Além do tee sheet — o resto do clube de golfe, online.

O que é um sistema para clube de golfe?

Um sistema para clube de golfe não é o tee sheet — a reserva de horários de saída continua no sistema que o seu pro shop já usa. É tudo o que existe em volta dele: renovações de associação nas categorias completa, intermediária, social, juvenil e não residente, o calendário do medal mensal e do campeonato do clube, as clínicas da base, as reservas do salão de eventos e das redes de treino, a linha de produtos do pro shop e as parcerias com patrocinadores que bancam tudo isso. O ClubHelix administra esse lado do clube com um só acesso, no site do seu clube de golfe com a sua identidade visual, e deixa o primeiro tee em paz.

Renovações, medals e o jantar de premiação

A época de renovação deixa de ser uma pilha de transferências bancárias com referências indecifráveis. Os sócios renovam sozinhos, online, na categoria certa, o pagamento passa pelo Stripe (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), lembretes saem automaticamente seis e quatro semanas antes do prazo, e o secretário vê uma lista limpa de quem já pagou. No lado esportivo, os eventos recorrentes cobrem o medal mensal, as rodadas do campeonato, o torneio feminino no meio da semana e a competição de fim de semana — eventos com ingresso têm limite de vagas e lista de espera, então a tacada inaugural do capitão e os almoços do dia do patrocinador nunca vendem além da conta. O jantar de premiação é reservado pela venda de ingressos própria do seu site, com ingressos para acompanhantes, campos de restrição alimentar e lugares marcados, se você quiser — chega de caderno de inscrição no balcão do pro shop e de ingressos combinados por resposta de e-mail e esquecidos.

A base, o salão de eventos e o pro shop

As clínicas da base funcionam como programas por período, com limite de vagas, lista de espera automática e chamada por sessão. Os pais inscrevem os filhos por uma conta de responsável com dependentes, os termos de consentimento são registrados na inscrição e a taxa é paga online na mesma etapa (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) — sem um link de reserva de terceiros à parte. O salão de eventos, as redes de treino e outros espaços recebem reservas online em horários sem conflito, com preço de sócio e avulso, e o pagamento é feito na reserva em vez de cobrado depois. A loja do clube vende camisas, bonés, gravatas do clube e bolas com variações de tamanho, controle de estoque e, se você quiser, uma faixa de preço só para sócios. Os patrocinadores recebem o mesmo rigor: cada pacote, contrato e contrapartida registrados, lembretes de renovação antes que um acordo expire em silêncio e murais de patrocinadores por nível no site, com os logos saindo automaticamente quando o contrato termina.

Baias de treino e a sala do simulador

O tee sheet fica onde está; as instalações de treino não precisam ficar. Um driving range com doze baias é um recurso compartilhado na reserva de espaços: dê a ele capacidade de doze, e os sócios reservam uma ou duas baias por uma hora enquanto a grade mostra "restam 4 de 12" até aparecer "Lotado". Uma sala de simulador é o contrário — uma reserva por vez —, com a contagem de jogadores do grupo e um preço por jogador, se você cobra por pessoa. Os dois têm preços de sócio e de visitante na moeda do próprio clube.

As reservas são pagas com cartão no momento em que são feitas (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) ou no pro shop: a reserva é confirmada, o golfista fica sabendo quanto deve, o painel de reservas mostra o valor como A receber no local, e a equipe usa Marcar como paga quando o caixa recebe — com Baixar CSV para a conciliação do fim do mês. As aulas seguram baias com um bloqueio administrativo, e um fechamento tira o range da grade para o corte da grama. O guia sobre como dividir um espaço entre reservas explica a configuração das baias.

Um site de clube de golfe que vai além do quadro de resultados

Os resultados dos torneios semanais são publicados como notícias, com um feed RSS que os sócios podem acompanhar, a lista de eventos responde "quando é o próximo medal?" sem um telefonema, e o editor de páginas permite que um membro da diretoria atualize a página de notícias do campo sem mexer em código. Comece pela galeria de modelos ou percorra a demonstração ao vivo para ver o que sócios e golfistas visitantes vão encontrar.

