Jornadas, revisiones de equipo y gymkhanas, organizadas en un solo lugar.

¿Qué es un software de gestión para pony clubs?

Un software de gestión para pony clubs reúne en un solo sistema las tareas que la comisión directiva de un club ecuestre hace malabares para cubrir todos los meses: socios, inscripciones a las jornadas, turnos de voluntarios, papeles de seguridad y la cadena de llamadas de "¿sigue en pie la jornada?". En ClubHelix eso significa inscripción en línea con cuentas de padres e hijos para los jinetes juveniles y campos de consentimiento para menores de 18, jornadas publicadas como eventos recurrentes con la inscripción y el pago en el mismo paso, listas de turnos de voluntarios para la cantina y el equipo de pista, un registro de acreditaciones para verificaciones y certificados, y difusiones que les llegan a todas las familias antes de que enganchen el tráiler. La cuota anual y las cuotas de las jornadas se pagan en línea (donde ClubHelix admite pagos en línea), con fechas de vigencia que la comisión directiva ve de un vistazo.

Un software para clubes ecuestres tiene que adaptarse a cómo funcionan de verdad estos clubes: las inscripciones llegan por mensaje, por correo y en una nota que alguien entrega en el estacionamiento de los tráileres, mientras la lista de turnos vive en un chat grupal en el que nadie puede buscar. Pasar todo eso a una sola plataforma es la diferencia entre una comisión directiva que dirige el club y una que corre detrás de él.

Jornadas y gymkhanas sin perseguir papeles

Publica las jornadas del año como eventos recurrentes con fechas excluidas, toma inscripciones y pagos con formularios de inscripción (donde ClubHelix admite pagos en línea) y vende entradas para gymkhanas o jornadas abiertas de forma integrada en tu propio sitio. Las familias se suscriben a un feed de calendario personalizado, así una jornada cancelada se actualiza en su celular en segundos, y el aviso de "el terreno está demasiado mojado" esa misma mañana sale como notificación push para las familias que instalaron la app del club, antes de que carguen al caballo.

Los turnos funcionan igual. Publica los turnos de cantina, portón, equipo de pista y revisión de equipo de cada jornada, deja que los socios los tomen y ve antes del día quién cubrió su tarea y quién no, en lugar de rogar en el chat grupal el viernes por la noche.

Alquiler de la pista que funciona solo

La mayoría de los clubes ecuestres tiene una pista que podría generar ingresos cuando el club no la usa: quienes tienen su caballo en pensión y quieren una superficie plana después del trabajo, un entrenador que da clases los jueves por la tarde, un pony club vecino que la pide prestada para una jornada. Hoy ese alquiler suele vivir en una agenda en el cuarto de monturas, con la cantidad de caballos y el pago controlados a mano. La reserva de instalaciones pone la pista en el propio sitio del club como un recurso reservable, con horario de apertura semanal, una duración de turno y un precio, y te deja configurarla como funciona de verdad una pista ecuestre, no como una cancha de tenis.

Configura la pista como compartida, con una capacidad en caballos (por ejemplo, cuatro a la vez), y se llena como esperarías. Cada reserva ocupa algunos de los lugares, la vista pública de disponibilidad muestra "Quedan 2 de 4" hasta que dice "Completo", y un jinete que lleva dos caballos durante dos horas ocupa dos lugares en las dos horas. Nadie puede meter un quinto caballo en una pista completa: si los últimos lugares se ocupan mientras alguien todavía está eligiendo, se le avisa cuántos quedan ahora y elige otro horario. ¿Prefieres que cada persona que alquila tenga la pista entera para sí? Configúrala como una reserva a la vez y cuenta igual sus caballos. Puedes tener una pista de cada forma.

El precio es por caballo y por hora. Escribe "caballo" como lo que se cuenta, define un máximo por reserva, marca cobrar por caballo, y la página de reserva pregunta "¿cuántos caballos?" y hace la cuenta: tres caballos durante una hora a un precio ilustrativo de 15 suman 45, y se muestra antes de que el jinete confirme. Los socios y los jinetes ocasionales pueden pagar tarifas distintas por la misma pista, y cada precio se muestra en la moneda de tu club.

