Noches de interclubes y torneos del club, sin papeleo.

¿Qué es un software de gestión para clubes de tenis de mesa?

Un software de gestión para clubes de tenis de mesa reemplaza la cartelera, la lista de teléfonos y el cuadro dibujado en papel madera por un solo sistema pensado para cómo funciona de verdad un club de tenis de mesa: interclubes semanal en varias divisiones, noches de club concurridas y un campeonato anual. En ClubHelix, cada división es una competencia con fixture y tabla de posiciones en vivo, los equipos del interclubes son equipos con sus propias páginas y feeds de calendario, las noches de club son eventos con confirmación de asistencia y cupo, las cuotas de socio se renuevan por autogestión en línea y las difusiones salen desde el propio dominio de correo del club.

La señal de que un club todavía funciona en papel es la tabla colgada con una semana de atraso. Cuando los resultados se cargan desde el celular apenas termina el partido, la tabla del sitio del club está al día antes de que se plieguen las mesas.

Divisiones del interclubes, tablas en vivo y reemplazos del martes

Organiza cada división como una competencia propia: fixture fecha por fecha con sedes y horarios, resultados cargados al lado de la mesa y una tabla de posiciones que se actualiza en cuanto entra un resultado. La carga de resultados depende de los permisos: dásela a los capitanes o a los jugadores de turno y la comisión directiva mantiene el control sin tener que escribir nada.

También se termina el ritual del martes por la tarde de llamar uno por uno a una lista de teléfonos para conseguir un reemplazo. Cada equipo del interclubes tiene su propia página y su fixture, cada jugador ve solo sus partidos en un feed de calendario personal y la difusión de la convocatoria les llega justo al equipo elegido, reemplazos incluidos, así nadie llega a la sede equivocada ni se queda sin enterarse.

Noches de club, cuadros y la noche de las finales

Las noches sociales funcionan como eventos con confirmación de asistencia y cupo, así sabes cuánta gente viene antes de armar el salón en lugar de ver llegar jugadores para ocho mesas cuando tienes seis. Los visitantes ocasionales pagan en línea, donde ClubHelix admite pagos en línea, y una lista de espera se encarga de las noches más populares.

Cuando llega el campeonato, los cuadros de eliminación directa publican el cuadro completo de singles, dobles y pruebas con hándicap, van mostrando los resultados ronda por ronda y le dan al club una noche de finales que todos pueden seguir en línea: el papel madera y la foto que le sacaban para el chat grupal quedan retirados. Los cambios de sede y los recordatorios de inscripción al campeonato se difunden a una división o a todo el club en un solo envío.

Mesas que se pueden reservar fuera de las noches de interclubes

Entre el interclubes y la noche de club, el salón queda con ocho mesas y nadie jugando. La reserva de instalaciones pone cada mesa en el sitio de tu club como algo que los socios pueden reservar: una reserva por vez por mesa, sin superposiciones, con un horario semanal que deja afuera las noches de interclubes y una duración de turno que sirve para una sesión de práctica. Los socios reservan con la tarifa de socio, los visitantes con la tarifa ocasional, y la reserva se confirma sin que quien tiene la llave del salón tenga que contestar un mensaje.

Pregunta cuántos van a jugar, con un tope de dos o de cuatro, y cobra por jugador (un ejemplo ilustrativo: $3 por persona por una hora de práctica) o simplemente registra el número para que el socio de turno sepa quién viene. Un cuadro de comentarios con la etiqueta que elija el club, privado para la comisión directiva, es donde un jugador avisa "voy a entrenar a un juvenil, vamos a necesitar el robot lanzapelotas" o "soy visitante, es mi primera vez en el salón".

El pago puede ser con tarjeta al reservar, donde ClubHelix admite pagos en línea, o en la sede. La mayoría de los clubes de tenis de mesa van a empezar por lo segundo: configura las mesas para pagar en la sede, escribe tus instrucciones ("paga al socio de turno", "escanea el código QR junto a la puerta") y la reserva se confirma al instante con lo que se debe. La administración de Reservas muestra un total Se adeuda en la sede, Marcar como pagada registra cada pago como efectivo, tarjeta o transferencia, y Descargar CSV le da la lista al tesorero.

Las reservas que se pagan en la sede no necesitan un proveedor de pagos conectado, y el dinero que el club registra por su cuenta no lleva comisión de la plataforma, así las mesas pueden estar en línea esta misma semana. La guía para configurar la reserva de canchas en línea sirve igual de bien para las mesas.

Una página web del club de tenis de mesa que hace el trabajo de la cartelera

Todo lo que tenía la cartelera (tablas, cuadros, el resumen del interclubes, los horarios de la noche de club) vive en un sitio público que editas con el editor de páginas, actualizado en cuanto entra un resultado o un anuncio. Los jugadores nuevos encuentran un camino claro para sumarse en lugar de la puerta cerrada del salón y un número de teléfono. Empieza desde la galería de plantillas y recorre la demo en vivo para ver funcionando el sitio de un club terminado.

Software gratis para empezar a gestionar tu club de tenis de mesa

Todos los clubes empiezan en el plan Free de ClubHelix y pueden quedarse ahí: no tiene límite de tiempo. Los planes con costo, que suman funciones como el pago de cuotas de socio en línea, incluyen una prueba gratis de 14 días, se facturan en ciclos de 28 días y se pueden cancelar cuando quieras; los niveles actuales están en la página de precios. Donde ClubHelix admite pagos en línea, el dinero de las renovaciones llega a la cuenta de Stripe del propio club en menos de una semana en lugar de ir llegando en efectivo, de a poco, a lo largo de tres meses: ClubHelix nunca retiene tus fondos, y la comisión de la plataforma nunca se les traslada a tus socios.

ClubHelix funciona para clubes de tenis de mesa en Australia, Nueva Zelanda, el Reino Unido, Estados Unidos, Canadá, Irlanda y Sudáfrica.

Guarda la tabla de papel

Carga tus divisiones, agrega los equipos del interclubes y carga una fecha de resultados desde el celular: la comisión directiva normalmente no necesita más para convencerse. Si prefieres hablarlo antes, escríbenos, o lee la guía completa sobre cómo dirigir un club de tenis de mesa para todo, desde el presupuesto para mesas hasta cómo sumar más juveniles.