O que ninguém conta sobre o dia de golfe de um clube é que só uma parte dos participantes joga golfe de verdade. Haverá um punhado de jogadores de handicap baixo que levam aquilo a sério, um bom grupo intermediário que joga algumas vezes por ano e, depois, uma longa fila de pessoas que receberam um jogo de tacos do empregador, não dão uma tacada desde o último dia de golfe e vieram principalmente pelo carrinho, pela cerveja e pela chance de passar seis horas com um cliente. Planeje o dia para quem sabe jogar e você terá uma volta lenta, sem graça, e ninguém voltando no ano seguinte. Planeje para a fila longa e todo mundo se diverte, inclusive os bons jogadores.
Essa mudança de olhar importa porque um dia de golfe não é, de fato, um evento esportivo. É um evento de vendas de camisa polo. Você vende equipes de quatro pessoas para empresas, placas para empresas e uma sala cheia de tomadores de decisão para quem quiser noventa segundos de atenção depois da volta. O golfe é a embalagem.
Este guia mostra como montar um dia que dá lucro e é reservado de novo no ano seguinte: a conta de participantes que decide se o dia é viável, o preço por equipe e o patrocínio de buracos, o material que você entrega a uma empresa patrocinadora, o formato e os horários que mantêm andando um grupo de níveis variados, as competições no campo que discretamente acrescentam uma segunda fonte de receita e o acompanhamento que transforma uma equipe corporativa em patrocinadora da temporada. Se o seu clube já tem um campo, como administrar um clube de golfe trata da operação mais ampla; aqui o assunto é um único dia.
Comece pelo número de jogadores, porque ele é o negócio inteiro
Todas as outras decisões vêm de um número: quantos jogadores o campo aceita. Um dia de golfe tem um teto rígido que um jantar não tem: não dá para encaixar mais uma mesa.
Uma saída simultânea (shotgun) em dezoito buracos, com equipes de quatro, dá um máximo natural de setenta e dois jogadores, e a maioria dos clubes trabalha bem com isso. Alguns campos aceitam equipes de cinco em alguns buracos para levar o total à casa dos oitenta. Esse teto define a sua receita máxima antes de você falar com um único patrocinador, e é por isso que o patrocínio de buracos e as competições no campo importam tanto: são as únicas linhas que crescem além da lista de saídas.
O modelo de ponto de equilíbrio é simples o bastante para caber numa página. Por jogador, você tem o custo do campo (green fee, carrinho e, em geral, uma parte de alimentação), e por dia você tem custos fixos que não mudam, esteja o campo cheio ou não.
| Linha | Comportamento | Observações |
|---|---|---|
| Green fee e carrinho | Por jogador | Negocie firme num dia de semana tranquilo, peça um preço de grupo |
| Alimentação: café da manhã, lanche no campo, refeição | Por jogador | Muitas vezes vem em pacote do campo, às vezes sai mais barato separado |
| Prêmios | Quase todo fixo | Procure conseguir todos os prêmios por doação em vez de comprá-los |
| Placas, impressão, cartões de score | Fixo | Placas de tee reutilizáveis se pagam em dois anos |
| Reserva para imprevistos | Fixo | Tempo ruim, uma equipe que não aparece, um carrinho quebrado |
Agora, a conta que decide o dia. Os números abaixo são ilustrativos e sem unidade: coloque o orçamento do seu campo e o formato se mantém.
| Jogadores | Preço por equipe | Receita de jogadores | Custo do campo a 90 por jogador | Patrocínio | Líquido |
|---|---|---|---|---|---|
| 18 equipes (72) | 600 | 10.800 | 6.480 | 4.000 | 8.320 |
| 14 equipes (56) | 600 | 8.400 | 5.040 | 4.000 | 7.360 |
| 10 equipes (40) | 600 | 6.000 | 3.600 | 4.000 | 6.400 |
| 18 equipes (72) | 480 | 8.640 | 6.480 | 1.500 | 3.660 |
Duas conclusões saltam aos olhos. Primeiro, o dia aguenta muito bem um campo pela metade, porque a maior parte do custo por jogador é variável; é o oposto de um jantar com bufê, em que uma cadeira vazia custa dinheiro. Segundo, é no patrocínio que está o lucro de verdade. Um campo cheio com preço por equipe apertado e patrocínio fraco rende menos do que meio campo com um programa de patrocínio bem feito. Venda as placas antes de vender o golfe.
