En la mayoría de las conversaciones sobre recaudación de fondos llega un momento en que hay dos propuestas sobre la mesa al mismo tiempo. Alguien quiere volver a hacer la rifa, porque la rifa siempre funciona y nadie tiene que organizar nada. Otra persona fue a una cena de recaudación de un club del otro lado de la ciudad, vio cómo una camiseta firmada se vendía por una cifra de cuatro dígitos en noventa segundos, y quiere algo de esa energía aquí.
Las dos tienen razón, y están describiendo máquinas completamente distintas. Una rifa le vende a un público que nunca tienes que reunir. Los boletos viajan: pasan por la lista de un equipo, cruzan la barra, circulan por un grupo de chat y llegan a un abuelo que hace años que no va a un partido y compra un talonario igual. Una subasta le vende a una sala. Necesita gente sentada, un motivo para estar ahí, comida en las mesas y un puñado de personas que llegaron dispuestas a gastar más de lo que pensaban. La rifa convierte amplitud. La subasta convierte profundidad.
Esta guía es para la comisión directiva que tiene que elegir entre las dos, o que quiere ver cómo hacer ambas sin que una se coma a la otra. Cubre lo que cada una gana realmente por hora de voluntariado cuando cuentas las horas con honestidad, en qué se diferencia conseguir premios de conseguir lotes y qué le hace cada una a tu imagen ante los comercios de la zona, las cuestiones normativas que hay que resolver antes de vender nada, y el formato híbrido al que llegan la mayoría de los clubes después de haber probado las dos.
Elige según el público que realmente puedes reunir
Antes de hablar de dinero, responde una pregunta: ¿puedes reunir con seguridad entre noventa y ciento cincuenta personas en una sala un sábado a la noche, con suficientes de ellas con ganas de gastar? Si la respuesta honesta es no, la cuestión de la subasta ya está resuelta, porque una subasta con cuarenta invitados es una cena entre amigos que pierde dinero.
| Rifa | Subasta | |
|---|---|---|
| A quién llega | A cualquiera a quien un socio le pueda dar un boleto | A las personas que compraron un lugar y fueron |
| Cantidad de compradores | Cientos, casi todos de montos chicos | Decenas, unos pocos de montos grandes |
| Gasto promedio | El precio de un boleto o de un talonario | Muy desparejo: dos postores pueden sostener la noche |
| Dónde se gana el dinero | En la distribución: cuántos vendedores movilizas | En la sala: el ambiente, la competencia, los dos lotes adecuados |
| Si sale mal | Vendes menos boletos y ganas menos | La sala está a medio llenar y pierdes el anticipo del catering |
| Habilidad que exige | Insistir, con suavidad, durante seis semanas | Una persona que sepa manejar una sala y leer una oferta |
| Ideal para | Una fuente de ingresos recurrente y confiable | Un objetivo puntual: resembrar la cancha, un minibús, un desfibrilador |
Esa última fila es la diferencia práctica que la mayoría de las comisiones directivas pasa por alto. Una rifa es un buen hábito anual. Una subasta es una buena campaña. Querer hacer la subasta todos los años es la forma en que los clubes agotan su lista de donantes en tres años.
También hay una diferencia en cómo se ve el fracaso, y es la línea más importante de este artículo: una rifa que sale mal devuelve un número más chico, y una subasta que sale mal devuelve uno negativo. La rifa casi no tiene costos fijos, así que se achica sin romperse. La subasta te compromete con un lugar, un servicio de catering y una tanda de impresión antes de que confirme un solo invitado.
Ingresos por hora de voluntariado, contados con honestidad
La mayoría de las decisiones de recaudación se toman sobre los ingresos brutos, que es el número equivocado. El recurso escaso en un club que funciona con voluntarios no es el dinero, son las horas de unas ocho personas. Divide el resultado neto por las horas que consumió y la comparación cambia de carácter.
Los ejemplos a continuación son ilustrativos y a propósito no llevan moneda: pon tus propios precios y las proporciones se mantienen. Cuenta las horas como contarías el tiempo de personal pagado, incluidas las llamadas que no llevaron a nada.
