Encontros, vistorias de equipamento e gincanas — organizados num só lugar.

O que é um sistema de gestão para pony club?

Um sistema de gestão para pony club reúne as tarefas que a diretoria de um clube hípico equilibra todo mês — associações, inscrições nos encontros, escalas de plantão, papelada de segurança e a corrente de telefonemas do "o encontro ainda vai acontecer?" — num único sistema. No ClubHelix isso significa inscrição online com contas de responsável e filho para os cavaleiros juniores e campos de consentimento para menores de 18 anos, encontros publicados como eventos recorrentes com inscrição e pagamento no mesmo passo, escalas de voluntários para a lanchonete e a equipe da pista, um registro de credenciamentos para verificações e certificados, e comunicados que chegam a todas as famílias antes de engatarem o reboque. A associação anual e as taxas dos encontros são pagas online (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), com datas de "pago até" que a diretoria vê num relance.

Um sistema para clube hípico precisa se encaixar no jeito como esses clubes realmente funcionam: as inscrições chegam por mensagem, por e-mail e num bilhete entregue no estacionamento dos reboques, enquanto a escala de plantão vive num grupo de mensagens em que ninguém consegue pesquisar nada. Levar tudo isso para uma única plataforma é a diferença entre uma diretoria que administra o clube e uma que corre atrás dele.

Encontros e gincanas sem correria de papel

Publique os encontros do ano como eventos recorrentes com datas de exceção, receba inscrições e pagamentos por formulários de inscrição e venda ingressos para gincanas ou dias abertos direto no seu próprio site. As famílias assinam um calendário personalizado, então um encontro cancelado aparece no celular delas em segundos — e o aviso de "pista muito molhada" na manhã do evento sai como notificação push para as famílias que instalaram o app do clube, antes de colocarem o cavalo no reboque.

O plantão funciona do mesmo jeito. Publique os turnos de lanchonete, portão, equipe da pista e vistoria de equipamento para cada encontro, deixe os sócios assumirem os turnos e veja quem já cumpriu ou não um plantão antes do dia — em vez de implorar no grupo de mensagens na sexta à noite.

Aluguel da pista que funciona sozinho

A maioria dos clubes hípicos tem uma pista que poderia se pagar quando o clube não está usando — quem deixa o cavalo em pensão e quer uma superfície plana depois do trabalho, um instrutor que dá aulas nas quintas à noite, um pony club vizinho que a pede emprestada para um encontro. Hoje esse aluguel costuma viver numa agenda na selaria, com o número de cavalos e o pagamento conferidos à mão. A reserva de espaços coloca a pista no site do seu clube como um recurso reservável, com horário semanal de funcionamento, duração do horário e preço — e deixa você configurá-la do jeito que uma pista realmente funciona, e não do jeito que uma quadra de tênis funciona.

Configure a pista como compartilhada, com capacidade em cavalos — digamos, quatro ao mesmo tempo — e ela lota do jeito que você espera. Cada reserva ocupa algumas das vagas, a grade pública mostra "restam 2 de 4" até aparecer "Lotado", e um cavaleiro que leva dois cavalos por duas horas ocupa duas vagas nas duas horas. Ninguém consegue encaixar um quinto cavalo numa pista lotada: se as últimas vagas acabarem enquanto alguém ainda está escolhendo, a pessoa fica sabendo quantas restam naquele momento e escolhe outro horário. Prefere que quem aluga fique com a pista inteira só para si? Configure uma reserva por vez e continue contando os cavalos. Você pode ter uma pista de cada jeito.

O preço é por cavalo, por hora. Escreva "cavalo" como aquilo que você conta, defina um máximo por reserva, marque cobrar por cavalo, e a página de reserva pergunta "quantos cavalos?" e faz a conta — três cavalos por uma hora a um valor ilustrativo de 15 dá 45, mostrado antes de o cavaleiro confirmar. Sócios e cavaleiros avulsos podem pagar valores diferentes pela mesma pista, e todo preço aparece na moeda do seu clube.

