Como administrar um clube de caminhada

Às sete e quarenta de uma manhã de domingo, catorze pessoas estão em volta de um estacionamento de cascalho na entrada de um parque nacional. A maioria tem mochila de ataque, bota e um ou dois litros de água. Uma pessoa tem uma sacola de lona, tênis de pano e o celular com onze por cento de bateria. A trilha começa em vinte minutos, e o guia do grupo está fazendo três coisas ao mesmo tempo: contando as pessoas, confirmando que alguém em casa sabe que o grupo está ali e pensando, discretamente, em como dizer à pessoa de tênis de pano que hoje não é o dia dela.

Aquele estacionamento é o clube inteiro em miniatura. Um clube de caminhada parece a organização mais simples do esporte comunitário. Não há campo para manter, nem tabela de jogos, nem cantina, nem uniforme, nem árbitro. O que ele realmente administra é uma operação de gestão de riscos com vistas excelentes, e o seu recurso mais escasso não é dinheiro nem estrutura: são voluntários treinados, dispostos a assumir a responsabilidade por outras pessoas em lugares onde a ajuda está a horas de distância, às vezes a um dia inteiro.

Este guia é para a diretoria de um clube de caminhada, trekking ou montanhismo, tenha ele trinta sócios ou oitocentos. Ele mostra como classificar as trilhas para que as pessoas escolham a certa por conta própria, como formar e manter guias, como fazer a triagem dos participantes sem ser pouco acolhedor, como escrever um plano de comunicação e um procedimento de atraso que funcione de verdade às 21h de um domingo chuvoso, e como organizar travessias de vários dias com transporte, autorizações, reservas e dinheiro. Os sistemas não são complicados. Só precisam existir antes do dia em que você precisar deles.

Como é o ano de um clube de caminhada

A maioria dos clubes tem uma programação contínua em vez de uma temporada, e a programação é o produto do clube. Os sócios não renovam porque gostam da diretoria. Renovam porque havia algo no calendário que valia a pena colocar na agenda.

Publique a programação com pelo menos um trimestre de antecedência e feche as datas antes dos destinos. Os guias se comprometem com uma data muito antes de se comprometerem com um roteiro, e uma quinzena vazia na programação é valor para o sócio que você nunca recupera. Dê a uma pessoa da diretoria a tarefa de correr atrás das indicações de trilhas: é um trabalho de telefone, não de e-mail, e leva cerca de duas horas por trimestre.

A maioria dos clubes de caminhada é filiada a uma entidade regional ou nacional de caminhada ou montanhismo. Normalmente é pela filiação que o clube tem acesso a um seguro de responsabilidade civil, a trilhas de formação de guias e a uma voz coletiva junto aos órgãos que administram parques e terras públicas. Confirme exatamente o que a sua cobertura inclui para deslocamentos fora de trilha, rapel e canionismo antes de colocar qualquer um deles na programação, e leia o nosso clube precisa de seguro? junto com a sua apólice.

Classificar as trilhas para ninguém aparecer na caminhada errada

Uma única letra de classificação não é informação suficiente para alguém tomar uma boa decisão sobre o próprio corpo. As classificações são um atalho para os frequentadores do clube e não dizem nada ao novato que leu o site duas vezes e está tentando ser prudente.

A solução é chata e eficaz: publique quatro números em toda trilha, sempre.

1. Distância percorrida no terreno, não o comprimento da trilha sinalizada.
2. Ganho de elevação total, que prevê o sofrimento muito melhor que a distância.
3. Horas previstas de caminhada, incluindo as pausas, porque é em torno disso que as pessoas planejam o dia.
4. Tempo de viagem de carro em cada sentido, porque quatro horas de ida e volta mudam quem pode ir.

Depois, pendure uma classificação nesses números, para que um reforce o outro.

Duas regras fazem um sistema de classificação pegar. Primeiro, o guia classifica a trilha e a diretoria não a suaviza: uma caminhada rebaixada para atrair gente é como você acaba com um grupo de seis andando em três velocidades diferentes. Segundo, classifique as condições, não o mapa. O mesmo roteiro é nível 2 com tempo seco no outono e nível 4 com pedra molhada, nuvens baixas e um riacho cheio, e a sua descrição deve dizer isso.

