Site feito sob encomenda ou plataforma por assinatura para o clube

O orçamento chega na caixa de entrada do clube numa terça-feira à noite, e é um orçamento realmente bom. Um desenvolvedor da cidade, ou a filha de um sócio que trabalha com isso, vai fazer um site de verdade para o clube. Design personalizado, o escudo reproduzido direito, uma página de jogos, uma galeria, um formulário de contato. Um único valor, pago uma vez, e depois o site é seu.

Diante de uma assinatura que se renova enquanto o clube existir, "pago uma vez" soa como a opção responsável, e é a frase que ganha a votação na maioria das reuniões de diretoria em que o assunto aparece. É também a frase que esconde quase tudo o que um site tem de caro, porque muito pouco do que um site custa ao longo da vida dele é a construção. A construção é a parte barata, visível e empolgante. A parte invisível são os quatro anos seguintes, quando o design continua bom, mas o software por baixo dele já mudou duas vezes, a pessoa que o construiu arrumou um emprego em outra cidade e ninguém na diretoria atual sabe de quem é a conta da hospedagem.

Este guia é para a diretoria que está com esse orçamento nas mãos. Ele mostra o que cada opção realmente inclui, modela três anos de custo nos dois cenários com itens que você pode questionar, explica quem é responsável por atualizações de segurança, hospedagem e backups depois que a fatura é paga e mostra como manter a propriedade do conteúdo, do domínio e dos dados dos sócios, seja qual for o resultado da votação. Não existe uma resposta universal. Existe uma resposta para um clube com um desenvolvedor atuante na diretoria e outra bem diferente para um clube cujo voluntário mais técnico é a pessoa que criou o grupo no aplicativo de mensagens.

Entre o que você está realmente escolhendo

As duas opções não são "personalizado" contra "modelo pronto". São duas formas completamente diferentes de comprar software, com modos de falha diferentes.

Um site feito sob encomenda é um projeto. Alguém é pago para produzir uma coisa e, quando a coisa é entregue, a relação termina, a não ser que você contrate à parte um acordo contínuo. O que você recebe é um conjunto de arquivos rodando num servidor, geralmente em cima de um sistema de gerenciamento de conteúdo com uma pilha de extensões de terceiros acopladas para as partes específicas do clube: um formulário, um botão de pagamento, uma galeria de fotos, um calendário. Cada uma dessas peças é mantida por um responsável diferente, num calendário diferente, e nenhuma delas sabe que o seu clube existe.

Uma plataforma por assinatura é um serviço. Você não está comprando arquivos: está alugando a operação de um sistema que funciona. Hospedagem, atualizações, correções de segurança, backups e novas funcionalidades chegam quer você peça, quer não, e o preço é uma linha no orçamento que se repete. O que você perde é o controle total do código por baixo. O que você ganha é que a saída de um único voluntário não consegue derrubar o site.

Existe um terceiro caminho entre os dois: um criador de sites de uso geral, que é uma assinatura para o site, mas deixa associações, taxas e jogos por sua conta. Comparamos esse caminho à parte em criador de sites para clubes x criador de sites genérico. O argumento abaixo vale sobretudo para o lado do mercado dos sites feitos sob encomenda.

O balanço de três anos

As diretorias comparam o orçamento de construção com um ano de assinatura. Esse é o erro. Compare três anos de tudo, porque três anos equivalem mais ou menos a uma troca completa de diretoria e são o máximo que uma organização de voluntários consegue planejar com honestidade.

A tabela abaixo é um modelo ilustrativo, não uma tabela de preços. Os valores estão na sua própria moeda e são redondos de propósito: o que importa é o formato, não o total. Substitua pelos seus orçamentos reais e pelo seu próprio tempo de voluntariado antes de levar a tabela a uma reunião.

Três coisas nessa tabela fazem o trabalho de verdade, e são justamente as três que as diretorias deixam de fora.

O acordo de manutenção. Um orçamento de construção cobre a construção. Manter a coisa atualizada, corrigida e funcionando é um acordo à parte, e, se você recusar, o custo não desaparece: ele vira risco, que chega depois como uma conta maior. Na coluna do voluntário, acima, recusar a manutenção é exatamente o motivo de os anos dois e três trazerem um conserto e uma reconstrução.

O evento da versão principal. A cada poucos anos, o software por baixo de um site sob encomenda passa por uma mudança de versão que quebra as extensões. Alguém precisa fazer esse trabalho. Numa plataforma por assinatura, isso acontece sem você nem ficar sabendo. No seu próprio site, chega como uma fatura fora do orçamento, geralmente no pior momento possível da temporada.

