El presupuesto llega al correo del club un martes a la noche, y de verdad es un buen presupuesto. Un desarrollador de la zona (o la hija de un socio que se dedica a esto) le va a hacer al club una página web como corresponde. Diseño a medida, el escudo bien reproducido, una página de fixture, una galería, un formulario de contacto. Un solo número, se paga una vez, y después es tuya.
Frente a una suscripción que se renueva mientras el club exista, "se paga una vez" suena a la opción responsable, y es la frase que gana la votación en la mayoría de las reuniones de comisión directiva donde surge el tema. También es la frase que esconde casi todo lo que sale caro de una página web, porque muy poco de lo que cuesta un sitio a lo largo de su vida es construirlo. La construcción es la parte barata, visible y emocionante. La parte invisible son los cuatro años siguientes, cuando el diseño sigue estando bien pero el software que tiene debajo ya cambió dos veces, quien lo construyó tiene un trabajo nuevo en otra ciudad y nadie en la comisión directiva actual sabe a nombre de quién está la cuenta del alojamiento.
Esta guía es para la comisión directiva que tiene ese presupuesto en la mano. Explica qué incluye realmente cada opción, calcula tres años de costos de las dos maneras con partidas que puedes discutir, repasa quién se encarga de las actualizaciones de seguridad, el alojamiento y las copias de seguridad una vez pagada la factura, y te muestra cómo conservar la propiedad de tu contenido, tu dominio y los datos de tus socios, gane la opción que gane en la votación. No hay una respuesta universal. Hay una respuesta para un club que tiene un desarrollador activo en la comisión directiva y otra muy distinta para un club cuyo voluntario más técnico es quien creó el grupo de chat.
Entre qué estás eligiendo en realidad
Las dos opciones no son "a medida" contra "plantilla". Son dos formas completamente distintas de comprar software, con formas distintas de fallar.
Un desarrollo único es un proyecto. Se le paga a alguien para que produzca algo y, cuando ese algo se entrega, la relación termina, salvo que contrates aparte un servicio continuo. Lo que recibes es un conjunto de archivos que funcionan en un servidor, normalmente sobre un sistema de gestión de contenidos con varias extensiones de terceros agregadas para las partes propias del club: un formulario, un botón de pago, una galería de fotos, un calendario. Cada una de esas piezas la mantiene alguien distinto, con su propio calendario, y ninguno sabe que tu club existe.
Una plataforma por suscripción es un servicio. No compras archivos: alquilas el funcionamiento de un sistema que ya anda. El alojamiento, las actualizaciones, los parches de seguridad, las copias de seguridad y las funciones nuevas llegan los pidas o no, y el precio es una línea de tu presupuesto que se repite. Lo que pierdes es el control total del código de base. Lo que ganas es que la partida de un solo voluntario no puede dejar el sitio fuera de línea.
| Desarrollo único | Plataforma por suscripción | |
|---|---|---|
| Qué compras | Un proyecto entregado | Un servicio en funcionamiento |
| Quién actualiza el software | Quien le pagues para eso, o nadie | Incluido, de forma continua |
| Quién responde cuando algo se rompe | Quien consigas ubicar | El proveedor, como parte del servicio |
| Libertad de diseño | En la práctica, ilimitada | Dentro de los temas y el editor disponibles |
| Funciones propias de un club | Agregadas de a una extensión por vez | Incluidas o inexistentes |
| Forma del costo | Grande el primer año, impredecible después | Fija y previsible |
| Forma de fallar | Deterioro lento y después una reconstrucción | El proveedor cambia las condiciones o cierra |
| Quién puede editar una página | Quien recibió capacitación, si se acuerda | Cualquier integrante de la comisión directiva con acceso |
Hay un tercer camino entre los dos: un creador de sitios web de uso general, que es una suscripción para el sitio pero te deja a ti los socios, las cuotas y el fixture. Comparamos esa opción por separado en creador de páginas web para clubes frente a un creador de sitios web general; lo que sigue se aplica sobre todo al extremo del desarrollo a medida.
Las cuentas de tres años
Las comisiones directivas comparan el presupuesto de un desarrollo con un año de suscripción. Ese es el error. Compara tres años de todo, porque tres años es más o menos una renovación completa de la comisión directiva y lo más lejos que una organización de voluntarios puede planificar con honestidad.
