Algo acontece no treino: um tornozelo torcido, uma trave que cai, uma briga entre torcedores, um quase acidente no estacionamento. Seis semanas depois, a federação pede detalhes, ou um pedido de indenização ao seguro precisa dos fatos, ou um padrão de lesões parecidas começa a importar. O que o clube tem nesse momento é o que alguém anotou um ou dois dias depois do incidente. Normalmente, isso é nada.
Um formulário de relatório de incidente resolve isso, mas só se o formulário for bom e o processo for fácil. Um formulário ruim intimida os voluntários, que acabam não registrando nada; um bom leva cinco minutos no celular e captura exatamente o que você vai precisar no futuro. Este guia traz o modelo, campo a campo, com o motivo de cada um, e depois trata da parte que a maioria dos clubes pula: acesso, privacidade e acompanhamento.
Apenas informações gerais. Este guia traz informações gerais para clubes comunitários, e não aconselhamento jurídico ou financeiro. As exigências variam conforme o lugar (na Austrália, conforme o estado) e mudam com o tempo. Confirme sempre com as fontes oficiais.
Duas observações antes do modelo. Primeiro, alguns incidentes trazem obrigações de comunicação externa que o formulário do clube, sozinho, não cumpre: lesões graves podem ter de ser comunicadas a um órgão regulador de segurança do trabalho, questões de proteção de crianças seguem para a polícia e para os processos de proteção da sua modalidade, e a sua federação ou a sua seguradora terão as próprias exigências e prazos de comunicação. O formulário do clube é o registro interno que alimenta esses canais. Segundo, um relatório de incidente é um relato dos fatos, não um veredito: ele registra o que aconteceu e o que foi feito, e não de quem foi a culpa.
Incidentes graves podem ter de ser comunicados ao órgão regulador de saúde e segurança do trabalho do lugar onde vocês atuam, e questões de proteção de crianças seguem para a polícia, para os serviços de proteção à criança e para os processos de proteção da sua modalidade. Confira com a sua entidade dirigente quais comunicações se aplicam ao seu clube e o prazo de cada uma.
O que conta como incidente a ser registrado?
Coloque a régua baixa e diga isso no formulário. Os clubes devem registrar: qualquer lesão que não seja trivial (tudo o que precisou de primeiros socorros ou fez alguém deixar a sessão), qualquer pancada na cabeça, sem exceção, crises de saúde, danos a patrimônio ou falhas de equipamento, incidentes de segurança, incidentes de comportamento (agressões verbais a árbitros, brigas, denúncias de discriminação), preocupações com a proteção de crianças e, o que os clubes mais esquecem, os quase acidentes, em que ninguém se machucou mas alguém facilmente poderia ter se machucado. Quase acidentes são lições de graça; um registro cheio deles é o de um clube que vê os problemas chegando. O seu registro de riscos só é tão bom quanto essa fonte.
O modelo, campo a campo
| # | Campo | Tipo | Por que está aqui |
|---|---|---|---|
| 1 | Nome e função de quem relata | Texto | Quem está fazendo este relato (treinador, gerente do time, socorrista, pai ou mãe) |
| 2 | Data e hora do incidente | Data/hora | A precisão importa para o seguro e para identificar padrões; "por volta das 18h30" é melhor do que nada |
| 3 | Data e hora do registro | Automático | O intervalo entre 2 e 3 já é uma informação útil |
| 4 | Local | Texto/lista | Campo, número da quadra, sede, estacionamento: específico o bastante para ver padrões por local |
| 5 | Atividade no momento | Lista | Jogo, treino, evento, turno na lanchonete, viagem: direciona o relatório e revela padrões |
| 6 | Tipo de incidente | Lista | Lesão / mal-estar / pancada na cabeça / patrimônio / comportamento / segurança / proteção de crianças / quase acidente |
| 7 | Pessoas envolvidas | Texto | Nomes e funções de quem se envolveu diretamente; categoria de idade, se for das categorias de base |
| 8 | Testemunhas | Texto | Nomes e contatos: a memória se apaga, pegue esses dados no primeiro dia |
| 9 | O que aconteceu | Texto longo | Relato dos fatos: o que foi visto, em ordem, em palavras simples. Sem culpa, sem diagnóstico |