Horas de voluntariado. Horas não são de graça: só não são cobradas. Se o tesoureiro passa duas noites por mês redigitando jogos numa página porque o site não consegue puxá-los de lugar nenhum, essa é a linha mais cara do balanço, e ela nunca aparece em orçamento nenhum. O nosso guia sobre quanto custa um site para clube detalha melhor o lado dos preços.

Para ter uma referência local aproximada, peça três orçamentos por escrito em vez de confiar na regra prática de alguém. O padrão é parecido na maioria dos lugares: um site pequeno sob encomenda feito por um freelancer custa bem menos do que um site completo de agência com inscrições online; hospedagem e um contrato de manutenção são linhas recorrentes que se somam a qualquer um dos dois; e a assinatura de uma plataforma para clubes costuma ser o menor valor recorrente dos três. Pergunte se alguma parte do orçamento é cobrada em moeda estrangeira, porque um câmbio desfavorável encarece a sua renovação todo ano sem ninguém perceber.

Quem atualiza, quem hospeda e quem guarda os backups

Esta é a seção que decide a discussão, e ela quase nunca é debatida, porque não é empolgante e ninguém na sala se sente qualificado para levantar o assunto.

Um site que recebe inscrições guarda nomes, datas de nascimento, dados de contato, contatos de emergência e, às vezes, observações médicas sobre crianças. É um sistema com dados sensíveis dos seus sócios e precisa da mesma disciplina que o caixa do clube. Seja qual for a opção escolhida, cada uma destas tarefas precisa ter um responsável com nome:

• Atualizações do software principal. Correções de segurança da plataforma de base, aplicadas logo, e não "quando a gente chamar alguém".
• Atualizações de extensões e plugins. Cada complemento é um fornecedor diferente, com o próprio calendário de correções, e extensões abandonadas são a forma mais comum de um site pequeno ser invadido.
• Atualizações do servidor e do ambiente de execução. A versão da linguagem e o sistema operacional por baixo do site deixam de ter suporte em datas publicadas.
• Renovação do certificado. Os certificados modernos se renovam sozinhos até o dia em que a automação quebra, e aí o navegador coloca um aviso na frente de cada visitante.
• Backups que já foram de fato restaurados. Um backup que ninguém testou é uma crença, não um backup. Restaure um num endereço de teste uma vez por ano.
• Uma caixa de e-mail monitorada para avisos de segurança. Não o endereço pessoal de um voluntário, que deixa de ser lido quando ele sai do cargo.
• Um registro de quem tem acesso de administrador, revisado sempre que a diretoria muda.

Numa plataforma por assinatura, cada uma dessas linhas é tarefa do fornecedor e vem incluída no preço. É a maior parte do que você está pagando. O ClubHelix faz backups gerenciados e mantém um registro de auditoria das ações de administração, para que uma nova diretoria veja o que mudou e quem mudou, e a nossa página de segurança explica como a plataforma é construída. Num site sob encomenda, cada uma dessas linhas é sua, o que é perfeitamente viável se você tem a pessoa, e um problema em câmera lenta se você presume que outra pessoa está cuidando disso.

Como o site guarda dados de sócios, e muitas vezes dados de crianças, a lei de privacidade e proteção de dados do seu país é o marco dentro do qual vocês trabalham. Um desenvolvedor que hospeda e mantém o site trata esses dados em nome do clube, o que deveria significar um acordo por escrito, e não um aperto de mão, e alguns lugares têm regras sobre enviar informações pessoais para o exterior. Pergunte a qualquer desenvolvedor onde o servidor fica fisicamente, quem mais consegue entrar nele e o que acontece com os backups do banco de dados quando o acordo terminar. Trate isto como informação geral e confirme as suas obrigações com a sua entidade dirigente ou com um assessor.

O fator ônibus: uma pessoa, uma senha, um cartão de crédito

A forma mais comum de um site de clube morrer não tem nada a ver com código. Acontece assim. O site foi feito por alguém prestativo. O domínio foi registrado na conta pessoal dessa pessoa, com o cartão dela, porque era mais fácil do que esperar o tesoureiro. A hospedagem está na conta de revenda dela, pelo mesmo motivo. Três anos depois, ela se muda, ou briga com a diretoria, ou simplesmente para de responder, e o clube descobre que não consegue mudar um horário de treino, não consegue renovar o domínio e não consegue provar a ninguém que o domínio um dia foi dele.

