Site de clube: faça você mesmo ou feito para você? Qual caminho combina com a sua diretoria

A proposta é aprovada em novembro. Todo mundo concorda que o site é constrangedor, todo mundo concorda que ele precisa estar arrumado antes de abrirem as inscrições, e uma pessoa, geralmente a que menos falou durante a discussão, se oferece para dar uma olhada. A oferta é feita de boa-fé por um adulto competente, e é assim que começa a maioria dos projetos de site de clube, e também é onde muitos deles terminam.

Em fevereiro já existe uma página inicial realmente bonita. Em março há mais quatro páginas, três delas dizendo "em breve", e o voluntário descobriu que a parte difícil nunca foi o software. Foi escrever a página das categorias de base, achar uma foto do time feminino que alguém tenha autorização para publicar, correr atrás do tesoureiro pela tabela de taxas deste ano e arrancar da diretoria uma decisão sobre se o clube se chama Unidos ou Unidos Esporte Clube. Nada disso é problema de site. Tudo isso cai no colo de quem se ofereceu.

Este guia é para a diretoria que vai tomar essa decisão antes de alguém se oferecer. Ele compara construir o site vocês mesmos com pagar alguém para construí-lo, nos três eixos que decidem a questão na prática: quanto tempo vocês esperam até ter algo no ar, quantas horas de voluntariado cada caminho consome de verdade e o que acontece na marca dos dezoito meses, quando quem construiu o site já seguiu em frente. Nós oferecemos um serviço de configuração e também uma plataforma que você mesmo pode operar, então temos interesse nas duas respostas; o que vem a seguir é o balanço que gostaríamos que uma diretoria visse.

Três caminhos, não dois

A pergunta costuma ser apresentada como fazer ou contratar. Existe um terceiro caminho, e é justamente o que a maioria das diretorias procura quando discute os dois primeiros.

O híbrido não é um meio-termo entre os outros dois. É uma estrutura diferente: outra pessoa assume a configuração, e o clube assume a operação. Essa distinção, configuração versus operação, é o eixo de todo este guia, e é a que a maioria dos orçamentos esconde.

O balanço de horas

Dinheiro é fácil de comparar e não é o número interessante. Horas são, porque é de horas que os clubes comunitários realmente têm falta. Veja o formato. Trate os números como um exemplo ilustrativo para um clube de algumas centenas de sócios com oito ou nove páginas, não como um orçamento.

Até o site entrar no ar

Duas coisas nessa tabela merecem ser discutidas em reunião da diretoria.

O feito para você não chega a zero, e qualquer fornecedor que dê a entender que chega está preparando uma decepção. Ninguém de fora do clube conhece a sua estrutura de taxas, as suas categorias de base, a sua história ou quais fotos vocês podem publicar. Conteúdo e decisões ficam com vocês em qualquer caminho. O que um serviço de construção elimina é a curva de aprendizado da plataforma, o trabalho de design e a montagem, o que dá mais ou menos metade do total, não tudo.

O total do faça você mesmo cai sobre uma pessoa. Quarenta a oitenta horas divididas pela diretoria são um projeto. As mesmas horas nas costas de um único voluntário entre janeiro e março, somadas ao emprego e aos jogos dos filhos, são o motivo de os projetos empacarem em setenta por cento. Se vocês forem pelo faça você mesmo, a decisão mais importante não é a plataforma. É dividir o trabalho entre pelo menos três pessoas, cada uma com páginas definidas, e fazer um acompanhamento a cada quinze dias.

Mantendo o site vivo

Esta é a coluna que ninguém calcula, e é ela que decide se o site ainda presta daqui a um ano.

Repare que o custo de operação fica na mesma faixa do custo de construção. Um site não é um projeto com fim; é uma pequena tarefa contínua. Qualquer caminho que torne a construção fácil e a operação difícil otimizou a metade errada, e é exatamente nessa armadilha que cai uma construção feita para você quando o clube não consegue editar o resultado.

Para onde vão de fato as horas de construção

Se você nunca fez isso, a intuição diz que as horas vão para o software. Não vão. Numa plataforma moderna para clubes, a parte do software é realmente rápida. As horas vão para decisões e conteúdo, e vão para lá não importa quem esteja clicando.

