Site externo de ingressos ou venda de ingressos no site do próprio clube

A sala tem 220 lugares. A comissão do jantar definiu um preço, o buffet precisa do número de pessoas até a quarta-feira anterior, e alguém acabou de se oferecer para "montar num daqueles sites de ingressos", porque leva dez minutos e o clube não precisa mexer nos dados de cartão de ninguém. Na sexta-feira já existe um link. Na terça seguinte há oitenta vendas e um grupo de mensagens em que três pessoas perguntam se a cobrança extra no pagamento foi um engano.

Nada nessa sequência está errado. Os sites externos de ingressos são produtos competentes e confiáveis que resolvem um problema real, e um clube sem outra opção deve usar um deles, sem hesitar, em vez de tocar um sistema de dinheiro vivo e envelopes. Mas a decisão costuma ser tomada pelo eixo errado, a rapidez de configuração, quando os eixos que realmente importam são três: o que a estrutura de taxas faz com um ingresso barato, quem fica com a lista de participantes depois que as luzes se acendem e como a porta funciona quando chega uma família com dois ingressos e uma impressora que não funcionou.

Este guia é para quem estiver organizando o próximo evento pago do clube: a noite de premiação anual, a noite de trivia, um jantar beneficente, um festival com entrada paga no portão. Ele compara vender por um site externo de ingressos com vender pelo site do seu próprio clube, e faz as contas em vez de apenas afirmar uma conclusão. Nós criamos uma plataforma para clubes que inclui venda de ingressos, então leia a nossa recomendação com isso em mente; a seção sobre quando um site externo é realmente a melhor escolha foi escrita de boa-fé, e cada linha dela é sincera.

Duas formas de vender o mesmo lugar

Vendendo por um site externo. Você cria o evento na plataforma de outra empresa e compartilha um link. Ela recebe o dinheiro, retém, cobra uma taxa e repassa a você depois do evento ou em um calendário definido. Os compradores chegam a uma página com a marca dessa plataforma e passam a ser clientes dela, além de seus.

Vendendo pelo seu próprio site. A página do evento fica no site do seu clube, os ingressos são comprados ali e o dinheiro vai para a conta de pagamentos do próprio clube, por meio de um processador de cartões. Os compradores nunca saem do seu site, e o registro de quem comprou o quê fica junto com o restante dos dados de sócios e eventos.

Tudo o mais, como QR codes nos ingressos, lugares marcados e limites de lotação, existe nos dois mundos. A diferença não está nos recursos. Está no modelo de taxas, em quem é dono da lista resultante e em quantos lugares um voluntário precisa olhar na noite do evento.

Lendo direito uma estrutura de taxas

Quase toda taxa de ingressos é montada com os mesmos três números. Peça os três antes de comparar qualquer coisa.

1. Uma porcentagem do preço do ingresso. O número de vitrine, em geral entre dois e sete por cento.
2. Um valor fixo por ingresso. O número que decide tudo em silêncio, porque não diminui quando o seu ingresso é barato.
3. O processamento do cartão. Às vezes embutido nos dois primeiros, às vezes cobrado à parte por cima. Pergunte explicitamente qual é o caso.

Depois faça a quarta pergunta, que não é uma taxa: quando recebemos o dinheiro, e recebemos antes de precisar pagar o buffet?

Quem paga a taxa de serviço

Há três modelos, e escolher entre eles é uma decisão de verdade, não uma formalidade.

O modelo repassado é o mais comum porque protege o orçamento, e também é o que gera as mensagens de "por que está mais caro do que no cartaz". Para um clube comunitário isso não é um custo trivial: o preço do cartaz é o preço que as pessoas repetem umas às outras, e uma surpresa no pagamento passa a impressão de que o clube está sendo esperto, mesmo quando claramente não está.

Por que o valor fixo é o número que importa

As porcentagens se comportam como você espera. Os valores fixos por ingresso, não, e é aqui que os eventos de clube se machucam, porque os ingressos de clube são baratos.