Existe solução, e ela é administrativa, não técnica:

1. O domínio é registrado no nome jurídico do clube, com o e-mail do próprio clube como contato e a cobrança num cartão ou numa conta do clube.
2. Toda conta tem um endereço compartilhado do clube, não um pessoal: algo no estilo web@yourclub.org, redirecionado para duas pessoas da diretoria.
3. As credenciais ficam no gerenciador de senhas do clube, com pelo menos dois dirigentes com acesso.
4. Uma página do kit de passagem de cargo lista todas as contas, quanto custam, quando renovam e com quem falar. Inclua-a no seu checklist de passagem de cargos da diretoria.
5. A renovação automática está ligada, com um cartão que não vença na mesma semana da sua noite de inscrições mais movimentada.

Nada disso impede você de encomendar um site sob medida. Impede que o site sob medida vire, sem ninguém perceber, propriedade pessoal de alguém. Se você vai registrar um domínio agora, o guia como comprar um domínio para o clube trata direito dos detalhes de propriedade.

As regras de domínio variam de país para país: alguns domínios locais têm exigências de elegibilidade ou de presença ligadas a uma organização registrada, enquanto os domínios genéricos são baratos e fáceis de transferir. De qualquer forma, o registro do titular importa mais do que a anuidade. Registre o domínio no nome jurídico do clube, mantenha o contato do titular num endereço do clube, confira o que o seu registrador exige para transferir o domínio antes de precisar fazer isso às pressas e anote a renovação na agenda: um domínio que expira e é registrado por outra pessoa é quase impossível de recuperar.

Ser dono do seu conteúdo, seja qual for o caminho

Presuma que daqui a cinco anos vocês vão mudar. Não porque algo deu errado: diretorias mudam, necessidades mudam, fornecedores mudam. A pergunta a fazer sobre as duas opções não é "isto vai durar para sempre?", e sim "com o que eu saio?".

Coloque estes pontos por escrito antes de pagar qualquer pessoa, e faça as mesmas perguntas a qualquer fornecedor de assinatura:

• Os direitos autorais do design e do conteúdo passam para o clube com o pagamento final, numa frase que você possa apontar.
• O clube pode exportar a lista de sócios, as inscrições e os registros de pagamento num formato de arquivo comum, quando quiser, sem pedir permissão.
• As fotos e o conteúdo das páginas podem ser baixados em lote, e não recuperados uma página por vez por um voluntário com o botão direito do mouse.
• Vocês controlam o domínio e o DNS dele, para que apontar o nome para outro lugar seja uma decisão que vocês podem tomar sozinhos.
• Nada essencial depende de uma licença no nome do desenvolvedor: um tema ou uma extensão paga comprada na conta dele vai embora com ele.
• Vocês têm uma cópia do banco de dados e dos arquivos, ou uma forma definida de obter uma.
• O aviso prévio por escrito vale para os dois lados, se qualquer uma das partes quiser encerrar o acordo.

A versão incômoda dessa pergunta, para uma plataforma por assinatura, é "o que acontece se vocês fecharem?". A resposta honesta que qualquer fornecedor deve dar é que os seus dados podem ser exportados a qualquer momento e que o domínio é seu, então o pior cenário é uma migração, não uma perda. Se um fornecedor não consegue responder isso com clareza, essa é a resposta.

Quando um site sob encomenda é realmente a escolha certa

Sendo justo com o outro lado, há clubes para os quais um site sob encomenda é claramente o correto:

• Vocês têm uma necessidade incomum que nenhuma plataforma cobre: um sistema de handicap próprio, uma integração com uma ferramenta do setor, um feed de dados público que só o seu esporte usa.
• O visual é o produto. Um clube cuja marca é de fato parte da sua oferta comercial, com orçamento para manter um designer por perto.
• Vocês empregam alguém técnico. Não um sócio prestativo, e sim uma função de verdade, com salário e plano de sucessão.
• Vocês têm financiamento para isso e o financiador quer um patrimônio. Alguns editais de investimento pagam uma construção, mas não uma assinatura, o que muda completamente a conta.
• A sua entidade dirigente não oferece nada e os seus dados de competição estão num lugar de onde vocês precisam puxá-los.

E uma observação honesta do outro lado: se o seu motivo é "queremos que tenha a nossa cara", isso deixou de ser motivo para encomendar um site. Um tema moderno de plataforma com as suas cores, o seu escudo e as suas fotos vai ter a cara do seu clube para qualquer visitante que não seja designer. Os nossos recursos de temas e identidade visual e o editor visual de páginas existem justamente para que esse argumento pare de custar cinco dígitos aos clubes.

Antes de se comprometer com qualquer caminho, veja se algum financiamento cobre o custo. Os clubes financiam com frequência trabalhos de tecnologia e comunicação com editais comunitários do governo local, programas de esporte e lazer, fundações comunitárias e patrocínios destinados a um projeto específico, e alguns editais cobrem explicitamente capacidade digital, e não só obras e equipamentos. Leia os critérios de elegibilidade com atenção: muitos programas financiam bens pontuais, e não custos recorrentes, o que pode fazer um site sob encomenda parecer artificialmente atraente, então deixe claro para o financiador o que acontece no segundo ano.

