Para colegios profesionales, sociedades científicas e institutos
Gestiona la sociedad, no la planilla de Excel que hay detrás.
Colegios profesionales, sociedades científicas e institutos gestionan categorías de socio, filiales, congresos, registros de desarrollo profesional continuo, el gobierno del consejo y el ciclo anual de cuotas con ClubHelix, sin necesitar una secretaría técnica para mantenerlo.
Ciclo anual de cuotas, con un pico en el congreso · Actualizado el 7 oct 2026
Por qué las comisiones directivas de sociedades profesionales recurren a nosotros
Los mismos problemas aparecen en cada reunión de la comisión directiva. ClubHelix está hecho para eliminarlos de una vez por todas.
- Las categorías de socio controladas en una planilla con una columna de «¿ascendió?».
- La inscripción al congreso en un sitio externo, con la lista de asistentes llegando en un CSV.
- Los certificados de asistencia para la formación continua escritos a mano después de cada seminario.
- Filiales con sus propias listas de correo que nadie en la sede central puede ver.
- Las actas y resoluciones del consejo repartidas en cinco bandejas de entrada.
Qué hace ClubHelix por sociedades profesionales
La plataforma, aplicada a los momentos que de verdad marcan tu año.
Categorías de socio y ascensos
Estudiante, asociado, titular y miembro de honor como tipos de socio separados, cada uno con su cuota y sus requisitos, y un formulario de solicitud con preguntas condicionales para pedir el ascenso. Las aprobaciones quedan registradas en la ficha del socio, así el historial de categorías es el registro y no una cadena de correos.
El ciclo anual de cuotas
Renovación por cuenta propia con una fecha de vigencia por socio, difusiones de recordatorio antes y después del vencimiento y una lista de cuotas pendientes que el tesorero puede revisar de una sola vez. El pago en línea está disponible donde ClubHelix admite pagos en línea.
Congresos y seminarios
Eventos con entradas, precios de preventa y solo para socios mediante códigos de descuento, campos de alimentación y accesibilidad, listas de asistentes exportadas para las credenciales de identificación y asistencia registrada en el momento, no reconstruida después.
Formación continua y acreditaciones
El registro de acreditaciones guarda las titulaciones de cada socio y sus fechas de vencimiento, y la asistencia a eventos da el historial de participación que respalda una solicitud de créditos de desarrollo profesional continuo. Los reportes de acreditaciones por vencer señalan quién tiene que renovar antes de que venza.
Filiales y grupos de interés
Las filiales funcionan como organizaciones dependientes del organismo nacional, con sus propios sitios, administradores y eventos, o como grupos dentro de un mismo sitio si son más pequeñas. Las noticias, los eventos y las sedes nacionales se publican en el sitio de cada filial, y los reportes consolidados abarcan a todas.
Consejo y gobierno
Reuniones, órdenes del día, actas, mociones y resoluciones registradas en un solo lugar con los documentos adjuntos, cargos con períodos definidos y un registro de auditoría inalterable de quién cambió qué: el rastro de pruebas que se espera que conserve una entidad constituida legalmente.
El reporte anual y la auditoría de formación continua
Socios por categoría al cierre del ejercicio, ingresos por cuotas frente al presupuesto, asistencia a congresos y seminarios, y qué acreditaciones vencen en el próximo trimestre. Los desgloses por filial salen de los mismos reportes, así el reporte nacional y el de cada filial coinciden entre sí.
¿Qué es un software de gestión para colegios y asociaciones profesionales?
Un software de gestión para colegios y asociaciones profesionales hace el trabajo que de otro modo tendría que hacer una secretaría técnica paga: categorías de socio y ascensos, el ciclo anual de cuotas, la inscripción a congresos y seminarios, los registros de formación continua y acreditaciones, los sitios de las filiales y los registros de gobierno del consejo, con los avisos de renovación enviados como difusiones en lugar de combinaciones de correspondencia. Para un colegio profesional, una sociedad científica o un instituto gestionados por un secretario honorario y un consejo de voluntarios, esa es la diferencia entre gestionar la sociedad y gestionar la planilla de Excel que hay detrás, la que tiene una columna de "¿ascendió?".
Categorías, ascensos y el año de cuotas
Estudiante, asociado, titular y miembro de honor funcionan como tipos de socio separados, cada uno con su propia cuota y sus propios requisitos. Un ascenso es un formulario de solicitud con preguntas condicionales, y su aprobación queda registrada en la ficha del socio: así el historial de categorías es el registro, y no una cadena de correos que se reconstruye en la siguiente reunión del consejo. El año de cuotas funciona con renovación por cuenta propia y una fecha de vigencia por socio, difusiones de recordatorio antes y después del vencimiento, y una lista de cuotas pendientes que el tesorero honorario puede revisar de una sola vez.
Congresos, formación continua y las actas del consejo
El congreso anual y el ciclo de seminarios funcionan como eventos con entradas, con precios de preventa y precios solo para socios mediante códigos de descuento, campos de alimentación y accesibilidad, y listas de asistentes exportables para las credenciales. La asistencia se registra en el momento en lugar de reconstruirse después, lo que les da a los socios un historial de participación que respalda lo que declaran en su formación continua, mientras que los registros de acreditaciones guardan las titulaciones de cada socio y sus fechas de vencimiento, con reportes de acreditaciones por vencer que indican quién tiene que renovar antes de que venza. Quienes no son socios pueden inscribirse con la tarifa completa, y quien se asocia durante el pago queda en el padrón desde ese momento. El gobierno del consejo reúne reuniones, órdenes del día, actas, mociones y resoluciones en un solo lugar con los documentos adjuntos, los cargos tienen mandatos definidos y un registro de auditoría inalterable deja constancia de quién cambió qué: el rastro de evidencia que se espera que conserve una entidad con personería jurídica.
