Para clubes universitarios, agrupaciones estudiantiles y grupos del campus
Un sitio web que sobrevive a la comisión directiva que lo creó.
Los clubes universitarios y las agrupaciones estudiantiles gestionan sus altas, cuotas de socio, eventos, entradas para la fiesta de gala, registros de fondos y comunicación con ClubHelix, en su propio sitio y con un traspaso que entrega los accesos además de la carpeta.
Año académico, con una renovación completa de la comisión directiva cada doce meses · Actualizado el 10 ago 2026
Por qué las comisiones directivas de agrupaciones estudiantiles recurren a nosotros
Los mismos problemas aparecen en cada reunión de la comisión directiva. ClubHelix está hecho para eliminarlos de una vez por todas.
- Toda la comisión directiva se gradúa en junio y los accesos se van con ella.
- Las hojas de inscripción de la feria de clubes que nadie termina de pasar a limpio.
- Las cuotas de socio en efectivo en una lata, y un tesorero que las concilia de memoria.
- Las entradas para la fiesta de gala vendidas en un sitio externo que se queda con una parte de cada lugar.
- Una página en el sitio de la asociación estudiantil que no puedes editar ni hacer tuya.
- Rendiciones de subvenciones que piden cifras de asistencia que nadie registró.
Qué hace ClubHelix por agrupaciones estudiantiles
La plataforma, aplicada a los momentos que de verdad marcan tu año.
La feria de clubes de inicio de año
Pon un código QR en la mesa y suma socios en el momento: un formulario de inscripción por cuenta propia con la cuota pagada con tarjeta a través de Stripe Connect, donde ClubHelix admite pagos en línea, así la persona que escaneó a las 11 de la mañana ya es socia al día antes de llegar al siguiente puesto. Sin listas en papel, sin maratones de carga de datos y sin perseguir a nadie.
Socios a lo largo del año académico
Tipos de socio de un año, de varios años y vitalicio, cada uno con su precio y su fecha de vigencia, además de tarifas reducidas mediante códigos de descuento. El padrón muestra quién pagó, a quién se le venció la cuota y quién se sumó en la semana once.
Encuentros semanales y la fiesta de gala anual
Eventos recurrentes para el encuentro semanal, con fechas excluidas para el receso de estudio, y venta de entradas integrada (donde se admiten pagos en línea) para la fiesta de gala: mesas, acompañantes, campos de alimentación y una lista de acceso que se escanea desde el celular de alguien de la comisión, todo en tu propio sitio y no en una página de venta de entradas de terceros.
El dinero del que la comisión tiene que rendir cuentas
Cada cuota de socio, entrada, pedido de productos y donación queda en un solo registro contable fechado según el momento en que llegó, así el informe del tesorero y la rendición de la subvención salen de registros y no de recuerdos. La asistencia se registra por evento, que es la cifra que de verdad piden los comités de financiamiento.
Comunicación que los estudiantes de verdad ven
Difusiones por correo desde la dirección de tu propia agrupación con baja en un clic, SMS para el aviso de «el entrenamiento pasa a bajo techo», chat en la app para la comisión directiva y notificaciones push a través de la app para socios, así un cambio de salón no depende de que alguien abra el correo.
El traspaso de cada doce meses
Los roles y los cargos llevan los accesos, no las personas: designa al secretario del año siguiente y los permisos de administración del anterior terminan ese mismo día. Las fichas de socios, el historial de eventos, los archivos y el propio sitio quedan en la agrupación, y el registro de auditoría muestra quién cambió qué.
Bajo una asociación estudiantil
Una asociación estudiantil o una universidad puede ubicarse un nivel por encima de sus agrupaciones afiliadas: publica noticias, eventos y sedes que aparecen en el sitio de cada agrupación afiliada, comparte cargos estándar para las comisiones, envía mensajes a las comisiones de las agrupaciones y ve reportes consolidados de todas ellas, sin tomar el control operativo de ninguna. Cada agrupación conserva sus propios administradores, socios y dinero.
La renovación de la afiliación y la rendición de la subvención
Tu asociación estudiantil quiere una cifra actualizada de socios y pruebas de que la agrupación realmente organizó actividades; un comité de financiamiento quiere la asistencia por evento y en qué se gastó el dinero. La foto del padrón de socios y la asistencia a los eventos responden las dos cosas con el período indicado, algo que importa cuando la comisión directiva que gastó la subvención ya se graduó.
