Rifa ou leilão: qual arrecadação combina com o seu clube?

Em quase toda discussão sobre arrecadação chega um momento em que duas propostas ficam sobre a mesa ao mesmo tempo. Alguém quer fazer a rifa de novo, porque a rifa sempre funciona e ninguém precisa organizar nada. Outra pessoa foi a um jantar beneficente de um clube do outro lado da cidade, viu uma camisa autografada sair por quatro dígitos em noventa segundos e gostaria de um pouco dessa energia aqui.

As duas pessoas têm razão, e estão descrevendo máquinas completamente diferentes. A rifa vende para um público que você nunca precisa reunir. Os bilhetes circulam: descem pela lista do time, atravessam o bar, passam pelo grupo de mensagens, chegam a um avô que não vai a um jogo há anos e compra uma cartela mesmo assim. O leilão vende para uma sala. Precisa de gente sentada, de um motivo para estar lá, de comida nas mesas e de um punhado de pessoas que chegaram dispostas a gastar mais do que planejavam. A rifa converte amplitude. O leilão converte profundidade.

Este guia é para a diretoria que está escolhendo entre as duas, ou descobrindo como fazer as duas sem que uma canibalize a outra. Ele cobre quanto cada uma realmente rende por hora de voluntário, quando as horas são contadas com honestidade, como a busca de prêmios e lotes difere e o que cada uma faz com a sua reputação junto ao comércio local, as questões de conformidade a resolver antes de vender qualquer coisa e o formato híbrido a que a maioria dos clubes chega depois de fazer as duas.

Escolha pelo público que você realmente consegue reunir

Antes do dinheiro, responda a uma pergunta: você consegue colocar de forma confiável de noventa a cento e cinquenta pessoas numa sala num sábado à noite, com gente suficiente de ânimo para gastar? Se a resposta honesta é não, a questão do leilão já está resolvida, porque um leilão com quarenta convidados é um jantar que dá prejuízo.

Essa última linha é a divisão prática que a maioria das diretorias não percebe. A rifa é um bom hábito anual. O leilão é uma boa campanha. Tentar fazer do leilão um evento anual é como os clubes esgotam a lista de doadores em três anos.

Também há uma diferença no que é o fracasso, e esta é a linha mais importante do artigo: uma rifa que vai mal devolve um número menor; um leilão que vai mal devolve um número negativo. A rifa quase não tem custos fixos, então diminui sem trauma. O leilão compromete você com um local, um buffet e uma gráfica antes de um único convidado confirmar presença.

Receita por hora de voluntário, contada com honestidade

A maioria das decisões de arrecadação é tomada com base na receita bruta, que é o número errado. O recurso escasso num clube de voluntários não é dinheiro, são as horas de umas oito pessoas. Divida o resultado líquido pelas horas que ele consumiu e a comparação muda de caráter.

Os exemplos abaixo são ilustrativos e deliberadamente sem moeda: troque pelos seus preços e as proporções continuam valendo. Conte as horas como contaria o tempo de um funcionário remunerado, incluindo os telefonemas que não deram em nada.

Uma rifa de clube com 500 bilhetes

Venda todos os 500 bilhetes a 5 e você arrecada 2.500. Desconte 80 de impressão, 50 da licença e 100 para completar um prêmio que ninguém doou, e o líquido é de cerca de 2.270, aproximadamente 49 por hora de voluntário. Venda só 300 e o líquido fica em cerca de 1.270 em talvez 38 horas, o que dá 33 por hora. Pior, mas não fatal.

Um jantar para 120 lugares com oito lotes ao vivo

Encha a sala e a aritmética é bonita. 120 lugares a 60 arrecadam 7.200 contra um custo de buffet e local de 4.800, então o jantar em si contribui com 2.400. Oito lotes ao vivo com média de 450 somam 3.600, vinte lotes silenciosos com média de 90 somam 1.800, e a rifa que você faz durante a sobremesa soma 600. Líquido de cerca de 8.400, ou 66 por hora de voluntário, bem à frente da rifa.

Agora rode com três quartos de ocupação:

Duas coisas saem dessa tabela. O leilão só supera a rifa quando a sala está quase cheia, e o custo fixo do buffet, e não os lances, é o que destrói o resultado. Portanto venda os lugares primeiro e com força, defina uma data de decisão entre fazer ou cancelar quatro semanas antes e negocie um mínimo de buffet que você consiga de fato atingir, e não um que enfeite o plano.

