Como administrar um clube de kickboxing

Entre em um clube de kickboxing às 18h e você vai ver trinta pessoas em uma aula de saco, a maioria das quais nunca vai lutar e nem tem essa intenção. Volte às 20h e haverá sete, três delas na manopla com o treinador principal, se preparando para uma luta daqui a seis semanas que vai custar dinheiro ao clube e não vai render nada. As duas sessões são o clube. Só uma delas paga o espaço.

Esse subsídio cruzado é a estrutura real de quase todo clube de kickboxing e muay thai, e fingir o contrário é como os treinadores acabam sem dinheiro e esgotados. A grade de condicionamento é o negócio. A equipe de competição é o motivo pelo qual o treinador entrou nisso, o que dá ao clube o seu nível e a sua identidade e, olhada isoladamente, um centro de custo. Bem administradas, as duas partes se sustentam: os atletas de competição dão seriedade ao clube, e as aulas de condicionamento tornam os atletas possíveis. Mal administradas, o treinador gasta cada hora livre com três pessoas e não entende por que o aluguel pesa.

Este guia é sobre tocar as duas coisas ao mesmo tempo. Ele mostra como ler a sua grade como um demonstrativo de resultados, e não como uma lista de desejos, a papelada de termos de responsabilidade e informações médicas que mantém um clube de contato total em dia com as suas obrigações, e a verdade nada glamorosa sobre aparadores, luvas e orçamento de equipamentos. Se você procura as questões gerais de administração de clubes, nossos guias sobre como administrar um clube de boxe e como administrar um clube de artes marciais cobrem o que este deixa de fora de propósito.

Dois públicos, um tatame

Antes da grade, tenha clareza sobre quem você realmente atende. Esses grupos querem coisas diferentes, toleram níveis de risco diferentes e respondem a mensagens completamente diferentes.

O erro é tratar isso como uma hierarquia, com os sócios do condicionamento como lutadores fracassados lá embaixo. Eles não são a base de uma pirâmide; são o cliente. Um sócio que vem duas vezes por semana durante quatro anos, nunca faz sparring e paga sempre em dia vale mais do que um lutador que treina de graça por dezoito meses e depois se aposenta. Desenhe a sua grade, a sua comunicação e os seus preços em torno disso, sem fazer os sócios do condicionamento se sentirem de segunda classe.

Uma grade que banca a equipe de competição

Imprima a sua grade semanal e escreva dois números ao lado de cada sessão: quantas pessoas estavam no tatame na última vez que ela aconteceu e quanto custa realizá-la (o pagamento do treinador, mais uma parte do aluguel e das contas daquela hora).

A maioria dos clubes descobre três coisas na hora. Algumas sessões estão carregando tudo em silêncio. Outras acontecem com quatro pessoas por puro hábito. E a sessão dos atletas de competição é, de longe, a hora mais cara da semana, porque ocupa o treinador mais bem pago e gera a menor receita.

Um exemplo prático

Estes números são apenas ilustrativos (use os seus), mas o formato é típico. Digamos que o seu espaço e os custos fixos somem o equivalente a cem unidades por semana e que você tenha catorze sessões. Isso dá cerca de sete unidades de custo fixo por sessão antes de pagar qualquer coisa a um treinador.

• A aula de saco das 18h tem 24 pessoas. Ela se paga várias vezes.
• A aula das 9h30 tem 11, principalmente pais e mães depois de deixar os filhos na escola, e se paga com folga.
• A aula de técnica das 19h tem 14 e é o seu principal ponto de entrada para todo o resto.
• A sessão dos atletas de competição de terça às 20h30 tem 6, com o seu treinador principal na manopla por noventa minutos. Ela dá prejuízo toda semana.
• A aula de quinta ao meio-dia acontece com três pessoas desde fevereiro. Ela está custando o tempo do treinador e uma hora do espaço por nada.

Essa última linha é a decisão que a maioria dos clubes evita. Cancelar uma sessão parece encolher. Não é: é tirar uma hora de treinador de uma sessão com três pessoas e passá-la para um curso de iniciantes com doze, que é justamente o que acaba alimentando a sessão dos atletas de competição.