Escolha a data nas estações de transição da sua região. O auge do verão é castigante para uma volta de seis horas, e o campo vai querer seus melhores preços nessa época; o auge do inverno traz fairways encharcados e dias curtos. O fim da estação quente ou o começo da estação fresca dão condições confortáveis e um campo satisfeito de encher um dia de semana tranquilo. Reserve com oito a dez meses de antecedência, porque as boas datas em dias de semana nos campos mais procurados acabam cedo.
O preço por equipe e o que uma equipe realmente compra
Cobre por equipe, não por jogador. As empresas compram uma equipe de quatro do mesmo jeito que compram uma mesa de dez: é uma linha numa única aprovação, e quem assina não quer fazer conta.
Monte uma pequena escada de opções em vez de um preço único:
| Inscrição | Inclui | Vendida para |
|---|---|---|
| Equipe de quatro | Golfe, carrinho, lanche no campo, refeição, kit de brindes, cartões de score | Empresas e grupos de amigos |
| Equipe com placa no tee | Tudo acima, mais um buraco patrocinado com placa e uma menção na premiação | Pequenas empresas que querem alguma visibilidade |
| Equipe de sócios | Um valor com desconto para quatro sócios do clube, limitado a um número fixo de equipes | Completar as vagas no fim |
| Inscrição individual | Um jogador encaixado numa equipe incompleta | Pessoas animadas, e ainda arruma a distribuição |
O valor para sócios merece um comentário. Mantenha-o limitado e discreto: algumas equipes de sócios preenchem as últimas vagas e animam o ambiente, mas um campo formado principalmente por sócios é um dia social que arrecada muito pouco. As empresas são a arrecadação.
Monte o preço por equipe a partir do orçamento por pessoa que o campo passar para golfe, carrinho e alimentação e acrescente a margem que faz o dia valer a pena. Peça o orçamento por escrito, com a alimentação discriminada, porque a refeição é onde os orçamentos dos campos mais variam.
O patrocínio de buracos e o material para patrocinadores
O patrocínio de buracos é o item de maior margem que você vai vender no ano inteiro, porque o custo de entregá-lo é uma placa impressa e uma frase ao microfone. Organize em níveis, para que uma empresa encontre o seu sem você precisar negociar cada caso do zero.
| Nível | Costuma incluir | Quantos vender |
|---|---|---|
| Patrocinador do dia | Direito de nome, logo em todas as placas e cartões de score, uma equipe, fala na premiação, faixa no credenciamento | Só um |
| Patrocinador dos carrinhos | Logo em todos os carrinhos, menção nas instruções iniciais, placa no estacionamento dos carrinhos | Um |
| Patrocinador da refeição | Marca no salão, um cartão de mesa, agradecimento antes da refeição | Um |
| Patrocinador de buraco | Uma placa no tee de um buraco, logo no programa, uma frase na premiação | Até o número de buracos |
| Patrocinador de competição | Dá nome a uma competição de mais perto do buraco, drive mais longo ou putt e entrega o prêmio dela | De três a cinco |
| Patrocinador do kit de brindes | Um item e um folheto em cada kit | Dois ou três |
| Apoiador com produtos ou serviços | Prêmios, bebidas e lanches, um serviço, com agradecimento no programa | Quantos você conseguir |
Venda primeiro os níveis exclusivos, e pessoalmente. O patrocínio de buracos pode ser vendido por e-mail e pelas redes de contatos dos próprios sócios, e deve ser: cada jogador do campo trabalha em algum lugar, e o patrocinador de buraco mais fácil de fechar é o empregador de alguém que já vai jogar.
O material para patrocinadores, item por item
Uma página, uma tabela de preços, nada de enrolação. Uma empresa decide em uns noventa segundos, então coloque primeiro o que é útil:
- A data, o campo e o formato, nas duas primeiras linhas.
