Mantenha a lista atualizada e os reencontros cheios.

Por que as diretorias de associações de ex-alunos nos procuram

Os mesmos problemas aparecem em toda reunião da diretoria. O ClubHelix foi feito para acabar com cada um deles de vez.

• Uma lista de contatos que fica desatualizada assim que as pessoas mudam de casa ou de emprego.
• Confirmações para o reencontro chegando por "responder a todos" num e-mail para 400 pessoas.
• Associações vitalícias anotadas num livro-caixa que ninguém mais consegue ler.
• Núcleos por turma, cada um fazendo do seu jeito, sem um calendário em comum.
• Doações chegando por transferência bancária sem identificação e sem recibo.

O que o ClubHelix faz por associações de ex-alunos

A plataforma aplicada aos momentos que realmente movem o seu ano.

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   Cadastros sempre atualizados

   Os sócios atualizam os próprios dados pela conta deles, então a lista se mantém sozinha em vez de ser redigitada. Campos personalizados guardam o ano de formatura, a turma, o curso ou o time, e o cadastro filtra por eles quando chega um reencontro comemorativo.

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   Reencontros e anos comemorativos

   Eventos com ingresso, mesas marcadas, campos de restrições alimentares e lista de entrada, além de um feed de calendário personalizado, para que o reencontro de dez anos apareça no calendário de cada sócio. Confirmações de presença e presença ficam registradas no sócio, e não numa conversa de "responder a todos".

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   Categorias de associação

   Associação anual, plurianual e vitalícia como tipos de associação separados, com preços e datas de validade próprios, e os sócios vitalícios marcados de forma permanente, para que ninguém mande a eles um aviso de renovação por engano.

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   Núcleos e turmas

   Os núcleos funcionam como times ou clubes dentro da associação, com páginas, eventos e listas de contatos próprios, enquanto a associação mantém um único cadastro por baixo. Um núcleo regional pode ser uma organização subordinada, com site próprio, se tiver crescido até esse ponto.

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   Doações e legados

   Doações únicas e recorrentes (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), com a opção de o doador cobrir a taxa, recibos enviados automaticamente e um registro de doações separado da receita de associações, para que a campanha anual possa ser relatada à parte.

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   O boletim e o acervo

   Envie boletins como comunicados pelo endereço da própria associação, com central de preferências, e publique notícias, galerias e páginas de história pelo mesmo editor — o acervo da associação fica online, e não num arquivo de aço.

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   O relatório anual à diretoria

   Número de sócios pagantes, vitalícios e com associação vencida, presença nos reencontros por turma e o total de doações separado da receita de associações. O relatório de renovação e retenção mostra quanto da lista continua ativa — o número que decide se vale a pena enviar a campanha de doações do ano que vem.

Recursos incluídos no seu plano

Todos os planos começam grátis e incluem a plataforma inteira abaixo: veja todos os recursos ou compare os planos.

Perguntas frequentes

As perguntas que as diretorias fazem antes de se cadastrar, em cada associação de ex-alunos.

Os sócios podem atualizar os próprios contatos?+

Sim — é justamente essa a ideia. Todo sócio tem uma conta, e as mudanças que ele faz vão direto para o cadastro. O relatório de e-mails devolvidos nos comunicados também mostra quais cadastros ficaram desatualizados, para você correr atrás só dos poucos que importam.

Como registramos os sócios vitalícios?+

A associação vitalícia é um tipo de associação sem data de validade, então os sócios vitalícios nunca aparecem numa cobrança de renovação nem numa lista de pendentes. Sócios vitalícios antigos podem ser registrados com a data em que receberam o título, e os critérios ficam no seu próprio site.

Cada turma ou núcleo pode ter a própria página e os próprios eventos?+

Sim. Os núcleos podem ser grupos dentro do site da associação, cada um com página, calendário e lista de contatos próprios, e um núcleo grande pode funcionar como organização própria abaixo da associação, se precisar de administradores separados.

Podemos receber doações além das taxas de associação?+

Sim, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, e elas ficam em registros separados. As doações podem ser únicas ou recorrentes, com a opção de o doador cobrir a taxa de processamento, e os recibos são enviados por e-mail automaticamente. A dedutibilidade de impostos depende da situação da sua entidade — isto é só uma informação geral.