Um modelo de descrição de trilha para copiar

Toda trilha da programação deve ter os mesmos campos, na mesma ordem, para que os sócios aprendam onde procurar.

• Data, ponto de encontro, horário de encontro e tempo de viagem de carro em cada sentido
• Nível, mais os quatro números
• Resumo do roteiro e a carta topográfica ou o nome da área
• O que o grupo não vai fazer: por exemplo, nenhuma travessia acima da altura do joelho, nenhuma descida da grota com chuva
• Pré-requisitos, ditos com clareza (por exemplo, duas caminhadas de nível 3 concluídas com o clube)
• Limite de participantes e como reservar, incluindo o prazo das reservas
• Lista de equipamentos, com destaque para o que for incomum (lanterna de cabeça, polainas, capacete, água extra)
• O nome do guia e como falar com ele antes do dia, não na manhã da trilha
• O texto sobre cancelamento e horários-limite

A linha dos pré-requisitos é a frase mais útil de todo o modelo. Ela tira a conversa constrangedora do estacionamento às 7h40 e a leva para uma página da web às 21h da terça-feira anterior, onde ninguém precisa passar vergonha.

Guias: construir a escada antes de precisar dela

Faça a conta uma vez e ela muda o comportamento da diretoria. Um clube com duas trilhas por semana precisa de cerca de 104 dias de guia por ano. Se uma carga confortável para um guia voluntário é de seis trilhas por ano, isso dá uns dezoito guias ativos. A maioria dos clubes descobre que tem sete, três dos quais guiam quase tudo, e um deles está exausto em silêncio.

A escada de guias

Trate a liderança como um caminho com degraus visíveis e recrute na base o tempo todo.

O que um guia deve ter

Os requisitos variam conforme o clube e o terreno da programação, então trate isto como orientação geral e confirme os detalhes com a sua entidade dirigente ou com o órgão competente. A maioria dos clubes chega a este conjunto: certificado de primeiros socorros válido para todos os guias, uma qualificação em primeiros socorros em áreas remotas para qualquer trilha a mais de algumas horas de uma estrada, competência em navegação demonstrada e avaliada por outro guia, e uma aprovação registrada para cada nível que a pessoa está autorizada a guiar. Mantenha isso como um registro, não como folclore: uma planilha com nomes, níveis aprovados, validade dos primeiros socorros e última trilha guiada mostra num relance quem precisa de reciclagem e quem parou de guiar sem avisar.

O que um guia está de fato assumindo

Seja honesto com os novos guias sobre isso, porque a imprecisão é o que assusta as pessoas. Um guia de clube não é um guia profissional e não está garantindo a segurança de ninguém. Ele aceita a responsabilidade de planejar uma trilha adequada ao nível anunciado, de recusar quem não está equipado para ela, de tomar decisões conservadoras quando as condições mudam e de seguir o plano de comunicação do clube. Diga isso em voz alta, coloque num termo de guia de uma página e faça a diretoria assinar a mesma página: guias que sabem que a diretoria vai apoiar um cancelamento cancelam com muito mais facilidade.

Recrutar para esse caminho é o mesmo problema que todo clube tem, só que com mais em jogo. O guia como recrutar voluntários para o clube trata do pedido em si, e o truque específico dos clubes de caminhada é fatiar a função: um papel de cerra-fila que não envolve nada além de caminhar por último e levar um agasalho extra vira um guia em duas temporadas com mais frequência do que qualquer campanha de recrutamento.

Triagem dos participantes sem ser pouco acolhedor

Triagem soa antipático. Bem feita, é o contrário: é como você evita o momento em que alguém é humilhado em público no ponto de encontro, e o momento em que um grupo de doze leva uma pessoa exausta morro abaixo no escuro.

Quatro mecanismos fazem quase todo o trabalho.