Agrega un campo de comentarios con el título que te convenga ("¿Hay algo que debamos saber?") y los jinetes te cuentan lo que un formulario nunca pregunta: "caballo joven, se va a quedar al fondo", "viene el herrador en la segunda hora", "por favor, dejen armados los soportes de los saltos". Los comentarios son privados del club. Aparecen junto a la reserva en la administración, salen en la exportación y puedes buscar en ellos.

El pago puede hacerse con tarjeta al reservar (donde ClubHelix admite pagos en línea) o en la sede, y muchos clubes ecuestres prefieren lo segundo: un alquiler reembolsado porque cambió el tiempo es una tarea que nadie quiere. Configura la pista para pagar en la sede, escribe tus instrucciones ("Paga al socio de turno en el cuarto de monturas antes de montar") y la reserva se confirma al instante, con el monto a pagar y esas instrucciones repetidas en el correo de confirmación. La administración de reservas tiene un recuadro Se adeuda en la sede que suma todo lo que todavía no se cobró, y Marcar como pagada registra cada pago como efectivo, tarjeta en la sede o transferencia bancaria, con una referencia y un recibo opcional por correo. Las reservas que se pagan en la sede no necesitan ningún proveedor de pagos conectado, y el dinero que registra el propio club no lleva comisión de la plataforma, así la pista puede recibir reservas el mismo día en que la configuras. El control cruzado sigue siendo tuyo (nada vincula por sí solo un pago con código QR a una reserva), pero se convierte en una lista filtrada y un Descargar CSV en lugar de una agenda y un extracto bancario.

El resto del año de la pista también encaja. Un bloqueo de administración reserva todos los lugares, o solo algunos, para una clínica, una jornada del pony club o el rastrillado mensual, y un cierre saca la pista del calendario de reservas mientras la superficie está anegada, con un motivo que los jinetes pueden ver. Lo que antes necesitaba a un voluntario con un teléfono se convierte en una página que los jinetes usan por su cuenta. La configuración completa, de principio a fin, está en la guía para alquilar una pista ecuestre.

Registros de seguridad que sobreviven a la temporada

Los Working with Children Checks (la verificación australiana de antecedentes para trabajar con menores), los certificados de primeros auxilios y las acreditaciones de instructor se registran en la ficha de cada socio con su fecha de vencimiento, así el registro muestra quién está vigente y a quién se le vence antes de la próxima jornada. Las caídas, las lesiones y los casi accidentes pasan por reportes de incidentes estructurados, con un registro permanente y auditable, no un formulario de papel en el archivero de la sede social, y los descargos digitales registran la aceptación de cada jinete al inscribirse.

Una página web del club ecuestre que va más allá de la cartelera de la sede

Tu sitio público funciona en la misma plataforma que los socios y las jornadas, así las fechas, los formularios de inscripción y las noticias nunca quedan desactualizados. Arma páginas con el editor de páginas, publica los detalles de los días de evaluación y las galerías de fotos, y pon la tienda del club (uniformes, mantillas, gorras) a un clic de la página de inicio. Recorre la galería de plantillas o la demo en vivo para ver un sitio de club completo en funcionamiento.

Software de gestión gratis para empezar con tu pony club

Todos los clubes empiezan en el plan Free de ClubHelix, sin límite de tiempo: tu página web y la administración básica no cuestan nada mientras quieras usarlas. Los planes con costo agregan las funciones más grandes, incluyen una prueba gratis de 14 días, se facturan en ciclos de 28 días y se pueden cancelar cuando quieras; consulta los precios para ver qué incluye cada nivel. Donde ClubHelix admite pagos en línea, las cuotas de las jornadas y el dinero de las afiliaciones se depositan directamente en la cuenta de Stripe del propio club: ClubHelix nunca retiene tus fondos, y la comisión de la plataforma nunca se les traslada a tus socios.

Listo cuando la comisión directiva lo esté

ClubHelix funciona para clubes ecuestres y pony clubs en Australia, Nueva Zelanda, el Reino Unido, Estados Unidos, Canadá, Irlanda y Sudáfrica. El punto de partida habitual es una planilla con los jinetes, un chat grupal para los turnos y una carpeta de formularios: trae la lista de jinetes, publica la próxima jornada y mantén el sistema viejo en paralelo durante una o dos jornadas hasta que la comisión directiva confíe en el nuevo. Escríbenos si quieres ayuda, o empieza por la guía completa para dirigir un pony club: jornadas, revisiones de equipo, evaluaciones y el año de la comisión directiva, de principio a fin.