Loja do clube ou loja de produtos de terceiros

Em algum lugar atrás da cantina existe uma caixa plástica. Dentro dela há onze moletons, todos tamanho PP, pedidos três temporadas atrás por uma diretoria que conseguiu um ótimo preço num lote de cem. Ninguém quer jogá-los fora porque custaram dinheiro de verdade, e ninguém nunca vai comprá-los, então todo ano eles vão um pouco mais para o fundo da prateleira. Essa caixa é o motivo pelo qual os clubes vão atrás de uma loja de produtos de terceiros, e é um motivo totalmente racional.

Uma vitrine de impressão sob demanda torna essa caixa impossível. Um sócio pede um moletom, um fornecedor imprime, envia pelo correio e repassa uma parte ao clube. Sem estoque, sem decisões de tamanho, sem dinheiro parado, sem voluntário num estacionamento entregando pacotes. O porém aparece quando o tesoureiro olha o extrato e calcula quanto o clube realmente ganhou por moletom, porque a impressão sob demanda não vende conveniência: vende seguro, e o prêmio é a maior parte da sua margem.

Este guia é para quem cuida dos produtos do clube e está tentando decidir que caminho seguir. Ele simula 100 moletons dos dois jeitos com números que você pode trocar, encontra a taxa exata de venda em que a resposta muda, trabalha grades de tamanho e pré-vendas para que a caixa nunca mais aconteça e defende que a decisão de maior margem que a maioria dos clubes pode tomar sobre produtos não tem nada a ver com uma vitrine: ela acontece no formulário de inscrição.

Três formas de um clube vender produtos

Quase todo clube faz uma destas, muitas vezes sem ter escolhido de propósito.

A maioria dos clubes bem administrados acaba com duas das três: uma pré-venda para os itens de que todo mundo precisa e uma pequena loja permanente com as duas ou três coisas que sempre vendem. Pouquíssimos precisam das três.

A simulação dos 100 moletons

Aqui estão as contas, com todas as premissas à vista. Os valores são ilustrativos e estão na sua própria moeda: troque-os por orçamentos reais e refaça as contas antes de decidir qualquer coisa. O que importa é a relação entre as colunas, não os totais.

Por uma vitrine de impressão sob demanda de terceiros

Comprando um lote de 100 e vendendo você mesmo

Ou seja, um lote rende quase o dobro por moletom e ainda vende por um preço menor. Com esses números, não há comparação. E é exatamente aí que está a armadilha, porque essa linha supõe que todos, sem exceção, sejam vendidos.

O número que decide

Veja o que acontece quando não são.

Nessa simulação, as duas abordagens empatam em cerca de 75% de venda. Acima disso, comprar o próprio estoque ganha com folga. Abaixo, você trabalhou mais, prendeu mais dinheiro e ganhou menos, e ainda fica com as sobras. Abaixo de umas 59 unidades, o lote dá prejuízo.

Esse único número muda o enquadramento da decisão. A pergunta não é "qual dá mais lucro", e sim "temos segurança de vender três quartos do que pedirmos?". Para uma camisa de treino de que toda criança da base precisa, a resposta obviamente é sim. Para um moletom em sete tamanhos e duas cores, é um palpite disfarçado de plano. A impressão sob demanda não é um negócio pior; é uma taxa que você paga para não ter de dar esse palpite.

Para ter uma referência local, pergunte a duas ou três empresas de personalização perto de você qual é o preço de venda de um moletom de clube personalizado. Os preços variam muito conforme a qualidade da peça e o tipo de personalização (bordado ou estampa), e os infantis saem um pouco mais baratos. Peça preços para 25, 50 e 100 unidades, porque a queda do preço unitário entre essas faixas costuma ser maior do que a diretoria espera e pode mudar qual opção ganha.

Para onde a margem vai de verdade

Se o preço de um fornecedor parece alto, normalmente não é gordura. O preço de um produto é feito de camadas, e conhecê-las permite negociar a camada certa.