Una página web de la sociedad profesional sin secretaría técnica
Los requisitos para asociarse, el programa del congreso, los anuncios de la sociedad y las páginas de las filiales se publican con el editor de páginas, así el sitio público sigue siendo fácil de mantener a medida que rotan los cargos. Las filiales y los grupos de interés especial pueden funcionar como sitios dependientes con sus propios administradores y eventos bajo la entidad nacional (o como grupos dentro de un solo sitio mientras son pequeños), con las noticias, los eventos y las sedes nacionales publicándose en el sitio de cada filial y los reportes consolidándose entre todas. La galería de plantillas lleva a un consejo de cero a publicado rápidamente, y la demo muestra lo que ven los socios.
Software gratis para empezar a gestionar tu asociación profesional
Todas las sociedades empiezan en el plan Free, y no tiene límite de tiempo. Los planes con costo incluyen una prueba gratis de 14 días, se facturan en ciclos de 28 días y se pueden cancelar en cualquier momento; los planes vigentes están en la página de precios. Donde ClubHelix admite pagos en línea, las cuotas, las inscripciones a congresos y los ingresos por eventos se depositan en la cuenta de Stripe de la propia sociedad; ClubHelix nunca retiene tus fondos, y la comisión de la plataforma nunca se traslada como recargo a tus socios ni a los asistentes.
Cómo dejar atrás la planilla de Excel
Colegios profesionales y sociedades científicas funcionan con ClubHelix en Australia, Nueva Zelanda, el Reino Unido, Estados Unidos, Canadá, Irlanda y Sudáfrica, y en esos países las cuotas se acreditan en tu moneda local a través de tu propia cuenta, salvo en Sudáfrica, donde los pagos en línea no están disponibles.
La mayoría de las sociedades llegan con una planilla de categorías, un CSV de asistentes del último congreso y las actas del consejo repartidas en cinco bandejas de entrada. Importa el padrón, define las fechas de renovación y haz que el congreso de este año sea el primero cuya lista de asistentes nunca se exportó desde otro lado. Escríbenos para planificar el cambio, o lee la guía completa sobre cómo gestionar una asociación profesional.
Funcionalidades incluidas en tu plan
Todos los planes empiezan gratis e incluyen toda la plataforma que ves abajo: explora todas las funcionalidades o compara los planes.
Editor de páginas en lienzo
Un creador de páginas web para clubes deportivos, sin código y de arrastrar y soltar, con 45 tipos de sección y barras laterales de verdad. Ves tu página tal como se publica: haz clic en una sección para editarla, arrástrala para reordenarla y agrega nuevas justo donde las quieres.
Inscripción online de socios
Un software de gestión de socios que se ocupa de las altas por ti: inscripciones online y de temporada en el sitio de tu club, con tu marca, verificación por correo y aprobación opcional de un administrador.
Eventos
Un calendario de eventos del club con eventos únicos y recurrentes, y venta de entradas incorporada donde ClubHelix admite pagos en línea, para no mandar a los socios a una web de venta de entradas externa.
Formularios y encuestas
Crea formularios a medida con campos condicionales y gestiona todas las respuestas desde una bandeja compartida.
Difusiones
Envía un mensaje a todos, a un rol o a un grupo de socios a tu medida.
Donaciones
Donaciones únicas y recurrentes, con opción de cubrir la comisión, mensajes de quienes donan y un registro propio.
Tienda del club
Una tienda del club online: pedidos de uniformes, indumentaria y merchandising con variantes, carrito, gestión de pedidos e impuestos bien calculados.
App para el club
Una app propia para tu club, instalada desde el navegador: tu identidad visual, notificaciones push y carnet digital de socio. Sin tienda de apps.
Preguntas frecuentes
Las preguntas que hacen las comisiones directivas de cada sociedad profesional antes de registrarse.
- Sí. Cada categoría es un tipo de socio con su propio precio, período y formulario de solicitud, y un ascenso es una nueva solicitud registrada en la ficha del mismo socio. Las tarifas reducidas y para estudiantes también pueden funcionar como códigos de descuento sobre una sola categoría, si prefieres tener menos tipos.
- Sí. Una filial puede ser una organización dependiente con su propio sitio, administradores, eventos y, si hace falta, su propio dominio, ubicada por debajo del organismo nacional en la jerarquía. Los anuncios, eventos y sedes nacionales aparecen en los sitios de las filiales, y la sociedad nacional ve reportes de todas ellas sin quedarse con su administración.
- Los registros de asistencia y de acreditaciones están: quién asistió a cada sesión y qué titulaciones tiene cada socio, con sus fechas de vencimiento. Un sistema de puntos propio de tu profesión se registraría como un campo personalizado o una acreditación, no se calcula automáticamente.
- Sí, donde ClubHelix admite pagos en línea. Los eventos pueden ser públicos con precios para socios aplicados mediante códigos, así quien no es socio paga la tarifa completa y quien sí lo es paga la suya, y una persona que se asocia durante el pago queda en el padrón desde ese momento.
¿Podemos tener distintas categorías de socio con cuotas distintas?
¿Las filiales pueden tener su propia página web dentro de la sociedad nacional?
¿Gestionan los puntos de formación continua?
¿Podemos vender entradas para el congreso a personas que no son socias?
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ClubHelix no es una herramienta para un solo deporte: explora otros tipos de clubes que admitimos desde el primer día.
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Empieza en el plan Free y, cuando quieras, activa una prueba gratis de 14 días de las funcionalidades con costo: hoy no pagas nada y puedes cancelar en cualquier momento antes de que termine la prueba.