Prêmios e lotes: dois pedidos diferentes, uma boa vontade finita

As duas arrecadações funcionam com bens doados, e as duas bebem do mesmo poço: os comércios num raio de poucos quilômetros do seu campo, mais o que os seus próprios sócios puderem fazer ou dar. Esse poço é mais raso do que as diretorias supõem, e não se enche sob demanda.

Os pedidos não têm o mesmo formato

Uma rifa quer muitos prêmios, modestos e óbvios. Uma cesta, um vale, uma caixa de alguma coisa, um serviço. O pedido é fácil porque o custo para o doador é pequeno e a exposição é ampla: o nome dele aparece em cada bilhete e em cada cartaz.

Um leilão quer poucos lotes, notáveis e difíceis de precificar. É um pedido genuinamente mais difícil, e a regra útil é que um lote ao vivo deve ser algo que o dinheiro não compra de outro jeito. Um vale num restaurante local é um item de leilão silencioso, não de leilão ao vivo, porque todos na sala conseguem precificá-lo e ninguém dará um lance acima do valor de face.

Os melhores lotes ao vivo quase sempre são os que você mesmo fabrica, que não custam nada e não podem ser comprados em lugar nenhum: o treinador conduz o aquecimento da sua equipe por uma semana, um jovem lidera o time na entrada em campo no maior jogo em casa, o seu nome num exercício de treino durante a temporada, a primeira escolha no estacionamento do clube por um ano, um jogador do elenco corta a grama do vencedor, o blazer do presidente usado por uma partida.

Proteja a relação com o doador, porque esse é o verdadeiro patrimônio

• Um pedido por comércio por ano. Mantenha um registro de doadores para que três voluntários não entrem na mesma padaria em quinze dias. Colunas que valem a pena: comércio, contato, o que doou, o valor, quem pediu, quando, se foi agradecido e o que disse sobre o ano que vem.
• Nunca deixe um lote doado sair vergonhosamente barato em público. Se um comércio dá algo de valor real e isso é vendido por um quarto do preço diante de uma sala, você o fez perder a face. Coloque qualquer item com preço público na mesa silenciosa, onde um resultado baixo passa discretamente.
• Feche o ciclo em quinze dias. Uma foto do ganhador, o resultado com nome, um bilhete escrito e a documentação de que o doador precise para a própria contabilidade. Esse hábito é a razão de alguns clubes ouvirem sim todo ano e outros receberem uma recusa educada.
• Conte a eles o que o dinheiro fez. "A sua cesta pagou um terço das novas traves dos juvenis" vence "obrigado por apoiar o clube" por uma boa margem. Nosso guia sobre como manter os patrocinadores do clube satisfeitos vai mais a fundo no acompanhamento.

As questões de conformidade a resolver antes de vender qualquer coisa

Isto são informações gerais, não aconselhamento jurídico, e as regras de fato variam por jurisdição e mudam com o tempo. A abordagem segura é a mesma em todo lugar: descubra quem é o seu órgão regulador, faça estas perguntas por escrito antes de se comprometer e guarde a resposta no arquivo para a próxima diretoria.

Uma rifa é uma forma de jogo na maior parte dos lugares: você vende chances de ganhar um prêmio, e isso é regulamentado quer você seja uma instituição de caridade ou não. Um leilão costuma ser uma venda comum de bens e tem regulação mais leve, mas não está automaticamente livre de obrigações, especialmente quanto a bebidas alcoólicas e a quem pode conduzir o martelo.

Perguntas para levar ao seu órgão regulador ou à sua entidade antes de qualquer uma das duas:

1. A partir de que valor total de prêmios ou receita de bilhetes passa a ser necessária uma licença, autorização ou registro?
2. Que tipos de organização podem fazer uma: precisamos ser constituídos, registrados ou ter algum reconhecimento para nos qualificar?
3. Podemos vender bilhetes online, e há limites sobre quem pode comprar, por idade, localização ou forma de pagamento?
4. O que deve constar no bilhete, e que registros devemos guardar das vendas, dos compradores e do sorteio?
5. Como o sorteio deve ser realizado e fiscalizado, e como os resultados devem ser divulgados?
6. Por quanto tempo os registros devem ser guardados, e alguém precisa ver uma prestação de contas ou uma auditoria depois?
7. Bebida alcoólica pode ser prêmio ou lote, e isso exige aprovação ou licença separada?
8. Quem conduz o martelo precisa ser um leiloeiro licenciado, ou um voluntário pode conduzir os lances?
9. O que podemos dizer sobre o tratamento tributário para os compradores, e o que não devemos insinuar?
10. Nossa apólice de seguro e nosso contrato com o local realmente cobrem um evento deste tipo?