• A peça lisa. Gramatura, tecido e marca. Trocar um moletom flanelado pesado por uma mistura de peso médio pode gerar uma economia considerável por unidade, e a maioria dos sócios nem vai perceber.
• Tipo de personalização. O bordado é cobrado pelo número de pontos, então um escudo detalhado sai mais caro do que um simples, e há uma taxa única de digitalização mais um valor por unidade. A serigrafia é cobrada por cor e tem uma preparação por cor, então uma versão do escudo em duas cores fica muito mais barata em volume. O transfer térmico serve para lotes bem pequenos e se desgasta antes.
• Taxas de preparação. Digitalização, telas e arte. São cobradas uma única vez por modelo e são o motivo de 25 unidades custarem muito mais cada uma do que 100.
• Frete de entrada e de saída. O frete de uma caixa em lote sai barato por unidade. Enviar pacotes individuais não, e é essa linha que come em silêncio a margem da impressão sob demanda.
• Processamento de pagamentos. Um percentual de cada venda, qualquer que seja o caminho.
• Perdas e trocas. Tamanho errado, cor errada, desistência.

Duas alavancas práticas funcionam melhor do que pechinchar. Reduza as cores da personalização: uma versão do escudo pensada para estampa em duas cores gera uma economia real em todos os pedidos futuros. E junte pedidos: um único lote com a camisa de treino, o moletom de torcedor e a polo da comissão técnica paga a preparação uma vez, e não três.

Tamanhos, e como a caixa acontece

Ninguém pede onze PP a mais de propósito. Isso acontece porque a diretoria divide o pedido igualmente entre os tamanhos, ou porque o voluntário que faz o pedido chuta com base nos tamanhos que conhece.

Use uma grade de tamanhos. A grade adulta ilustrativa abaixo é um ponto de partida, não uma regra: a grade real está nos dados de inscrição do seu próprio clube.

Três regras transformam isso de palpite em plano.

Pergunte o tamanho na inscrição, para todo mundo, comprando ou não. Um campo opcional no formulário dá a você a distribuição real do seu clube, por faixa etária, antes de fazer qualquer pedido. Depois do contato de emergência, é a pergunta mais valiosa de um formulário de inscrição.

Puxe a grade para os tamanhos que você realmente consegue vender. Sobras de M e G acabam saindo: para um sócio novo, na noite de premiação, para um pai ou uma mãe. Sobras de PP e XXGG não. Na dúvida, peça menos das duas pontas.

Peça primeiro um kit de amostras, em três tamanhos, e fotografe em pessoas reais. Metade das reclamações de tamanho é porque o caimento é diferente do que diz a etiqueta. Uma foto de um sócio vestindo o M, com a altura dele anotada, evita mais trocas do que qualquer tabela de medidas.

A pré-venda: a opção padrão para a maioria dos clubes

Reúna primeiro os pedidos e o dinheiro, depois peça exatamente essa quantidade mais uma pequena margem de segurança. Na simulação acima, uma pré-venda de 60 unidades, com a preparação e o frete divididos por menos unidades, sai por cerca de 36,50 cada, é vendida a 60 e rende em torno de 1.410, sem adiantar dinheiro e sem sobras. Ela ganha menos do que um lote perfeito e muito mais do que um lote ruim, e é a única opção em que o prejuízo tem limite.

Para funcionar, trate a pré-venda como um evento, não como uma loja:

1. Divulgue a linha de produtos, os preços e uma data de encerramento firme: duas semanas, sem prorrogação.
2. Receba o pagamento no momento do pedido, não na retirada.
3. Envie um lembrete três dias antes do encerramento e outro na manhã do último dia.
4. Faça o pedido em até 48 horas depois do encerramento, para que o prazo do fornecedor comece a contar na hora.
5. Acrescente 10% de margem só nos tamanhos do meio, para cobrir pedidos atrasados e uma troca.
6. Anuncie duas datas de retirada na sede do clube e depois uma única opção de envio pelo correio para quem não puder ir em nenhuma delas.

Esse último passo é onde a pré-venda perde dinheiro sem ninguém notar, porque o envio quase sempre custa mais do que o clube lembra, e os sócios esperam que seja barato.