¿Qué es un software de gestión para agrupaciones estudiantiles?
Un software de gestión para agrupaciones estudiantiles y clubes universitarios marca la diferencia entre una agrupación que es dueña de sus registros y una que vuelve a empezar de cero cada junio, cuando se gradúa la comisión directiva. En ClubHelix, un club universitario recibe altas con pago a través de su propio formulario de inscripción, donde ClubHelix admite pagos en línea, vende las entradas para la fiesta de gala y otros eventos desde sus propias páginas de eventos, lleva cada cuota y cada entrada en un solo registro contable para la rendición de la subvención, y llega a sus socios por correo, SMS y notificaciones push a través de la app para socios. Todo detrás de una página web de la agrupación que controla la comisión directiva, con accesos otorgados por rol, así el traspaso entrega los accesos además de la carpeta.
La semana de bienvenida y la feria de clubes, sin la lista en papel
Pon un código QR en la mesa y suma socios en el momento: el formulario recoge los datos y la cuota de socio con tarjeta a través de Stripe Connect, donde ClubHelix admite pagos en línea, así la persona que escaneó a las 11 de la mañana ya es socia al día antes de llegar al siguiente puesto. Sin hojas de inscripción que nadie termina de pasar a limpio, sin efectivo en una lata que el tesorero concilia de memoria. Los tipos de socio incluyen socios de un año, de varios años y vitalicios, cada uno con su precio y su fecha de vigencia, y tarifas reducidas mediante códigos de descuento. El padrón muestra quién pagó, a quién se le venció la cuota y quién se sumó en la semana once.
La fiesta de gala, el encuentro semanal y la rendición de cuentas
Los encuentros semanales funcionan como eventos recurrentes con fechas excluidas para el receso de estudio. La fiesta de gala anual se vende con la venta de entradas integrada en tu propio sitio (mesas, acompañantes, campos de alimentación y una lista de acceso que se escanea desde el celular de alguien de la comisión directiva) y no en una página externa de venta de entradas que se queda con una parte de cada lugar. Cada cuota de socio, entrada, pedido de productos y donación queda en un solo registro contable fechado según el momento en que llegó, y la asistencia se registra por evento, así el reporte del tesorero y la rendición de la subvención salen de registros y no de recuerdos. Y la asistencia por evento es exactamente la cifra que piden los comités de financiamiento. Para el aviso de "el entrenamiento pasa a bajo techo" están los SMS y las notificaciones push, y la comisión directiva tiene su propio chat en la app.
Una página web de la agrupación estudiantil que sobrevive a su comisión directiva
La agrupación, y no una persona, es dueña del sitio, de las fichas de socios, del historial de eventos y de los archivos. Los accesos siguen a los cargos: designa al secretario del año siguiente después de la asamblea anual y los permisos de administración del anterior terminan ese mismo día, con un registro de auditoría de quién cambió qué. El sitio lo diseñas tú con el editor de páginas (se acabó la página que no puedes editar en el sitio de otra persona), a partir de la galería de plantillas, con la demo mostrando lo que verán los socios. Una asociación estudiantil puede ubicarse un nivel por encima de sus agrupaciones afiliadas, publicar noticias, eventos y sedes que llegan a sus sitios y ver reportes consolidados, sin manejar nunca la administración de una agrupación ni tocar su dinero.
Software gratis para empezar tu agrupación estudiantil
Toda agrupación empieza en el plan Free, sin límite de tiempo: la mayoría arma todo gratis y sube de plan en la feria de clubes. Los planes con costo incluyen una prueba gratis de 14 días, se facturan en ciclos de 28 días y se pueden cancelar en cualquier momento; consulta los precios para ver las franjas vigentes. Las cuotas de socio y el dinero de las entradas se depositan en la cuenta de Stripe de la propia agrupación, donde ClubHelix admite pagos en línea: ClubHelix nunca retiene tus fondos, y la comisión de la plataforma nunca se traslada a los socios.
Dejar atrás la carpeta compartida
Hay agrupaciones estudiantiles que usan ClubHelix en Australia, Nueva Zelanda, el Reino Unido, Estados Unidos, Canadá, Irlanda y Sudáfrica: donde sea que esté tu campus.