Rifas e loterias são regulamentadas na maior parte dos lugares, muitas vezes por um órgão regulador de jogos, e os limites que exigem uma licença variam muito entre países e entre estados ou províncias. Nosso guia sobre como organizar a rifa de um clube explica licenças, regras dos bilhetes e o sorteio. Os leilões costumam ter regulação mais leve, mas vale verificar com o órgão regulador local ou o órgão de defesa do consumidor, antes da noite e não depois, o licenciamento de leiloeiros e qualquer lote com bebida alcoólica.

Quando o dinheiro realmente chega

As arrecadações são eventos de fluxo de caixa tanto quanto de receita, e as duas opções se comportam de modo muito diferente num extrato bancário.

A regra prática: nunca financie o sinal de um leilão com dinheiro de que você precisa para outra coisa nos próximos três meses. Um clube com um inverno apertado deve fazer a rifa confiável nos meses apertados e guardar o leilão para um período em que um prejuízo não doa tanto.

Ajuste ao ritmo da temporada. O sorteio confiável combina com o trecho mais movimentado da sua temporada de competição, quando as pessoas estão no campo todo fim de semana e uma cartela circula sem esforço. Guarde o jantar para um momento mais calmo, no fim da temporada, na época da premiação, ou logo antes do início da temporada, quando uma noite fora é atraente e ninguém está voltando para casa depois de um jogo.

Dois roteiros que você pode copiar

Rifa, seis semanas antes

• Semana menos 6. A diretoria aprova a meta, a lista de prêmios e o preço do bilhete. Protocole a licença ou o registro, se necessário. Nomeie uma pessoa responsável, não uma comissão.
• Semana menos 5. Garanta os prêmios e confirme cada um por escrito. Fotografe-os. Monte a página online de bilhetes e a lista de vendedores.
• Semana menos 4. Lançamento. Anuncie para todo o clube de uma vez, com um prazo claro e uma foto do prêmio principal. Distribua as cartelas nos treinos.
• Semanas menos 3 a menos 1. Lembrete semanal com o total acumulado e um ranking de vendedores. Nada impulsiona as vendas como progresso visível.
• Semana do sorteio. Última chamada para dinheiro e cartelas não vendidas. Sorteie em público, publique todos os números premiados e avise os ganhadores individualmente.
• Semana mais 1. Deposite tudo, concilie, informe o valor líquido à diretoria, agradeça aos doadores e aos melhores vendedores pelo nome.

Leilão, dezesseis semanas antes

• Semana menos 16. Defina a meta e o tamanho da sala. Reserve o local e leia os termos de cancelamento antes de assinar qualquer coisa.
• Semana menos 14. Nomeie um leiloeiro e um mestre de cerimônias e confirme a situação de licenciamento e o seguro.
• Semanas menos 12 a menos 6. Busque lotes: de seis a oito ao vivo e de quinze a vinte e cinco silenciosos, e depois pare de correr atrás.
• Semana menos 8. Lugares à venda. Publique a lista de lotes conforme ela cresce: os lotes vendem os lugares, e não o contrário.
• Semana menos 4. Decisão de seguir ou cancelar conforme a venda de lugares. Abaixo de sessenta por cento, reduza o buffet ou mude a data agora.
• Semana menos 2. Roteiro fechado, fichas de lances impressas, mapa de mesas definido, forma de pagamento testada com uma transação real.
• Na noite. Mesa de credenciamento aberta cedo, cada convidado registrado com um número de licitante, mesas silenciosas encerradas em ondas escalonadas para as pessoas ficarem.
• Semana mais 1. Cobre todo lote não pago, entregue os bens e escreva a cada doador com uma foto e o resultado.