• A caminhada de apresentação. Todo novo sócio faz uma caminhada fácil ou moderada com um guia designado antes de reservar qualquer coisa de nível 3 ou acima. Ela é apresentada como boas-vindas, não como teste, e é onde o guia forma uma opinião reservada sobre preparo físico, calçado e bom senso.
• Uma autodeclaração na hora da associação. Peça contatos de emergência, condições de saúde relevantes que o guia deva conhecer, medicamentos que a pessoa leva e histórico de lesões. Diga claramente por que vocês coletam esses dados, quem os vê e que só são abertos numa emergência. Guarde-os uma vez, em um só lugar, e não nas caixas de entrada de sete guias.
• Pré-requisitos na descrição da trilha. Informados com antecedência, eles fazem a recusa por você.
• Uma conferência de equipamentos no ponto de encontro. Publicada antes como lista, feita em trinta segundos, aplicada a todos, inclusive ao guia.

Dê aos guias um roteiro para a recusa, porque a maioria das pessoas evita um confronto que não ensaiou. Algo como: "Sinto muito, a caminhada de hoje exige bota com apoio no tornozelo e três litros de água, e não posso levar você sem isso. Venha na caminhada de domingo que vem, ela é ótima e eu apresento você ao pessoal." Firme, específico, e termina com um convite em vez de uma rejeição.

Quando crianças caminham com o clube, adote as mesmas políticas de proteção infantil de qualquer organização comunitária: verificação dos adultos em funções de liderança, a presença de um pai, mãe ou responsável ou uma delegação explícita, e um código de conduta claro. Os requisitos variam conforme a jurisdição, então confirme com a sua entidade dirigente ou com o órgão competente. O guia normas de proteção infantil para clubes esportivos é um bom ponto de partida.

Planos de comunicação, localizadores e o procedimento de atraso

Esta é a seção que separa um clube de caminhada de um grupo de amigos que caminha. Toda trilha que sai da área de cobertura do celular precisa de um plano escrito que responda a uma pergunta: se este grupo não voltar, quem percebe, quando, e o que faz?

O registro de intenções da trilha

Um registro por trilha, guardado por alguém que não está nela. Ele contém:

• Nome da trilha, nível, data, guia e assistente, com os números de celular
• A lista completa do grupo, com os contatos de emergência
• O roteiro previsto, incluindo as rotas de fuga planejadas e qualquer alternativa que o guia possa escolher
• Onde os carros vão ficar estacionados, com as placas
• O horário previsto de volta aos carros e o horário previsto da mensagem de "todos bem"
• Os meios de comunicação de emergência que o grupo leva, incluindo o número de registro do localizador
• O nome e o telefone do plantonista do clube naquele dia

O plantonista

Coloque na escala uma pessoa da diretoria ou um guia experiente por fim de semana como plantonista. A função dele é guardar os registros de intenções, manter o celular ligado e seguir o cronograma de escalonamento. É uma tarefa pequena e quase sempre tranquila, e é exatamente por isso que precisa estar na escala, e não ser presumida.

Publique esses horários para os sócios. Metade do valor de um procedimento de atraso está em os caminhantes saberem que chegar tarde vai disparar telefonemas. Assim, eles mandam a mensagem de "todos bem" antes de ir tomar um café.

Como escolher o equipamento de comunicação

Um ou dois localizadores do próprio clube, emprestados com um registro de retirada assinado, estão entre os melhores equipamentos que uma diretoria pode comprar. Mantenha os dados de registro atualizados em nome do clube, com um contato designado que não seja a pessoa que o está levando.

Registre cada localizador do clube junto ao órgão responsável pelo registro desses aparelhos onde vocês estão, e garanta que os contatos cadastrados sejam pessoas que vão atender às 6h de um domingo. Numa emergência, o grupo liga para o número de emergência onde houver sinal e aciona o localizador onde não houver. Onde o fogo for um risco sazonal, planeje a programação em torno dos índices oficiais de perigo de incêndio como regra rígida, e não como questão de avaliação, e cancele automaticamente nos dias de perigo extremo ou de proibição de fogo decretada na área da trilha.

Travessias de vários dias: transporte, autorizações e reservas

No momento em que uma trilha precisa de camas, autorizações ou traslado, ela deixa de ser uma caminhada e vira um pequeno projeto com dinheiro envolvido. Conduza-a por um cronograma.