Pense em proporção. Se a parte fixa de uma taxa de serviço equivale a um décimo do preço do seu ingresso, você já entrega dez por cento antes mesmo de a taxa percentual ser aplicada. Em um ingresso quatro vezes mais caro, o mesmo valor fixo é dois e meio por cento. Mesma plataforma, mesmo evento, uma diferença de quatro vezes no que isso custa a você, determinada inteiramente pela forma como você precificou o ingresso.

Daí decorrem três consequências, e vale a pena apresentá-las à comissão do jantar:

• Os ingressos baratos são os mais penalizados. Uma tarde de fim de temporada para a base, com um ingresso de preço baixo, pode perder um décimo da arrecadação para uma estrutura de taxas pensada para shows.
• Pacotes de família vencem ingressos individuais. Uma transação de quatro lugares paga uma taxa fixa. Quatro compras separadas pagam quatro. Se a sua plataforma cobra por ingresso e não por pedido, confira qual é o caso: isso muda o conselho que você dá aos pais.
• Eventos gratuitos nem sempre são gratuitos. Algumas plataformas não cobram nada por inscrições gratuitas e outras cobram. Se você vai fazer um dia de experimentação gratuito só para coletar nomes, confirme isso antes de montar a página.

Faça a conta com os seus próprios números, e confira as taxas atuais por conta própria em vez de confiar no exemplo de alguém. Pegue o ingresso de um jantar do clube, aplique a porcentagem da plataforma mais a cobrança fixa por ingresso e multiplique pelos lugares que você espera vender. Depois faça o mesmo com a taxa de processamento de cartão que você pagaria vendendo pelo seu próprio site. Numa noite, a diferença costuma ser os prêmios da rifa. Ao longo de uma noite de premiação, uma noite de trivia e um lançamento de temporada, pode ser um jogo de camisas para a base.

A taxa que não é a taxa

Quatro custos ficam fora da taxa de vitrine, e nenhum deles aparece na página de preços.

• O prazo do repasse. Se a plataforma retém o dinheiro até depois do evento, seu clube está financiando com a própria conta o buffet, o sinal do local e os troféus. Para um clube pequeno, isso é a diferença entre um mês tranquilo e um mês apertado.
• O tratamento de reembolsos. Pergunte o que acontece com a taxa de serviço quando um ingresso é reembolsado: em algumas plataformas ela é devolvida e em outras é retida, e a diferença decide o que um cancelamento realmente custa.
• Estornos e contestações. Raros, mas decida de antemão quem lida com um e onde a taxa recai.
• A hora do voluntário. Alguém exporta uma lista, reformata, confere com o cadastro de sócios e redigita nomes em um mapa de lugares. Essa hora tem um custo real e é invisível em qualquer tabela comparativa já escrita.

O que acontece com a lista de participantes depois

É a parte que as diretorias descobrem um ano tarde demais. Duzentas e vinte pessoas compraram ingresso para o seu evento. Quem tem os dados delas amanhã?

O argumento comercial é curto. Um comprador de ingresso que não é sócio é o contato mais quente que o seu clube vai ter: ele já pagou e compareceu. Se os dados dele caem no sistema de outra empresa, esse contato expira em silêncio. Se caem no seu, o e-mail de inscrição da base da próxima temporada chega a ele automaticamente, junto com todos os demais.

Há também um argumento de governança, que é o que pega na passagem de bastão. Quando o coordenador do jantar deixa o cargo e a conta dele na plataforma vai embora junto, três anos de histórico de participantes vão com ela. Os clubes perdem isso todo ano. Uma lista mantida no seu próprio site é coberta pelo checklist de passagem de bastão da diretoria de sempre, e não depende de alguém ter lembrado de exportar uma planilha.

Meio-termo prático, se você ficar com o site externo: exporte a lista de compradores na manhã seguinte a cada evento, sem falta, e acrescente-a aos seus registros com a indicação de qual evento ela veio. Coloque esse passo no roteiro do evento como uma tarefa nomeada, com um responsável nomeado, porque "a gente faz depois" é como a lista desaparece.