La tabla de abajo es un modelo ilustrativo, no una lista de precios. Las cifras están en tu propia moneda y son redondas a propósito; lo que importa es la forma, no el total. Reemplázalas por tus presupuestos reales y por tu propio tiempo de voluntariado antes de llevarla a una reunión.
| Partida | Sitio hecho por un voluntario | Sitio hecho por una agencia | Plataforma por suscripción |
|---|---|---|---|
| Diseño y desarrollo | 0 | 6,000 | 0 |
| Carga de contenido y migración | 0 | 800 | 0 |
| Alojamiento, tres años | 360 | 720 | incluido |
| Dominio, tres años | 75 | 75 | 75 |
| Licencias de temas y extensiones, tres años | 450 | 900 | incluido |
| Servicio de mantenimiento, tres años | 0 | 2,700 | incluido |
| Configuración de inscripciones y pagos | 0 | 600 | incluido |
| Dos cambios pequeños por año | 0 | 900 | 0 |
| Reparación del segundo año, cuando se va el voluntario | 1,400 | 0 | 0 |
| Reconstrucción o arreglo de versión importante del tercer año | 3,000 | 1,200 | 0 |
| Suscripción, tres años | 0 | 0 | 1,440 |
| Total en tres años | 5,285 | 13,895 | 1,515 |
| Horas de voluntariado en tres años | 120+ | 25 | 15 |
Tres cosas de esa tabla hacen el trabajo de verdad, y son las tres que las comisiones directivas dejan afuera.
El servicio de mantenimiento. Un presupuesto de desarrollo cubre el desarrollo. Mantener el sitio con los parches, actualizado y funcionando es un acuerdo aparte, y si lo rechazas el costo no desaparece: se convierte en riesgo, que después llega como una factura más grande. En la columna del voluntario, rechazar el mantenimiento es justamente la razón por la que el segundo y el tercer año incluyen una reparación y una reconstrucción.
El cambio de versión importante. Cada tantos años, el software que está debajo de un sitio a medida tiene un cambio de versión que rompe las extensiones. Alguien tiene que hacer ese trabajo. En una plataforma por suscripción ocurre sin que te enteres; en tu propio desarrollo llega como una factura que no estaba en el presupuesto, normalmente en el peor momento de la temporada.
Las horas de voluntariado. Las horas no son gratis; simplemente no se facturan. Si el tesorero pasa dos noches por mes volviendo a escribir el fixture en una página porque el sitio no puede traerlo de ningún lado, esa es la línea más cara de todas y nunca aparece en ningún presupuesto. Nuestra guía sobre cuánto cuesta la página web de un club detalla más la parte de los precios.
Para tener una referencia local aproximada, pide tres presupuestos por escrito en lugar de confiar en la regla práctica de alguien. El patrón se parece en la mayoría de los lugares: un desarrollo a medida chico hecho por un freelancer cuesta bastante menos que un desarrollo completo de una agencia con inscripciones en línea, el alojamiento y un servicio de mantenimiento son líneas recurrentes que se suman a cualquiera de los dos, y la suscripción a una plataforma para clubes suele ser la cifra recurrente más baja de las tres. Pregunta si alguna parte de un presupuesto se factura en moneda extranjera, porque un tipo de cambio desfavorable sube tu renovación cada año sin que nadie lo note.
Quién la actualiza, quién la aloja y quién guarda las copias de seguridad
Esta es la sección que define la discusión, y casi nunca se habla de ella, porque no es emocionante y nadie en la sala se siente capacitado para plantearla.
Una página web que recibe inscripciones guarda nombres, fechas de nacimiento, datos de contacto, contactos de emergencia y, a veces, notas médicas sobre menores. Es un sistema que guarda datos sensibles de tus socios, y necesita la misma disciplina que el dinero del club. Elijas la opción que elijas, alguien tiene que hacerse cargo, con nombre y apellido, de cada una de estas tareas:
- Actualizaciones del software principal. Correcciones de seguridad de la plataforma de base, aplicadas enseguida y no "cuando consigamos a alguien".