Proteja as sessões que bancam tudo

• Faça cursos de iniciantes com turmas de entrada fixas, e não com matrícula aberta. Um curso de seis semanas com data de início, data de término e limite de vagas converte muito melhor do que "venha quando quiser", e cria um momento natural para vender a associação. Programas e matrícula por período cuida da lista de presença, do limite de vagas e do pagamento (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online).
• Nunca cancele uma sessão que dá dinheiro por causa da preparação para uma luta. Se o treinador principal estiver fora fazendo córner, outra pessoa dá a aula das 18h. Sócios que encontram a porta fechada duas vezes não voltam uma terceira.
• Deixe a grade em um lugar onde ela esteja sempre certa. Não uma foto de um quadro branco postada em um story que expira. Uma página no seu próprio site, que você atualiza uma vez e que todo mundo pode consultar às 17h45.
• Cobre alguma coisa da equipe de competição. Não necessariamente o preço cheio, mas alguma coisa. Uma equipe que paga uma associação com desconto valoriza o treino, e o clube não fica subsidiando quem pode contribuir.

Planeje a grade também em função da época do ano. A frequência nas aulas da noite costuma cair durante as longas férias de verão e os feriados, e depois volta a subir quando as pessoas retomam a rotina — no começo do ano e quando começa o ano letivo. É nessas janelas que as pessoas decidem começar algo, então abra um curso de iniciantes em cada uma delas e mantenha uma grade de férias curta e barata em vez de fechar, porque um clube que fica um mês parado perde o hábito das pessoas, além da receita.

O sparring é onde a grade encontra o registro de riscos

O sparring é o ponto em que uma aula de condicionamento vira um esporte de contato, e ele merece regras por escrito, não costumes.

• Só com convite. Ninguém faz sparring porque apareceu na sessão certa. Um treinador decide, com base no controle técnico, e não no preparo físico ou no entusiasmo.
• Equipamento não se negocia. Protetor bucal, capacete onde as suas regras exigirem, caneleiras, coquilha e luvas do peso que o clube define para sparring, e não as de saco. Mande embora quem chegar sem o equipamento; fazer isso uma vez resolve para sempre.
• Forme duplas pelo controle, não pelo tamanho. O peso importa, mas a experiência e o temperamento importam mais. Um iniciante pesado é um perigo para um sócio leve e experiente, e vice-versa.
• Um treinador experiente fica na sala, observando, não treinando. Esta é a regra mais quebrada e a que mais faz diferença.
• Diga a intensidade em voz alta, toda sessão. Porcentagens são vagas; "técnico, vocês estão trabalhando o jab, ninguém está tentando machucar ninguém" não é.
• Pancada na cabeça encerra a sessão. Quem mostrar sinais de concussão para imediatamente e não volta naquele dia. Siga o protocolo de retorno ao esporte que a sua entidade dirigente ou organizadora publica, e nunca deixe que um sócio, um treinador ou um responsável convença você do contrário.

Anote todo incidente na mesma noite: o que aconteceu, quem estava envolvido, o que foi feito e se houve atendimento médico. Dois minutos na hora; um valor enorme depois. Nosso modelo de relatório de incidente traz os campos, e o registro de incidentes guarda o histórico em um lugar que a diretoria consegue revisar de verdade, e não no celular de um treinador.

Termos de responsabilidade, triagem de saúde e liberação antes da luta

A papelada dos esportes de combate tem três camadas, e os clubes costumam coletar a primeira e esquecer as outras duas.

Primeira camada: o termo de adesão e a triagem de saúde

Todo sócio assina antes da primeira sessão, inclusive quem está em aula experimental e visitantes. Junto com o texto de assunção de riscos, colete uma triagem de saúde curta: lesões existentes, problemas cardíacos e de pressão, epilepsia, diabetes, asma, gravidez, medicamentos em uso, concussões anteriores e um contato de emergência. Você não está fazendo um julgamento médico: está decidindo quando dizer "por favor, traga uma liberação médica antes de começar", e está dando aos seus treinadores as informações de que eles precisam em uma emergência.

Colete tudo em formato digital, e não em papel. Termos em papel vivem em uma pasta que nunca está na sala quando você precisa, e uma assinatura de três anos atrás em um formulário que ninguém encontra vale muito pouco. Os termos de responsabilidade digitais anexam o documento assinado e o horário da assinatura ao cadastro do sócio, para que o treinador na porta veja em um relance quem tem e quem não tem.

Segunda camada: manter tudo atualizado

Um termo assinado uma vez e nunca revisto deixa, aos poucos, de descrever a realidade. Crie uma rotina de atualização:

• Uma nova declaração anual na renovação, atualizando lesões, medicamentos e contatos de emergência.
• Uma regra de que todo sócio informe uma nova lesão, cirurgia ou diagnóstico antes de voltar a treinar.
• Um termo separado e mais curto para visitantes, aulas experimentais e sessões abertas, coletado com antecedência sempre que possível, para que a porta não vire um gargalo.
• Autorização dos responsáveis mais informações médicas para cada atleta das categorias de base, renovadas todo ano.