Una rifa del club de 500 boletos
| Tarea | Horas |
|---|---|
| Aprobación de la comisión directiva, trámites de permiso o registro | 3 |
| Conseguir cinco premios: llamadas, visitas, retiro | 8 |
| Diseño de los boletos, impresión o configuración en línea | 2 |
| Distribución a los equipos y vendedores | 3 |
| Venta, repartida entre veinte personas durante seis semanas | 20 |
| Perseguir talonarios sin vender y dinero sin depositar | 5 |
| Sorteo, aviso a los ganadores, entrega de premios | 3 |
| Conciliación y reporte | 2 |
| Total | 46 |
Vende los 500 boletos a 5 y recaudas 2,500 en bruto. Descuenta 80 de impresión, 50 del permiso y 100 para completar un premio que nadie donó, y te quedan unos 2,270 netos: aproximadamente 49 por hora de voluntariado. Vende solo 300 y te quedan unos 1,270 netos en quizás 38 horas, es decir, 33 por hora. Peor, pero no fatal.
Una cena de 120 lugares con ocho lotes en vivo
| Tarea | Horas |
|---|---|
| Lugar, fecha, contrato de catering | 10 |
| Venta de lugares, distribución de mesas, requisitos alimentarios | 12 |
| Conseguir ocho lotes en vivo y veinte lotes silenciosos | 30 |
| Descripciones de los lotes, fotos, exhibición, planillas de ofertas | 12 |
| Cronograma, instrucciones al subastador, sonido y pantallas | 8 |
| En la noche: armado, recepción, subasta, desarmado | 40 |
| Cobro, facturación, entrega de lotes | 10 |
| Agradecimientos, reporte, seguimiento de donantes | 6 |
| Total | 128 |
Si llenas la sala, las cuentas son muy buenas. 120 lugares a 60 suman 7,200 en bruto frente a 4,800 de catering y lugar, así que la cena en sí aporta 2,400. Ocho lotes en vivo con un promedio de 450 suman 3,600, veinte lotes silenciosos con un promedio de 90 suman 1,800, y la rifa que haces durante el postre suma 600. Unos 8,400 netos, es decir, 66 por hora de voluntariado: bastante por delante de la rifa.
Ahora hazla con tres cuartos de la sala:
| Invitados vendidos | Aporte de la cena | Lotes en vivo y silenciosos | Neto | Por hora de voluntariado |
|---|---|---|---|---|
| 120 | 2,400 | 5,400 | 7,800 | 61 |
| 100 | 1,200 | 4,600 | 5,800 | 46 |
| 80 | 0 | 3,600 | 3,600 | 29 |
| 60 | −1,200 | 2,400 | 1,200 | 10 |
De esa tabla salen dos cosas. La subasta solo le gana a la rifa cuando la sala está casi llena, y lo que destruye el resultado es el costo fijo del catering, no las ofertas. Así que vende los lugares primero y con fuerza, fija una fecha para decidir si se hace o no cuatro semanas antes, y negocia un mínimo de catering que realmente puedas alcanzar, no uno que haga lucir bien el plan.
Premios y lotes: dos pedidos distintos, una sola buena voluntad limitada
Los dos eventos funcionan con bienes donados, y los dos sacan del mismo pozo: los comercios que están a pocos kilómetros de tu cancha, más lo que tus propios socios puedan hacer o dar. Ese pozo es menos profundo de lo que creen las comisiones directivas, y no se vuelve a llenar cuando lo pides.
Los pedidos no tienen la misma forma
Una rifa necesita premios numerosos, modestos y obvios. Una canasta, un vale, una caja de algo, un servicio. El pedido es fácil porque el costo para el donante es chico y la exposición es amplia: su nombre aparece en cada boleto y en cada cartel.
Una subasta necesita lotes pocos, notables y difíciles de valuar. Es un pedido realmente más difícil, y la regla útil es que un lote en vivo tiene que ser algo que el dinero no puede comprar de otra manera. Un vale para un restaurante de la zona es un artículo para la subasta silenciosa, no para la subasta en vivo, porque todos en la sala le pueden poner precio y nadie va a ofertar por encima de su valor nominal.