- Actualizaciones de extensiones y complementos. Cada complemento es un proveedor distinto con su propio calendario de parches, y las extensiones abandonadas son la forma más común en que se vulnera un sitio chico.
- Actualizaciones del servidor y del entorno de ejecución. La versión del lenguaje y el sistema operativo que están debajo de tu sitio dejan de tener soporte según calendarios publicados.
- Renovación del certificado. Los certificados modernos se renuevan solos hasta el día en que falla la automatización, y entonces el navegador le muestra una advertencia a cada visitante.
- Copias de seguridad que de verdad se restauraron. Una copia de seguridad que nadie probó es una creencia, no una copia de seguridad. Restaura una en una dirección de prueba una vez por año.
- Una bandeja de entrada supervisada para los avisos de seguridad. No la dirección personal de un voluntario, que deja de leerse cuando deja su cargo.
- Un registro de quién tiene acceso de administrador, revisado cada vez que cambia la comisión directiva.
En una plataforma por suscripción, cada una de esas líneas es trabajo del proveedor y viene incluida en el precio. Es la mayor parte de lo que pagas. ClubHelix gestiona las copias de seguridad y lleva un registro de auditoría de las acciones de administración, para que una comisión directiva nueva pueda ver qué cambió y quién lo cambió, y nuestra página de seguridad explica cómo está construida la plataforma. En un desarrollo único, cada una de esas líneas es tuya: algo totalmente manejable si tienes a la persona, y un problema en cámara lenta si das por hecho que otro se está ocupando.
Como el sitio guarda datos de socios, y muchas veces datos de niños, la ley de privacidad y protección de datos de tu país es el marco en el que tienes que trabajar. Un desarrollador que aloja y mantiene el sitio maneja esos datos en nombre de tu club, lo que debería significar un acuerdo por escrito y no un apretón de manos, y en algunos lugares hay normas sobre el envío de información personal al exterior. Pregúntale a cualquier desarrollador dónde está físicamente el servidor, quién más puede entrar y qué pasa con las copias de seguridad de tu base de datos cuando termina el acuerdo. Tómalo como información general y confirma tus obligaciones con tu organismo rector o con un asesor.
El factor bus: una persona, una contraseña, una tarjeta de crédito
La forma más común en que muere la página web de un club no tiene nada que ver con el código. Es así. El sitio lo hizo alguien que quería ayudar. El dominio se registró en su cuenta personal, con su tarjeta, porque era más fácil que esperar al tesorero. El alojamiento está en su cuenta de revendedor por la misma razón. Tres años después se muda, o se pelea con la comisión directiva, o simplemente deja de responder, y el club descubre que no puede cambiar un horario de entrenamiento, no puede renovar el dominio y no puede demostrarle a nadie que el dominio alguna vez fue suyo.
Hay una solución, y es administrativa, no técnica:
- El dominio está registrado a nombre legal del club, con la dirección de correo propia del club como contacto y la facturación en una tarjeta o cuenta del club.
- Cada cuenta tiene una dirección compartida del club, no una personal: algo como
web@yourclub.org, reenviada a dos integrantes de la comisión directiva. - Las credenciales están en el gestor de contraseñas del club, con al menos dos autoridades con acceso.
- Una página del paquete de traspaso enumera cada cuenta, cuánto cuesta, cuándo se renueva y a quién contactar. Agrégala a tu lista de control para el traspaso de la comisión directiva.
- La renovación automática está activada, con una tarjeta que no venza la misma semana que tu noche de inscripciones más cargada.
Nada de eso te impide encargar un desarrollo a medida. Lo que impide es que el desarrollo a medida se convierta, sin que nadie lo note, en propiedad personal de alguien. Si vas a registrar un dominio ahora, cómo comprar un dominio para un club explica bien los detalles de la titularidad.
Las reglas de los dominios cambian según el país: algunos dominios locales tienen requisitos de elegibilidad o de presencia vinculados a una organización registrada, mientras que los dominios genéricos son baratos y fáciles de trasladar. En cualquier caso, el registro del titular importa más que el costo anual. Regístralo a nombre del club con personería jurídica, deja el contacto del titular en una dirección del club, averigua qué exige tu registrador para transferir el dominio antes de que tengas que hacerlo con apuro, y anota la renovación en el calendario: un dominio vencido que otra persona registra es casi imposible de recuperar.