O custo do envio varia muito conforme a transportadora e a distância, e um item volumoso indo para um endereço remoto pode custar mais do que a margem que ele dá. Cobre o envio como uma linha separada, pelo custo, em vez de absorvê-lo; cobre por pacote, e não por item, para que uma família que pede três pague uma vez só; e faça da retirada na sede a opção padrão óbvia, divulgando as datas antes de abrir os pedidos.

Incluir produtos na inscrição

Esta é a parte que as diretorias subestimam. Uma loja separada pede ao sócio uma segunda decisão, numa segunda visita, com um segundo pagamento. Um item adicional na inscrição pede só que ele marque uma caixa enquanto já está pagando.

A mecânica é simples e muda os números mais do que qualquer decisão de preço:

• Coloque o item no formulário de inscrição como uma linha opcional: camisa de treino, meiões, boné do clube, cachecol de torcedor.
• Pergunte o tamanho no mesmo formulário, de forma condicional, para que a pergunta só apareça se a pessoa marcar o item.
• Ofereça um preço de pacote que seja realmente melhor do que comprar separado e diga quanto se economiza.
• Torne um item obrigatório se ele de fato for obrigatório: muitos clubes exigem meiões de jogo ou uma camisa de treino, e incluir isso na taxa de inscrição elimina um ciclo inteiro de cobranças.
• Encerre a janela de produtos junto com a inscrição, para fazer um único pedido ao fornecedor por temporada, com números reais em vez de palpite.

Um exemplo ilustrativo: um clube com 180 crianças da base se inscrevendo acrescenta uma camisa de treino de 22,00 como linha opcional, com custo final de 12,00. Se 120 marcarem a opção, são 1.200 de margem vindos de um campo de formulário, com os tamanhos já coletados, um único pedido feito e nenhuma loja para administrar. As mesmas 120 camisas vendidas por uma vitrine ao longo da temporada exigiriam lembretes repetidos e as noites de um voluntário, e muito provavelmente venderiam menos, porque o sócio precisa voltar e decidir de novo.

O ClubHelix resolve isso diretamente: nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, as inscrições online podem incluir itens adicionais pagos e perguntas condicionais de tamanho, a loja do clube mantém os seus itens permanentes com os impostos tratados corretamente, e os códigos de desconto aplicam o preço de pacote e o desconto para famílias sem planilha. O nosso guia sobre como vender produtos do clube pela internet trata da vitrine com mais profundidade.

Do lado financeiro, se a venda dos seus produtos está sujeita a imposto sobre vendas ou sobre valor agregado geralmente depende da situação cadastral e do faturamento do seu clube, e em alguns lugares roupas infantis têm tratamento diferente das adultas. Isso muda tanto os seus preços quanto o que você pode recuperar sobre o estoque que compra. Esta é uma informação geral: confirme a sua situação com o seu contador antes de definir os preços de uma temporada.

Quem de fato faz o trabalho

Os produtos do clube fracassam muito mais pela logística do que pelo preço. Antes de se comprometer a manter estoque, atribua estas tarefas a pessoas com nome:

• Armazenamento. Um lugar seco e seguro que não seja a garagem de um voluntário, porque essa garagem fica inacessível no momento em que a pessoa deixa o cargo ou sai de férias.
• Inventário. Alguém conta o que há, duas vezes por temporada, e compara com o que foi vendido. Sem isso, a loja perde itens em silêncio e ninguém sabe dizer quando.
• Distribuição. Duas janelas de retirada anunciadas são melhores do que "me procura no treino", que vira onze entregas separadas.
• Trocas. Uma regra por escrito, publicada junto com a loja: só itens lacrados, dentro de um prazo definido, apenas troca de tamanho.
• Conciliação. As vendas conferidas com os depósitos, todo mês, por alguém que não seja a pessoa que entrega os produtos. Isso é controle financeiro básico, não desconfiança.

A impressão sob demanda elimina todas essas tarefas, e isso vale dinheiro de verdade num clube com falta de voluntários. Leve isso em conta com honestidade quando comparar as duas margens: se manter estoque custa ao clube o voluntário que, de outra forma, cuidaria da cantina, você não ganhou 24,90 por moletom.

