Como organizar uma noite de leilão no clube

Quem já organizou um leilão se lembra dos mesmos trinta segundos. Um lote está no palco (uma cesta, uma camisa emoldurada, um fim de semana em algum lugar), o leiloeiro abre os lances, duas mãos se levantam e depois mais nada. O salão ficou em silêncio num valor bem abaixo do que o item vale, e a pessoa que doou está sentada na mesa nove vendo tudo acontecer. Seja qual for o valor arrecadado na noite, é desse momento que as pessoas vão falar no estacionamento.

Quase toda a técnica de organizar um leilão existe para evitar esses trinta segundos, e nada disso é o espetáculo. É decidir quais lotes você aceita e quais recusa com educação, qual é o lance inicial, onde fica o preço mínimo e quem sabe dele, e quais itens merecem mesmo ir ao palco, em vez de ficar numa mesa no fundo, onde um resultado modesto não é da conta de ninguém.

Este guia é para a diretoria que vai promover um leilão: como atração principal de um jantar, encaixado numa noite que o clube já faz ou totalmente online, sem ninguém num salão. Ele trata de como conseguir e selecionar lotes, como definir preços mínimos e lances iniciais que não constranjam quem doou, como escolher entre lances ao vivo, silenciosos e online para cada item, do roteiro e da mecânica dos lances na noite, e do acerto de contas, que é onde mora a maior parte da dor de cabeça. Se você ainda está comparando o leilão com uma opção mais simples, rifa ou leilão compara os dois em esforço e risco antes de você assumir qualquer compromisso.

Decida qual formato de leilão você vai fazer

Existem quatro formatos viáveis, e cada um exige coisas bem diferentes de você. As diretorias se complicam quando escolhem o mais ambicioso por padrão.

O leilão encaixado é muito subestimado. Uma noite que já existe (a abertura da temporada, um reencontro de ex-atletas, o último jogo em casa do ano) não traz risco de local nem de venda de lugares, então todo o esforço dos voluntários vai para os lotes, e não para encher um salão. A maioria dos clubes deveria fazer um leilão encaixado duas vezes antes de tentar uma noite própria. Se for mesmo fazer uma noite própria, o contrato com o local é o que vai doer, e como organizar um jantar de gala do clube trata disso em detalhe.

A data importa mais do que as diretorias imaginam. Uma noite no meio da temporada funciona porque todo mundo já está no campo todo fim de semana, e o lembrete é feito pessoalmente. A outra janela confiável é um período mais tranquilo do calendário, quando um evento à noite não parece um incômodo e ninguém está voltando para casa depois de um jogo. Evite as semanas mais cheias de festas de fim de ano, quando o consumo mínimo exigido pelos locais é o pior possível, e as duas semanas antes e depois das férias escolares, quando metade da sua lista de convidados está viajando.

Como conseguir lotes que realmente recebem lances

A maior parte do esforço de captação vai para juntar quantidade, e quantidade não é o problema. A disposição de um salão para dar lances é limitada. Doze lotes bem escolhidos arrecadam mais que trinta comuns, porque o cansaço dos lances é real e porque cada item fraco no palco ensina ao público que pode parar de prestar atenção.

Monte uma escada de lotes, não uma lista de lotes

Antes de pedir qualquer coisa a alguém, decida o formato do leilão que você quer:

• Um lote principal. Um único item de que todos vão falar e que pelo menos duas pessoas vão disputar. Sem um lote principal você não tem um leilão ao vivo, tem uma série de transações.
• Dois ou três lotes fortes de apoio. Itens que seriam o principal numa noite menor. Eles evitam que o leilão murche depois que o principal é arrematado.
• Quatro a seis lotes intermediários sólidos. Desejáveis de verdade, numa faixa que uma família comum topa esticar.
• Uma mesa no fundo com todo o resto. Vales, material autografado, cestas, serviços: estoque para o leilão silencioso, não para o palco.

Escreva a escada como espaços vazios e vá preenchendo. Isso muda a forma de pedir, porque você deixa de dizer "você tem alguma coisa que possa doar?" e passa a dizer "estamos procurando uma experiência que ninguém consegue comprar, e acho que você pode ser a pessoa que torna isso possível".

Os lotes que o dinheiro não compra

Os itens que recebem os lances mais disputados costumam não custar nada ao clube. São feitos de acesso, raridade e status, e não de valor de loja, e como não têm etiqueta de preço o público não consegue se ancorar num número.