Sete coisas para pôr por escrito antes de aceitar qualquer orçamento

Copie isto na sua resposta. Um bom desenvolvedor responde às sete em um parágrafo cada e passa a ter uma opinião melhor sobre vocês por terem perguntado. Quem se irritar já disse algo útil.

1. O que exatamente está incluído no preço e o que conta como pedido de alteração.
2. Em que software o site roda e de quais extensões pagas ele depende.
3. Quem aplica as atualizações de segurança depois da entrega, com que frequência e a que custo.
4. Onde o site fica hospedado, em qual conta e em nome de quem é cobrado.
5. O que acontece se você ficar indisponível por um mês.
6. Quanto custa uma pequena alteração típica e como funciona o processo.
7. Quanto o site vai custar ao clube em cada um dos próximos três anos, no total.

Faça as mesmas sete perguntas a qualquer fornecedor de assinatura. As respostas devem ser mais curtas e, se não forem, continue procurando.

Colocar o dinheiro do site onde ele continua trabalhando

O motivo de construirmos uma plataforma em vez de vender sites sob encomenda é o quarto ano. Tudo o que está no balanço acima (atualizações de segurança, hospedagem, certificados, backups, o evento da versão principal, o voluntário que saiu) é absorvido por uma assinatura, e o que sobra para a diretoria é a parte que ela de fato consegue fazer: escrever páginas, publicar resultados, receber inscrições. O ClubHelix oferece um site com a sua identidade visual no seu próprio domínio, um editor de páginas de arrastar e soltar que qualquer pessoa da diretoria usa sem treinamento e temas com as suas cores e o seu escudo, com associações, eventos, jogos e e-mail no mesmo lugar.

O jeito justo de encerrar a discussão é construir os dois. Coloque o seu conteúdo real num site gratuito durante um fim de semana, depois leve-o ao lado do orçamento na próxima reunião e compare coisas equivalentes. O plano Free não custa nada para experimentar, os preços estão publicados em vez de um orçamento que você precisa correr atrás, e você pode criar o site do seu clube daqui até quinta-feira. Se o site sob encomenda ainda ganhar depois disso, pelo menos a diretoria terá escolhido com o balanço inteiro na frente dela.

Perguntas frequentes

Um site feito sob encomenda sai mais barato que uma assinatura?

No primeiro ano, geralmente sim, se um voluntário fizer o site, e às vezes não, se for uma agência. Ao longo de três ou quatro anos, raramente sai mais barato, porque a construção não inclui hospedagem, atualizações de segurança, licenças de extensões, o conserto periódico da versão principal nem alguém para fazer alterações. Modele o período completo, com todos os itens, antes de comparar os dois números.

O que acontece com um site de clube sob encomenda quando o desenvolvedor vai embora?

O que o clube tiver preparado. Se o domínio, a hospedagem e as contas de administrador estiverem no nome do clube e as senhas num cofre compartilhado, vocês contratam outra pessoa e seguem em frente. Se estiverem numa conta pessoal com um cartão pessoal, o clube pode perder a capacidade de atualizar, renovar ou até de provar que é dono do próprio site, e essa é a forma mais comum de um site de clube acabar.

Quem é responsável pelas atualizações de segurança do site do clube?

Numa plataforma por assinatura, o fornecedor: é uma parte central do que a assinatura paga. Num site sob encomenda, o clube, a não ser que vocês tenham contratado à parte um acordo de manutenção que descreva o trabalho específico. Atribua a tarefa a uma pessoa com nome, incluindo quem lê os avisos de segurança e quem testa se um backup pode de fato ser restaurado.

Podemos tirar o nosso conteúdo de uma plataforma para clubes depois?

Vocês devem poder, e é uma pergunta justa a fazer antes de assinar. Procure exportação de sócios, inscrições e registros de pagamento num formato de arquivo padrão, uma forma de baixar as páginas e imagens em lote e um domínio que vocês possuem e controlam. Se o domínio é de vocês, mudar é uma migração com redirecionamento, não um recomeço do zero.

Ainda precisamos de um designer se usarmos uma plataforma?

Só se vocês quiserem. Um tema de plataforma com as suas cores, o seu escudo e boas fotos tem a cara do seu clube para um visitante comum. Onde um designer vale o que cobra é no logo, nas fotos e no tom dos seus textos: ativos que mantêm o valor independentemente do software em que o site roda.

Continue lendo: quanto custa um site para clube coloca números nas opções, e como fazer um site para clube esportivo mostra a construção passo a passo.