Sistema de gestão para clube de ciclismo: cada pedal, prova e pedido de uniforme.

O que é um sistema de gestão para clube de ciclismo?

Um sistema de gestão para clube de ciclismo — ou simplesmente sistema para clube de ciclismo, se você preferir o nome curto — dá ao clube um único lugar para o que hoje está espalhado em cinco: a agenda dos pedais enterrada num grupo de mensagens, as inscrições em provas recebidas de um jeito diferente em cada evento, o pedido de uniformes numa planilha, as associações cobradas uma a uma todo mês de janeiro e os incidentes sem registro nenhum. No ClubHelix, os pedais em grupo são eventos recorrentes com categoria, ponto de saída, trajeto e ritmo; as provas são formulários de inscrição pagos; os resultados da série de critérium entram no site como notícia na mesma noite; os uniformes são vendidos pela loja do clube; e a renovação da associação é feita pelo próprio sócio — com um cadastro que mostra quem está em dia antes de sair com o grupo.

Da saída do pedal aos resultados

Publique cada pedal em grupo como um evento recorrente e a pergunta "de onde sai o pedal?" desaparece — os sócios novos assinam um calendário pessoal da sua categoria, então o celular de um ciclista da categoria A mostra só as saídas da categoria A, e o aviso de chuva vira um comunicado, e não uma mensagem no grupo às 5h40 da manhã. As etapas de critérium, as provas de subida e o contrarrelógio do clube funcionam como formulários de inscrição pagos com campo de categoria: as inscrições fecham na hora, o pagamento chega junto (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) e a lista de largada se monta sozinha. Os resultados de cada etapa entram como notícia na mesma noite, com um feed que os ciclistas podem acompanhar, em vez de uma folha pregada na parede da sede na quinta-feira — e a pontuação da temporada fica onde o responsável pelos handicaps já a mantém. E como a confirmação de presença e a frequência registram quem realmente estava no grupo, quando algo acontece na estrada o líder do pedal preenche um relatório de incidente estruturado pelo celular — horário, local, ciclistas envolvidos, o que aconteceu —, guardado com visibilidade restrita, disponível se o clube ou uma seguradora precisar.

A loja de uniformes e um site de clube de ciclismo

O pedido anual de uniformes deixa de ser uma planilha com tamanhos errados e dinheiro faltando. Camisas, bermudas e coletes são vendidos pela loja do clube, com variantes de tamanho dentro de uma janela de pedidos e pagamento online no momento do pedido (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), e você exporta uma lista de pedidos limpa e paga para o fornecedor. O site do clube em si — páginas dos pedais, calendário de provas, página para se associar — é montado com o editor de páginas; comece por um modelo e veja tudo do ponto de vista do ciclista na demonstração ao vivo.

Sistema de gestão para clube de ciclismo grátis para começar

Todo clube no ClubHelix começa no plano Free, sem limite de tempo — o site do clube e a administração essencial não custam nada. Os planos pagos têm um teste grátis de 14 dias, são cobrados em ciclos de 28 dias e podem ser cancelados a qualquer momento; os planos atuais estão na página de preços. As inscrições em provas, o dinheiro dos uniformes e as taxas de associação caem direto na conta Stripe do próprio clube (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) — o ClubHelix nunca retém valores —, e a taxa da plataforma nunca é repassada aos sócios.

Saindo do sistema antigo

Importe a lista de sócios, publique os pedais semanais com suas categorias e pontos de saída e receba online as inscrições da próxima prova — a maioria dos clubes faz a mudança na entressafra e nunca mais olha para a agenda no grupo de mensagens. Clubes de ciclismo usam o ClubHelix na Austrália, na Nova Zelândia, no Reino Unido, nos Estados Unidos, no Canadá, na Irlanda e na África do Sul. Se quiser ajuda para levar categorias, a série de provas e o calendário de uniformes para a plataforma, fale com a gente — e o guia completo sobre como administrar um clube de ciclismo cobre o resto, da estrutura de líderes de pedal à assembleia geral na sede.