Terceira camada: liberação antes da luta

Esta é a camada realmente regulamentada, e aquela em que conselhos genéricos não valem nada, porque as regras pertencem a quem organiza e fiscaliza a luta. O que é verdade em quase todo lugar é que uma luta amadora exige que o atleta esteja registrado ou licenciado na entidade organizadora, tenha liberação médica dentro de um prazo definido antes do evento, seja pareado dentro de uma faixa de peso e de experiência e não esteja sob nenhuma suspensão médica imposta depois de uma interrupção anterior.

O seu trabalho como clube é administrativo, não médico. Mantenha um registro por atleta com: número do registro ou da licença e validade, data da última liberação médica e quando ela vence, cartel de lutas com resultados, qualquer período de afastamento e a data em que termina, categoria de peso e quem está autorizado a fazer o córner. Confira esse registro antes de inscrever alguém em qualquer coisa.

O esporte de combate amador é regulamentado de formas diferentes de um país para outro — em alguns lugares por uma autoridade governamental ou comissão atlética em nível nacional, estadual ou provincial, em outros principalmente pela entidade nacional reconhecida de cada modalidade — e as exigências de registro, autorizações, atestados médicos, idade mínima e o que um promotor precisa ter em ordem mudam junto. Pergunte diretamente à sua entidade organizadora e a qualquer autoridade de esportes de combate onde você atua, em vez de se basear no que outro clube faz, principalmente se os seus atletas viajam para competir. Estas são informações gerais, não aconselhamento.

Aparadores, luvas e um orçamento de equipamentos que aguenta o contato

Equipamento de kickboxing não se desgasta com elegância. Ele funciona e, um dia, a espuma se comprimiu até não sobrar nada e os antebraços de um treinador estão levando o impacto. Coloque a reposição no orçamento como um custo recorrente, e não como um susto ocasional.

Luvas de empréstimo sem o cheiro

Todo clube que empresta luvas tem o mesmo problema, e ele se resolve com uma rotina, não com um produto.

1. Numere cada par e guarde-os em espaços numerados, para ver o que está faltando e o que está sendo usado demais.
2. Limpe o interior depois de cada aula com um desinfetante adequado e deixe secar abertas, em vez de fechadas em uma bolsa.
3. Faça rodízio do estoque para que os mesmos três pares não façam todo o trabalho.
4. Aposente pelo dano no forro, não pela aparência: um forro rasgado machuca as mãos de um sócio.
5. Defina um prazo para cada um ter o seu. O equipamento emprestado leva um iniciante pelas primeiras seis semanas. Depois disso, ele compra o próprio. Facilite tendo o básico em estoque: uma pequena loja do clube vendendo bandagens, protetores bucais e luvas nas cores do clube transforma uma conversa chata em uma venda e ainda gera uma margem modesta.

Mantenha um registro de equipamentos com as datas de compra, para trocar com base em evidências, e não em reclamações. O modelo de registro de equipamentos do clube é um ponto de partida simples e também serve como inventário para o seguro se o pior acontecer.

Para o orçamento, calcule o seu ciclo de reposição pelo preço de varejo atual e acrescente uma margem de segurança — boa parte do material de kickboxing é importada, então os preços acompanham o câmbio, o frete e eventuais impostos de importação, e a entrega em regiões afastadas pode pesar bastante no custo. Pergunte aos fornecedores sobre preços para clubes ou por volume antes de fazer o primeiro pedido grande; a maioria negocia em troca de uma conta fixa.

Treinadores, córners e o seu próprio evento de lutas

A sua equipe de treinadores é uma questão de conformidade. Todo treinador precisa de credenciamento válido na modalidade que ensina, de primeiros socorros e reanimação e, se fizer córner, da licença de segundo que a sua entidade organizadora emitir. Quem trabalha com as categorias de base precisa da verificação de antecedentes exigida onde você treina. Tudo isso vence, normalmente nas horas mais inconvenientes.

Mantenha um único registro com data de validade em cada linha e um lembrete noventa dias antes. Os Credenciamentos fazem isso direito, o que importa porque a primeira pergunta de uma seguradora depois de um incidente é se a pessoa que supervisionava era qualificada. Aproveite para confirmar que a sua apólice cita expressamente o treino de contato total e o sparring; coberturas esportivas genéricas muitas vezes os excluem. Nosso guia sobre se o seu clube precisa de seguro mostra as perguntas a fazer a um corretor.