Adapte ao seu clube: um lugar no banco da comissão técnica num jogo, o nome do arrematante anunciado como patrocinador do dia no sistema de som, a entrega do troféu no maior jogo em casa, um treino conduzido para a equipe da empresa do vencedor, a sede do clube cedida para um aniversário com o bar atendido por membros da diretoria, ou a camisa de jogo do capitão numa partida que marcou época, emoldurada com a súmula da escalação. Crie dois ou três de propósito: eles são a diferença entre um resultado respeitável e uma noite que as pessoas marcam na agenda no ano seguinte.

Recuse com educação, e recuse cedo

As diretorias aceitam toda oferta porque recusar parece falta de educação. Não é. Aceitar um lote que você não consegue vender é que é indelicado, porque quem doou vai ver o item fracassar. Tenha uma regra discreta: nada perecível, nada que vença antes de o vencedor poder usar, nada que o clube precise guardar, nada cujo preço de loja seja um número fácil de pesquisar, a não ser que vá para a mesa silenciosa, e nada que você ficaria desconfortável em ver vendido por um terço do valor. Ao recusar, redirecione em vez de rejeitar: ofereça a rifa, a mesa silenciosa ou um patrocínio direto.

Preços mínimos, lances iniciais e a proteção de quem doou

Esta é a parte que quase ninguém planeja, e é toda a diferença entre uma noite profissional e uma noite constrangedora.

Todo lote precisa de três números

Defina-os numa reunião sobre os lotes, por escrito, antes de imprimir qualquer coisa:

O instinto é começar alto para proteger o item, e isso é exatamente o contrário do certo. Um lance inicial alto gera silêncio, o silêncio gera constrangimento, e o leiloeiro tem de baixar o número na frente de todo mundo. Comece baixo, faça três ou quatro mãos se mexerem e deixe a disputa fazer o trabalho. Um item que abre baixo e sobe parece um triunfo; o mesmo valor final alcançado de cima para baixo parece um fracasso.

Use preço mínimo com moderação, e nunca o anuncie

O preço mínimo protege quem doou e seria de fato prejudicado por um resultado baixo: um profissional que doa horas reais de trabalho, uma empresa que doa algo com preço público, uma família que doa uma peça de estimação. Não é um recurso para bater o orçamento.

• Combine o preço mínimo com quem doou, não por essa pessoa. Pergunte diretamente: "abaixo de qual valor você ficaria desconfortável em ver isto vendido?". A maioria diz algo razoável, e algumas pessoas vão dizer que não se importam.
• Deixe-o fora do catálogo e fora do palco. Quando o preço mínimo fica público, ele vira o preço, porque ninguém dá lance acima de um piso que consegue ver.
• Dê ao leiloeiro um sinal discreto (um cartão no púlpito ou um aceno de quem anota os lances), para que um lote que não atingiu o preço mínimo seja tratado sem comentários.

O que fazer quando um lote empaca

Decida isso com antecedência para ninguém improvisar na frente de duzentas pessoas:

1. Divida o lote. Um fim de semana para oito vira dois fins de semana para quatro. Duas pessoas que não poderiam pagar o todo podem cada uma comprar metade.
2. Venda duas vezes. Se dois licitantes estão próximos e quem doou concorda, o leiloeiro pode oferecer um segundo pelo mesmo valor. É o resgate mais confiável que existe e transforma um impasse num bônus.
3. Retire o lote em silêncio. "Esse vai para a mesa do fundo": sem explicação, sem pedido de desculpas, direto para o próximo lote. Uma retirada resolvida em quatro segundos passa despercebida.
4. Negocie depois. Um lote retirado pode ser vendido pelo preço mínimo ou acima durante o jantar, em particular, para quem deu o segundo maior lance. Ninguém no salão fica sabendo.

Nunca invente lances fantasmas para subir um preço. Além da questão ética (e é um problema ético sério num contexto beneficente), um salão que desconfia de lances inventados para de dar lances, e o custo para a reputação recai sobre o clube, não sobre o leiloeiro.

Ao vivo, silencioso ou online: a mecânica certa para cada lote

A decisão mais útil que você toma é qual lote vai para onde. Acerte isso e todo resultado parece forte.

Duas regras fazem o leilão silencioso funcionar bem melhor do que costuma. Escalone os horários de encerramento: primeiro a mesa do fundo, as do meio dez minutos depois, as da frente dez minutos depois disso. Todo mundo fica, e cada encerramento cria a sua própria corrida. E imprima um incremento mínimo em cada folha, porque uma folha sem incremento junta uma coluna de aumentos minúsculos e termina abaixo do valor.