Si los registros de este año viven en una planilla y en una carpeta compartida en la cuenta personal de alguien que se gradúa, pásalos mientras la comisión saliente todavía está para explicarlos. Importa la lista de socios, carga los eventos del semestre y haz que este sea el último traspaso doloroso. Escríbenos si tienes preguntas, o lee la guía completa sobre cómo llevar una agrupación estudiantil.
Funcionalidades incluidas en tu plan
Todos los planes empiezan gratis e incluyen toda la plataforma que ves abajo: explora todas las funcionalidades o compara los planes.
Editor de páginas en lienzo
Un creador de páginas web para clubes deportivos, sin código y de arrastrar y soltar, con 45 tipos de sección y barras laterales de verdad. Ves tu página tal como se publica: haz clic en una sección para editarla, arrástrala para reordenarla y agrega nuevas justo donde las quieres.
Inscripción online de socios
Un software de gestión de socios que se ocupa de las altas por ti: inscripciones online y de temporada en el sitio de tu club, con tu marca, verificación por correo y aprobación opcional de un administrador.
Eventos
Un calendario de eventos del club con eventos únicos y recurrentes, y venta de entradas incorporada donde ClubHelix admite pagos en línea, para no mandar a los socios a una web de venta de entradas externa.
Formularios y encuestas
Crea formularios a medida con campos condicionales y gestiona todas las respuestas desde una bandeja compartida.
Difusiones
Envía un mensaje a todos, a un rol o a un grupo de socios a tu medida.
Donaciones
Donaciones únicas y recurrentes, con opción de cubrir la comisión, mensajes de quienes donan y un registro propio.
Tienda del club
Una tienda del club online: pedidos de uniformes, indumentaria y merchandising con variantes, carrito, gestión de pedidos e impuestos bien calculados.
App para el club
Una app propia para tu club, instalada desde el navegador: tu identidad visual, notificaciones push y carnet digital de socio. Sin tienda de apps.
Preguntas frecuentes
Las preguntas que hacen las comisiones directivas de cada agrupación estudiantil antes de registrarse.
- El sitio y los datos son de la agrupación, no de una persona. El acceso se otorga por rol, así que el presidente saliente se quita y el entrante se designa en un par de clics, y todo lo que necesita (socios, eventos, archivos, difusiones anteriores) ya está ahí. Es la principal razón por la que las agrupaciones dejan atrás la carpeta en el drive personal de alguien.
- Los pagos pasan por Stripe Connect, donde ClubHelix admite pagos en línea, a nombre de la entidad que sea titular de la cuenta bancaria de la agrupación. Muchas agrupaciones son grupos sin personería jurídica que dependen de su asociación estudiantil, y eso es un alta normal en Stripe. Esto es solo información general: la oficina de finanzas de tu asociación es el lugar indicado para consultar qué te exige. (En Australia, el número de identificación fiscal es el ABN.)
- Puede ubicarse por encima de ellas en la jerarquía: las noticias, los eventos y las sedes de la asociación aparecen en los sitios de las agrupaciones afiliadas, los cargos estándar de las comisiones se pueden compartir hacia abajo y la asociación recibe reportes consolidados de todas sus agrupaciones. No puede manejar la administración de una agrupación ni gastar su dinero: el acceso entre organizaciones requiere un rol explícito, a propósito.
- Hay un plan Free para los grupos más pequeños y, a partir de ahí, planes con costo según la cantidad de socios activos. Consulta los [precios](/pricing) para ver las franjas vigentes: las agrupaciones suelen empezar gratis mientras arman el sitio y suben de plan en la feria de clubes.
- Sí. Un formulario de inscripción puede ser gratuito, con costo o gratuito con una donación opcional, y puedes tener ambos a la vez: una categoría general gratuita y otra con costo que incluye la entrada a la fiesta de gala o la indumentaria.
Nuestra comisión directiva cambia cada año: ¿qué pasa con la cuenta?
¿Podemos cobrar cuotas si la agrupación no tiene identificación fiscal ni está constituida como sociedad?
¿Una asociación estudiantil puede gestionar todas sus agrupaciones afiliadas?
¿Hay una opción gratis para una agrupación pequeña?
¿Los socios pueden sumarse sin pagar, si en nuestra agrupación asociarse es gratis?
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Pon tu agrupación estudiantil en línea en menos de 30 minutos.
Empieza en el plan Free y, cuando quieras, activa una prueba gratis de 14 días de las funcionalidades con costo: hoy no pagas nada y puedes cancelar en cualquier momento antes de que termine la prueba.