Ser dueño de tu contenido, elijas lo que elijas
Da por hecho que en cinco años te vas a mudar. No porque algo salga mal: las comisiones directivas cambian, las necesidades cambian, los proveedores cambian. La pregunta que hay que hacerles a las dos opciones no es "¿esto va a durar para siempre?", sino "¿con qué me voy?".
Pon esto por escrito antes de pagarle a nadie, y hazle las mismas preguntas a cualquier proveedor por suscripción:
- Los derechos de autor del diseño y del contenido pasan al club con el pago final, en una oración que puedas señalar.
- El club puede exportar su lista de socios, sus inscripciones y sus registros de pagos en un formato de archivo común, cuando quiera, sin pedir permiso.
- Las fotos y el contenido de las páginas se pueden descargar en bloque, y no de a una página por vez por un voluntario con clic derecho.
- Tú tienes el dominio y su DNS, así que apuntar el nombre a otro lugar es una decisión que puedes tomar solo.
- Nada crítico depende de una licencia a nombre del desarrollador: un tema o una extensión pagos comprados en su cuenta se van con esa persona.
- Tienes una copia de la base de datos y de los archivos, o una forma establecida de conseguirla.
- El aviso por escrito vale para ambas partes si cualquiera de las dos quiere terminar el acuerdo.
La versión incómoda de esta pregunta para una plataforma por suscripción es "¿qué pasa si cierran?". La respuesta honesta que debería darte cualquier proveedor es que tus datos se pueden exportar en cualquier momento y tu dominio es tuyo, así que el peor caso es una migración y no una pérdida. Si un proveedor no puede responder eso con claridad, esa es la respuesta.
Cuándo un desarrollo único es realmente la decisión correcta
Para ser justos con la otra opción, hay clubes para los que un desarrollo a medida es claramente lo correcto:
- Tienes un requisito poco común que ninguna plataforma cubre: un sistema de hándicap propio, una integración con una herramienta del sector, una fuente de datos pública que solo usa tu deporte.
- La imagen es el producto. Un club cuya marca es de verdad parte de su oferta comercial, con presupuesto para mantener a un diseñador contratado.
- Tienes empleada a una persona técnica. No un socio que ayuda, sino un puesto real, con sueldo y un plan de reemplazo.
- Tienes financiamiento para eso y quien financia quiere un activo. Algunas subvenciones de capital financian un desarrollo pero no una suscripción, y eso cambia las cuentas por completo.
- Tu organismo rector no te da nada y tus datos de competencia están en un lugar del que tienes que traerlos.
Y una nota honesta del otro lado: si tu razón es "queremos que se parezca a nosotros", eso ya no es un motivo para un desarrollo. Un tema moderno de una plataforma con tus colores, tu escudo y tus fotos se va a ver como tu club para cualquier visitante que no sea diseñador. Nuestros temas e identidad visual y nuestro editor de páginas en lienzo existen justamente para que esa discusión deje de costarles a los clubes cifras de cinco dígitos.
Antes de comprometerte con cualquiera de las dos opciones, averigua si hay financiamiento que lo cubra. Los clubes financian con regularidad trabajos de tecnología y comunicación a través de subsidios comunitarios de los gobiernos locales, programas de deporte y recreación, fundaciones comunitarias y patrocinios destinados a un proyecto concreto, y algunas convocatorias cubren expresamente la capacidad digital y no solo obras e instalaciones. Lee con atención los requisitos: muchos programas financian bienes de una sola vez y no costos recurrentes, lo que puede hacer que un desarrollo parezca más atractivo de lo que es, así que sé claro con el financiador sobre lo que pasa en el segundo año.
Siete cosas que conviene poner por escrito antes de aceptar cualquier presupuesto
Copia esto en tu respuesta. Un buen desarrollador va a responder las siete con un párrafo cada una y va a tener mejor opinión de ti por preguntar; quien se moleste te dijo algo útil.
- Qué incluye exactamente el precio y qué cuenta como pedido de cambio.
- Sobre qué software funciona el sitio y de qué extensiones pagas depende.