Os lances online se justificam por um motivo acima de todos: alcançam os apoiadores que não podem estar no salão, como ex-atletas que se mudaram, pais trabalhando, a família que não conseguiu alguém para ficar com as crianças. Divulgue o horário de encerramento com precisão, use a prorrogação automática contra lances de última hora se a sua plataforma oferecer, e deixe claro que um lance cria uma obrigação real de pagar.

O roteiro da noite

Os horários são relativos ao bloco do leilão, não à noite inteira. Ajuste o relógio; mantenha a ordem.

As duas posições são de propósito. O leilão abre com o seu segundo melhor lote, e não com o principal, para mostrar que ali as pessoas dão lances a sério. E o lote principal entra uns vinte minutos depois, quando o salão está animado, mas a noite ainda não se estendeu a ponto de o bom senso ou as carteiras perderem o fôlego.

Mecânica dos lances que mantém o salão em movimento

Números de licitante, entregues na entrada, são inegociáveis. Sem eles, quem anota os lances vai escrever "o rapaz alto de jaqueta azul", e você vai estar resolvendo disputas às onze da noite. Registre também a forma de pagamento no credenciamento.

Use uma tabela de incrementos divulgada para que o leiloeiro nunca precise inventar um degrau e os licitantes saibam sempre quanto custa o próximo aumento. Uma tabela que mais ou menos dobra o degrau a cada faixa funciona bem: degraus pequenos embaixo, onde você quer mãos levantadas, degraus maiores no meio, onde está o dinheiro de verdade. Imprima-a no verso do catálogo.

Tenha equipe no salão. Dois observadores, uma pessoa ao lado do leiloeiro registrando lote, número do licitante e valor de arremate assim que cada lote fecha, e um mensageiro levando os itens vendidos para a mesa de acerto. Quatro pessoas, no mínimo.

Passe as instruções ao leiloeiro por escrito, com pelo menos um dia de antecedência: a ordem dos lotes, uma frase honesta sobre o valor de cada um, os preços mínimos, os nomes dos doadores a agradecer, as duas ou três pessoas com mais chance de dar lances altos, o horário de término e como você quer que os lotes empacados sejam tratados.

Vale resolver cedo se um voluntário pode conduzir o martelo. Em muitos lugares, a exigência de habilitação de leiloeiro recai principalmente sobre vendas de imóveis e veículos, e não sobre eventos beneficentes, mas as regras variam, e a obrigação de descrever os lotes com honestidade vale em qualquer caso. Faça a pergunta por escrito ao órgão de defesa do consumidor do lugar onde fica o seu clube, junto com tudo o que você pretende leiloar que envolva bebida alcoólica, e guarde a resposta para a próxima diretoria.

Acerto de contas: receba antes de todo mundo ir embora

Perde-se mais dinheiro de leilão depois que o martelo bate do que durante os lances. Um lote vendido por um valor alto que nunca é pago é pior do que um vendido por menos, porque você já entregou o item.

Os princípios de acerto de contas que valem em qualquer lugar:

• Registre a forma de pagamento no credenciamento, antes de qualquer lance. Quem deixou um cartão na entrada acerta em segundos.
• Abra a mesa de acerto enquanto a noite ainda está acontecendo, e anuncie do palco. Quando as pessoas começam a sair, você as perdeu.
• Entregue os itens somente mediante pagamento ou um termo assinado. Sem exceções, nem para membros da diretoria: são as exceções que vão ser jogadas na sua cara no ano que vem.
• Dê a cada comprador um comprovante por escrito na hora, com o lote, a descrição, o valor pago e o valor estimado que você publicou. O que o comprador pode fazer com esse comprovante para fins fiscais varia muito, então informe os fatos e nada mais.
• Cobre em até setenta e duas horas. Uma mensagem simpática com o valor e um link de pagamento, depois uma ligação no sétimo dia.

Na prática, isso significa uma ou duas maquininhas de cartão na mesa de acerto e um link de pagamento que funcione no celular. Planeje o cartão como padrão, teste antes da noite se valores mais altos passam na maquininha e decida com antecedência quais outros meios você vai aceitar. A transferência bancária é uma alternativa razoável para um lote grande, desde que você registre a referência junto com o número do licitante na própria noite, em vez de tentar conciliar uma semana depois.

A semana seguinte decide a noite do ano que vem

Leilões são instrumentos de relacionamento. O dinheiro é deste ano; a boa vontade dura uma década.