| 10 | Detalhes da lesão (se houver) | Estruturado | Parte do corpo, natureza aparente (corte, entorse, suspeita de fratura), lado esquerdo/direito |
| 11 | Primeiros socorros / providências | Texto longo | O que foi feito, por quem e quando, inclusive "nenhuma foi necessária" |
| 12 | Desfecho no dia | Lista | Voltou à atividade / ficou de fora / foi para casa / ambulância / hospital / polícia compareceu |
| 13 | Responsável ou contato de emergência avisado? | Sim/Não + hora | Campo inegociável para qualquer incidente com menores |
| 14 | Equipamentos ou condições contribuíram? | Sim/Não + texto | Piso molhado, equipamento com defeito, pouca luz: isto vale ouro para o seu registro de riscos |
| 15 | Fotos | Upload | Condições, equipamentos, riscos, nunca pessoas feridas |
| 16 | Encaminhado para | Lista | Diretoria / responsável pela segurança / MPIO / federação / seguradora / autoridade externa |
| 17 | Acompanhamento necessário | Texto | As pendências: verificar como a pessoa está, consertar um equipamento, uma questão de política |
Depois, uma segunda seção preenchida mais tarde pelo responsável pela segurança ou pelo secretário do clube, mantida separada do relato de quem registrou: data da análise e quem analisou, providências de acompanhamento tomadas, comunicações externas feitas (federação, seguradora, órgão regulador, com as datas) e observações de encerramento. Manter "o que quem relatou viu" separado de "o que o clube fez depois" preserva a integridade do relato original.
Como escrever bem o campo do relato
O campo 9 é onde os relatórios dão errado, então oriente os seus voluntários com três regras. Fatos, não conclusões: "O jogador caiu sobre o braço esquerdo e disse ter ouvido um estalo", e não "quebrou o braço" (você ainda não sabe), muito menos "a entrada foi imprudente" (esse é um julgamento para outro processo). Sequência: o que aconteceu primeiro, depois, em seguida. Palavras simples: quem ler daqui a seis meses pode ser uma seguradora, um tribunal esportivo ou uma nova diretoria; escreva de um jeito que essas pessoas consigam enxergar a cena. Um bom relato tem de cinco a dez frases. Se um relatório algum dia fizer parte de um caso jurídico ou de seguro, o relato sóbrio dos fatos vale tudo; o especulativo é um risco.
Quem pode ver os relatórios de incidente? (Decida antes, não depois)
Os relatórios de incidente contêm informações de saúde, dados de crianças e às vezes denúncias: estão entre os registros mais sensíveis que um clube guarda, e são tratados como uma categoria especial pela legislação de privacidade em quase todo lugar.
As informações de saúde têm proteção específica na legislação de privacidade da maioria dos países e, mesmo quando um clube pequeno fica fora do alcance formal da lei, os sócios esperam, com razão, o mesmo cuidado.
As regras a definir:
- Qualquer pessoa registra, pouca gente lê. Qualquer pessoa pode registrar um relatório; só funções específicas (responsável pela segurança, secretário, presidente e o MPIO, o Member Protection Information Officer dos clubes australianos, ou a função equivalente no seu clube, para questões de comportamento e de proteção de crianças) podem lê-los.
- As preocupações com a proteção de crianças seguem um caminho ainda mais restrito: direto para o seu contato de proteção de crianças e para os canais externos, e não para a pilha geral da diretoria.
- Nada de detalhes de incidentes em grupos de mensagens. Nunca. O relatório é o registro; o grupo é um vazamento.
- Guarda: mantenha os registros de incidentes por muito tempo. Pedidos de indenização por lesão podem aparecer anos depois, e menores podem entrar com pedidos depois de completar 18 anos. Na dúvida, guarde; a sua federação ou a sua seguradora podem orientar sobre os prazos.
É aqui que os formulários em papel e as planilhas compartilhadas falham por natureza: eles não conseguem deixar o registro aberto e a leitura restrita. Um sistema feito para isso consegue. A funcionalidade de relatórios de incidente do ClubHelix permite que qualquer treinador ou gerente de time registre um relatório estruturado pelo celular em poucos minutos, enquanto o acesso continua restrito às pessoas que devem vê-lo, com todo o histórico pesquisável quando a diretoria, a federação ou a seguradora precisar.