- Quién aplica las actualizaciones de seguridad después de la entrega, cada cuánto y a qué costo.
- Dónde está alojado el sitio, en la cuenta de quién y a nombre de quién se factura.
- Qué pasa si no estás disponible durante un mes.
- Cuánto cuesta un cambio pequeño típico y cómo es el proceso.
- Cuánto le va a costar el sitio al club en total en cada uno de los próximos tres años.
Hazle las mismas siete preguntas a cualquier proveedor por suscripción. Las respuestas deberían ser más cortas; si no lo son, sigue buscando.
Poner el dinero de la página web donde siga rindiendo
La razón por la que construimos una plataforma en lugar de vender desarrollos es el cuarto año. Todo lo que aparece en las cuentas de arriba (parches, alojamiento, certificados, copias de seguridad, el cambio de versión importante, el voluntario que se fue) lo absorbe una suscripción, y a la comisión directiva le queda la parte que de verdad puede hacer: escribir páginas, publicar resultados, recibir inscripciones. ClubHelix te da un sitio con tu marca en tu propio dominio, un editor de páginas de arrastrar y soltar que cualquier integrante de la comisión directiva puede usar sin capacitación, y temas con tus colores y tu escudo, con los socios, los eventos, el fixture y el correo en el mismo lugar.
La forma justa de resolver la discusión es armar las dos. Carga tu contenido real en un sitio gratuito durante un fin de semana y después ponlo al lado del presupuesto en la próxima reunión para comparar lo mismo con lo mismo. Hay un plan gratuito que no cuesta nada probar, precios publicados en lugar de un presupuesto que tienes que perseguir, y puedes crear el sitio de tu club de aquí al jueves. Si después de eso el desarrollo a medida sigue ganando, al menos la comisión directiva lo habrá elegido con todas las cuentas a la vista.
Preguntas frecuentes
¿Una página web hecha a medida con pago único es más barata que una suscripción?
El primer año, normalmente sí si la hace un voluntario, y a veces no si la hace una agencia. En tres o cuatro años rara vez es más barata, porque un desarrollo no incluye el alojamiento, las actualizaciones de seguridad, las licencias de extensiones, la reparación periódica por un cambio de versión importante ni a nadie que haga cambios. Calcula el período completo con todas las partidas antes de comparar los dos números.
¿Qué pasa con la página web a medida de un club cuando el desarrollador se va?
Depende de lo que el club haya preparado. Si el dominio, el alojamiento y las cuentas de administrador están a nombre del club y las contraseñas están en un gestor compartido, contratas a otra persona y sigues adelante. Si están en una cuenta personal con una tarjeta personal, el club puede perder la posibilidad de actualizar, renovar o incluso demostrar que es dueño de su propio sitio, y esa es la forma más común en que termina la página web de un club.
¿Quién es responsable de las actualizaciones de seguridad de la página web de un club?
En una plataforma por suscripción, el proveedor: es parte central de lo que paga la cuota. En un desarrollo único, el club, salvo que hayas pagado aparte un servicio de mantenimiento que detalle ese trabajo concreto. Asígnalo a una persona con nombre y apellido, incluido quién lee los avisos de seguridad y quién prueba que una copia de seguridad realmente se puede restaurar.
¿Podemos llevarnos nuestro contenido de una plataforma para clubes más adelante?
Deberías poder, y es una pregunta válida antes de darte de alta. Busca exportaciones de socios, inscripciones y registros de pagos en un formato de archivo estándar, una forma de descargar tus páginas e imágenes en bloque y un dominio que sea tuyo y que controles. Si el dominio es tuyo, mudarte es una migración y una redirección, no empezar de nuevo.
¿Igual necesitamos un diseñador si usamos una plataforma?
Solo si quieres. Un tema de plataforma con tus colores, tu escudo y buenas fotos se ve como tu club para un visitante común. Donde un diseñador justifica sus honorarios es en el logotipo, las fotos y el tono de tus textos: recursos que conservan su valor sin importar con qué software funcione el sitio.
Sigue leyendo: cuánto cuesta la página web de un club les pone números a las opciones, y cómo crear la página web de un club deportivo explica paso a paso el desarrollo en sí.