| Tipo de lote | De dónde sale | Costo para el donante | Por qué recibe buenas ofertas |
|---|---|---|---|
| Acceso que el dinero no compra | Tu propio club | Nada | Escasez, algo único, una historia para contar |
| Objetos firmados | Jugadores, asociación, patrocinador | Bajo | Procedencia, y una buena historia detrás |
| Servicio de un oficio o profesional | El negocio de un socio | Su tiempo | Fácil de valuar, fácil de describir |
| Un fin de semana fuera | Un socio con una casa de vacaciones | Un fin de semana | Fotos y fechas que realmente sirven |
| Una salida grupal | Un local de la zona | Costo mayorista | Pensado para una mesa, así los amigos ofertan juntos |
Los mejores lotes en vivo son casi siempre los que fabricas tú mismo, que no cuestan nada y no se pueden comprar en ningún otro lado: el entrenador dirige la entrada en calor de tu equipo durante una semana, un chico de infantiles sale a la cancha al frente del equipo en el partido de local más importante, tu nombre en un ejercicio de entrenamiento durante la temporada, el primer lugar en el estacionamiento del club durante un año, un jugador de la plantilla corta el césped del ganador, el saco del presidente usado durante un partido.
Protege la relación con los donantes, porque es el verdadero activo
- Un pedido por comercio por año. Lleva un registro de donantes para que tres voluntarios no entren a la misma panadería en dos semanas. Columnas que vale la pena tener: comercio, contacto, qué dio, cuánto vale, quién pidió, cuándo, si se le agradeció y qué dijo sobre el año siguiente.
- Nunca dejes que un lote donado se venda en público a un precio vergonzoso. Si un comercio te da algo que vale dinero de verdad y se vende por la cuarta parte delante de toda una sala, le hiciste pasar un mal momento. Pon cualquier cosa con precio público en la mesa silenciosa, donde un resultado bajo pasa inadvertido.
- Cierra el círculo en dos semanas. Una foto del ganador, el resultado con nombre, una nota escrita y la documentación que el donante necesite para su propia contabilidad. Este hábito es el motivo por el que algunos clubes reciben un sí todos los años y otros una negativa amable.
- Cuéntales qué se hizo con el dinero. "Tu canasta pagó un tercio de los arcos nuevos de infantiles" le gana por mucho a "gracias por apoyar al club". Nuestra guía sobre cómo mantener contentos a los patrocinadores del club va más allá en el seguimiento.
Las cuestiones normativas que hay que resolver antes de vender nada
Esto es información general, no asesoramiento legal, y las normas realmente varían según la jurisdicción y cambian con el tiempo. La forma segura de proceder es igual en todas partes: averigua quién es tu autoridad reguladora, haz estas preguntas por escrito antes de comprometerte y guarda la respuesta en el archivo para la próxima comisión directiva.
Una rifa es una forma de juego de azar en casi todas partes: estás vendiendo oportunidades de ganar un premio, y eso está regulado seas o no una entidad benéfica. Una subasta suele ser una simple venta de bienes con menos exigencias, pero no queda libre de obligaciones automáticamente, en particular en lo que respecta al alcohol y a quién puede empuñar el martillo.
Preguntas para hacerle a tu autoridad reguladora o a tu organismo rector antes de cualquiera de las dos:
- ¿A partir de qué valor total de premios o de ingresos por boletos se necesita un permiso, una licencia o un registro?
- ¿Qué tipos de organización pueden hacerla? ¿Tenemos que estar constituidos legalmente, registrados o habilitados para calificar?
- ¿Podemos vender boletos en línea, y hay límites sobre quién puede comprar: por edad, por ubicación, por medio de pago?
- ¿Qué tiene que figurar en un boleto, y qué registros tenemos que llevar de las ventas, los compradores y el sorteo?
- ¿Cómo hay que hacer y supervisar el sorteo, y cómo hay que publicar los resultados?
- ¿Durante cuánto tiempo hay que guardar los registros, y alguien tiene que ver una declaración o una auditoría después?
- ¿Puede el alcohol ser un premio o un lote, y eso necesita una aprobación aparte o una licencia?
- ¿Quien empuña el martillo tiene que ser un subastador con licencia, o puede dirigir la subasta un voluntario?
- ¿Qué podemos decirles a los compradores sobre el tratamiento fiscal, y qué no debemos dar a entender?
- ¿Nuestra póliza de seguro y nuestro acuerdo con el lugar cubren realmente un evento de este tipo?
Las rifas y loterías están reguladas en la mayoría de los lugares, muchas veces por una autoridad de juegos de azar, y los umbrales a partir de los cuales se necesita un permiso varían muchísimo entre países y entre estados o provincias. Nuestra guía sobre cómo organizar una rifa del club repasa los permisos, las reglas de los boletos y el sorteo. Las subastas suelen tener menos exigencias, pero vale la pena consultar la licencia de subastador y cualquier lote con alcohol con tu autoridad reguladora local o la oficina de defensa del consumidor antes de la noche, y no después.