O híbrido a que a maioria dos clubes chega

Depois de fazer as duas, um clube geralmente deixa de tratá-las como alternativas. O formato que funciona é uma rifa que corre por seis a oito semanas entre todos os sócios, sorteada na noite de um jantar que traz de seis a oito lotes ao vivo e uma mesa silenciosa. Três regras impedem que uma atrapalhe a outra:

1. Venda os bilhetes da rifa antes da noite. Se a rifa só vende na sala, você transformou uma arrecadação ampla numa estreita e perdeu o sentido de fazê-la.
2. Não deixe as duas disputarem os mesmos bens. Tudo o que tem um preço de varejo óbvio vai para a rifa ou para a mesa silenciosa. O palco ao vivo recebe só o que não pode ser precificado.
3. Limite os lotes ao vivo a oito. O apetite de uma sala por lances é finito e acaba por volta do nono item, que é exatamente quando o seu melhor lote já deveria ter sido vendido.

Se você prefere não sentar ninguém à mesa, as ideias de arrecadação para clubes trazem o cardápio mais amplo, e uma noite de perguntas e respostas é a forma mais barata de testar se o seu clube consegue mesmo encher uma sala antes de se comprometer com um buffet.

Receber o dinheiro sem a caixa de sapatos

A parte tediosa de qualquer arrecadação não é pedir, é acompanhar: quem está com qual cartela, quem pagou, qual lote foi para qual licitante e como tudo isso fecha na segunda-feira. O ClubHelix cuida desse lado direto no site do seu clube: rifas online com bilhetes vendidos e números atribuídos automaticamente, doações para apoiadores que preferem simplesmente doar, uma loja do clube para lugares e produtos e envios de e-mail em massa pelo seu próprio domínio, para que o lembrete semanal saia em dois minutos em vez de uma noite inteira.

Você pode experimentar tudo sem gastar nada: o plano gratuito é um produto de verdade, não uma demonstração, os preços são publicados em vez de sob consulta, e uma diretoria pode ter um site no ar e uma rifa aberta antes da próxima reunião. Crie o site do seu clube e guarde a cartela de papel.

Perguntas frequentes

Qual arrecada mais, uma rifa ou um leilão?

Um leilão geralmente arrecada mais numa noite, mas só se a sala encher. Uma rifa rende menos por hora de esforço no topo e muito mais de forma confiável na base, porque quase não tem custos fixos. Se você não consegue encher uma sala com segurança, a rifa vai render mais que o leilão no resultado que de fato chega ao banco.

Qual é a melhor arrecadação para um clube pequeno?

Para um clube pequeno, com uma base modesta de voluntários, uma rifa bem conduzida é difícil de superar: diminui sem dar prejuízo, não precisa de um evento e todos podem ajudar. Deixe a ambição do leilão para depois, quando você tiver uma lista de e-mails, um registro de doadores e provas de que consegue vender cem lugares.

Precisamos de licença para uma rifa de clube ou um leilão?

As rifas são uma forma regulamentada de jogo na maioria das jurisdições e muitas vezes exigem licença, autorização ou registro acima de certo valor em prêmios. Os leilões costumam ser tratados como vendas e têm regulação mais leve, embora lotes com bebida alcoólica e quem pode atuar como leiloeiro ainda possam ser regulados. Trate este artigo como informação geral e confirme sua situação com o seu órgão regulador antes de vender qualquer coisa.

Quantos lotes um clube deve ter num leilão?

De seis a oito lotes ao vivo e de quinze a vinte e cinco itens silenciosos servem para um jantar típico. Além disso, vem o cansaço de dar lances, a noite se alonga e seus últimos lotes são vendidos por menos do que valem, o que é pior que não oferecê-los, porque constrange o doador.

Podemos fazer uma rifa e um leilão no mesmo evento?

Sim, e a maioria dos clubes acaba fazendo. Faça a rifa correr por semanas antes entre todos os sócios e simplesmente sorteie na noite, mantenha longe do palco ao vivo os bens facilmente precificáveis e escalone o encerramento das mesas silenciosas para as pessoas ficarem até o evento principal.

Como pedir um prêmio a um comércio local?

Peça pessoalmente, peça de forma específica e facilite o sim: diga o item ou o valor que você espera, diga exatamente onde o nome do comércio vai aparecer e deixe uma carta de uma página. Depois, agradeça direito, com uma foto e o resultado. Nosso guia sobre como conseguir patrocinadores para um clube esportivo cobre a relação mais longa em que isso se transforma.

Continue a leitura: as ideias de arrecadação para clubes trazem o cardápio completo, e como manter os patrocinadores do clube satisfeitos trata das relações que tornam cada pedido mais fácil no ano seguinte.