Para asociaciones de exalumnos, egresados y exjugadores
Mantén la lista al día y los reencuentros llenos.
Las asociaciones de exalumnos, los grupos de egresados y los clubes de exjugadores gestionan sus contactos, cuotas de socio, reencuentros, capítulos y donaciones con ClubHelix, así la lista sobrevive al voluntario que la mantiene desde hace quince años.
Ciclo anual de cuotas, con picos en los reencuentros · Actualizado el 10 ago 2026
Por qué las comisiones directivas de asociaciones de exalumnos recurren a nosotros
Los mismos problemas aparecen en cada reunión de la comisión directiva. ClubHelix está hecho para eliminarlos de una vez por todas.
- Una lista de contactos que queda desactualizada en cuanto alguien se muda o cambia de trabajo.
- Las confirmaciones para el reencuentro llegan con «responder a todos» en un correo enviado a 400 personas.
- Los socios vitalicios anotados en un libro que nadie más sabe leer.
- Cada capítulo por generación hace lo suyo, sin un calendario compartido.
- Donaciones que llegan por transferencia bancaria sin referencia y sin recibo.
Qué hace ClubHelix por asociaciones de exalumnos
La plataforma, aplicada a los momentos que de verdad marcan tu año.
Datos siempre al día
Los socios actualizan sus propios datos desde su cuenta, así la lista se mantiene sola en lugar de volver a cargarse a mano. Los campos personalizados guardan el año de egreso, la casa del colegio, la carrera o el equipo, y el padrón se filtra por ellos cuando llega un reencuentro de aniversario.
Reencuentros y aniversarios
Eventos con entradas, mesas asignadas, campos de alimentación y lista de acceso, además de un feed de calendario personal para que el reencuentro de los diez años aparezca en el calendario de cada socio. Las confirmaciones y la asistencia quedan registradas en la ficha del socio, no en un hilo de «responder a todos».
Categorías de socio
Socios anuales, de varios años y vitalicios como tipos de socio separados, cada uno con su precio y su fecha de vigencia, y los vitalicios marcados de forma permanente para que nadie les envíe un aviso de renovación por error.
Capítulos y generaciones
Los capítulos funcionan como equipos o clubes dentro de la asociación, con sus propias páginas, eventos y listas de contactos, mientras la asociación mantiene un solo padrón por debajo. Un capítulo regional que ya creció lo suficiente puede ser una organización dependiente con su propio sitio.
Donaciones y legados
Donaciones únicas y recurrentes, con la opción de que quien dona cubra la comisión, recibos enviados automáticamente y un registro de donaciones separado de los ingresos por cuotas, para que la campaña anual se pueda reportar por sí sola. Las donaciones en línea están disponibles donde ClubHelix admite pagos en línea.
El boletín y el archivo
Envía boletines desde la dirección de tu propia asociación con un centro de preferencias, y publica noticias, galerías y páginas de historia con el mismo editor: el archivo de la asociación queda en línea y no en un archivador.
El informe anual a la comisión directiva
Cantidad de socios al día, vitalicios y vencidos, asistencia a los reencuentros por generación y el total de donaciones separado de los ingresos por cuotas. Los reportes de renovación y retención muestran qué parte de la lista sigue activa, que es el número que decide si vale la pena enviar la campaña del año que viene.
¿Qué es un software de gestión para asociaciones de exalumnos?
Un software de gestión para asociaciones de exalumnos evita que las dos cosas de las que depende toda asociación (una lista de contactos al día y reencuentros llenos) descansen sobre un solo voluntario heroico. En ClubHelix, cada exalumno tiene su propia cuenta y actualiza sus propios datos, así el padrón se mantiene solo en lugar de volver a cargarse a mano; los reencuentros venden entradas desde las páginas de eventos de la propia asociación; las donaciones se reciben y se les envía el recibo automáticamente; y el boletín sale como una difusión cuyo reporte de rebotes te dice exactamente qué registros quedaron desactualizados. El sitio público (historia, noticias, galerías) funciona en la misma plataforma y se arma con el editor de páginas.
Reencuentros, capítulos y aniversarios
Los campos personalizados guardan el año de egreso, la casa del colegio, la carrera o el equipo, así cuando llega un aniversario el padrón se filtra directamente por las personas que corresponden. Los reencuentros funcionan como eventos con entradas, mesas asignadas, campos de alimentación y lista de acceso, y las confirmaciones de asistencia quedan registradas en la ficha del socio en lugar de acumularse en un hilo de «responder a todos». Además, un feed de calendario personal pone el reencuentro de los diez años en el calendario de cada socio con meses de anticipación. Los capítulos y las generaciones funcionan como grupos dentro de la asociación, cada uno con su propia página, eventos y lista de contactos sobre un padrón compartido; un capítulo regional que ya creció lo suficiente puede tener su propio sitio dentro de la asociación, con sus propios administradores.
Socios vitalicios, donantes anuales y la campaña del año
Los socios anuales, de varios años y vitalicios funcionan como tipos de socio separados, cada uno con su precio y su fecha de vigencia. Los vitalicios quedan marcados de forma permanente, así nadie le envía por error un aviso de renovación a alguien que recibió ese honor hace treinta años, y la fecha en que se le otorgó queda en su ficha. Las donaciones van junto a la afiliación, sin mezclarse con ella: donaciones únicas y recurrentes (donde ClubHelix admite pagos en línea) con la opción de que quien dona cubra la comisión, recibos enviados por correo automáticamente y un registro de donaciones separado de los ingresos por cuotas, para que la campaña anual se pueda reportar por sí sola. El boletín se envía desde la dirección de la propia asociación con un remitente propio, y los lectores tienen un centro de preferencias.
