Horário de gelo, sessões de avaliação e cobrança de técnicos — um só sistema.

O que é um sistema para clube de patinação artística?

Um sistema para clube de patinação artística é a secretaria de um clube que quase não tem nada físico: nem o rinque, nem os técnicos, só o gelo que ele compra, os programas que ele faz nesse gelo e os registros que provam quem foi aprovado em quê. No ClubHelix isso significa o calendário de gelo inteiro numa só tela de reserva de espaços, turmas da escolinha de patinação organizadas como programas por período com níveis, limite de vagas e listas de espera, associação ao clube de patinação feita pela própria pessoa com pagamento online (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), sessões de avaliação e o show de gelo da primavera organizados como eventos com ingresso, e um cadastro de sócios que sobrevive à próxima troca de diretoria.

Os clubes de patinação procuram um sistema num momento previsível: quando chega a fatura do gelo e ninguém consegue dizer, hora por hora, quem estava nele. Isso não é um problema de contabilidade. É um problema de administração fantasiado de problema de contabilidade.

Horários de gelo para gelo livre, time de desenvolvimento e escolinha

O seu clube compra horas — distribuídas pela secretaria municipal de esportes num rinque, contratadas comercialmente em outro — e cada uma delas é cobrada, apareçam doze patinadores ou dois. Coloque o ano de gelo inteiro num só calendário de reservas, para que gelo livre e patch, sessões do time de desenvolvimento, turmas da escolinha de patinação e preparação física fora do gelo fiquem numa só grade que técnicos, patinadores e diretoria conseguem ler sem um grupo de mensagens.

Venda o acesso do jeito que o seu clube realmente cobra: passes por sessão e cartões de sessões para o gelo livre, uma taxa por período para o gelo do time, taxas das turmas pagas antecipadamente na matrícula. Faça a chamada em todas as sessões, e não só naquelas que já preocupam você — assim que você enxerga o gelo livre de quinta funcionando pela metade o período inteiro, pode juntá-lo com outro, mudar de horário, dividir com um clube vizinho ou devolver a hora antes de o próximo contrato ser assinado. É isso que transforma "o gelo é caro" numa decisão.

Sessões de avaliação, inscrições e os resultados de que o registro depende

Uma sessão de avaliação é o dia mais exigente, em termos de administração, que um clube de patinação organiza, e aquele em torno do qual os patinadores planejam o ano. Publique-a como um evento com prazo de inscrição rígido e pagamento online (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), para que a lista de inscritos feche quando tem de fechar e o tesoureiro não fique correndo atrás de pagamentos na semana em que a banca viaja. A elegibilidade — associação em dia, filiação paga, níveis pré-requisitos obtidos — é conferida no cadastro do sócio em vez de reconstruída de memória, e a ordem de apresentação é montada por nível e modalidade com as paradas para recapear o gelo previstas desde o início.

O dia da avaliação funciona à base de voluntários: balcão de credenciamento, conferência de música, vestiários, fiscal de gelo e recepção dos árbitros. Publique cada uma dessas funções como uma vaga nominal numa escala de voluntários e deixe as pessoas escolherem as próprias, para o secretário de avaliações ver as lacunas com duas semanas de antecedência, e não às sete da manhã do dia. Os resultados voltam para o cadastro de cada patinador na mesma semana, que é onde devem ficar — nível, modalidade, data e resultado guardados pelo clube, e não no caderno de um técnico.

Cobrança de técnicos, taxas de gelo e verificações em dia

A maioria dos técnicos de clube é de profissionais autônomos, e não funcionários, e uma aula particular no gelo do clube são duas transações acontecendo nos mesmos quarenta minutos: o técnico vende a aula, o clube vende o gelo. Cobre a segunda de forma explícita — uma taxa de gelo por aula ou uma taxa fixa de acesso por temporada — e emita a fatura num calendário definido, em vez de acertar as contas no estacionamento. Se o clube não cobra nada, os sócios em geral estão subsidiando as aulas particulares sem perceber, e mais cedo ou mais tarde alguém percebe.

A outra metade da relação com os técnicos é a conformidade. Verificação de antecedentes, treinamento de prevenção de abusos e registro atualizado na entidade dirigente, tudo isso vence, e em geral espera-se que o clube tenha verificado cada item antes de alguém pisar no gelo do clube. Registre cada um no cadastro do técnico, com a data de validade, em credenciamentos, e filtre o que vence antes do início da temporada. Quando o rinque fecha por falha no equipamento de refrigeração às seis da manhã, os comunicados chegam de uma vez a todas as famílias afetadas, com notificações push para os sócios que instalaram o aplicativo do clube.

Turmas da escolinha de patinação e a conversão em associação

As turmas de iniciantes são o funil e toda a história de crescimento do clube. Organize quatro turmas fixas por ano como programas por período, com limite de vagas por nível, listas de espera e pagamento com cartão na inscrição (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), abra a próxima turma na sexta semana, enquanto a criança ainda está no meio do ciclo e gostando, e dê à oferta de conclusão um link que o responsável toca ali na beira do rinque, em vez de um formulário que alguém digita depois. A própria associação é feita pela pessoa, com as suas categorias e taxas, e um quadro de sócios que mostra num relance quem está em dia.

As perguntas da diretoria são respondidas por relatórios, e não por uma planilha refeita todo mês de agosto: quantos concluintes viraram sócios, quanto uma sessão de avaliação custou em comparação com o que arrecadou, se o show de gelo pagou o gelo.

Um site de clube de patinação que as famílias conseguem usar

Famílias que procuram aulas para iniciantes querem quatro coisas — datas, preço, o que vestir e um jeito de pagar sem mandar e-mail para ninguém. Monte um site que responde às quatro com o editor de páginas, nas cores do clube, atualizado por quem estiver na diretoria neste ano, e não por um desenvolvedor. Comece pela galeria de modelos ou abra a demonstração ao vivo para ver o lado que o patinador enxerga. O ClubHelix atende clubes de patinação na Austrália, na Nova Zelândia, no Reino Unido, nos Estados Unidos, no Canadá, na Irlanda e na África do Sul.

Sistema grátis para começar no clube de patinação artística

Todo clube começa no plano Free, sem limite de tempo. Os planos pagos acrescentam as funcionalidades de que um programa em crescimento precisa — cada um tem teste grátis de 14 dias, é cobrado em ciclos de 28 dias e pode ser cancelado a qualquer momento; os planos atuais estão na página de preços. Nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, taxas de programas, inscrições em avaliações, passes de sessão e ingressos do show de gelo caem direto na conta Stripe do próprio clube — o ClubHelix nunca fica com o seu dinheiro — e a taxa de plataforma nunca é repassada aos seus patinadores.

Antes da próxima turma

Importe a lista de sócios que você tem, passe uma turma da escolinha de patinação e uma sessão de avaliação pelo sistema e julgue o resultado pela conferência da fatura do gelo. Fale com a gente se quiser ajuda na configuração e, para o quadro completo — turmas, dias de avaliação, acordos com técnicos e divisão do custo do gelo —, leia o guia completo sobre como administrar um clube de patinação artística.