- Quem vai estar lá. Nada de "a nossa querida comunidade": a composição real. Prestadores de serviço locais, profissionais liberais, os próprios sócios do clube, famílias. É isso que o patrocinador está comprando.
- A tabela de níveis, com preços, exatamente como acima.
- O que o dinheiro faz. Uma frase específica, não um apelo genérico. "Este dia paga as aulas do programa de base durante a temporada" vale mais do que três parágrafos sobre espírito comunitário.
- O prazo e as especificações da arte, a causa mais comum de uma placa com o texto errado.
- Um contato com nome e telefone, e um link para uma página onde a empresa possa pagar sem precisar trocar mais mensagens (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online).
- O resultado e os patrocinadores do ano passado, se vocês já fizeram um. A prova social fecha a venda por você.
O nosso guia sobre como conseguir patrocinadores para um clube esportivo tem modelos de proposta e de carta que você pode adaptar para o próprio material.
Um ponto prático para acertar com o tesoureiro. Em geral, o patrocínio é uma despesa da empresa patrocinadora e não uma doação, e, se o seu clube recolhe impostos sobre vendas, pode haver consequências na forma de emitir a cobrança, bem diferentes do tratamento de uma doação pura e simples. Isto é informação geral, não aconselhamento, então leve a pergunta específica ao seu contador e às orientações publicadas pela autoridade tributária antes de emitir a primeira fatura, e acerte de uma vez em vez de refazer depois.
Formato, horários e como manter andando um grupo de níveis variados
Use um scramble de quatro pessoas: todos dão a tacada de saída, a equipe escolhe a melhor bola e todos jogam a tacada seguinte a partir dali. Esse formato existe justamente para grupos como o seu. O iniciante nunca atrasa ninguém, porque a tacada ruim dele simplesmente não é usada, o bom jogador vira o herói na maioria dos buracos e a volta termina num tempo próximo do planejado.
Acrescente um ajuste leve de handicap se o formato da sua entidade dirigente permitir e coloque no cartão de score uma regra que salva o dia inteiro: uma pontuação máxima por buraco. Nada esvazia tanto um campo quanto uma equipe na décima primeira tacada num par 3 enquanto três grupos esperam atrás.
Faça uma saída simultânea (shotgun). Todas as equipes saem ao mesmo tempo, de buracos diferentes, então todos começam e terminam juntos. Isso significa uma única instrução inicial, uma única premiação e nenhuma equipe esperando três horas à toa. É o único formato sensato para um evento beneficente.
Um roteiro que funciona para um dia de dezoito buracos:
| Horário | O que acontece |
|---|---|
| 07:00 | Chegam os voluntários, placas no tee colocadas, buracos das competições preparados e marcados |
| 07:30 | Abre o credenciamento: kits das equipes, cartões de score, distribuição dos carrinhos, venda das competições |
| 08:15 | Café da manhã, patrocinadores circulando, foto de cada equipe na sede |
| 08:40 | Instruções: formato, regras locais, buracos das competições, segurança, horário de término |
| 09:00 | Saída simultânea |
| 11:30 | O carrinho de lanches chega ao meio do percurso |
| 14:00 | Todos terminam, cartões de score entregues em até quinze minutos, bar aberto |
| 14:30 | Refeição servida enquanto a contagem é fechada |
| 15:15 | Premiação: primeiro o agradecimento aos patrocinadores, depois os prêmios, depois o pedido |
| 15:45 | Leilão ou sorteio da rifa, se houver, e encerramento |
A ordem da premiação nesse roteiro é proposital. Os patrocinadores recebem o agradecimento enquanto o salão está cheio e atento, não no fim, quando um terço dos participantes já foi para o estacionamento.