A noite em si: porta, lotação e reembolsos

Tudo acima é aritmética. É aqui que a escolha realmente se sente, porque a porta é operada por voluntários sob pressão de tempo.

O roteiro da porta

Três regras que sobrevivem ao contato com a realidade:

• Uma lista, não duas. A falha mais comum na porta é uma lista de pré-vendas no celular e uma lista de vendas na hora no papel, sem que ninguém as una. Use o que usar, todos marcam no mesmo lugar.
• Parta do princípio de que o wi-fi do local vai falhar. Imprima a lista. Sempre. Um celular sem sinal num campo do interior não é um caso raro.
• Decida o preço na porta antes da noite. Se for igual ao da pré-venda, você ensinou as pessoas a não comprar antes, o que estraga seus números de buffet no ano seguinte. Um pequeno acréscimo na porta é normal e justo.

Lotação, e o que "esgotado" deve significar

Defina a lotação abaixo do limite legal da sala, não nele, e reserve uma pequena cota. Você vai precisar de lugares para um patrocinador atrasado, um sócio benemérito que ninguém lembrou de convidar e uma família cujo pagamento falhou. Uma página de ingressos que trava no máximo real transforma isso em constrangimentos.

Se você está tocando tudo por conta própria, as confirmações de presença e o controle de comparecimento mostram os números confirmados antes de a porta abrir, e os códigos de desconto cobrem as cortesias da diretoria e a cota de patrocinadores sem um tipo de ingresso separado para cada uma.

Reembolsos

Escreva uma linha de reembolso na página do ingresso antes da primeira venda, em linguagem simples. Ela deve dizer o que acontece se o comprador não puder ir, o que acontece se o clube cancelar ou adiar e até quando. A maioria das disputas não é sobre dinheiro; é sobre uma regra que ninguém declarou.

A lei do consumidor, na maioria dos lugares, dá aos compradores direitos que um clube não pode afastar com um aviso de "não há reembolso", sobretudo quando um evento é cancelado ou fica substancialmente diferente do que foi anunciado, e eventos maiores podem trazer regras próprias de ingressos ou de revenda. Trate isto como informação geral, mantenha seus termos publicados honestos e consulte o órgão de defesa do consumidor do lugar onde seu clube fica, ou a sua entidade, se você estiver tocando algo em grande escala.

As partes da noite que pedem mais do que um ingresso

Um evento de clube raramente é só um ingresso. Costuma haver um bar, uma rifa ou leilão, a mesa de um patrocinador e uma escolha de cardápio de que o buffet precisa com uma semana de antecedência. São coisas que empurram os clubes para um site externo para vender o ingresso e depois os deixam gerenciando todo o resto numa planilha de qualquer jeito.

Um bar num jantar de clube normalmente exige alvará de venda de bebidas, ou um alvará temporário ou de evento se o clube ainda não tem um, e rifas e leilões também costumam ser regulamentados, com autorizações, limites e tetos de prêmio próprios. Peça com mais antecedência do que você acha necessário. Trate isto como informação geral e confirme as exigências com as autoridades de licenciamento e de jogos do lugar onde seu clube fica; nosso guia sobre como organizar uma rifa do clube cobre a mecânica do lado do clube.

Quando um site externo de ingressos é realmente a escolha certa

Preferimos que você faça o evento bem a que o faça conosco. Use um site externo quando:

• O público é formado principalmente por desconhecidos. Um festival aberto, um show ou um dia de diversão comunitário em que a descoberta realmente importa e as próprias listagens da plataforma vão vender ingressos que você jamais alcançaria.
• Você precisa de lugares marcados ou de uma estrutura complexa de categorias: mesas atribuídas com convidados nominais, passes de vários dias com escolha de sessões, horários de entrada marcados em grande escala.
• O evento é pontual, tocado por um subgrupo sem acesso ao site do clube, e configurar o acesso dá mais trabalho do que a taxa vale.
• Seu clube não tem nenhum pagamento online configurado e o evento é no mês que vem. Pague a taxa, faça o evento e resolva o problema de fundo depois.