Cuándo llega realmente el dinero
Los eventos para recaudar fondos son tanto eventos de flujo de caja como de ingresos, y las dos opciones se comportan de forma muy distinta en un extracto bancario.
| Semana | Rifa | Subasta |
|---|---|---|
| Menos 12 | Nada | Se paga el anticipo del lugar: sale dinero |
| Menos 8 | Búsqueda de premios, todavía sin efectivo | Se abre la venta de lugares, los anticipos llegan de a poco |
| Menos 6 a 1 | Ingresos estables por boletos, semana a semana | Los ingresos por lugares llegan tarde y de golpe |
| Semana del evento | Último empujón | Vence el saldo del catering, a menudo antes del evento |
| Más 1 a 3 | Conciliación, todo el dinero depositado | Persecución del cobro de los lotes impagos |
La regla práctica: nunca pagues el anticipo de una subasta con dinero que necesitas para otra cosa dentro de tres meses. Un club con un invierno ajustado debería hacer la rifa confiable en los meses difíciles y dejar la subasta para un período en el que un faltante no duela.
Ajústala a tu temporada. El sorteo confiable encaja en el tramo más intenso de la temporada de competencia, cuando la gente está en la cancha todos los fines de semana y un talonario se vende sin esfuerzo. Guarda la cena para un momento más tranquilo, al final de la temporada cerca de la premiación o justo antes de que empiece, cuando una salida nocturna resulta atractiva y nadie vuelve manejando de un partido.
Dos cronogramas que puedes copiar
Rifa, seis semanas antes
- Semana menos 6. La comisión directiva aprueba el objetivo, la lista de premios y el precio del boleto. Presenta el permiso o el registro si hace falta. Designa a una persona responsable, no a una subcomisión.
- Semana menos 5. Asegura los premios y confirma cada uno por escrito. Sácales fotos. Arma la página de boletos en línea y la lista de vendedores.
- Semana menos 4. Lanzamiento. Anúncialo a todo el club a la vez, con una fecha límite clara y una foto del premio principal. Reparte los talonarios en el entrenamiento.
- Semanas menos 3 a menos 1. Un recordatorio semanal con el total acumulado y una tabla de posiciones de vendedores. Nada impulsa más las ventas que el progreso visible.
- Semana del sorteo. Último llamado para el dinero y los talonarios sin vender. Sortea en público, publica cada número ganador y avisa a cada ganador personalmente.
- Semana más 1. Deposita todo, concilia, informa el neto a la comisión directiva y agradece por su nombre a los donantes y a los mejores vendedores.
Subasta, dieciséis semanas antes
- Semana menos 16. Fija el objetivo y el tamaño de la sala. Reserva el lugar y lee las condiciones de cancelación antes de firmar nada.
- Semana menos 14. Designa a un subastador y a un presentador, y confirma la situación de las licencias y tu seguro.
- Semanas menos 12 a menos 6. Consigue los lotes: de seis a ocho en vivo y de quince a veinticinco silenciosos, y después deja de buscar.
- Semana menos 8. Salen a la venta los lugares. Publica la lista de lotes a medida que crece: los lotes venden los lugares, no al revés.
- Semana menos 4. Decide si se hace o no según la venta de lugares. Por debajo del sesenta por ciento, recorta el catering o cambia la fecha ahora.
- Semana menos 2. Cronograma cerrado, planillas de ofertas impresas, distribución de mesas definida y medio de pago probado con una transacción real.
- En la noche. Mesa de recepción abierta temprano, cada invitado registrado con un número de postor, y las mesas silenciosas cerradas en tandas escalonadas para que la gente se quede.
- Semana más 1. Cobra cada lote impago, entrega los bienes y escríbele a cada donante con una foto y el resultado.
El formato híbrido al que llegan la mayoría de los clubes
Una vez que un club probó las dos, suele dejar de tratarlas como alternativas. El formato que funciona es una rifa que corre durante seis a ocho semanas entre todos los socios y se sortea la noche de una cena con seis a ocho lotes en vivo y una mesa silenciosa. Tres reglas evitan que se estorben:
- Vende los boletos de la rifa antes de la noche. Si la rifa solo se vende en la sala, convertiste una recaudación amplia en una estrecha y perdiste el sentido de hacerla.