Em até sete dias, envie a cada doador uma foto do lote com o vencedor, o valor alcançado e um agradecimento assinado por uma pessoa, e não por uma diretoria. Em até catorze dias, divulgue o total para todo o clube, com a coisa concreta que ele comprou: "arrecadamos um bom valor" se esquece fácil, "o leilão comprou todo o material de treino das categorias de base" não. Depois escreva a avaliação enquanto ainda está fresca e entregue a quem vai organizar no ano seguinte. Nosso guia sobre como manter os patrocinadores do clube satisfeitos trata do relacionamento mais longo em que um bom doador de leilão costuma se transformar.

Como conduzir a noite pelo site do seu clube

O peso administrativo de um leilão não são os lances, é a lista. Quem comprou lugar, quem tem número de licitante, qual lote foi para quem, quem já pagou e quais empresas precisam de agradecimento. O ClubHelix guarda tudo isso no site do seu próprio clube, e não em quatro planilhas e um grupo de mensagens: eventos e ingressos para lugares e reservas de mesa com os nomes registrados na compra, doações para os apoiadores que preferem simplesmente contribuir em vez de dar lances, uma loja do clube para lotes de preço fixo e produtos, e comunicados por e-mail enviados do seu próprio domínio para as revelações de lotes nas duas semanas anteriores, que fazem mais pelos lances do que qualquer coisa que você diga na noite.

Nada disso precisa de aprovação de orçamento para testar. Nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, o plano Free já recebe pagamentos de verdade, então você pode montar a página de lugares, carregar o catálogo de lotes e abrir os lances silenciosos antes que alguém vote qualquer coisa, e decidir depois se a noite justifica um plano pago. Todos os planos estão na página de preços. Se o seu próximo leilão está a alguns meses de distância, crie o site do seu clube agora e deixe a venda de lugares, o catálogo de lotes e a lista de agradecimentos num lugar só.

Perguntas frequentes

Quantos lotes um leilão de clube deve ter?

Seis a dez lotes ao vivo e quinze a trinta itens silenciosos servem para a maioria das noites de clube. O cansaço nos lances ao vivo aparece por volta do nono ou décimo lote, e tudo o que vem depois tende a sair abaixo do valor, o que é pior do que não oferecer, porque reflete em quem doou. Se você tem mais itens bons do que isso, passe o excedente para as mesas silenciosas ou para o preço fixo.

Um leilão beneficente deve ter preço mínimo?

Use preço mínimo só onde um resultado baixo prejudicaria de fato quem doou: trabalho de verdade, um item com preço público, algo de valor pessoal. Combine o número com quem doou em vez de definir por essa pessoa, mantenha-o em total sigilo e dê ao leiloeiro uma forma discreta de retirar um lote que não o atingiu. Um preço mínimo divulgado vira o teto, porque ninguém dá lance acima de um piso que consegue ver.

O que faz um bom item de leilão para um clube esportivo?

Os lotes mais disputados são feitos de acesso e status, e não de valor de loja: um lugar no banco da comissão técnica, a entrega de um troféu num grande jogo em casa, um treino para a equipe de uma empresa, a camisa de jogo do capitão emoldurada com a súmula. Eles quase não custam nada ao clube e o público não consegue pesquisar um preço para eles, e é exatamente por isso que sobem.

Como definir o lance inicial num leilão?

Comece em cerca de um terço do valor estimado honesto do item. Um lance inicial baixo faz várias mãos se mexerem rápido e deixa a disputa definir o preço, enquanto um lance inicial alto gera silêncio e obriga o leiloeiro a baixar o número em público. O resultado final quase sempre é melhor quando se começa baixo.

Leilão ao vivo ou leilão silencioso: qual arrecada mais?

Os lances ao vivo arrecadam mais por item naquilo que não tem preço, porque a disputa e o clima levam o valor além do que qualquer pessoa tinha planejado gastar. O leilão silencioso arrecada mais no total com muitos itens comuns, e protege quem doou produtos de loja, porque um resultado modesto não é da conta de ninguém. A maioria das noites de sucesso usa os dois, com as mesas silenciosas fechando em ondas escalonadas.

Como garantir que quem arrematou vai mesmo pagar?

Registre uma forma de pagamento no credenciamento, antes da abertura dos lances, abra a mesa de acerto enquanto a noite ainda está acontecendo e anuncie do palco, e entregue os itens somente mediante pagamento ou um termo assinado. Depois cobre qualquer valor pendente em até setenta e duas horas, com o valor e um link de pagamento. Lotes não pagos ficam bem mais difíceis de receber depois da primeira semana.

Continue lendo: rifa ou leilão compara os dois formatos em esforço e risco, e ideias para arrecadar fundos no clube traz um cardápio mais amplo, caso um salão cheio de licitantes não seja o estilo do seu clube.