A disciplina com o dinheiro importa mais do que as pessoas imaginam. Normalmente é o clube que adianta os sinais, então publique uma política de cancelamento no mesmo momento em que publicar a trilha e aplique-a sem exceções: sinal reembolsável até o fim das reservas, metade reembolsável até uma data definida, sem reembolso depois disso, a não ser que a vaga seja revendida a alguém da lista de espera. Coloque isso na descrição. Todo clube que pula essa etapa acaba com um tesoureiro cobrando pessoalmente quatro pessoas por uma reserva de abrigo que ninguém usou.

O transporte é por onde a boa vontade vaza. Defina uma contribuição por quilômetro publicada, divida o total pelo número de pessoas no carro sem contar o motorista e informe isso na descrição, para ninguém ficar negociando num estacionamento de madrugada. Mantenha a regra de que o motorista não sai no prejuízo e os passageiros não pagam a mais, revise a taxa todo ano conforme o preço do combustível e deixe claro quem paga a entrada do parque e os pedágios.

Autorizações e reservas são a restrição em torno da qual você planeja, não a última coisa que você faz. As travessias de vários dias mais procuradas, em quase todos os lugares, hoje funcionam com cotas, sorteios ou janelas de reserva que abrem com meses de antecedência e se esgotam em minutos, e uma reserva de clube para dez pessoas é mais difícil de conseguir do que uma reserva particular para duas.

As reservas de camping e de abrigos em muitos parques nacionais e áreas protegidas hoje passam por sistemas de reserva online, com autorização exigida para muitas travessias com pernoite e limites de tamanho de grupo em zonas de natureza selvagem. Algumas rotas procuradas liberam as vagas com meses de antecedência e se esgotam rápido, e algumas taxas de reserva não são reembolsáveis. Confira também as regras do órgão gestor para atividades em grupo: clubes organizados às vezes precisam de uma autorização de grupo separada, ou de uma licença de tipo comercial, para qualquer coisa que pareça uma atividade com instrução.

Dinheiro, equipamento e o fundo de equipamentos

As finanças de um clube de caminhada são agradavelmente simples, e vale a pena proteger essa simplicidade.

Mantenha um registro de equipamentos com data de compra, vida útil e custo de reposição: localizadores têm validade de bateria, cordas e cadeirinhas têm data de aposentadoria, e os kits de primeiros socorros têm itens que vencem sem ninguém perceber dentro de um armário. Divida o custo de reposição pela vida útil restante e trate o resultado como despesa anual desde já. O modelo de registro de equipamentos do clube traz as colunas.

Defina uma associação individual que cubra a filiação, o seguro e a administração, com um valor familiar que custe menos do que duas associações individuais, mais uma pequena taxa por trilha se os seus custos dependerem da frequência com que as pessoas caminham. As travessias de vários dias são cobradas pelo custo. Vale buscar apoio para equipamentos de segurança e formação de voluntários junto a financiadores de esporte e lazer e a programas comunitários locais; como escrever um pedido de apoio financeiro cobre a disciplina do pedido.

Incidentes, quase acidentes e a conversa de avaliação

Registre tudo, inclusive o que acabou bem. Um quase acidente (o escorregão no tronco molhado, o integrante do grupo que quebrou de cansaço a duas horas dos carros, o riacho mais cheio do que o guia esperava) é informação gratuita sobre um sistema que está prestes a falhar de verdade.

Mantenha o processo leve o bastante para que os guias o façam de fato. Um formulário curto, enviado em até uma semana, registrando o que aconteceu, onde, quem estava envolvido, o que foi feito e o que o guia mudaria. A diretoria revisa o registro a cada trimestre e procura padrões, não culpados: três incidentes ligados ao calor num verão são um problema da programação, não do guia. Use o modelo de formulário de relatório de incidente como estrutura inicial e coloque em volta dele o quadro mais amplo da gestão de riscos para clubes esportivos, que trata do registro de riscos que a sua diretoria deve manter.

Quando um incidente envolver uma lesão que precise de tratamento, ou uma operação de busca e resgate, comunique logo a sua seguradora e a sua entidade dirigente e siga o processo delas. Isto é informação geral, não aconselhamento: a entidade à qual vocês são filiados terá obrigações de comunicação específicas, e vale a pena lê-las antes de precisar.