Organizar o seu próprio evento é o outro grande projeto, e é trabalho de promotor, não de treinador. Você vai precisar da aprovação da entidade organizadora, de árbitros e oficiais licenciados, de equipe médica no local, de um espaço que atenda às exigências e de um plano para ingressos, assentos e controle da entrada. Venda os ingressos pelo seu próprio site (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) em vez de uma página de ingressos externa: você fica com os dados dos clientes, pode mandar e-mail direto para o público da próxima vez e as taxas ficam no clube. Eventos e ingressos cuida disso, e nossa comparação entre um site de ingressos externo e a venda de ingressos integrada explica por que isso importa mais do que parece.

Tirando a administração do celular do treinador

Por padrão, tudo o que está acima cai no celular de uma pessoa: termos de responsabilidade, perguntas sobre a grade, quem pagou, quem está liberado, quem precisa de luvas novas, quem luta daqui a seis semanas. Esse é o verdadeiro motivo pelo qual os treinadores se esgotam, e tem solução. O ClubHelix dá ao seu clube um site de verdade, com termos de responsabilidade digitais coletados na inscrição, programas e matrícula em cursos para as turmas de iniciantes com limite de vagas e pagamento (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), Credenciamentos para que nenhuma certificação de treinador vença sem ninguém perceber, e eventos e ingressos para os seus próprios eventos de lutas. O kickboxing faz parte da nossa página de software de gestão para clubes de artes marciais, que mostra como um clube baseado em turmas é configurado.

Existe um plano Free, então você pode montar o site e ver se ele merece o lugar antes de gastar qualquer coisa. Os preços estão publicados na página, em vez de escondidos atrás de um formulário de orçamento, e um treinador com uma hora livre pode colocar no ar hoje à noite uma grade, um curso de iniciantes e um termo de responsabilidade funcionando: comece aqui.

Perguntas frequentes

Como um clube de kickboxing deve montar a sua grade de aulas?

Descubra quanto cada sessão custa e quanto ela rende, e depois monte a grade em torno das sessões que se pagam. As aulas de condicionamento e de saco sustentam o clube; os cursos de iniciantes com turmas de entrada fixas alimentam todo o resto; a sessão dos atletas de competição é a hora mais cara da semana e deve ficar em um horário em que não tire o lugar de uma aula que dá dinheiro.

Que papelada um clube precisa ter antes de alguém fazer sparring ou competir?

No mínimo, um termo de responsabilidade assinado e uma triagem de saúde na adesão, uma regra que obrigue os sócios a informar novas lesões ou diagnósticos e, para quem compete, as exigências de registro, liberação médica e pareamento definidas por quem organiza a luta. Mantenha um registro por atleta com a validade da licença, o último exame médico, o cartel de lutas e qualquer período de afastamento. As exigências específicas são definidas pela sua entidade organizadora e variam de um lugar para outro, então confirme diretamente com ela em vez de copiar outro clube.

Com que frequência é preciso trocar aparadores de muay thai e luvas?

Não há um prazo fixo, porque depende totalmente de quanto eles são usados. Troque os aparadores quando a espuma estiver tão comprimida que o treinador sente o impacto através deles, e aposente as luvas quando o forro interno rasgar ou o acolchoamento endurecer. Mantenha um registro de equipamentos com as datas de compra para trocar com base em evidências, e não em reclamações.

Como manter uma equipe de competição sem que ela custe dinheiro ao clube?

Cobre da equipe uma associação com desconto em vez de nada, coloque no orçamento de forma explícita os custos de córner e de viagem em vez de absorvê-los, procure um patrocinador local que banque o uniforme de luta em troca de exposição da marca e seja honesto nas contas sobre quanto a equipe custa. A ideia não é tornar a equipe de competição lucrativa: é saber o número, para que a decisão de bancá-la seja deliberada, e não acidental.

Um clube de kickboxing precisa de site se já tem uma página movimentada nas redes sociais?

Sim, porque a grade, o preço, o caminho para iniciantes e o termo de responsabilidade precisam de um endereço permanente. Os posts somem, e a pessoa que decide às 21h se vai experimentar uma aula na quinta não vai rolar três semanas para trás atrás dos seus horários. Um site simples do clube, com uma grade correta, um curso de iniciantes com vagas abertas e um botão para se associar, converte muito mais desse tráfego do que um feed.

Continue lendo: como administrar um clube de boxe trata com mais profundidade do lado da competição amadora, e o seu clube precisa de seguro? entra no que uma cobertura para contato total deve incluir.