Adicione um campo de comentários com o rótulo que fizer sentido — "Algo que devemos saber?" — e os cavaleiros contam o que um formulário nunca pergunta: "cavalo novo, vai ficar no fundo da pista", "o ferrador vem na segunda hora", "por favor, deixem as asas dos obstáculos montadas". Os comentários são privados do clube. Eles ficam ao lado da reserva no painel, saem na exportação e você pode pesquisar por eles.

O pagamento pode ser com cartão na reserva ou no local, e muitos clubes hípicos preferem a segunda opção — um aluguel reembolsado porque o tempo virou é uma chateação que ninguém quer. Configure a pista para pagamento no local, escreva as suas instruções ("Pague ao sócio de plantão na selaria antes de montar") e a reserva é confirmada na hora, com o valor devido e essas instruções repetidas no e-mail de confirmação. A tela de Reservas no painel tem um quadro A receber no local que soma tudo o que ainda não foi recebido, e Marcar como paga registra cada pagamento como dinheiro, cartão no local ou transferência bancária, com uma referência e um recibo opcional por e-mail. Reservas pagas no local não precisam de nenhum provedor de pagamento conectado, e o dinheiro que o próprio clube registra não paga comissão à plataforma, então a pista pode receber reservas no mesmo dia em que você a configura. A conferência continua sendo sua — nada associa sozinho um pagamento por QR a uma reserva —, mas ela vira uma lista filtrada e um Baixar CSV, em vez de uma agenda e um extrato bancário.

O resto do ano da pista também se encaixa. Um bloqueio do administrador reserva todas as vagas, ou só algumas, para uma clínica, um encontro de pony club ou a gradagem mensal, e um fechamento tira a pista da grade enquanto a superfície está encharcada, com um motivo que os cavaleiros conseguem ver. O que antes exigia um voluntário com um telefone vira uma página que os cavaleiros usam sozinhos. A configuração, do começo ao fim, está no guia sobre como alugar uma pista de equitação.

Registros de segurança que sobrevivem à temporada

Os Working with Children Checks (a verificação de antecedentes exigida na Austrália para quem trabalha com crianças), os certificados de primeiros socorros e os credenciamentos de instrutor ficam registrados em cada sócio com data de validade, então o registro mostra quem está em dia e qual credencial vence antes do próximo encontro. Quedas, lesões e quase acidentes passam por relatórios de incidente estruturados, com um registro permanente e auditável — e não um formulário de papel no arquivo da sede —, e os termos de responsabilidade digitais registram as declarações dos cavaleiros na adesão.

Um site de clube hípico que vai além do mural da sede

O seu site público roda na mesma plataforma das associações e dos encontros, então datas, formulários de inscrição e notícias nunca ficam desatualizados. Monte páginas com o editor de páginas, publique os detalhes dos dias de avaliação e galerias de fotos, e deixe a loja do clube — uniformes, mantas de sela, bonés — a um clique da página inicial. Veja a galeria de modelos ou navegue pela demonstração ao vivo para ver um site de clube completo no ar.

Sistema de gestão para pony club grátis para começar

Todo clube começa no plano Free do ClubHelix, sem limite de tempo — o seu site e a administração essencial não custam nada pelo tempo que você quiser. Os planos pagos acrescentam as funcionalidades maiores, têm um teste grátis de 14 dias, são cobrados em ciclos de 28 dias e podem ser cancelados a qualquer momento; veja os preços para saber o que cada plano inclui. As taxas dos encontros e o dinheiro das associações caem direto na conta Stripe do próprio clube (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) — o ClubHelix nunca retém os seus valores, e a taxa da plataforma nunca é repassada aos seus sócios.

Pronto quando a diretoria estiver

O ClubHelix atende clubes hípicos e pony clubs na Austrália, na Nova Zelândia, no Reino Unido, nos Estados Unidos, no Canadá, na Irlanda e na África do Sul. O ponto de partida típico é uma planilha de cavaleiros, um grupo de mensagens para o plantão e uma pasta de formulários — traga a lista de cavaleiros, publique o próximo encontro e mantenha o sistema antigo em paralelo por um ou dois encontros, até a diretoria confiar no novo. Fale com a gente se quiser ajuda, ou comece pelo guia completo sobre como administrar um pony club — encontros, vistorias de equipamento, avaliações e o ano da diretoria, do começo ao fim.