• Decidir, por escrito, como o clube se chama. Vocês vão encontrar três grafias do próprio nome nos materiais existentes. Alguém precisa escolher.
• Aprovar a tabela de taxas. É a causa mais comum de atraso no lançamento, porque depende do tesoureiro, e o tesoureiro está ocupado.
• Escrever a página das categorias de base. Ninguém nunca a escreveu. Ela vive na cabeça do coordenador da base, e extraí-la exige uma conversa de duas horas.
• Achar fotos que possam ser usadas. Não "quaisquer fotos": fotos em que o clube aparece bem, que alguém tirou, que vocês têm autorização para publicar e que incluem os times que vão reparar se ficarem de fora.
• Combinar a política de contato. O telefone de quem vai para o site, e o de quem não vai.
• Escrever as duzentas palavras sobre quem vocês são, que todo futuro sócio lê e que nenhum fornecedor pode escrever por vocês.

A consequência prática é uma lista de verificação, não a escolha de uma ferramenta. Antes de contratar qualquer coisa ou abrir qualquer editor, coloque esses seis itens numa pauta e resolva-os. Um clube que chega à construção com a tabela de taxas, as fotos e os textos prontos entra no ar em quinze dias por qualquer caminho. Um clube que não chega assim vai levar quatro meses por qualquer caminho e vai pôr a culpa no software.

O abismo da manutenção

Este é o teste que faríamos a qualquer diretoria, e ele é propositalmente desconfortável.

Diga o nome da pessoa que vai atualizar a página da tabela de jogos daqui a dezoito meses. Não o cargo: a pessoa. Se vocês não conseguem, o caminho de construção importa muito menos do que o plano de passagem de bastão.

Dezoito meses é o intervalo porque cobre uma assembleia anual e, em geral, uma troca de diretoria. É tempo suficiente para o entusiasmo do lançamento ter passado e curto o bastante para o site ainda dever estar atualizado. Os clubes que reprovam nesse teste não fracassam de forma dramática. O site simplesmente congela: a diretoria do ano passado, as taxas da temporada passada, um patrocinador que já saiu e um feed de notícias cujo item mais recente é o anúncio do lançamento.

Quatro formas de os clubes caírem no abismo, mais ou menos em ordem de frequência:

1. Quem construiu era o único que sabia editar. Um login, uma pessoa, e o conhecimento foi embora com ela. É a falha clássica tanto do site feito por um voluntário técnico quanto do site feito por um fornecedor externo: causas diferentes, resultado idêntico.
2. Editar intimida. O site foi construído com um nível de capricho que o próximo voluntário não consegue igualar, então ele prefere não mexer a correr o risco de quebrar. Um site um pouco mais simples que quatro pessoas editam com tranquilidade vale mais do que um lindo em que ninguém ousa tocar.
3. Nada lembra ninguém. Nenhum responsável, nenhum item recorrente na pauta, nenhum lembrete. O site nunca é tarefa de ninguém nesta semana.
4. O dinheiro ou o acesso ficava com uma pessoa. Uma renovação num cartão pessoal, um domínio numa conta pessoal, um login que mais ninguém tem. Isso acaba com sites para sempre, e é totalmente evitável.

Dois hábitos resolvem a maior parte disso. Coloque "site" na pauta da diretoria como item fixo de cinco minutos, com um responsável nomeado: não para discutir, só para confirmar o que precisa mudar. E garanta que pelo menos três pessoas tenham o próprio acesso de administrador o tempo todo, que é para isso que servem as funções e permissões: um gestor de time que pode publicar resultados mas não excluir uma página, um tesoureiro que pode ver pagamentos, um secretário que pode fazer tudo. Inclua o site na sua lista de verificação para a transição da diretoria, para que ele seja transferido como as assinaturas bancárias, e não como um hobby.

Peçam os seus próprios orçamentos, porque os preços variam muito entre países e fornecedores. Como padrão, a construção feita por um freelancer para um clube comunitário é cobrada pelo número de páginas e por quanto conteúdo vocês fornecem, o trabalho de uma agência custa bem mais que isso, e o serviço de configuração da própria plataforma costuma ser muito mais barato, porque é montagem, não design sob medida. Seja qual for o valor, exijam que o clube seja dono das contas e do domínio desde o primeiro dia, em vez de quem construiu ficar com eles.