A papelada das trilhas sem prancheta

Quase todo sistema deste guia é administração, e a administração é o que esgota silenciosamente as diretorias de clubes de caminhada: uma programação espalhada entre um boletim e um grupo privado, reservas na caixa de entrada de um guia, fichas médicas numa pasta que alguém levou para casa e um registro de intenções que mora num pedaço de papel na cozinha do plantonista. O ClubHelix coloca o ciclo inteiro da trilha no site do seu próprio clube: eventos com limite de vagas e lista de espera para a programação, confirmação de presença e frequência para que o guia tenha a lista certa do grupo no celular, termos de responsabilidade digitais assinados uma vez na associação, e não rabiscados no ponto de encontro, e relatórios de incidente para que os quase acidentes caiam num registro, e não numa conversa. Associação, contatos de emergência e observações médicas ficam num único quadro de sócios que os seus guias podem ver e mais ninguém.

Clubes cujo calendário inteiro é feito de atividades, e não de jogos, costumam achar que um software pensado para competições não serve bem para eles. Por isso construímos o ClubHelix para clubes organizados em torno de uma atividade em comum, e não só para o esporte de fim de semana. Clubes pequenos começam sem pagar nada no plano Free, e todos os planos e limites estão publicados abertamente na página de planos e preços, então não há nada a pedir nem a negociar. A maioria dos grupos coloca algo funcionando em uma única noite: crie o site do seu clube, publique nele a programação do próximo trimestre e deixe as reservas chegarem a um lugar que o seu plantonista consiga de fato ver.

Perguntas frequentes

Como um clube de caminhada deve classificar as trilhas?

Publique um nível e quatro números em toda trilha: distância, ganho de elevação total, horas previstas de caminhada e tempo de viagem de carro em cada sentido. O nível mostra num relance aos frequentadores o que esperar. Os números permitem que um novato tome uma decisão honesta sobre o próprio preparo físico. Classifique as condições, não o mapa, porque o mesmo roteiro pode ficar dois níveis mais difícil com chuva.

Que qualificações um guia de caminhada deve ter?

A maioria dos clubes exige certificado de primeiros socorros válido, competência em navegação demonstrada e avaliada por outro guia e uma aprovação registrada para cada nível que a pessoa pode guiar, além de uma qualificação em primeiros socorros em áreas remotas para trilhas longe de estradas. Os requisitos variam entre entidades dirigentes e jurisdições, então confirme os seus em vez de copiar as regras de outro clube.

O que é um procedimento de atraso?

É a resposta escrita para "se este grupo não voltar, quem percebe e o que faz?". Um plantonista escalado guarda o registro de intenções da trilha, espera a mensagem de "todos bem" no horário previsto de volta e segue um cronograma de escalonamento publicado, com telefonemas, antes de acionar os serviços de emergência. Publicar o cronograma para os sócios é o que faz as pessoas mandarem a mensagem de "todos bem" sem demora.

Quantas pessoas devem participar de uma caminhada do clube?

A maioria dos clubes limita os grupos a entre oito e quinze pessoas, com um limite menor para trilhas mais difíceis ou fora de trilha e um mínimo obrigatório de quatro, para que um caminhante machucado nunca fique sozinho. Os gestores das áreas naturais muitas vezes impõem os próprios limites de tamanho de grupo, então confira o limite do seu roteiro antes de publicar o seu.

Um clube de caminhada deve cobrar pelas trilhas?

As caminhadas de um dia geralmente são cobertas pela anuidade mais uma pequena taxa para seguro e equipamentos, enquanto as travessias de vários dias são cobradas pelo custo, com sinal e política de cancelamento publicados. O importante é publicar as condições de cancelamento no mesmo momento em que você publica a trilha, porque normalmente é o clube que adianta os sinais.

Continue lendo: como administrar um clube de escalada se aprofunda na aprovação de competências, e como administrar um clube de trailers e camping trata da parte de reservas de viagens para clubes cujos fins de semana fora envolvem veículos.