- No dejes que las dos compitan por los mismos bienes. Todo lo que tenga un precio de venta obvio va a la rifa o a la mesa silenciosa. El escenario en vivo recibe solo lo que no se puede valuar.
- Limita los lotes en vivo a ocho. Las ganas de ofertar de una sala son finitas y se agotan alrededor del noveno artículo, que es justo cuando tu mejor lote ya debería haberse vendido.
Si prefieres no sentar a nadie a una mesa, ideas para recaudar fondos en el club tiene el menú completo, y una noche de trivia es la forma más barata de comprobar si tu club realmente puede llenar una sala antes de comprometerte con un catering.
Cobra sin la caja de zapatos
La parte tediosa de cualquiera de los dos eventos no es pedir, es llevar el control: quién tiene un talonario, quién pagó, qué lote se llevó cada postor y cómo cuadra todo eso el lunes. ClubHelix se encarga de esa parte directamente en el sitio de tu club, donde ClubHelix admite pagos en línea: rifas en línea con venta de boletos y asignación automática de números, donaciones para quienes prefieren simplemente aportar, una tienda del club para los lugares de la cena y el merchandising, y difusiones por correo electrónico desde tu propio dominio para que el recordatorio semanal salga en dos minutos y no te lleve una noche entera.
Puedes probarlo todo sin gastar nada: el plan Free es un producto real, no una demo, los precios están publicados en lugar de darse a pedido, y una comisión directiva puede tener un sitio en línea y una rifa abierta antes de la próxima reunión. Crea el sitio de tu club y guarda el talonario.
Preguntas frecuentes
¿Qué recauda más dinero, una rifa o una subasta?
Una subasta suele recaudar más en una noche, pero solo si la sala se llena. Una rifa recauda menos por hora de esfuerzo en el mejor de los casos y mucho más de forma confiable en el peor, porque casi no tiene costos fijos. Si no puedes llenar una sala con seguridad, la rifa le ganará a la subasta en el resultado que de verdad llega al banco.
¿Cuál es el mejor evento para recaudar fondos para un club pequeño?
Para un club pequeño con una base modesta de voluntarios, una rifa bien organizada es difícil de superar: se achica sin perder dinero, no necesita un evento y todos pueden ayudar. Deja la ambición de la subasta para más adelante, cuando tengas una lista de correo, un registro de donantes y evidencia de que puedes vender cien lugares.
¿Necesitamos un permiso para una rifa o una subasta del club?
En la mayoría de las jurisdicciones las rifas son una forma regulada de juego de azar y a menudo necesitan un permiso, una licencia o un registro por encima de cierto valor de premios. Las subastas suelen tratarse como ventas y tienen menos exigencias, aunque los lotes con alcohol y quién puede actuar como subastador pueden seguir estando regulados. Toma este artículo como información general y confirma tu situación con tu propia autoridad reguladora antes de vender nada.
¿Cuántos lotes debería tener la subasta de un club?
De seis a ocho lotes en vivo y de quince a veinticinco artículos silenciosos van bien para una cena típica. Más allá de eso aparece el cansancio de ofertar, la noche se alarga y tus últimos lotes se venden por menos de lo que valen, lo que es peor que no ofrecerlos, porque deja mal parado al donante.
¿Podemos hacer una rifa y una subasta en el mismo evento?
Sí, y la mayoría de los clubes termina haciéndolo. Haz correr la rifa durante semanas entre todos los socios y simplemente sortéala esa noche, mantén los bienes con precio obvio lejos del escenario en vivo y escalona el cierre de las mesas silenciosas para que la gente se quede al evento principal.
¿Cómo le pedimos un premio a un comercio de la zona?
Pide en persona, pide algo concreto y haz que decir que sí sea fácil: nombra el artículo o el valor que esperas, di exactamente dónde aparecerá su nombre y deja una carta de una página. Después agradécele como corresponde con una foto y el resultado. Nuestra guía sobre cómo conseguir patrocinadores para un club deportivo cubre la relación más larga en la que esto se convierte.
Sigue leyendo: ideas para recaudar fondos en el club presenta el menú completo, y cómo mantener contentos a los patrocinadores del club cubre las relaciones que hacen que cada pedido sea más fácil el año siguiente.