Sistema grátis para começar no clube de golfe

Todo clube no ClubHelix começa no plano Free — o site do seu clube de golfe e a administração básica sem custo nenhum e sem limite de tempo. Os planos pagos têm teste grátis de 14 dias e são cobrados em ciclos de 28 dias, que você pode cancelar a qualquer momento; os planos atuais estão na página de preços. Nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, o dinheiro das associações, dos ingressos e da loja cai direto na conta Stripe do próprio clube — o ClubHelix nunca fica com o seu dinheiro, e a taxa de plataforma nunca é repassada aos seus sócios.

Deixando o caderno de papel para trás

A maioria dos clubes de golfe chega com uma planilha de sócios, um caderno de inscrições e uma caixa de sapato cheia de contratos de patrocínio. Importe a lista de sócios, monte os eventos desta temporada e faça um ciclo de renovação em paralelo, se quiser uma rede de segurança. O ClubHelix atende clubes de golfe na Austrália, na Nova Zelândia, no Reino Unido, nos Estados Unidos, no Canadá, na Irlanda e na África do Sul, com os pagamentos caindo na moeda local, exceto na África do Sul, onde os pagamentos online não estão disponíveis. Se travar em algum ponto, fale com a gente — ou comece pelo guia completo sobre como administrar um clube de golfe, que trata a fundo das funções da diretoria, das parcerias com o campo e do modelo de associação. O clube de bocha na grama da vizinhança está fazendo perguntas? Mande-o para a página de bocha na grama.

O que comparar antes de decidir

Clubes de golfe têm a combinação de receitas mais ampla do esporte comunitário: associações por categoria, green fees, torneios, eventos, um pro shop e, muitas vezes, um bar. A plataforma precisa dar conta de tudo isso, ou o clube acaba com vários sistemas que nunca batem.

Quanto um clube de golfe realmente paga

O plano Free não tem limite de tempo e inclui um site, uma lista de sócios e um calendário. Os planos pagos entram quando o dinheiro começa a circular — taxas de associação, green fees, torneios, eventos e a loja.

Faça as contas com toda a combinação de receitas. Um clube que recebe taxas de associação, taxas semanais de torneio, green fees de visitantes e aluguel do salão processa transações de valores muito variados, então compare pelo percentual de taxa em todas elas, e não só nas associações. A nossa taxa nunca é repassada aos sócios, e o dinheiro cai na conta do próprio clube (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online). Os planos atuais estão na página de preços; os planos pagos têm teste grátis de 14 dias e são cobrados em ciclos de 28 dias.

Colocando o dinheiro do clube num só quadro

1. Coloque todas as categorias de associação no mesmo mecanismo de renovação, com o valor proporcional calculado na virada do período, e não à mão.
2. Receba inscrições e taxas dos torneios online, para o torneio semanal não funcionar à base de envelope.
3. Deixe os visitantes pagarem o green fee sem conta — a melhoria de receita mais fácil para a maioria dos clubes.
4. Organize os eventos como eventos reserváveis com sinal, em vez de uma troca de e-mails.
5. Concilie o pro shop e o bar no mesmo livro-caixa, para a diretoria ver um só quadro financeiro em vez de quatro.

Perguntas frequentes das diretorias de clubes de golfe

Usamos um sistema de handicap separado. Isso gera conflito? Não. Mantenha o handicap e a pontuação com a sua entidade dirigente e faça aqui a associação, as inscrições nos torneios, os resultados publicados, a comunicação, os eventos e as vendas.

Dá para manter sócios não residentes e sociais que quase não jogam? Sim, como tipos de associação próprios, com preço próprio — inclusive gratuito.

Como administramos a lista de espera? Como um formulário que alimenta uma lista que você vai trabalhando, em vez de uma caixa de entrada.

Dá para dar acesso limitado à equipe do bar? Sim — funções e permissões definem exatamente o que cada pessoa vê.

E os patrocinadores e a sinalização? Ficam registrados com as renovações em cobrança e patrocinadores.

O guia completo sobre como administrar um clube de golfe trata da estratégia de campo, de diretoria e de associação.