Una página web para la asociación de exalumnos, con el archivo incluido
La historia de una asociación merece algo mejor que un archivador. Las noticias, las galerías de fotos y las páginas de historia se publican con el editor de páginas, así el archivo sigue en línea y crece cada año. Y como los socios inician sesión en el mismo sitio para actualizar sus datos y reservar su lugar en el reencuentro, la página web es la puerta de entrada al padrón, no otra cosa más que mantener. Empieza con la galería de plantillas o recorre la demo en vivo para ver lo que encontrarían los exalumnos.
Software gratis para empezar a gestionar tu asociación de exalumnos
Todas las asociaciones empiezan en el plan Free, sin límite de tiempo, con el sitio público y la administración básica incluidos. Los planes con costo incluyen una prueba gratis de 14 días, se facturan en ciclos de 28 días y se pueden cancelar cuando quieras; los niveles actuales están en la página de precios. Donde ClubHelix admite pagos en línea, las cuotas de socio, las entradas para los reencuentros y las donaciones se depositan directamente en la cuenta de Stripe de la propia asociación (ClubHelix nunca retiene tus fondos), y la comisión de la plataforma nunca se les traslada a tus socios ni a quienes donan.
Cómo traer décadas de registros
Asociaciones de exalumnos y de antiguos alumnos de colegios usan ClubHelix en Australia, Nueva Zelanda, el Reino Unido, Estados Unidos, Canadá, Irlanda y Sudáfrica, algo útil cuando la propia generación está repartida por casi todos ellos.
El punto de partida habitual es una planilla que una sola persona mantiene desde hace quince años. Impórtala mientras esa persona todavía pueda explicarte las columnas, invita a los exalumnos a reclamar su ficha y deja que el próximo reencuentro se llene desde un padrón que se mantiene al día solo. Escríbenos para hablar de la importación o lee la guía completa sobre cómo dirigir una asociación de exalumnos.
Funcionalidades incluidas en tu plan
Todos los planes empiezan gratis e incluyen toda la plataforma que ves abajo: explora todas las funcionalidades o compara los planes.
Editor de páginas en lienzo
Un creador de páginas web para clubes deportivos, sin código y de arrastrar y soltar, con 45 tipos de sección y barras laterales de verdad. Ves tu página tal como se publica: haz clic en una sección para editarla, arrástrala para reordenarla y agrega nuevas justo donde las quieres.
Inscripción online de socios
Un software de gestión de socios que se ocupa de las altas por ti: inscripciones online y de temporada en el sitio de tu club, con tu marca, verificación por correo y aprobación opcional de un administrador.
Eventos
Un calendario de eventos del club con eventos únicos y recurrentes, y venta de entradas incorporada donde ClubHelix admite pagos en línea, para no mandar a los socios a una web de venta de entradas externa.
Formularios y encuestas
Crea formularios a medida con campos condicionales y gestiona todas las respuestas desde una bandeja compartida.
Difusiones
Envía un mensaje a todos, a un rol o a un grupo de socios a tu medida.
Donaciones
Donaciones únicas y recurrentes, con opción de cubrir la comisión, mensajes de quienes donan y un registro propio.
Tienda del club
Una tienda del club online: pedidos de uniformes, indumentaria y merchandising con variantes, carrito, gestión de pedidos e impuestos bien calculados.
App para el club
Una app propia para tu club, instalada desde el navegador: tu identidad visual, notificaciones push y carnet digital de socio. Sin tienda de apps.
Preguntas frecuentes
Las preguntas que hacen las comisiones directivas de cada asociación de exalumnos antes de registrarse.
- Sí, esa es la idea. Cada socio tiene una cuenta, y los cambios que hace pasan directamente al padrón. Además, el reporte de rebotes de las difusiones te dice qué fichas quedaron desactualizadas, para que persigas solo las pocas que importan.
- La categoría vitalicia es un tipo de socio sin vencimiento, así los socios vitalicios nunca aparecen en una campaña de renovación ni en una lista de cuotas pendientes. Los socios vitalicios históricos se pueden registrar con la fecha en que recibieron la distinción, y los criterios quedan publicados en tu propio sitio.
- Sí. Los capítulos pueden ser grupos dentro del sitio de la asociación, cada uno con una página, un calendario y su propia lista de contactos, y un capítulo grande puede funcionar como una organización propia por debajo de la asociación si necesita administradores separados.
- Sí, donde ClubHelix admite pagos en línea, y quedan en registros separados. Las donaciones pueden ser únicas o recurrentes, con la opción de que quien dona cubra la comisión de procesamiento, y los recibos se envían automáticamente por correo. Que sean deducibles de impuestos depende de la situación legal de tu entidad; esto es solo información general.
¿Los socios pueden actualizar sus propios datos de contacto?
¿Cómo registramos a los socios vitalicios?
¿Cada generación o capítulo puede tener su propia página y sus eventos?
¿Podemos recibir donaciones además de las cuotas de socio?
Más clubes como el tuyo
ClubHelix no es una herramienta para un solo deporte: explora otros tipos de clubes que admitimos desde el primer día.
Para clubes universitarios, agrupaciones estudiantiles y grupos del campus
Clubes universitarios y agrupaciones estudiantiles
Para colegios profesionales, sociedades científicas e institutos
Colegios profesionales y sociedades científicas
Para clubes Rotary, de Leones, Apex, Probus y de servicio
Clubes de servicio y comunitarios
Para clubes de pasatiempos, manualidades y aficiones
Clubes de pasatiempos y aficiones
Pon tu asociación de exalumnos en línea en menos de 30 minutos.
Empieza en el plan Free y, cuando quieras, activa una prueba gratis de 14 días de las funcionalidades con costo: hoy no pagas nada y puedes cancelar en cualquier momento antes de que termine la prueba.