As competições no campo que arrecadam o extra
A inscrição das equipes paga o campo. Estas linhas são o lucro, e funcionam porque cada uma é um pedido pequeno, alegre e totalmente voluntário, feito quando a pessoa já está de bom humor.
| Competição | Como funciona | Por que rende |
|---|---|---|
| Mulligans | Vendidos no credenciamento, um número fixo por equipe, cada um dá direito a repetir uma tacada | Comprados sem pensar, e toda equipe quer |
| Mais perto do buraco | Um par 3 marcado; mede-se e marca-se a bola mais próxima | Pode ter patrocinador e não custa nada para organizar |
| Drive mais longo | Um buraco marcado, com marcadores separados para categorias diferentes | Pode ter patrocinador e rende uma foto |
| Vença o profissional | Um profissional ou o campeão do clube fica num buraco, e as equipes pagam para tentar superar a tacada dele | Rende o dia todo e vira assunto no salão |
| Compre um drive | As equipes pagam para o profissional ou o campeão dar uma tacada de saída por elas | Vende mais no buraco mais difícil do campo |
| Competição de putt | No green de treino, antes ou depois da volta | Anda sozinha com um voluntário e uma prancheta |
| Rifa no campo | Bilhetes vendidos no credenciamento, sorteados na premiação | Pega quem não comprou mais nada |
| Prêmio de hole in one | Um prêmio importante num par 3 definido | Divulgação de graça, mas leia o próximo parágrafo |
O prêmio de hole in one é o que exige cuidado. Um prêmio grande anunciado normalmente é garantido por uma apólice de seguro específica, e essas apólices têm condições rígidas: uma distância mínima, testemunhas independentes no buraco, um número máximo de participantes e, às vezes, a exigência de filmar a tacada. Leia a apólice antes de anunciar qualquer coisa e nunca prometa um prêmio que vocês teriam de pagar do próprio bolso se alguém acertasse. Considere isto informação geral e peça que a seguradora confirme as condições por escrito.
Junte os itens pequenos num pacote. Vender os mulligans, um bloco de rifa e a competição de putt como um só pacote no credenciamento converte muito melhor do que três pedidos separados, porque o voluntário da mesa faz uma única oferta e recebe um único pagamento.
Como transformar uma equipe corporativa em patrocinadora da temporada
Esta é a parte que quase todos os clubes deixam passar. Uma empresa que comprou uma equipe acabou de passar um dia com o seu clube, conheceu a diretoria, conheceu os atletas da base e se divertiu. Ela nunca vai estar tão receptiva quanto agora, e essa janela fecha rápido.
Em até quarenta e oito horas, mande a foto da equipe e o resultado dela, com um agradecimento sincero de uma pessoa com nome. Sem nenhum pedido junto. Só a foto, que vai acabar na parede do escritório ou nas redes sociais da empresa, e qualquer uma das duas coisas vale mais para você do que qualquer coisa que você possa dizer.
Em até dez dias, peça vinte minutos. Não para pedir dinheiro, e sim para conversar sobre o que a empresa ganhou com o dia e o que ela quer alcançar na região. Leve um cardápio de uma página com o que o clube pode oferecer ao longo de uma temporada: os ativos que vocês levantaram quando montaram o programa de patrocínio, com preços honestos.
| Ativo | O que o patrocinador recebe | Indicado para |
|---|---|---|
| Placas no campo ou no alambrado | Visibilidade a temporada inteira para todos que comparecem | Prestadores de serviço, comércio local, bares e restaurantes |
| Uniforme de jogo ou camisa de treino | O nome da empresa em campo toda semana | Empresas que querem ampla exposição de marca |
| Patrocinador de time ou de elenco | Uma relação com nome e sobrenome com um grupo e suas famílias | Quem vende para famílias |
| Parceiro do programa de base | Associação com participação e desenvolvimento | Saúde, educação, serviços profissionais |
| Site e boletim | Um logo e um link onde os sócios realmente olham | Quem tem os seus sócios como clientes |
| Direito de nome em eventos | O dia, a noite de premiação, o lançamento da temporada | Empresas que querem um único grande momento |
Em até um mês, ou você tem uma proposta na mesa da empresa, ou tem um "não" claro com um motivo, o que vale quase o mesmo, porque diz o que mudar. Depois, mantenha o contato de qualquer forma: o convite para o dia de golfe do ano seguinte vai para todo mundo que jogou, tenha virado patrocinador ou não. O nosso guia sobre como manter os patrocinadores do clube satisfeitos trata da entrega que torna o segundo ano mais fácil do que o primeiro.
