas una sola lista de pedidos limpia y pagada para el proveedor. El sitio del club en sí (las páginas de salidas, el calendario de carreras, la página para asociarse) se arma con el editor de páginas; empieza desde una plantilla y mira lo que ve un ciclista en la demo en vivo.

Software de gestión gratis para empezar con tu club de ciclismo

Todos los clubes de ClubHelix empiezan en el plan Free, sin límite de tiempo: la página web del club y la administración básica no cuestan nada. Los planes con costo incluyen una prueba gratis de 14 días, se facturan en ciclos de 28 días y se pueden cancelar cuando quieras; los niveles actuales están en la página de precios. Donde ClubHelix admite pagos en línea, las inscripciones a carreras, el dinero de la equipación y las cuotas de socio se depositan directamente en la cuenta de Stripe del propio club (ClubHelix nunca retiene fondos), y la comisión de la plataforma nunca se les traslada a los socios.

Cómo pasar del sistema viejo

Importa la lista de socios, publica las salidas semanales con sus niveles y puntos de partida, y toma en línea las inscripciones de la próxima carrera: la mayoría de los clubes hace el cambio en la pretemporada y nunca vuelve al calendario del hilo de chat. Hay clubes de ciclismo que usan ClubHelix en Australia, Nueva Zelanda, el Reino Unido, Estados Unidos, Canadá, Irlanda y Sudáfrica. Si quieres ayuda para llevar a la plataforma los niveles, el circuito y el calendario de la equipación, escríbenos, y la guía completa para dirigir un club de ciclismo cubre el resto, desde la estructura de líderes de salida hasta la asamblea anual en la sede social.

Qué comparar antes de decidir

Los clubes de ciclismo tienen una forma para la que no se pensó la mayoría del software para clubes: el calendario es el producto, la afiliación suele tener niveles por disciplina y la mitad de la carga administrativa son los seguros y los niveles de los ciclistas, no las cuotas. Prueba estas cosas directamente.

Lo que de verdad paga un club de ciclismo

El plan Free no tiene límite de tiempo y le sirve a un club con un calendario, una lista de socios y una página web. Los planes con costo entran en juego cuando se mueve dinero: afiliaciones, cargos por carrera, pedidos de equipación.

Calcula la temporada, no un solo mes. Un club con 180 socios, una cuota de 60 y un cargo de 10 por carrera en quince carreras procesa mucho más volumen de transacciones del que sugiere su cantidad de socios, así que el porcentaje de la comisión importa más que el plan de suscripción. Los niveles actuales están en la página de precios; los planes con costo incluyen una prueba gratis de 14 días y se facturan en ciclos de 28 días, y la comisión de la plataforma nunca se les traslada a tus ciclistas.

Seguros, niveles y la tarea administrativa para la que nadie se ofrece

Las tareas que de verdad consumen a una comisión directiva de ciclismo son las que tienen un lado de cumplimiento: confirmar que cada ciclista de una salida del club es socio al día, que tiene un descargo firmado, llevar el control de las acreditaciones de los líderes de salida y poder presentar las tres cosas después de un incidente.

• El estado del socio en la salida, no en el escritorio. Una lista de ciclistas que muestra quién está al día evita la conversación incómoda en la línea de partida.
• Las acreditaciones de los líderes de salida vencen. Las acreditaciones las controlan y avisan antes de que venzan, no después.
• Los incidentes se registran una sola vez. Los reportes de incidentes mantienen el reporte vinculado a la salida y a las personas que estaban en ella.
• Los voluntarios para el control del recorrido son un problema de lista de turnos, no de hilo de chat: consulta las listas de turnos de voluntarios.

Cómo mudar un club de ciclismo a mitad de temporada

Los clubes de ciclismo casi nunca tienen un corte limpio de pretemporada, así que conviene mudarse por función y no por fecha:

1. Primero la lista de socios y los niveles. Todo lo demás depende de eso.
2. Publica el calendario de salidas en paralelo con donde esté hoy. Los ciclistas se mudan solos cuando es más útil.
3. Después los descargos, porque el beneficio de cumplimiento es inmediato y no requiere ningún cambio financiero.
4. Las afiliaciones, en el momento de la renovación. Nunca prorratees una mudanza.
5. Los cargos por carrera al final, cuando los socios ya pagan con comodidad.

La guía completa para dirigir un club de ciclismo cubre el trabajo en su conjunto: estructuras de niveles, la formación de líderes de salida y el calendario del club.

Preguntas frecuentes de las comisiones directivas de ciclismo

La mayoría de nuestras salidas son salidas en grupo informales. ¿Es demasiado para nosotros? Usa el calendario, el descargo y la lista de socios, y deja de lado la parte de carreras. Un club puede funcionar bien con tres funciones.

¿Un socio puede tener más de un tipo de socio? Sí: ruta y MTB, o ciclista más social, con precios separados, en una sola ficha.

¿Tenemos que mudar nuestro historial de resultados? No. Trae lo que te sirva y deja el resto donde está; nada te obliga a importar todo el historial.

¿Cómo funciona con los juveniles y sus padres? Un socio juvenil puede tener a un padre, una madre o un tutor como el contacto que recibe las comunicaciones y paga, sin que el juvenil necesite su propio inicio de sesión.

¿Y nuestros pedidos de equipación? Gestiónalos con la tienda del club, con las tallas como opciones del producto, así la lista de pedidos se concilia con los pagos en lugar de vivir en una planilla y un chat grupal.

¿Todavía comparando opciones? Mantenemos una comparación honesta y con fecha de las opciones de software de gestión para clubes de ciclismo, incluidos los casos en que otros productos nos superan.