O híbrido: feito para você, operado por você

Este é o caminho que recomendaríamos à maioria dos clubes comunitários, e ele tem um formato específico, não é um meio-termo vago. Outra pessoa faz a configuração; o clube recebe as chaves; nada na operação do site depois disso exige aquela pessoa de novo.

O que faz isso funcionar é a passagem de bastão, e passagem de bastão é algo que você especifica com antecedência, não algo que você espera que aconteça. Antes de aceitar qualquer construção, seja de um fornecedor, de um serviço da plataforma ou do seu próprio voluntário técnico, exija tudo isto:

• Todas as contas estão no nome do clube, com um e-mail do clube e cobrança num cartão do clube.
• O domínio está registrado em nome do clube e pelo menos dois membros atuais da diretoria têm acesso a ele.
• Pelo menos três pessoas têm o próprio login de administrador. Não um login compartilhado.
• Alguém que nunca viu o site consegue publicar uma notícia enquanto você observa. Cronometre.
• Alguém consegue mudar a tabela de taxas sem pedir nada a ninguém.
• Editar o conteúdo não consegue quebrar o layout da página.
• Existe uma nota escrita de uma página listando o que está onde e com quem falar sobre o quê.
• Vocês conseguem exportar a lista de sócios e o conteúdo hoje, sem pedir permissão.
• Nada no site depende de um plugin, licença ou conta de uma pessoa física.
• Quem construiu o site perdeu qualquer acesso de que não precisa mais.

Essa lista é a diferença entre um híbrido e uma dependência. Uma construção que vocês não conseguem editar não é um site; é uma assinatura da disponibilidade de outra pessoa.

A consequência para o faça você mesmo é a mesma lista aplicada ao seu próprio voluntário. Fazer parte da diretoria não isenta ninguém da passagem de bastão: a maioria dos sites de clube perdidos foi construída por alguém de dentro, não de fora.

Clubes que planejam refazer o site devem olhar os editais de apoio comunitário do governo local e as rodadas de financiamento esportivo nacionais ou regionais, algumas das quais financiam capacitação e projetos digitais, e não apenas obras. Pequenos apoios para um site, um notebook ou um treinamento são mais comuns do que as diretorias imaginam, e a sua entidade dirigente nacional ou estadual geralmente sabe dizer quais editais estão abertos.

O que um site público de clube precisa acertar em qualquer caminho

Seja qual for o caminho, algumas obrigações vêm junto com a publicação de páginas sobre pessoas reais, e elas são fáceis de incluir no início e dolorosas de acrescentar depois.

As universais: publique um aviso de privacidade que diga o que vocês coletam e por quê; peça autorização antes de publicar fotos de sócios menores de idade e dê às famílias uma forma de recusar; reduza ao mínimo os dados de contato de pessoas físicas e prefira endereços por função no clube a telefones pessoais; e garanta que o site possa ser usado por pessoas com baixa visão ou que navegam pelo teclado, o que significa principalmente texto de verdade em vez de palavras embutidas em imagens, contraste de cores adequado e descrições nas fotos. O nosso guia sobre sites de clube acessíveis traz a versão prática.

A maioria dos países tem uma lei de privacidade ou de proteção de dados que se aplica a clubes que lidam com informações de sócios, e muitos têm regras de proteção à criança com algo a dizer sobre a publicação de imagens de crianças. Tratem isto como informação geral e confirmem o que se aplica com a sua entidade dirigente e com o órgão competente onde o clube atua, principalmente qualquer regra sobre identificar atletas menores de idade junto das fotos.

Como escolher, em cinco perguntas

Responda a estas perguntas com sinceridade na reunião e, em geral, o caminho se escolhe sozinho.