O que comparar antes de decidir

Clubes de ciclismo têm um formato para o qual a maioria dos sistemas para clubes não foi pensada: o calendário é o produto, a associação costuma ter níveis por modalidade, e metade do trabalho administrativo é seguro e categorização dos ciclistas, e não taxas. Teste estes pontos diretamente.

Quanto um clube de ciclismo realmente paga

O plano Free não tem limite de tempo e serve para um clube com calendário, lista de sócios e site. Os planos pagos entram quando o dinheiro começa a circular — associações, taxas de prova, pedidos de uniformes.

Faça a conta da temporada, não de um mês. Um clube com 180 sócios, uma taxa de associação de 60 e uma taxa de prova de 10 (na moeda do clube) ao longo de quinze provas processa um volume de transações muito maior do que o número de sócios sugere, então o percentual da taxa pesa mais do que o plano de assinatura. Os planos atuais estão na página de preços; os planos pagos têm teste grátis de 14 dias e são cobrados em ciclos de 28 dias, e a taxa da plataforma nunca é repassada aos seus ciclistas.

Seguro, categorias e o trabalho que ninguém se oferece para fazer

As tarefas que realmente consomem a diretoria de um clube de ciclismo são as que têm um lado de conformidade: confirmar que cada ciclista num pedal do clube é sócio em dia e assinou o termo de responsabilidade, acompanhar os credenciamentos dos líderes de pedal e conseguir apresentar tudo isso depois de um incidente.

• A situação da associação no pedal, e não na secretaria. Uma lista de ciclistas que mostra quem está em dia acaba com a conversa constrangedora na largada.
• Os credenciamentos dos líderes de pedal vencem. Credenciamentos acompanha cada um e avisa antes do vencimento, e não depois.
• Incidentes são registrados uma vez. Os relatórios de incidente mantêm o relatório vinculado ao pedal e às pessoas que estavam nele.
• Voluntários para a sinalização do percurso são um problema de escala, não de grupo de mensagens — veja a escala de voluntários.

Migrando um clube de ciclismo no meio da temporada

Clubes de ciclismo raramente têm uma entressafra bem definida, então migre por função, e não por data:

1. Primeiro a lista de sócios e as categorias. Todo o resto depende delas.
2. Publique a agenda de pedais em paralelo com onde ela está hoje. Os ciclistas migram sozinhos quando ela se torna mais útil.
3. Depois os termos de responsabilidade, porque o ganho de conformidade é imediato e não exige nenhuma mudança financeira.
4. As associações na data de renovação. Nunca faça cobrança proporcional numa migração.
5. As taxas de prova por último, quando os sócios já estiverem pagando pela plataforma com tranquilidade.

O guia completo sobre como administrar um clube de ciclismo cobre o trabalho mais amplo — estruturas de categorias, formação de líderes de pedal e o calendário do clube.

Perguntas comuns das diretorias de clubes de ciclismo

A maioria dos nossos pedais é informal, em grupo. Isso não é demais? Use o calendário, o termo de responsabilidade e a lista de sócios; deixe a parte de provas desligada. Um clube funciona muito bem com três funcionalidades.

Os sócios podem ter mais de um tipo de associação? Sim — estrada e MTB, ou ciclista mais social, com preços separados, num único cadastro.

Temos que migrar o nosso histórico de resultados? Não. Traga o que for útil e deixe o resto onde está; nada obriga uma importação completa do histórico.

Como funcionam os juvenis e os pais? Um sócio juvenil pode ter um pai, uma mãe ou um responsável como contato, que recebe as comunicações e faz os pagamentos, sem que o juvenil precise de um login próprio.

E os nossos pedidos de uniformes? Faça-os pela loja do clube, com os tamanhos como opções do produto, para que a lista de pedidos seja conciliada com os pagamentos em vez de viver numa planilha e num grupo de mensagens.

Ainda montando a lista de opções? Mantemos uma comparação honesta e datada das opções de sistema de gestão para clube de ciclismo — incluindo onde outros produtos são melhores do que o nosso.