O momento importa. Faça o pedido para que o estoque chegue antes do começo da temporada, e não seis semanas depois, e lembre que os prazos dos fornecedores se alongam nas paradas de fim de ano e nas semanas em que todos os outros clubes estão pedindo para a mesma temporada. Peça o prazo por escrito e some duas semanas ao que disserem.

Como escolher, conforme o perfil do seu clube

Se os produtos têm de fato a função de arrecadar dinheiro, e não de construir identidade, seja honesto sobre qual é o caso. Os produtos costumam render pouco e construir identidade muito bem, e os clubes que os tratam como fonte de arrecadação tendem a pedir demais. Há opções de retorno maior nas ideias para arrecadar fundos para o clube, e uma política de uniformes do clube por escrito evita metade das discussões antes de começarem.

A loja onde os sócios já estão

O motivo de uma vitrine do clube render pouco quase nunca são os produtos: é ela ficar num lugar separado de tudo o que o clube faz. O ClubHelix coloca a loja do clube dentro do seu próprio site, com os impostos tratados, contagem de estoque que diminui conforme as vendas, códigos de desconto para pacotes e famílias e relatórios que mostram o que realmente vendeu e em quais tamanhos, para que o pedido da próxima temporada se baseie em evidência, e não na memória do tesoureiro. Como é o mesmo sistema em que os seus sócios se inscrevem, a pergunta do tamanho e o pagamento (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) acontecem uma vez só.

O jeito mais barato de testar tudo isso é fazer uma única pré-venda antes de gastar um centavo com estoque em lote: anuncie um item, defina uma janela de duas semanas e veja como é a distribuição real de tamanhos no seu clube. O plano Free basta para fazer exatamente isso, os planos e preços estão publicados, sem orçamento sob consulta, e você pode configurar o seu clube em uma tarde.

Perguntas frequentes

A impressão sob demanda vale a pena para um clube?

Vale quando você não consegue prever a demanda com segurança, quando ninguém tem tempo para guardar e distribuir estoque ou quando você quer uma variedade de itens de nicho que nunca pediria em lote. Você abre mão da maior parte da margem em troca de risco zero e quase nenhuma hora de voluntário. Para um item principal de que todo sócio precisa, comprar o próprio estoque ou fazer uma pré-venda rende bem mais.

Quanto de margem um clube deve ter nos produtos?

O suficiente para compensar o trabalho, o que normalmente significa um preço de venda bem acima do custo final depois de dividir a preparação e o frete pelo lote. Simule com várias taxas de venda em vez de supor que tudo vai ser vendido: num lote típico, o ponto em que manter estoque deixa de superar a impressão sob demanda fica em torno de três quartos do pedido.

Quantas unidades de cada tamanho devemos pedir?

Use primeiro os seus próprios dados. Pergunte o tamanho de cada sócio na inscrição, mesmo de quem não vai comprar, e monte o pedido a partir dessa distribuição. Sem isso, concentre bem nos tamanhos do meio, peça menos das duas pontas e lembre que sobras dos tamanhos do meio acabam saindo, enquanto sobras das pontas quase nunca saem.

Os produtos devem estar incluídos na taxa de associação?

Inclua um item na taxa só quando ele for de fato obrigatório, como uma camisa de jogo ou meiões, e diga com clareza o que a taxa cobre. Tudo o que for opcional deve ser uma linha adicional no formulário de inscrição, e não uma ida separada às compras: o sócio já está pagando, a pergunta do tamanho já está ali e você faz um único pedido preciso ao fornecedor, em vez de passar a temporada cobrando.

Dá para ter uma loja do clube sem manter estoque?

Sim, de duas formas. Uma vitrine de impressão sob demanda deixa o fornecedor produzir e enviar cada item conforme é pedido. Uma pré-venda permite receber pedidos e pagamentos no seu próprio site e depois fazer um único pedido ao fornecedor com exatamente o que foi vendido, o que mantém a margem maior sem deixar nada em risco.

Continue lendo: como vender produtos do clube pela internet trata da vitrine em detalhes, e como administrar a cantina do clube aborda o outro lugar onde os clubes perdem dinheiro sem perceber.