1. Temos um voluntário nomeado e realmente disponível, com mais de 40 horas entre agora e o prazo? Se não, o faça você mesmo é um plano para se decepcionar em março.
2. Temos um prazo rígido? Abertura das inscrições, lançamento da temporada, um marco de um edital. Prazos favorecem um serviço de construção, porque um fornecedor tem um contrato e um voluntário tem um emprego.
3. Conseguimos resolver as decisões de conteúdo nos próximos quinze dias? Tabela de taxas, fotos, as duzentas palavras. Se não, resolva isso primeiro: bloqueia os dois caminhos igualmente.
4. Quem vai editar daqui a dezoito meses, com nome e sobrenome? Se a resposta for "quem for o secretário", vocês precisam de um caminho que termine com várias pessoas capazes de editar, o que descarta qualquer construção cujas chaves vocês não possam receber.
5. O que é mais escasso, dinheiro ou tempo? A maioria dos clubes comunitários responde "tempo" e depois escolhe o caminho que gasta tempo. Seja coerente com a sua própria resposta.

Se vocês ainda estão avaliando a plataforma em si, e não o caminho, como criar o site de um clube esportivo percorre toda a construção e quanto custa um site de clube apresenta direito o lado financeiro.

Entrar no ar sem gastar uma temporada nisso

Construímos as duas metades porque as diretorias realmente se dividem nesse ponto. Se vocês querem operar sozinhos, o editor visual de páginas foi pensado para um voluntário com uma hora livre numa terça-feira, e não para um designer: seções que você arrasta para o lugar, temas e identidade visual que aplicam as suas cores em todas as páginas sem mexer em nenhuma folha de estilo e o seu próprio domínio por cima. Se preferirem não fazer isso, a nossa configuração feita para você cuida da montagem e entrega um site que a sua diretoria consegue de fato editar, que é o único tipo que vale a pena ter.

Em qualquer caso, o final é o mesmo, e é a parte importante: o clube é dono das contas, várias pessoas conseguem atualizar o site e nada depende de uma pessoa ficar. Comece no plano gratuito para ver como funciona, confira os preços publicados quando estiverem prontos e crie o site do seu clube pelo caminho que combina com a diretoria que vocês têm, e não com a que gostariam de ter.

Perguntas frequentes

O nosso clube deve construir o próprio site ou pagar alguém?

Depende menos do orçamento e mais de vocês terem um voluntário nomeado com algo entre quarenta e oitenta horas livres e um prazo que ele consiga cumprir. Se tiverem, construam vocês mesmos e dividam as páginas entre três pessoas. Se não tiverem, paguem pela configuração, mas só a alguém que entregue um site que a diretoria consiga editar depois, sem depender dessa pessoa.

Quanto tempo leva para criar o site de um clube?

Com o conteúdo pronto, uma plataforma moderna para clubes coloca vocês no ar em alguns dias a duas semanas, por qualquer caminho. Sem o conteúdo pronto, os dois caminhos levam meses, porque o atraso quase nunca é o software: é a tabela de taxas, as fotos e os textos sobre quem vocês são. Resolva primeiro essas seis decisões e a construção deixa de ser o gargalo.

O que é um site de clube feito para você?

Um serviço em que outra pessoa faz a configuração (ajustes da plataforma, design, montagem das páginas, cadastro dos times e patrocinadores) usando o conteúdo que vocês fornecem e, depois, entrega o site pronto para a diretoria. Os bons terminam com o clube dono de todas as contas e várias pessoas capazes de editar. Os ruins terminam com um site que só quem construiu consegue mudar.

Vamos ficar presos a quem construiu o site?

Só se vocês deixarem a passagem de bastão vaga. Especifiquem tudo antes de aceitar o trabalho: contas no nome do clube, domínio registrado em nome do clube, pelo menos três logins de administrador da diretoria, uma nota escrita do que está onde e uma demonstração ao vivo de alguém publicando uma notícia. Exijam tudo isso na entrega, porque é muito mais difícil conseguir seis meses depois.

Qual é o maior risco de um site feito por um voluntário?

Não é a qualidade: a maioria dos sites feitos por voluntários fica boa. O risco é depender de uma única pessoa. Quando o site, os logins, o domínio e o conhecimento ficam todos com uma pessoa, o clube perde tudo quando ela vai embora. Três administradores, contas do clube e um item fixo na pauta não custam nada e eliminam quase todo esse risco.

Continue lendo: quanto custa um site de clube coloca números nos dois caminhos, e a lista de verificação para a transição da diretoria garante que o site sobreviva à próxima assembleia anual.