O teste inverso é igualmente claro. Se os compradores são em sua esmagadora maioria os próprios sócios e suas famílias, se o ingresso é barato, se este evento se repete todo ano e se você gostaria que o convite do ano que vem fosse para os convidados deste ano, você está pagando uma taxa de descoberta por um público que já tem.

Vendendo a noite no mesmo lugar em que você a anuncia

A versão prática é que a página do evento, o ingresso, a lista da porta e o e-mail de acompanhamento deveriam ser o mesmo objeto. No ClubHelix, suas páginas de eventos e a venda de ingressos ficam no site do seu próprio clube, de modo que a página que você compartilhou na rede social do clube é a página que recebe o dinheiro; os códigos de desconto cuidam das cortesias de patrocinadores e dos preços de lançamento antecipado; as confirmações de presença e o controle de comparecimento dão a lista da porta sem exportação; e a loja do clube pode vender o talão da rifa ou a camisa polo no mesmo pagamento. Os compradores ficam no seu site, o dinheiro cai na sua conta e a lista de quem foi simplesmente faz parte dos registros do seu clube.

Se o seu próximo jantar já está na agenda, é uma mudança que você pode fazer antes de os ingressos entrarem à venda. Há um plano gratuito para testar, preços publicados em vez de cotados, e tudo é feito e hospedado por uma pequena equipe independente. Configure seu clube e deixe a página do evento no ar hoje à noite; como divulgar um evento do clube mostra o que fazer com o link depois que você o tiver.

Perguntas frequentes

Nosso clube deve usar um site externo de ingressos ou vender os ingressos por conta própria?

Venda por conta própria quando o público for principalmente seus sócios e as famílias, o preço do ingresso for modesto e o evento se repetir: você fica com a taxa, com a lista de participantes e com a possibilidade de convidar as mesmas pessoas no ano seguinte. Use um site externo quando realmente precisar alcançar desconhecidos, quando a estrutura de lugares ou de sessões for complexa ou quando você não tiver pagamentos configurados e o evento for iminente.

Quem deve pagar a taxa de serviço?

Qualquer que seja a escolha, diga isso com clareza na página do ingresso. Absorver a taxa protege o preço anunciado e evita reclamações no pagamento, mas sai direto da sua margem. Repassá-la protege o orçamento, mas gera perguntas, sobretudo nos ingressos baratos, em que uma taxa fixa por ingresso representa uma parte grande do preço. Não divida: ninguém consegue explicar uma divisão, nem quem a configurou.

O que acontece com a nossa lista de participantes depois do evento?

Em uma plataforma externa, a lista fica naquela conta e só é sua na prática se alguém a exportar. Quando você vende pelo seu próprio site, os compradores já estão nos seus registros, ligados aos cadastros de sócios onde eles existem, o que significa que o convite do ano que vem e o e-mail de associação da próxima temporada chegam a eles sem que ninguém precise lembrar de fazer nada.

Como lidar com reembolsos de um evento do clube que foi cancelado?

Publique uma política de reembolso na página do ingresso antes da primeira venda, cobrindo tanto o comprador que não pode comparecer quanto o evento que o clube cancela ou adia. Pergunte à sua plataforma o que acontece com a taxa de serviço dela num reembolso: algumas a devolvem e outras a retêm, e, se ela for retida, cancelar custa a você um dinheiro que você nunca recebeu. A lei do consumidor, na maioria dos lugares, dá aos compradores direitos que uma linha genérica de "não há reembolso" não elimina, então mantenha a política honesta e busque orientação se o evento for grande.

Podemos vender ingressos na porta além de online?

Sim, e a maioria dos eventos de clube deveria. Defina um preço na porta um pouco acima da pré-venda para que as famílias ainda tenham motivo para reservar antes e para que seus números de buffet continuem úteis, tenha um troco pronto e garanta que as vendas na porta sejam marcadas na mesma lista das pré-vendas, e não em uma segunda folha de papel que ninguém junta depois.

Continue lendo: como organizar uma noite de premiação cobre o evento em si, de ponta a ponta, e como organizar um festival esportivo trata de inscrições e arrecadação no portão em uma escala muito maior.