O processo em torno do formulário
Um formulário sem processo é um arquivo morto. O processo mínimo tem quatro etapas. Registrar em até 24 horas: divulgue essa expectativa a todos os treinadores e gerentes de time na integração da pré-temporada e deixe o formulário a dois toques de distância. Confirmar o recebimento e fazer a triagem em até 48 horas: o responsável pela segurança lê todos os relatórios, verifica como as pessoas estão e encaminha na hora tudo o que tiver obrigações externas (os prazos das seguradoras podem ser curtos). Resolver agora o que dá para resolver: um aspersor quebrado que torceu um tornozelo é comunicado ao dono do campo na mesma semana, e o relatório registra que isso foi feito. Revisar a cada trimestre: contagens, padrões, falhas de controle, alimentando diretamente a revisão do registro de riscos na reunião da diretoria, com registro em ata.
E dê retorno a quem registrou: um treinador que registra um relatório e não ouve nada aprende a não se dar ao trabalho da próxima vez. Uma linha como "obrigado, resolvido, veja o que mudou" mantém os relatórios chegando, e os relatórios são o objetivo de tudo isso.
Perguntas frequentes
O que um relatório de incidente nunca deve incluir?
Culpa, especulação e diagnóstico. "O jogador do outro time é um brutamontes", "com certeza foi uma concussão", "o treinador deveria ter cancelado o treino": tudo isso pertence a outros processos (tribunais esportivos, médicos, análises), e não ao registro dos fatos. Fique no que foi visto e feito. Evite também fotografar pessoas feridas e limite os detalhes de saúde ao que foi observado e aos primeiros socorros prestados.
Quem deve preencher o relatório de incidente: a pessoa ferida ou um responsável?
Quem viu o que aconteceu e tem responsabilidade naquele dia, normalmente o treinador, o gerente do time ou o socorrista. O relato da pessoa ferida pode ser acrescentado, mas não transforme isso em tarefa dela enquanto está machucada. O que importa é que uma pessoa específica seja responsável por registrar o relatório em até 24 horas e que as testemunhas sejam anotadas no primeiro dia, enquanto os contatos ainda são fáceis de conseguir.
Por quanto tempo um clube deve guardar os relatórios de incidente?
Por mais tempo do que parece natural. Pedidos de indenização por danos pessoais podem surgir anos depois de um incidente, e pedidos envolvendo menores podem ser feitos bem depois de eles completarem 18 anos, por isso muitos clubes guardam os registros de incidentes por uma década ou mais. Armazenar é barato; um registro que falta quando chega um pedido de indenização, não. Confirme as expectativas com a sua federação e a sua seguradora, e mantenha os registros com acesso controlado durante todo o período de guarda.
Quase acidentes merecem mesmo um relatório completo?
Sim, e torne isso algo normal na cultura do clube, porque os quase acidentes são os dados de segurança mais baratos que um clube vai coletar. A trave que caiu na grama vazia esta semana é a mesma trave que vai cair em cima de uma criança de sete anos no mês que vem; a diferença entre os dois desfechos é se alguém registrou o primeiro e consertou a fixação. Mantenha a régua baixa para os relatórios de quase acidentes (o mesmo formulário, a maioria dos campos opcional, dois minutos no celular) e valorize, em vez de revirar os olhos, os voluntários que os registram. Uma temporada inteira de quase acidentes é um mapa de onde vai vir o seu próximo incidente de verdade, e ela alimenta o seu registro de riscos com fatos em vez de palpites.
Precisamos comunicar incidentes a alguém de fora do clube?
Às vezes, e o formulário deve levantar essa pergunta (campo 16). Incidentes graves podem ter de ser comunicados ao órgão estadual de saúde e segurança do trabalho (na Austrália, o regulador de WHS, Work Health and Safety, de cada estado), questões de proteção de crianças vão para a polícia, para os serviços de proteção à criança e para os canais de proteção da sua modalidade, as seguradoras normalmente exigem comunicação rápida de tudo o que possa virar um pedido de indenização, e a sua federação pode exigir relatórios para fins de tribunal esportivo ou de seguro. O formulário do clube é o registro interno que torna todas essas comunicações externas rápidas e precisas.
Faça o relatório ser mais fácil do que a desculpa. A funcionalidade de relatórios de incidente do ClubHelix coloca um formulário estruturado e com acesso controlado no bolso de cada treinador. Conheça todas as funcionalidades ou veja os planos.