Aposentando a prancheta
A administração de um dia de golfe é mais pesada do que parece: inscrições de equipes com quatro nomes cada, restrições alimentares, distribuição de carrinhos, artes dos patrocinadores, faturas dos patrocinadores, doações de prêmios, venda de mulligans e uma planilha que três pessoas editam ao mesmo tempo. O ClubHelix mantém tudo no site do seu próprio clube: eventos e ingressos para as inscrições das equipes, com os nomes dos jogadores e as observações sobre alimentação registrados na compra (o pagamento online funciona nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), formulários para o envio de artes e de doações de prêmios, registros de patrocinadores e cobrança, para que cada patrocinador, seu nível, sua fatura e sua data de renovação fiquem num só lugar e não na caixa de entrada do tesoureiro que está saindo, e comunicados por e-mail enviados do seu próprio domínio para os lembretes e o agradecimento.
Monte nesta semana a página de inscrição e a página para patrocinadores e veja como fica antes de se comprometer com qualquer coisa: o plano Free aceita inscrições reais, e o custo de cada plano está na página de planos e preços, e não escondido atrás de um formulário de orçamento. Você pode criar o site do seu clube entre hoje e a próxima reunião da diretoria, que é mais ou menos o tempo que leva para convencer uma empresa a patrocinar um buraco. Se o golfe é o negócio inteiro do seu clube, e não só um dia de arrecadação, a página de soluções para golfe mostra a estrutura mais ampla.
Perguntas frequentes
Quanto um clube deve cobrar por equipe num dia de golfe?
Faça a conta de trás para frente a partir do orçamento do campo. Peça por escrito um preço por jogador que cubra green fee, carrinho e alimentação, multiplique por quatro e defina o preço por equipe de modo que cubra isso com folga e com uma margem de verdade; a maioria dos clubes chega a mais ou menos o dobro do custo de entrega. Cobre por equipe e não por jogador, porque a empresa aprova uma linha em vez de quatro.
Quantos jogadores são necessários para um dia de golfe?
Uma saída simultânea em dezoito buracos, com equipes de quatro, chega a cerca de setenta e dois jogadores, e a maioria dos dias de clube funciona bem com algo entre dez e dezoito equipes. Um campo pela metade ainda dá lucro, porque a maior parte do custo é por jogador, e é por isso que um dia de golfe perdoa muito mais do que um jantar com bufê.
Qual é o melhor formato para um torneio de golfe beneficente?
Um scramble de quatro pessoas, em que a equipe joga a melhor bola de cada tacada. Ele esconde os jogadores mais fracos, acelera a volta e mantém todo mundo no jogo até o último buraco. Coloque uma pontuação máxima por buraco no cartão de score e faça uma saída simultânea para que todos comecem e terminem juntos.
Quanto deve custar o patrocínio de um buraco?
Defina um preço que permita a uma pequena empresa local dizer sim sem pedir aprovação a ninguém, e venda tantos quantos forem os buracos. É o item de maior margem do dia, porque o custo de entrega é uma placa impressa e uma menção na premiação. Reserve os patrocínios de nome, dos carrinhos e da refeição como níveis exclusivos únicos, a um valor várias vezes maior que o do buraco.
Como conseguir patrocinadores para um dia de golfe?
Comece pelos empregadores das pessoas que já vão jogar: é a lista mais receptiva que você vai ter. Depois avance para as empresas que já apoiam o clube, as empresas que têm os seus sócios como clientes e as que já patrocinaram outros eventos da região. Mande um material de uma página com os níveis e os preços e faça o acompanhamento por telefone.
Como transformar os patrocinadores do dia de golfe em apoiadores permanentes?
Mande a foto da equipe em até dois dias, sem nenhum pedido junto, e depois peça vinte minutos em até dez dias para conversar sobre o que a empresa quer na região. Leve um cardápio de uma página com ativos para a temporada inteira e preços honestos. A conversa converte muito melhor nas duas semanas seguintes ao dia do que em qualquer outro momento do ano.
Continue lendo: como conseguir patrocinadores para um clube esportivo tem os modelos de proposta, e como organizar uma noite de leilão no clube trata do evento noturno de arrecadação que combina bem com a premiação de um dia de golfe.
