Canchas reservadas, grupos en marcha y el interclubes al día.

¿Qué es un software de gestión para clubes de squash?

Un club de squash vive o muere por dos números: el uso de las canchas y cuántos socios están realmente al día. Un software de gestión para clubes de squash existe para mantener los dos a la vista. En ClubHelix eso significa reserva de canchas en línea que reemplaza el lápiz atado con un hilo en la recepción, ligas por grupos e interclubes organizados como competencias con posiciones en vivo, los equipos del interclubes como equipos con feeds de calendario personales, alta de socios por cuenta propia pagada en línea donde ClubHelix admite pagos en línea, y difusiones dirigidas a un grupo, a un equipo o a todo el club.

La pregunta del padrón pesa más en el squash que en la mayoría de los deportes: demasiados clubes descubren cuántos socios están al día recién en la asamblea anual. Con los pagos y las renovaciones en línea, la respuesta está en pantalla todos los días del año.

Ligas por grupos que sobreviven a las vacaciones del organizador

La falla clásica de una liga por grupos es una planilla que se va de vacaciones con su dueño. En lugar de eso, organiza cada ciclo como una competencia: jugadores agrupados, fixture publicado automáticamente, resultados cargados desde el celular apenas salen de la cancha y posiciones a la vista de todos. Cuando termina el ciclo, sube y baja jugadores entre grupos y empieza el siguiente: sin planilla, sin un único punto de falla y sin que todo se caiga a mitad de ciclo porque una persona estaba ocupada.

El interclubes funciona al lado. Cada equipo tiene su propia página, su fixture y sus resultados; las convocatorias se difunden justo a los jugadores elegidos en lugar de una ronda semanal de mensajes persiguiendo gente, y el feed de calendario de cada jugador muestra solo sus propios partidos. Al final de la temporada, el campeonato del club se juega como un cuadro de eliminación directa publicado, desde la primera ronda hasta la final en la cancha de vidrio.

Canchas que los jugadores ocasionales sí pueden reservar

Los socios reservan desde el celular sobre la disponibilidad en vivo, con turnos sin superposiciones garantizados por la base de datos. Igual de importante: los jugadores ocasionales, que hoy se rinden y van a jugar a otro lado porque no entienden cómo reservar, pagan cada turno en línea a través de la cuenta de Stripe del propio club, donde ClubHelix admite pagos en línea, sobre la misma disponibilidad que ven los socios. Los cierres por mantenimiento de las canchas salen como una difusión a todas las personas afectadas, no como una nota pegada con cinta en la puerta de la recepción.

Canchas en línea antes de que llegue el lector de tarjetas

Una cancha de squash se reserva de a una reserva por vez: eso nunca cambia, y el control de superposiciones es lo que evita que dos parejas se encuentren en la puerta. Lo nuevo es todo lo que rodea a la reserva. Cuenta a los jugadores si quieres: configura la cancha para que pregunte "¿cuántos jugadores?", ponle un tope de dos o de cuatro y cobra por jugador (un ejemplo ilustrativo: $6 por persona para una sesión con entrenador en lugar de una tarifa fija por cancha) o simplemente registra el número para las luces y el libro de visitas. La reserva de instalaciones hace las cuentas en la página de reserva antes de que alguien pague.

Un cuadro de comentarios con la etiqueta que elija el club, como "¿Hay algo que debamos saber?", es privado para la comisión directiva y aparece junto a la reserva en la administración. Es donde un jugador ocasional pregunta "es mi primera vez, ¿dónde está la caja de llaves?" y un socio avisa "llevo un invitado para la segunda media hora".

El pago puede ser con tarjeta al reservar o en la sede. La tarjeta al reservar sirve para los jugadores ocasionales que prefieres que lleguen con el pago hecho, donde ClubHelix admite pagos en línea. El pago en la sede sirve para un club que todavía no instaló un lector de tarjetas ni conectó un proveedor de pagos: las canchas se pueden reservar en línea desde hoy, la reserva se confirma al instante, quien reserva ve cuánto debe y cómo pagarlo con tus palabras ("con tarjeta en la barra", "efectivo en la caja de confianza"), y la administración de Reservas muestra un total Se adeuda en la sede hasta que Marcar como pagada registra el pago, con un recibo si la persona lo quiere. Descargar CSV le da al tesorero una lista filtrada para conciliar contra la caja.

Las reservas que se pagan en la sede no necesitan un procesador de pagos, y el dinero que el club registra por su cuenta no lleva comisión de la plataforma, así el uso de las canchas se ve semanas antes de que esté resuelto el lado del dinero. La configuración se explica paso a paso en la guía para configurar la reserva de canchas en línea, y cobrar en la sede cubre la conciliación.

Una página web del club de squash con las canchas en primer plano

Tu sitio público es donde un jugador ocasional decide si reservar una cancha parece fácil o imposible. Ármalo con el editor de páginas: la reserva en primer plano, las posiciones de las ligas por grupos, las noticias del interclubes y un camino claro para los jugadores nuevos. Empieza desde la galería de plantillas (el sitio puede estar publicado antes de que cierre el ciclo actual de grupos) y la demo en vivo lo muestra todo funcionando de punta a punta.

Software gratis para empezar a gestionar tu club de squash

Todos los clubes de ClubHelix empiezan en el plan Free: la administración básica y la página web de tu club sin costo y sin límite de tiempo. Los planes con costo suman funciones como las reservas de canchas pagas y el pago de cuotas de socio en línea; cada uno incluye una prueba gratis de 14 días, se factura en ciclos de 28 días y se puede cancelar cuando quieras; los detalles están en la página de precios. Donde ClubHelix admite pagos en línea, todo el dinero se deposita directamente en la cuenta de Stripe del propio club. ClubHelix nunca retiene tus fondos, y la comisión de la plataforma nunca se les traslada a tus socios.

Los clubes de squash usan ClubHelix en Australia, Nueva Zelanda, el Reino Unido, Estados Unidos, Canadá, Irlanda y Sudáfrica.

Corta el hilo del lápiz

Importa tu lista de socios, carga las canchas y abre el primer ciclo de grupos: la mayoría de los clubes ve el uso de sus canchas en un par de semanas, y el pánico de la asamblea anual no vuelve a pasar. Si quieres ayuda para planificar el cambio, escríbenos, o lee la guía completa sobre cómo dirigir un club de squash para ver a largo plazo las canchas, las competencias y cómo retener socios.